Loading...
2017_05_25_boardThursday, May 25, 2017 Board of Directors Regular Meeting 290 Paularino Avenue, Costa Mesa 5:30PM A. OPENING ITEMS 1. Call to Order 2. Pledge of Allegiance 3. Invocation 4. Roll Call 5. Ceremonial Matters and Presentations 6. Announcement of Late Communications 7. Public Comments B. CONSENT CALENDAR 1. Approve Consent Calendar 2. Board of Directors Study Session Meeting Minutes of April 11, 2017 3. Board of Directors Special Meeting Minutes of April 14, 2017 4. Board of Directors Regular Meeting Minutes of April 27, 2017 5. Directors' Compensation and Reimbursement of Expenses 6. Approve Payroll Transparency Disclosure for April 2017 7. Accept the occupancy count as presented as 22,518 and direct staff to prepare a warrant to CR&R Environmental Services for $220,572.82 for April 2017 collection. 8. Approve the preparation of a warrant to CR Transfer in the amount of $189,521.02 for April 2017 recycling and disposal services in the May 2017 warrant register 9. Receive and File Sewer Lateral Assistance Program (SLAP) Update for April 2017 10. Adopt Warrant Resolution No. CMSD 2017­11 Approving District Warrant Registers 11. Approve Investment Report for the Month of April 2017 12. Roger Faubel Public Affairs, Inc. ­ Consider Approving Second Amendment to Agreement C. PUBLIC HEARINGS D. GENERAL MANAGER'S REPORTS 1. CMSD Contribution Program – Consider contributing $500 to Estancia Boosters for Stadium Banner 2. CMSD Contribution Program ­ Consider contributing $1,000 to the City of Costa Mesa Silent 4th of July Fireworks Show 3. Preliminary Budget Review For FY 2017­18 and FY 2018­19 E. ENGINEER'S REPORTS 1. Receive and File Capital Improvement Projects Status Report F. TREASURER'S REPORTS G. ATTORNEY'S REPORTS H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation. 1. Orange County Sanitation District (OCSD) ­ (Vice President Ferryman) 2. Santa Ana River Flood Protection Agency (SARFPA) ­ (Director Perry) 3. Independent Special Districts of Orange County (ISDOC) ­ (President Scheafer) 4. California Special Districts Association (CSDA) ­ (Secretary Schafer) 5. Special District Risk Management Authority (SDRMA) ­ (President Scheafer) 6. Other Meetings Qualifying for Reimbursement under CMSD Ordinance No. 55, Operations Code Section 3.01.030 I. OLD BUSINESS J. NEW BUSINESS 1. Independent Special Districts of Orange County (ISDOC) ­ Proposed Amendments to Bylaws K. ORAL COMMUNICATIONS AND DIRECTOR COMMENTS 1. Oral Communications and Director Comments L. ADJOURN TO CLOSED SESSION 1. Conference with Real Property Negotiators (Gov Code §54956.8) Property: 2252 Fairview Road, Costa Mesa Agency Negotiator: Scott Carroll Negotiating Party: Mike Johnson Under Negotiation: Price and terms of payment M. RECONVENE TO OPEN SESSION N. CLOSING ITEMS 1. Adjourn Thursday, May 25, 2017 Board of Directors Regular Meeting 290 Paularino Avenue, Costa Mesa 5:30PM A. OPENING ITEMS           Subject 1. Call to Order Meeting May 25, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           Subject 2. Pledge of Allegiance Meeting May 25, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           Subject 3. Invocation Meeting May 25, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           (If absences occur, consider whether to deem those absences excused based on facts presented for the absence – such determination shall be the permission required by law.) Subject 4. Roll Call Meeting May 25, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           Subject 5. Ceremonial Matters and Presentations Meeting May 25, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           Unless directed otherwise by the Board of Directors, all actions shall be based on/memorialized by the latest document submitted as a late communication. Subject 6. Announcement of Late Communications Meeting May 25, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           This time has been set aside for persons in the audience to make the Board of comments on items within the subject matter jurisdiction of the Costa Mesa Sanitary District that are not listed on this agenda. Members of the public will have the opportunity to address Directors about all other items on this agenda at the time those items are considered.   Under the provisions of the Brown Act, the Board of Directors is prohibited from taking action on oral requests but may refer the matter to staff or to a subsequent meeting. The Board of Directors will respond after public comment has been received. Please state your name. Each speaker will be limited to four (4) continuous minutes. Subject 7. Public Comments Meeting May 25, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural B. CONSENT CALENDAR              Subject 1. Approve Consent Calendar Meeting May 25, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. B. CONSENT CALENDAR              File Attachments minutes_2017_4_11_ss.pdf (50 KB) Subject 2. Board of Directors Study Session Meeting Minutes of April 11, 2017 Meeting May 25, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the meeting minutes as presented. B. CONSENT CALENDAR              File Attachments minutes_2017_4_14_special.pdf (35 KB) Subject 3. Board of Directors Special Meeting Minutes of April 14, 2017 Meeting May 25, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the meeting minutes as presented. B. CONSENT CALENDAR              File Attachments minutes_2017_4_27_rm.pdf (76 KB) Subject 4. Board of Directors Regular Meeting Minutes of April 27, 2017 Meeting May 25, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the meeting minutes as presented. B. CONSENT CALENDAR              a. Directors' compensation for the month of April, 2017 b. Directors' reimbursement of expenses for the month of April, 2017 File Attachments director_compensation_april.pdf (1,869 KB) director_expensereimbursement_april.pdf (928 KB) Subject 5. Directors' Compensation and Reimbursement of Expenses Meeting May 25, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the compensation and reimbursement of expenses as presented. B. CONSENT CALENDAR                 Summary Attached is the Payroll General Ledger Distribution Report summarizing each payroll during the month.     Legal Review Not Applicable   Environmental Review Subject activity is exempt from the requirements of the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.).  Section 15300.4 of CEQA allows an agency while establishing its own procedures “to list those specific activities which fall within each of the exempt classes”, and the District has adopted “CEQA Guidelines and Implementing Procedures” that state on page 6 “”Projects” does not include …. C. Continuing administrative or maintenance activities.”   Financial Review Sufficient funds are available in the adopted budget.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the April 27, 2017 Board of Directors Regular meeting at District Headquarters and posted on the District’s website www.cmsdca.gov   Alternative Actions Refer item back to staff with further instructions. File Attachments Payroll Transparency Disclosure April 2017.pdf (892 KB) Subject 6. Approve Payroll Transparency Disclosure for April 2017 Meeting May 25, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve and file the report. Goals 7.0 Finance B. CONSENT CALENDAR                       Summary The occupancy count is the number of residential customers that the District pays CR&R for the trash truck to stop at and pick­up trash carts.  The District pays CR&R $9.7954 per occupant per month.  Each month new residential customers in brand new developments contact the District to establish new trash service.  District staff contact's CR&R to approve the drop­off of carts at the residence which results in an increase in the occupancy count as shown on the attached list.     Over the years, some discrepancies have occurred in the number of total occupancies.  District staff has been working with CR&R to reconcile the entire list of service addresses for the past few months.  While this process in underway, the District and CR&R have agreed to freeze the occupancy count at the March 2017 level.  District staff will continue to track the number of new service addresses, but the District will only pay for the total occupancy count of 22,518 until the total address list is verified.  Fourteen (14) accounts have been added since the last billing period.       The payment calculation is based on the following:   District's Current Rate for April of 2017: 22,518 x $9.7954 = $220,572.82   Staff Recommendation Accept the occupancy count as presented using 22,518 as the correct number of active units and direct staff to prepare a warrant to CR&R Environmental Services for April 2017 collection based on this occupancy report so long as the contractor fulfills the obligations of the agreement in the amount of $220,572.82 to be ratified in the May 2017 warrant list.   Legal Review Not Applicable   Environmental Review Subject activity is exempt from the requirements of the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.).  Section 15300.4 of CEQA allows an agency while establishing its own procedures “to list those specific activities which fall within each of the exempt classes”, and the District has adopted “CEQA Guidelines and Implementing Procedures” that state on page 6 “”Projects” does not include …. C. Continuing administrative or maintenance activities.”   Financial Review Sufficient funds are available in the adopted budget to pay for the services provided.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the May 25, 2017 Board of Directors Regular meeting at District Headquarters and posted on the District’s website.   Alternative Actions Refer item back to staff with further instructions. Subject 7. Accept the occupancy count as presented as 22,518 and direct staff to prepare a warrant to CR&R Environmental Services for $220,572.82 for April 2017 collection. Meeting May 25, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Preferred Date May 25, 2017 Absolute Date May 25, 2017 Recommended Action Accept the occupancy count as presented using 22,518 as the correct number of active units and direct staff to prepare a warrant to CR&R Environmental Services for April 2017 collection based on this occupancy report so long as the contractor fulfills the obligations of the agreement in the amount of $220,572.82 to be ratified in the May 2017 warrant list. Goals 2.4 Develop Strategies for 75% Waste Diversion 2.2 Annual Contract Audits File Attachments CMSD Occupancy Report April 2017.pdf (103 KB) B. CONSENT CALENDAR                       Summary This payment to CR Transfer is for the sorting of recyclables from the mixed waste and disposal of the remaining waste at the landfill.  With the implementation the Organics Recycling Program adopted by the Board, this payment also includes the diverting of the organics waste to the Anaerobic Digestion facility to be recycled into fertilizer or renewable natural gas to fuel the refuse trucks.      Analysis Below is a chart depicting the total tonnage and payments due for residential and organic waste collected in Costa Mesa and Newport Beach.     Costa Mesa  Newport Beach  Total Residential Waste  $129,517.04 $4,173.20 $133,690.24 Organics  $53,206.73  $2,624.05 $55,830.78 Total Payment    $189,521.02      Tonnage     Residential Waste 2492.15 80.30 2572.45 Organics 744.15 36.70 780.85 Total Tonnage   3353.30   Legal Review Not applicable   Environmental Review Subject activity is exempt from the requirements of the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.).  Section 15300.4 of CEQA allows an agency while establishing its own procedures “to list those specific activities which fall within each of the exempt classes”, and the District has adopted “CEQA Guidelines and Implementing Procedures” that state on page 6 “”Projects” does not include …. C. Continuing administrative or maintenance activities.”   Financial Review Sufficient funds are available in the adopted budget to pay for the services provided.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the May 25, 2017 Board of Directors regular meeting at District Headquarters and posted on the District’s website at www.cmsdca.gov.   Alternative Actions Refer item back to staff with further instructions. Subject 8. Approve the preparation of a warrant to CR Transfer in the amount of $189,521.02 for April 2017 recycling and disposal services in the May 2017 warrant register Meeting May 25, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Preferred Date May 25, 2017 Absolute Date May 25, 2017 Recommended Action Approve the preparation of a warrant to CR Transfer in the amount of $189,521.02 for April 2017 recycling and disposal services to be ratified in the May 2017 warrant register. Goals 2.4 Develop Strategies for 75% Waste Diversion 2.2 Annual Contract Audits B. CONSENT CALENDAR                 Summary   The following is a summary of the Sewer Lateral Assistance Program (SLAP) activity for the 2016­ 2017 fiscal year as of April 30, 2017:   Adopted SLAP Budget (181 Applications)               $200,000          FY 15­16 Carryover Budget (48 Applications)             54,616          Total Budget**                                                  254,616                       FY 16­17 New Applications Received = 226         Applications Processed for Payment* = 185            $176,419         Applications In Process*  = 61                                  67,100      Available SLAP Spots Based on Funding = 10             11,000      Total Projected Cost                                         $254,519                                *   Includes applications started in prior fiscal year but completed in current fiscal year.             ** Funds remaining at the end of the fiscal year will be carried forward.               Subject 9. Receive and File Sewer Lateral Assistance Program (SLAP) Update for April 2017 Meeting May 25, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors receive and file this report. Goals 1.9 Sewer Lateral Assistance Program (SLAP) B. CONSENT CALENDAR              File Attachments warrant_reso_2017­11.pdf (229 KB) Subject 10. Adopt Warrant Resolution No. CMSD 2017­11 Approving District Warrant Registers Meeting May 25, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors adopt Warrant Resolution No. CMSD 2017­11 approving District warrants for the month of April 2017 in the amount of $1,078,267.44. B. CONSENT CALENDAR              Summary   Attached is the Investment Report for the month of April 2017.  As required by the District’s Statement of Investment Policy, the Investment Report delineates all investment activity during the month.   Analysis   This report lists the types of securities held in the District’s portfolio, the institutions from which the securities were purchased, maturity dates and interest rates as of April 30, 2017.  The District’s investments are in compliance with the Statement of Investment Policy adopted by the Board at the June 23, 2016 regular meeting, as well as the California Government Code.  The market values in this report were provided by our third party custodian, Pershing, LLC, except for the Local Agency Investment Fund (LAIF).  The market value of LAIF was provided by the State Treasurer’s Office.  It does not represent the value of the underlying securities within the pool, but rather the par or cost amount, which is the amount the District is entitled to withdraw.  This reporting practice is consistent with industry standard practices for similar funds.   The weighted average stated rate of return (current yield) for the District’s investment portfolio as of April 30, 2017, was 1.314%.  The yield to maturity of the portfolio was 1.317%.  The District’s weighted average interest rate was 43 basis points (0.430%) above the LAIF average monthly rate for April 2017 of 0.884%.  The weighted average number of days to maturity for the District’s total portfolio was 810 days (2.22 years).  The average duration of the underlying securities in LAIF as of April 30, 2017 was 188 days.   The District’s investment portfolio is in compliance with its liquidity limitations, which requires that a minimum of 20.00% of the portfolio must mature within one year.  The percentage of the portfolio maturing in less than one year as of April 30, 2017 was 38.46%.  The District has adequate cash reserves necessary to meet its obligations for the next six months.   A majority of the District’s cash and investments is reserved or set aside for specific purposes.  A description of the various classifications of the District’s cash and investments are as follows:   Classification Description Solid Waste Fund:     Operating reserve Equal to 30% of the operations budget of the Solid Waste Fund per Operations Code Section 4.030.020.  The Operating Reserve can only be accessed with prior Board approval.    Designated for revenue dry period Equal to 5 months of budgeted expenditures for the fiscal year to cover the cash deficit during the period in which the District does not receive any revenue.    Undesignated Currently used for rate stabilization and payment of organics recycling costs.    Wastewater Fund:     Operating reserve Equal to 25% of the operations budget of the Wastewater Fund per Operations Code Section 4.030.020.  The Operating Reserve can only be accessed with prior Board approval.    Reserved for emergency preparedness Set aside for infrastructure improvements in the event of a catastrophic disaster.    Reserved for capital outlay Set aside for capital improvement projects approved and budgeted by the Board, but which have not yet Subject 11. Approve Investment Report for the Month of April 2017 Meeting May 25, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the Investment Report for the month of April 2017. been completed.    Designated for revenue dry period Equal to 5 months of budgeted expenditures for the fiscal year to cover the cash deficit during the period in which the District does not receive any revenue.    Undesignated Wasterwater funds available to be appropriated by the Board.    Facilities Revolving Fund Collection of fixture fees which is a restricted revenue source and can only be used for new sewer facilities.    Asset Replacement Fund Accumulation of funds for replacement of vehicles, equipment and computers.    Asset Management Fund Accumulation of funds in accordance with asset management model for long­term replacement of sewer pipes and related infrastructure.     Legal Review   Legal review is not required.   Environmental Review   Subject activity is exempt from the requirements of the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.).  Section 15300.4 of CEQA allows an agency while establishing its own procedures “to list those specific activities which fall within each of the exempt classes”, and the District has adopted “CEQA Guidelines and Implementing Procedures” that state on page 6, “”Projects” does not include….C. Continuing administrative or maintenance activities.”   Financial Review   The portfolio was budgeted to earn an average rate of 0.900% for the year ending June 30, 2017.  Through April 30, 2017, the portfolio has earned a weighted average interest rate of 1.275%.    Public Notice Process   Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the May 25, 2017 Board of Directors regular meeting at District Headquarters (290 Paularino Avenue) and on the District’s website at www.cmsdca.gov.   Alternative Actions   Refer the matter back to staff.   File Attachments Investment Report ­ April 2017.pdf (555 KB) B. CONSENT CALENDAR                          Summary The agreement term with Roger Faubel Public Affairs, Inc. is set to expire on May 31, 2017. The District's Ad Hoc Committee believes it is in the best interest of CMSD and the community to extend the term of Faubel's agreement for six months.  The Committee also desires to increase consultant services.   Recommendation That the Board of Directors considers approving a second amendment to agreement with Roger Faubel Public Affairs, Inc.   Analysis Roger Faubel Public Affairs has provided consulting services to CMSD for community outreach and public relations.  The term of the agreement expires on May 31, 2017, but CMSD's Ad Hoc Committee believes it is in the best interest of CMSD and the community to extend the term of Faubel's agreement for six months.  The scope of work will not change, but the cost will increase from $4,000 to $6,000 a month because the consultant is spending additional time and resources collaborating with the ad hoc committee on strategic communications planning.   Legal Review District Counsel has reviewed and approved the second amendment attached hereto.   Environmental Review The consideration of services by a consulting firm is an administrative matter and is not a disturbance of the environment similar to grading or construction and does not constitute a project under CEQA or the District’s CEQA Guidelines.   Financial Review The cost for extending the agreement six months is $96,000.  Sufficient funds are available in the current fiscal year's budget to cover the additional expense and have been included the first year of the biennial budget currently before the Board.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the May 25, 2017 Board of Directors meeting at District headquarters (290 Paularino Avenue) and on District’s website.   Alternative Actions 1.  Do not approve the second amendment     File Attachments Faubel Second Amendment.pdf (53 KB) Subject 12. Roger Faubel Public Affairs, Inc. ­ Consider Approving Second Amendment to Agreement Meeting May 25, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Fiscal Impact Yes Dollar Amount $96,000.00 Budgeted Yes Recommended Action That the Board of Directors considers approving a second amendment to agreement with Roger Faubel Public Affairs, Inc. Goals 4.0 Community Outreach & Communications D. GENERAL MANAGER'S REPORTS                                Summary On May 2, 2017, the District received a Contribution Program Eligibility Application from the Estancia High School Boosters Program. The program is seeking a monetary contribution of $500 from the District to continue hanging a 3' by 5' CMSD banner at Jim Scott Stadium.   Staff Recommendation That the Board of Directors: 1. Establish the purpose CMSD is trying to serve as a contributor to the Estancia High School Boosters Program; and 2. Describe how the expenditures will advance CMSD’s purpose; and 3. Consider contributing $500 to continue hanging a CMSD banner at Jim Scott Stadium.   Analysis According to the procedures implemented on July 31, 2013, the Board of Directors must do the following in order to determine if a contribution should be made: Establish the purpose the District is trying to serve by contributing. This purpose must be established as one of the District’s statutory powers or a power that would be incidental to those purposes. For example, District purposes include properly treating sewage, preventing SSOs, and recycling. Describe how the contribution will advance the District's purpose. Jim Scott Stadium at Estancia High School is a widely used facility for high school athletics such as football (varsity and freshman games), soccer, and track and field. Amateur Athletic Union (AAU) football, formerly known as Pop Warner Football, also plays in Jim Scott Stadium every Saturday during football season and the field is used for the annual senior class graduation ceremony. Due to the significant number of activities that occur at Jim Scott Stadium, staff believes that the 3’ x 5’ banner promoting organics recycling will continue to be beneficial to the District. The banner is already made and is currently displayed in the stadium in a highly visible location, as pictured in the attachment. If the Board of Directors wishes to change the banner, staff can develop a new design to promote a different District program, such as the CCTV program or the Large Item Pickup program.   Legal Review Not applicable.   Environmental Review The consideration of a monetary contribution to a non­profit organization to be used as a vehicle for promoting a District recycling program is an administrative matter and is not a disturbance of the environment similar to grading or construction and is not a project under CEQA or the District’s CEQA Guidelines. Subject 1. CMSD Contribution Program – Consider contributing $500 to Estancia Boosters for Stadium Banner Meeting May 25, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Preferred Date May 25, 2017 Absolute Date May 25, 2017 Fiscal Impact Yes Dollar Amount $500.00 Budgeted No Recommended Action That the Board of Directors:  1. Establish the purpose CMSD is trying to serve as a contributor to the Estancia High School Boosters Program; and  2. Describe how the expenditures will advance CMSD’s purpose; and  3. Consider contributing $500 to continue hanging a CMSD banner at Jim Scott Stadium. Goals 4.0 Community Outreach & Communications 3.2 Strengthen our ties with local governments, Special districts and educational institutions   Financial Review There are sufficient funds available in the FY 2016­17 Organics Recycling Public Outreach account for this $500 expense for the Organics Recycling Program banner. Should the Board of Directors direct staff to change the banner design to focus on another solid waste and/or wastewater program, staff believes there are sufficient funds available in the following account: Public Info/Ed/Community Promo­Trash (10­100100­4420).     Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the May 25, 2017 Board of Directors regular meeting at District Headquarters and posted on the District’s website.   Alternative Actions 1. Do not approve the contribution of $500 to continue hanging a CMSD banner at Jim Scott Stadium. 2.  Refer the matter back to staff. File Attachments Contribution Request ­ Estancia Boosters.pdf (348 KB) Estancia Organics Banner ­ FY15­16.jpg (5,733 KB) D. GENERAL MANAGER'S REPORTS                          Summary The City of Costa Mesa is requesting that CMSD contribute $1,000 for a proposed silent fireworks display at the OC Fair and Event Center. A silent fireworks show will prevent pets (e.g. dogs and cats) from being frightened due to loud firework noises.   Staff Recommendation That the Board of Directors: 1. Establish the purpose CMSD is trying to serve as a contributor to the proposed silent fireworks display; and 2. Describe how the expenditures will advance CMSD’s purpose; and 3. Consider contributing $1,000 for the proposed silent fireworks display. Analysis Before the District can be contribute to this event, the Board must follow the following procedures. Establish the purpose CMSD is trying to serve by being a sponsor.  This must be a purpose established as one of the District’s statutory powers or a power that would be incidental to those purposes.  For example, District purposes are to properly treat sewage, to prevent SSOs, to reduce landfill dumping, and to recycle.  Attachment C is a prepared chart to assist the Board in making the determination to sponsor this event. Then, describe how the expenditure will advance CMSD’s purpose. During the event, the City will have a booth where contributing agencies can disseminate information about services and programs to the general public.  At the booth, CMSD can make available to the public information about various programs such as organics recycling, large item collection, sewer lateral assistance, and sharps collection.   Legal Review Not applicable.   Environmental Review Contributing to the City's silent fireworks display is not a disturbance of the environment similar to grading or construction and is not a project under CEQA or CMSD's CEQA Guidelines.   Financial Review The cost is $1,000 which is not included in the adopted budget, however, there is adequate funding available in the Solid Waste and Wastewater Fund's Public Information/Education/Community Promotion accounts.  Monies can be transferred to the appropriate accounts by the General Manager if the contribution is approved. Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the May 25, 2017 Board of Directors regular meeting at District Headquarters (290 Paularino Avenue) and on District’s website (www.cmsdca.gov).    Alternative Actions Subject 2. CMSD Contribution Program ­ Consider contributing $1,000 to the City of Costa Mesa Silent 4th of July Fireworks Show Meeting May 25, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Fiscal Impact Yes Dollar Amount $1,000.00 Budgeted No Recommended Action That the Board of Directors:  1. Establish the purpose CMSD is trying to serve as a contributor to the proposed silent fireworks display; and  2. Describe how the expenditures will advance CMSD’s purpose; and  3. Consider contributing $1,000 for the proposed silent fireworks display. Goals 3.00 Partnerships 3.2 Strengthen our ties with local governments, Special districts and educational institutions 1.  Do not contribute to the City's silent fireworks display event. 2.  Refer the matter back to staff.       D. GENERAL MANAGER'S REPORTS                 Summary The attached Proposed Preliminary Biennial Budget for the Fiscal Years 2017­18 and 2018­19 was submitted to the Board of Directors for review at the May 9, 2017 Study Session.  Staff was directed to bring the budget as submitted for further discussion.              Analysis   Preliminary Budget FY 2017­2018:  The total preliminary budget for FY 2017­18 is $12,046,290.  The Solid Waste Fund preliminary budget of $6,116,690 assumes that expenses will exceed revenues by $926,690 creating a deficit which will require the use of reserves to balance the budget.  This deficit was planned to reduce reserves in the Solid Waste Fund when the Board lowered the annual rate from $239.41 in fiscal year 2013­2014 to the current rate of $216. In addition to lowering the annual rate, the Board of Directors voted to implement the Organics Program effective July 1, 2015 without increasing rates to further reduce reserves.  The Wastewater Fund reflects a balanced budget of $5,885,600 which includes the final 2% rate increase from the 2012 Sewer Rate Study adopted by the Board.   Preliminary Budget FY 2018­2019:  The total preliminary budget for FY 2018­19 is $12,029,090.  The Solid Waste Fund preliminary budget of $6,158,090 assumes that expenses will exceed revenues by $973,090 thus creating a deficit which will require the use of reserves to balance the budget.  As mentioned above, this was a planned reduction of reserves approved by the Board of Directors in fiscal year 2013­2014.  The Wastewater Fund reflects a balanced budget of $5,871,000 with no rate increase.   Capital Improvement Projects:  Staff is requesting $1,845,000 and $1,787,000 for Capital Improvement Projects for fiscal years 2017­2018 and 2018­2019, respectively.  As shown on the attached Capital Improvement Project Summary, there are four projects which will not be complete by June 30, 2017, therefore staff will request that they be carried forward. The CIP summary also includes staff's projected CIP budget for the 2019­2020 fiscal year.   During the May 9, 2017 Study Session, the Board asked Staff to discuss the following items in further detail: Rent: The Solid Waste and the Wastewater activities are presented as Enterprise Funds which is a type of fund used to account for operations that are financed and operated in a manner similar to private business enterprises.  The intent is that the costs (expenses) of providing goods or services to the general public on a continuing basis be financed or recovered primarily through user charges.  The new District Headquarters was purchased by the Wastewater Fund and therefore is an asset of the Wastewater Fund.  The Solid Waste Fund's employees and activities are conducted at the Headquarters building therefore it is appropriate for the Wastewater Fund to charge the Solid Waste fund rent.  Approximately 20% of the 11,000 sq ft building is utilized for Solid Waste staff and activities, which equates to 2,200 sq ft at $2.00 per sq ft totaling rent of $4,400 per month or $52,800 per year.  The $2.00 per sq ft lease rate was in the range of $1.25 to $2.50 obtained from a Broker for this area. Used Backup Generator: The General Manager requested $50,000 to purchase a used generator that would be available in case of an outage at the new District Headquarters building where the Emergency Operations Center (EOC) is located.  At the 19th Street Headquarters building, the EOC would have been kept running by the permanent generator.  CMSD decided not to install a permanent generator at the new headquarters due to concerns that such equipment will eliminate several parking spaces.  An uninterrupted power supply was installed at the new headquarters that will provide power to the EOC for two hours; however, a mobile generator is needed in order for the EOC to function on backup power for more than two hours. Landscaping: Included in the second year of the budget, fiscal year 2018­19, is $100,000 which is being requested for re­landscaping the District Headquarters site with drought tolerant landscape and a new public sidewalk. Subject 3. Preliminary Budget Review For FY 2017­18 and FY 2018­19 Meeting May 25, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Recommended Action The Board of Directors requests Staff to bring back the Proposed Biennial Budget for the Fiscal Year 2017­18 and 2018­19 to the June 22, 2017 Board meeting for adoption. Goals 7.0 Finance 7.1 Perform long term solid and liquid waste rate projections 7.2 Develop a long term CIP Earthquake Reserve:  The Board requested additional information on the $1,000,000 Earthquake Reserve.  Staff would like to bring back the Earthquake and the Asset Management Reserves for discussion at a future Study Session since they have no impact on adopting the biennial budget. Legal Review Not applicable.   Environmental Review Subject activity is exempt from the requirements of the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.).  Section 15300.4 of CEQA allows an agency while establishing its own procedures “to list those specific activities which fall within each of the exempt classes”, and the District has adopted “CEQA Guidelines and Implementing Procedures” that state on page 6 “”Projects” does not include …. C. Continuing administrative or maintenance activities.”   Financial Review Please see the attached reports for a more detailed information.    Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the May 25 2017 Board of Directors meeting at District Headquarters and on District website at www.cmsdca.gov.   Alternative Actions 1.         Direct staff to bring back the Preliminary Biennial Budget for the Fiscal Year 2017­18 and 2018­19 to the May 31, 2017 Special Meeting for further discussion.       File Attachments Attachment A ­ Line Item Budget FY17­18.pdf (391 KB) Attachment B ­ Line Item Budget FY18­19.pdf (133 KB) Attachment C ­ Preliminary CIP.pdf (10 KB) E. ENGINEER'S REPORTS                 Summary Attached is a summary of the Capital Improvement Project activities during the month.     Legal Review Not Applicable.   Environmental Review Subject activity is exempt from the requirements of the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.).  Section 15300.4 of CEQA allows an agency while establishing its own procedures “to list those specific activities which fall within each of the exempt classes”, and the District has adopted “CEQA Guidelines and Implementing Procedures” that state on page 6 “”Projects” does not include …. C. Continuing administrative or maintenance activities.”   Financial Review Sufficient funds are available in the adopted budget.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the April 27, 2017 Board of Directors Regular meeting at District Headquarters and posted on the District’s website www.cmsdca.gov   Alternative Actions Refer item back to staff with further instructions. File Attachments CIP Updates May 2017 mtg.pdf (28 KB) Subject 1. Receive and File Capital Improvement Projects Status Report Meeting May 25, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action, Receive and File Recommended Action The Board of Directors receive and file this report. Goals 1.4 System Wide Sewer Replacement and Repair Program 1.1 Manhole Cover Maintenance Program 1.0 Sewer Infrastructure H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 1. Orange County Sanitation District (OCSD) ­ (Vice President Ferryman) Meeting May 25, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Information H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 2. Santa Ana River Flood Protection Agency (SARFPA) ­ (Director Perry) Meeting May 25, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Information H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 3. Independent Special Districts of Orange County (ISDOC) ­ (President Scheafer) Meeting May 25, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Information H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 4. California Special Districts Association (CSDA) ­ (Secretary Schafer) Meeting May 25, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Information H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 5. Special District Risk Management Authority (SDRMA) ­ (President Scheafer) Meeting May 25, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Information H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 6. Other Meetings Qualifying for Reimbursement under CMSD Ordinance No. 55, Operations Code Section 3.01.030 Meeting May 25, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Information J. NEW BUSINESS                    Summary The Independent Special Districts of Orange County (ISDOC) is a membership association that represents the interests and provides advocacy on behalf of Orange County’s 25 independent special districts.  ISDOC was formed more than 30 years ago to serve the needs of Orange County’s water, wastewater, sanitary, cemetery, vector control, library, recreation and parks, and other districts that provide specialized services within their communities.  A seven­member executive committee guides the association and membership meetings are held on a quarterly basis to provide a forum for its special  district members to meet and discuss issues and share information of mutual interest.   Recommendation That the Board of Directors authorizes President Scheafer to cast a "Yes" vote on behalf of CMSD for approving bylaw amendments.   Analysis Bylaws outline in writing the day­to­day rules for organizations and provide comprehensive guidelines to keep things running smoothly. Periodically, ISDOC's Executive Committee will review the organization's bylaws to ensure compliance with State regulations and to protect the liability of ISDOC members.  From February through May 2017, the Executive Committee reviewed the bylaws and is recommending amendments.  The proposed amendments are as follows:   1. Addition to Section II of Article 1 This Organization will not engage in activities for the pecuniary gain or profit of the members.    2. Addition of Section IV to Article I This new section specifies that the Independent Special Districts of Orange County is an unincorporated association.   3. Addition of Section V to Article I This new section specifies that association members may assume responsibilities for certain association duties, but that they will not be compensated or assume any obligations.    4. Addition of Section VI to Article II This new section specifies that ISDOC’s limitation is to only engage in activities and exercise its authority for the furtherance of the organization’s purpose.   5. Addition of Section VI to Article III This new section specifies that member agencies will not be liable for the obligations, debts or liabilities of the association unless they have expressly assumed such liability in writing. Further, no member will have the authority to enter into any obligation, debt or liability on behalf of the association unless first approved in by the Board of Directors.   Subject 1. Independent Special Districts of Orange County (ISDOC) ­ Proposed Amendments to Bylaws Meeting May 25, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Fiscal Impact No Recommended Action That the Board of Directors authorizes President Scheafer to cast a "Yes" vote on behalf of CMSD for approving the bylaw amendments. Goals 3.00 Partnerships 3.2 Strengthen our ties with local governments, Special districts and educational institutions 6. Addition to Section III of Article III Secretary: All official correspondence to the members will be approved in advance by the President or the President’s designee.    In order for the proposed amendments to go into effect, the bylaws must be voted on and approved by the majority of ISDOC's membership.  Attached is a memorandum from ISDOC Executive Committee President, James Fisler, along with a copy of the ballot and proposed amendments.   Legal Review Not applicable.   Environmental Review Voting on the proposed amendments to ISDOC bylaws is an administrative matter and is not a disturbance of the environment similar to grading or construction and does not constitute a project under CEQA or the District’s CEQA Guidelines.   Financial Review Not applicable.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the May 25, 2017 Board of Directors meeting at District headquarters (290 Paularino Avenue) and on District’s website.   Alternative Actions 1.  Cast a "No" vote on behalf of CMSD. 2.  Do not cast any votes.     File Attachments 2017 Bylaws memo .pdf (231 KB) ISDOC Bylaws ­ Final Proposed Revision ­ 05­16­17.pdf (122 KB) 2017 Bylaws Ballot.pdf (82 KB) K. ORAL COMMUNICATIONS AND DIRECTOR COMMENTS           Subject 1. Oral Communications and Director Comments Meeting May 25, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Discussion L. ADJOURN TO CLOSED SESSION             Conference with Real Property Negotiators (Gov Code §54956.8) Property: 2252 Fairview Road, Costa Mesa Agency Negotiator: Scott Carroll Negotiating Party: Mike Johnson Under Negotiation: Price and terms of payment   Subject 1. Conference with Real Property Negotiators (Gov Code §54956.8) Property: 2252 Fairview Road, Costa Mesa Agency Negotiator: Scott Carroll Negotiating Party: Mike Johnson Under Negotiation: Price and terms of payment Meeting May 25, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type N. CLOSING ITEMS           THE NEXT REGULAR MEETING OF COSTA MESA SANITARY DISTRICT BOARD OF DIRECTORS WILL BE HELD ON THURSDAY, JUNE 22, 2017 AT 5:30 P.M. IN THE DISTRICT'S BOARD ROOM, LOCATED AT 290 PAULARINO AVENUE, COSTA MESA, CA 92626. Subject 1. Adjourn Meeting May 25, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural