Loading...
2017_03_23_boardThursday, March 23, 2017 Board of Directors Regular Meeting 290 Paularino Avenue, Costa Mesa 5:30PM A. OPENING ITEMS           Subject 1. Call to Order Meeting Mar 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           Subject 2. Pledge of Allegiance Meeting Mar 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           Subject 3. Invocation Meeting Mar 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           (If absences occur, consider whether to deem those absences excused based on facts presented for the absence – such determination shall be the permission required by law.) Subject 4. Roll Call Meeting Mar 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           Subject 5. Ceremonial Matters and Presentations Meeting Mar 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           Unless directed otherwise by the Board of Directors, all actions shall be based on/memorialized by the latest document submitted as a late communication. Subject 6. Announcement of Late Communications Meeting Mar 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           This time has been set aside for persons in the audience to make comments on items within the subject matter jurisdiction of the Costa Mesa Sanitary District that are not listed on this agenda. Members of the public will have the opportunity to address the Board of Directors about all other items on this agenda at the time those items are considered.   Under the provisions of the Brown Act, the Board of Directors is prohibited from taking action on oral requests but may refer the matter to staff or to a subsequent meeting. The Board of Directors will respond after public comment has been received. Please state your name. Each speaker will be limited to four (4) continuous minutes. Subject 7. Public Comments Meeting Mar 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural B. CONSENT CALENDAR              Subject 1. Approve Consent Calendar Meeting Mar 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. B. CONSENT CALENDAR               Costa Mesa Sanitary District Minutes of Board of Directors Study Session February 14, 2017     Members present   Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Mike Scheafer   Members absent James Ferryman   Staff present Scott Carroll (General Manager), Noelani Middenway (District Clerk), Wendy Davis (Finance Manager), Dyana Bojarski (Management Analyst II), Robin Hamers (District Engineer), Ed Roberts (Code Enforcement Officer), Gina Terraneo (Management Analyst I)   Others present Dean Ruffridge (CR&R), Lawrence Jones (CR&R)   Meeting called to order at 9:32 A.M.     A. OPENING ITEMS   Procedural: 1. Roll Call   President Scheafer called the meeting to order at 9:32 A.M.   District Clerk, Noelani Middenway, conducted roll call. Mike Scheafer, Arlene Schafer, Bob Ooten, and Art Perry were present. James Ferryman was not present due to a scheduling conflict.   Procedural: 2. Public Comments   President Scheafer opened public comments. Seeing nobody wishing to speak, President Scheafer closed public comments.   B. ITEMS OF STUDY   Action, Receive and File: 1. Organics Tonnage Report Recommendation: That the Board of Directors receive and file the report.   General Manager, Scott Carroll, presented the report and offered to answer any questions.   Assistant Secretary Ooten asked if the Christmas Trees collected during the Christmas Tree Recycling Program were taken to CR&R's Anaerobic Digestion (AD) Facility.   Mr. Carroll shared that the trees were taken to the AD Facility and that the District paid for the trees to be processed at the organics rate of $71.50 per ton.   Director Perry commented that the organics tonnage seems to be increasing monthly.   President Scheafer commented that the organics tonnage may increase as the drought regulations decrease. Subject 2. Board of Directors Study Session Meeting Minutes of February 14, 2017 Meeting Mar 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the meeting minutes as presented.   There were no further questions or comments and the Board of Directors received the report.   Action, Receive and File: 2. January 2017 Code Enforcement Officer Report Recommendation: That the Board of Directors receive and file the report.   Code Enforcement Officer, Ed Roberts, provided report details. He noted that there were 6 scavenging investigations conducted in the month of January 2017.   Discussion followed regarding the challenge of tracking missing Organics Recycling carts.   Mr. Roberts added that he issued 122 warnings for trash carts in public view and that there were no cases of graffiti on trash carts.   There were no further questions or comments and the Board of Directors received the report.   Action: 3. CMSD Community Room Rental Policy Recommendation: That the Board of Directors direct staff to place the CMSD Community Room Rental Policy on the February 23, 2017 regular Board meeting agenda.   District Clerk, Noelani Middenway, presented the proposed policy and rental agreement for the District's Board room. She noted that the proposed fees are based on the fees of local agencies with similar rental facilities.   Director Perry commented that the proposed cleaning fee of $150 may be excessive.   Discussion followed regarding the rental policies and processes of the City of Costa Mesa and the Newport­Mesa School District.   Finance Manager, Wendy Davis, noted that the District cannot gift or subsidize the rental, as some other agencies may have the ability to do. She added that as an enterprise district, the District must recover the exact costs incurred for the facility rental.   Discussion followed regarding the reasoning behind the proposed costs, the ability of non­profit and commercial organizations to rent the Board room, and the alcohol policy.   Secretary Schafer suggested that the Board of Directors have a Special Meeting to discuss the rental policy.   The Board of Directors directed staff to consult with District Counsel, Alan Burns, and report back with more information at the March 14, 2017 Study Session.   There were no further questions or comments.   Action, Discussion: 4. Solar Panels for CMSD Headquarters Recommendation: That the Board of Directors give direction to staff to budget for solar panels in the FY 2017/18 or FY 2018/19 Budgets.   General Manager, Scott Carroll, provided report details. He noted that there are three options for obtaining solar panels: Power Purchase Agreement, full purchase of the solar panels, and financing of the solar panels.   Discussion followed regarding the District's past electric bills, the efficiency of the District's fixtures and appliances, and the availability of grants for solar panels.   Director Perry proposed that staff secure three bids for purchasing the solar panels prior to discussing whether purchasing or financing is appropriate.   Assistant Secretary Ooten noted that solar panels require maintenance and asked that staff ensure that the solar panels at the District Yard are properly cleaned and maintained.   The Board of Directors directed staff to obtain three quotes for purchasing the solar panels and bring the item back to a future meeting.   There were no further questions or comments.   Action, Discussion: 5. Discuss Reconciliation of Solid Waste Occupancy Count Recommendation: That the Board of Directors receive and file this report.   Finance Manager, Wendy Davis, provided an overview of the District's reconciliation of solid waste accounts with CR&R and the County Tax Assessor's data. She noted that temporary staff has reconciled the majority of the accounts in question and identified changes that need to be made in order to keep the District and CR&R's data consistent.    Director Perry suggested that the District charge a two­year fee for trash and sewer services rather than a prorated one­year fee for new accounts.   The Board of Directors directed staff to provide an update after District staff meets with CR&R staff regarding the reconciliation.   There were no further questions or comments.   Action, Discussion: 6. Reclassifying Maintenance Assistant Position to Full­time Status Recommendation: That the Board of Directors direct staff to place this item on the February 23, 2017 regular Board meeting agenda for approval consideration.   Management Analyst II, Dyana Bojarski, provided report details. She noted that the Maintenance Assistant's workload has increased drastically since the District's relocation into a larger building.   The Board of Directors directed staff to place the item on the February 23, 2017 regular Board meeting agenda for approval consideration.   There were no further questions or comments.    Action: 7. Creating a Shared Services Ad Hoc Committee with Mesa Water ­ Oral Report Recommendation: That the Board of Directors direct staff to create Shared Services Ad Hoc Committee with Mesa Water.   General Manager, Scott Carroll, noted that Mesa Water District requested the formation of an Ad Hoc Committee with board members from both the District and Mesa Water District to discuss shared services.     Secretary Schafer indicated that she strongly supports the idea of Mr. Carroll, Paul Shoenberger (Mesa Water District), and Tom Hatch (City of Costa Mesa) meeting to discuss shared services rather than creating an Ad Hoc Committee.   President Scheafer indicated agreement with Secretary Schafer.   Assistant Secretary Ooten expressed that he is in favor of creating an Ad Hoc Committee with Mesa Water District. He noted that the participating committee members can limit the content of the Committee's discussion to shared services. Additionally, he requested that shared services be further integrated into the District's strategic planning process.   The Board of Directors directed Mr. Carroll to inform Mr. Shoenberger that the Board of Directors are not in favor of an Ad Hoc Committee, but would like for the three managers (Mr. Carroll, Mr. Shoenberger, and Mr. Hatch) to meet and discuss shared services.   Assistant Secretary Ooten added that the District should also reach out to Irvine Ranch Water District and the City of Newport Beach to discuss opportunities for shared services.   There were no further questions or comments.    C. CLOSING ITEMS   Procedural: 1. Oral Communications & Director Comments   President Scheafer noted that the Form 700 deadline is approaching.   Director Perry requested an update regarding the Art Wrap Contest.   Mr. Carroll noted that the District did not receive any submissions for the contest. He added that staff will reach out to the City of Costa Mesa to find out if the District can utilize artwork submitted through their current art contest.   District Engineer, Robin Hamers, noted that a new electrical panel box is being added on Calvert Avenue.   Secretary Schafer shared that Ethics Training is available for free through California Special Districts Association (CSDA).   Discussion followed regarding upcoming trainings and conferences.   Assistant Secretary Ooten shared that Orange County Sanitation District (OCSD) is having a new board member orientation on February 15 and March 15, 2017.   Secretary Schafer informed the Board of her intention to run for the CSDA Board of Directors. She noted that it will be placed on the agenda for the February 23 regular Board meeting.   President Scheafer noted that he is up for re­election to the Special District Risk Management Authority (SDRMA) Board of Directors. He noted that it will be placed on the agenda for the February 23 regular Board meeting.   Procedural: 2. Adjournment   President Scheafer adjourned the meeting at 11:08 A.M.             _________________________                            _________________________ Arlene Schafer                                                    Michael Scheafer   Secretary                                                               President File Attachments minutes_2017_2_14_ss.pdf (46 KB) B. CONSENT CALENDAR               Costa Mesa Sanitary District Minutes of Board of Directors Special Meeting February 22, 2017     Members present Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, James Ferryman, Mike Scheafer Members absent None   Staff present Scott Carroll (General Manager), Noelani Middenway (District Clerk), Alan Burns (District Counsel), Robin Hamers (District Engineer), Kaitlin Tran (Senior Accountant), Gina Terraneo (Management Analyst I)   Others present Dean Ruffridge (CR&R), Lawrence Jones (CR&R)   Meeting called to order at 9:00 AM   A. OPENING ITEMS   Procedural: 1. Roll Call   District Clerk, Noelani Middenway, conducted roll call. All Board Members were present.   Procedural: 2. Public Comments   President Scheafer opened public comments. Seeing nobody wishing to speak, President Scheafer closed public comments.   B. DISCUSSION ITEMS   Discussion: 1. Receive and File the CMSD Landfill Diversion Report Recommendation: That the Board of Directors receive and file the CMSD Landfill Diversion Report.   General Manager, Scott Carroll, presented the Landfill Diversion Reports for FY 2015­2016 and FY 2016­2017. He noted that the last waste characterization study was performed by CR&R in 2011 and recommended that the District do another study in the near future. Mr. Carroll also noted that the Board of Directors had goals of achieving 75% diversion by 2015 and 90% diversion by 2020 and suggested revising the goals as appropriate.   Director Perry asked how long the waste characterization study would take to complete and how much it would cost.   Mr. Carroll replied that the study would take about a week and that there would be no cost to the District.   Assistant Secretary Ooten commented that District staff should develop elements within the strategic plan to reach the policy goal of 75% diversion.   Director Perry suggested that the District explore the possibility of including Orange Coast College (OCC) Recycling Center's diverted tonnage in the District's diversion rate. Additionally, he suggested providing a part­time employee to track the city of residence for OCC Recycling Center customers.   Subject 3. Board of Directors Special Meeting Minutes of February 22, 2017 Meeting Mar 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the meeting minutes as presented. Assistant Secretary Ooten reiterated the value of including planning elements (such as Director Perry's suggestion) into the District's strategic plan.   Discussion followed regarding the responsibility of the City of Costa Mesa to meet a 75% diversion rate by the year 2020.    Dean Ruffridge of CR&R commented that the District currently has the highest diversion rate out of the 34 cities that CR&R services. Additionally, he discussed the drought's adverse effect on organics collection, he indicated support for Director Perry's suggestion regarding OCC Recycling Center's diverted materials, and he suggested implementing CR&R's "Recycling Rangers" program to tag residential mixed waste carts with public outreach information to encourage organic recycling.   Discussion followed regarding the process and potential results of the "Recycling Rangers" program.   Mr. Ruffridge added that CR&R has invested $5 million in the CR Transfer facility to increase the number of sorting lines in order to increase the amount of diverted materials.   Discussion followed regarding coordinating with OCC and the City of Costa Mesa to find out which agencies can receive credit for OCC Recycling Center's diverted tonnage. Additionally, the Board of Directors requested that an item be placed on the upcoming Liaison Committee Meeting agenda to discuss how the City of Costa Mesa is planning to meet its 75% diversion goal by 2020.   There were no further questions or discussion and the report was received.   Action: 2. Approve issuing a Notice of Termination to CR&R Environmental Services. Recommendation: That the Board of Directors approves issuing a Notice of Termination to CR&R Environmental Services.   General Manager, Scott Carroll, introduced a discussion of the District's contract with CR&R Environmental Services and noted that it has been 10 years since the Board of Directors last discussed the evergreen clause of the contract.    Director Perry asked if a Notice of Termination is required in order to begin a new contract.   District Counsel, Alan Burns, noted that a termination is not required to develop or renegotiate a new contract.   Assistant Secretary Ooten indicated that he would like to understand staff's strategic planning efforts in regards to diversion before making changes to the contract with CR&R.   Secretary Schafer indicated agreement with Director Perry and shared that she supports renegotiation rather than termination of the contract.   President Scheafer indicated that he supports the recommendation to issue a Notice of Termination.   Vice President Ferryman noted that CR&R's ability to process organic material is key to determining which trash hauler to contract with. He indicated that the result may be the same whether the District goes out to bid or renegotiates the contract.   Mr. Carroll noted that the District can negotiate the evergreen clause out of the contract.   President Scheafer suggested that staff negotiate the contract with CR&R and bring the results to the Board of Directors at a future Special Meeting.   Discussion followed regarding the timeframe for negotiations, how to communicate the negotiations to the press, and CR&R's vision for organic recycling.   President Scheafer suggested that the District bring up the possibility of taking over commercial trash in Costa Mesa at the next Liaison Committee Meeting.   Dean Ruffridge of CR&R noted that the District has requested to take over commercial trash in the past and the City Council did not approve it. He added that a Notice of Termination usually signals a slowing of operations to trash haulers and noted that CR&R would like to discuss rate methodologies, the occupancy reporting process, and the "Recycling Ranger" program during the contract renegotiation.   District Engineer, Robin Hamers, suggested that a list of talking points be developed for the Board of Directors and any staff that may be contacted by the press regarding the contract negotiation.   Motion: To accept CR&R's offer and negotiate an elimination of the evergreen clause, to be substituted with a fixed term with renewal options and new program parameters. Negotiations are to be completed within 3­6 months.   Motion by Art Perry, second by Arlene Schafer. Final Resolution: Motion Carries 5­0 Aye: Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer   The Board of Directors accepted CR&R's offer to negotiate an elimination of the evergreen clause, to be substituted with a fixed term with renewal options and new program parameters with negotiations to be completed within 3­6 months.   There were no further questions or discussion.   C. CLOSING ITEMS   Procedural: 1. Oral Communications & Director Comments   President Scheafer asked if any Board members or staff were planning to attend the Special District Risk Management Association's (SDRMA) Safety/Claims Education Day.   Assistant Secretary Ooten requested that staff look into an issue that he has with the search engine on the District's website homepage.   Secretary Schafer noted that she will not be attending the February 23, 2017 Board of Directors regular meeting.   Procedural: 2. Adjournment   President Scheafer adjourned the meeting 10:00 A.M.             _________________________                            _________________________ Arlene Schafer                                                    Michael Scheafer    Secretary                                                             President File Attachments minutes_2017_2_22_special.pdf (44 KB) B. CONSENT CALENDAR               Costa Mesa Sanitary District Minutes of Board of Directors Regular Meeting February 23, 2017     Members present Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer   Members absent Arlene Schafer   Staff present Scott Carroll (General Manager), Noelani Middenway (District Clerk), Alan Burns (District Counsel), Robin Hamers (District Engineer), Wendy Davis (Finance Manager), Jacque Rogers (District Treasurer), Dyana Bojarski (Management Analyst II), Gina Terraneo (Management Analyst I)   Others present Brian Reed (Orange County Sanitation District), Mark Esquer (Orange County Sanitation District)   Meeting called to order at 5:30 P.M.   A. OPENING ITEMS   Procedural: 1. Call to Order   President Scheafer called the meeting to order at 5:30 P.M.   Procedural: 2. Pledge of Allegiance   President Scheafer led the pledge of allegiance.   Procedural: 3. Invocation   President Scheafer led the invocation.   Procedural: 4. Roll Call   District Clerk, Noelani Middenway, conducted roll call. Mike Scheafer, Jim Ferryman, Bob Ooten, and Art Perry were present. Arlene Schafer was not present.   Procedural: 5. Ceremonial Matters and Presentations   None at this time.   Procedural: 6. Announcement of Late Communications   None at this time.   Procedural: 7. Public Comments   President Scheafer opened public comments. Seeing no one wishing to speak, he closed public comments.     Subject 4. Board of Directors Regular Meeting Minutes of February 23, 2017 Meeting Mar 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the meeting minutes as presented. B. CONSENT CALENDAR   Action (Consent): 1. Approve Consent Calendar Recommendation: That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented.   Action (Consent): 2. Approve the Board of Directors Study Session Meeting Minutes of January 10, 2017 Recommendation: That the Board of Directors approve the meeting minutes as presented.   Action (Consent): 3. Approve the Board of Directors Regular Meeting Minutes of January 26, 2017 Recommendation: That the Board of Directors approve the meeting minutes as presented.   Action (Consent): 4. Approve Payroll Transparency Disclosure for January 2017 Recommendation: That the Board of Directors approve and file the report.   Action (Consent): 5. Approve the Directors' Compensation and Reimbursement of Expenses Recommendation: That the Board of Directors approve the compensation and reimbursement of expenses as presented.   Action (Consent): 6. Receive and File Sewer Lateral Assistance Program (SLAP) Update for January 2017 Recommendation: That the Board of Directors receive and file this report.   Action (Consent): 7. Receive and file CCTV (Closed Circuit TV) Pilot Program Report Recommendation: That the Board of Directors receive and file the report.   Action (Consent): 8. Adopt Warrant Resolution No. CMSD 2017­08 Approving District Warrant Registers Recommendation: That the Board of Directors adopt Warrant Resolution No. CMSD 2017­08 approving District warrants for the month of January 2017 in the amount of $837,743.02.   Action (Consent): 9. Accept the occupancy count as presented as 22,483 and direct staff to prepare a warrant to CR&R Environmental Services for $220,229.98 for January 2017 collection. Recommendation: That the Board of Directors accept the occupancy count as presented using 22,483 as the correct number of active units and direct staff to prepare a warrant to CR&R Environmental Services for January 2017 collection based on this occupancy report so long as the contractor fulfills the obligations of the agreement in the amount of $220,229.98 to be ratified in the February 2017 warrant list.   Action (Consent): 10. Approve the preparation of a warrant to CR Transfer in the amount of $198,649.40 for January 2017 recycling and disposal services to be ratified in the February 2017 warrant register. Recommendation: That the Board of Directors approve the preparation of a warrant to CR Transfer in the amount of $198,649.40 for January 2017 recycling and disposal services to be ratified in the February 2017 warrant register.   Action (Consent): 11. Approve Investment Report for the month of January 2017 Recommendation: That the Board of Directors approve the Investment Report for the month of January 2017.   Action (Consent): 12. Adopt Resolution No. 2017­894 Ordering that Publication of Ordinance No. 117 has Occurred Recommendation: That the Board of Directors adopt Resolution No. 2017­894 Ordering that Publication of Ordinance No. 117 clarifying when elected candidates take office and changing District's headquarters has occurred.   Motion: To approve the Consent Calendar as presented. Motion by Art Perry, second by Bob Ooten. Final Resolution: Motion Carries, 4­0­1 Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer The Board of Directors approved the Consent Calendar and there were no further questions or discussion.     C. PUBLIC HEARINGS   None at this time.     D. GENERAL MANAGER'S REPORTS   Action: 1. Approving Site Access and License Agreement with Orange County Sanitation District for a Permanent Odor Control Treatment Facility at Mendoza Pump Station Recommendation: That the Board of Directors approve the Site Access and License Agreement with Orange County Sanitation District to allow a permanent odor control treatment facility to be installed at the Mendoza Pump Station.   General Manager, Scott Carroll, presented the proposed Site Access and License Agreement with Orange County Sanitation District (OCSD) to allow a permanent odor control treatment facility to be installed at Mendoza Pump Station. He noted that an 8,400 gallon chemical tank would be installed at the pump station.   Director Perry asked if the District would need to get approval from any other agencies and if the District would have to notify residents.    Mr. Carroll noted that OCSD would go through the appropriate approval processes and notify residents. He added that the project plan includes a secondary tank and an alarm system that will notify OCSD in case of a leak in the primary tank. Mr. Carroll noted that the District would have to relocate equipment to the Orange Coast College boat yard in order to make room for the tank and OCSD would cover the $12,600 annual storage cost.   District Engineer, Robin Hamers, noted that he reviewed OCSD's plans and indicated support for the recommended action.   Brian Reed of OCSD added that OCSD plans to install a new, higher fence around Mendoza Pump Station to protect the tank.   Director Perry asked if Mendoza Pump Station will be a permanent site for the tank and if staff considered the Costa Mesa City Yard for storage.   Mr. Carroll noted that Mendoza Pump Station will be a permanent site for the tank and that staff did not look at the Costa Mesa City Yard for storage.   Mr. Hamers added that the Costa Mesa City Yard has minimal space left for storage.   Motion: To approve the Site Access and License Agreement with OCSD to allow a permanent odor control treatment facility to be installed at the Mendoza Pump Station.   Motion by Bob Ooten, second by Jim Ferryman. Final Resolution: Motion Carries, 4­0­1 Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer The Board of Directors approved the Site Access and License Agreement with OCSD to allow a permanent odor control treatment facility to be installed at the Mendoza Pump Station.   There were no further questions or discussion.   Discussion: 2. Receive and File 2015­20 Strategic Plan Quarterly Update ­ 2nd Quarter Recommendation: That the Board of Directors receive and file this report.   General Manager, Scott Carroll, presented the Strategic Plan Quarterly Update and welcomed any questions from the Board of Directors.   There were no questions or discussion and the report was received.   Action: 3. Approve General Manager's 2017 Performance Goals Recommendation: That the Board of Directors approve the General Manager's 2017 Performance Goals.   General Manager, Scott Carroll, presented his 2017 Performance Goals and welcomed any questions or discussion from the Board of Directors.   President Scheafer requested that Mr. Carroll add a goal to negotiate a new contract with CR&R.   Assistant Secretary Ooten commented that additional strategic elements should be developed for solid waste goals.   Director Perry asked if Mr. Carroll would involve other agencies in Emergency Operations Center (EOC) exercises, citing goal #1.   Mr. Carroll noted that the EOC exercises will include only District staff in order to familiarize staff with EOC functions. He added that Kelly Hubbard of the Water Emergency Response Organization of Orange County (WEROC) may be asked to join the exercises.   President Scheafer asked if all elected officials are required to participate in EOC training.   Mr. Carroll noted that staff would find out.   Motion: To approve the General Manager's 2017 Performance Goals.   Motion by Bob Ooten, second by Art Perry. Final Resolution: Motion Carries, 4­0­1 Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer   The Board of Directors approved the General Manager's 2017 Performance Goals.   Director Perry asked if President Scheafer plans to have a follow­up meeting with Mr. Carroll to discuss the goals.   President Scheafer confirmed that he will meet with Mr. Carroll.   There were no further questions or discussion.   Action: 4. Approve Reclassifying the Part­Time Maintenance Assistant Position to Full­time Status Recommendation: That the Board of Directors approve reclassifying the part­time Maintenance Assistant position to full­ time status.   Management Analyst II, Dyana Bojarski, presented the recommendation to reclassify the part­time Maintenance Assistant position to full­time status, as discussed at the February 14, 2017 Study Session.   President Scheafer requested clarification regarding whether the District will be opening the position to the public.   Ms. Bojarski noted that the District will not be opening the position to the public, but rather reclassifying the existing employee.   Motion: To approve reclassifying the part­time Maintenance Assistant position to full­time status.   Motion by Art Perry, second by Bob Ooten. Final Resolution: Motion Carries, 4­0­1 Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer   The Board of Directors approved reclassifying the part­time Maintenance Assistant position to full­time status.   There were no further questions or discussion.   E. ENGINEER'S REPORTS   Action, Receive and File: 1. Receive and File Capital Improvement Projects Status Report Recommendation: That the Board of Directors receive and file this report.   District Engineer, Robin Hamers, presented the Capital Improvement Projects Status Report and welcomed any questions from the Board of Directors.   President Scheafer asked if a manhole replacement project was being conducted near his residence.   Mr. Hamers noted that the District is conducting a manhole surface repair project at several locations, including near President Scheafer's residence.   President Scheafer asked if the February 17­19, 2017 storms created any issue for ongoing projects.   Mr. Hamers noted that the storms have exacerbated the need for rehabilitation projects.   There were no further questions or discussion and the report was received.   Action: 2. Receive and File Declaration of Conflict of Interest ­ 365 Esther Street Recommendation: That the Board of Directors receive and file the District Engineer's declaration of conflict of interest for 365 Esther Street.   District Engineer, Robin Hamers, declared a conflict of interest for a private engineering project at 365 Esther Street.   There were no further questions or discussion and the report was received.   Action: 3. #315 19th Street Pump Station Electrical Improvements ­ Approve: Bid Opening, Award of Contract, Establish Contingency and Transfer of Funds Recommendation: That the Board of Directors: 1.  Award a contract to the lowest responsive and responsible bidder, California Building Evaluation & Construction Inc., in the amount of $150,900. 2.  Approve a contingency of 10% in the amount of $15,090. 3.  Transfer $58,260 from Indus Relining Project #310 Account 20­201310­4300.   District Engineer, Robin Hamers, presented the bid opening, award of contract, and establishment of contingency and transfer of funds for Project #315 19th Street Pump Station Electrical Improvements. He noted that there is a revision to the scope of work for proposed improvements that has increased the cost beyond the original budget.   Director Perry asked if the project will affect Banning Ranch.   Mr. Hamers noted that the project will not affect Banning Ranch.    Assistant Secretary Ooten asked if the generator will be enclosed.   Mr. Hamers noted that the generator will be exposed, but a high fence will be built around it.   Motion: To award a contract to the lowest responsive and responsible bidder (California Building Evaluation & Construction Inc.) in the amount of $150,900, to approve a contingency of 10% in the amount of $15,090, and to transfer $58,260 from Indus Relining Project #310 Account 20­201310­4300.   Motion by Bob Ooten, second by Jim Ferryman. Final Resolution: Motion Carries, 4­0­1 Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer   The Board of Directors awarded a contract to the lowest responsive and responsible bidder (California Building Evaluation & Construction Inc.) in the amount of $150,900, approved a contingency of 10% in the amount of $15,090, and transfered $58,260 from Indus Relining Project #310 Account 20­201310­4300.   There were no further questions or discussion.     F. TREASURER'S REPORTS   None at this time.     G. ATTORNEY'S REPORTS   None at this time.   District Counsel, Alan Burns, commented that there is an upcoming trial on March 13, 2017 and he will report to the Board of Directors after the trial.   Director Perry asked if the trial will be completed in one day and if a decision will be made.   Mr. Burns noted that the judge has up to 90 days to issue a ruling.     H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.   Information: 1. Orange County Sanitation District (OCSD) ­ (Vice President Ferryman)   Vice President Ferryman shared that he attended the OCSD meeting on February 22, 2017. He noted that CalTrans will be changing the entrance to OCSD's facility and that OCSD will be relocating their administration building to a newly acquired property.   Assistant Secretary Ooten shared that he went to OCSD's Operations Committee meeting and provided an overview of notable projects. He shared that 568 million gallons of water entered OCSD's system during the February 17­19, 2017 storms. He also shared that he attended the Water Advisory Committee of Orange County (WACO) meeting and noted that there was an update given on approved federal legislation called the Water Infrastructure Improvements for the Nation (WIIN) Act that aims to provide for critical water infrastructure projects.    Information: 2. Santa Ana River Flood Protection Agency (SARFPA) ­ (Director Perry)   Director Perry noted that there was no SARFPA meeting to report on.   Information: 3. Independent Special Districts of Orange County (ISDOC) ­ (President Scheafer)   President Scheafer shared that he attended the ISDOC meeting. He reported that there was discussion of the Local Agency Formation Commission (LAFCO) and ISDOC's status as a non­profit entity.   Information: 4. California Special Districts Association (CSDA) ­ (Secretary Schafer)   President Scheafer noted that Secretary Schafer is not present and therefore there will be no CSDSA update.   Information: 5. Special District Risk Management Authority (SDRMA) ­ (President Scheafer)   President Scheafer shared that he attended the SDRMA Board Meeting. He noted that there will be no increase in the workers compensation rate, however there will be a 10% increase in the property rate.   Information: 6. Other Meetings Qualifying for Reimbursement under CMSD Ordinance No. 55, Operations Code Section 3.01.030   President Scheafer shared the he and Vice President Ferryman attended the Orange County Council of Governments (OCCOG) meeting today. He reported that there was discussion of sanctuary cities. He also shared that he attended the Public Agency Risk Management Conference and the luncheon for the Los Angeles Chargers.   Director Perry shared that he attended the Costa Mesa City Council meeting earlier in the week.     I. OLD BUSINESS   None at this time.     J. NEW BUSINESS   Action: 1. Approve Support of Secretary Schafer for Re­election to the CSDA Board of Directors ­ Oral Report Recommendation: That the Board of Directors approve supporting Secretary to run for re­election to the CSDA Board of Directors.   General Manager, Scott Carroll, presented the recommendation to approve supporting Secretary Schafer to run for re­election to the CSDA Board of Directors.   Motion: To approve supporting Secretary to run for re­election to the CSDA Board of Directors.   Motion by Jim Ferryman, second by Bob Ooten. Final Resolution: Motion Carries, 4­0­1 Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer   The Board of Directors approved supporting Secretary Schafer to run for re­election for the CSDA Board of Directors. There were no questions or discussion.   Action: 2. Adopt Resolution No. 2017­895 Nominating President Scheafer as a Candidate for Election to the Special District Risk Management Authority (SDRMA) Board of Directors Recommendation: That the Board of Directors adopt Resolution No. 2017­895 Nominating President Scheafer as a Candidate for Election to the Special District Risk Management Authority (SDRMA) Board of Directors.   Motion: To adopt Resolution No. 2017­895 Nominating President Scheafer as a Candidate for Election to the Special District Risk Management Authority (SDRMA) Board of Directors.   Motion by Bob Ooten, second by Jim Ferryman. Final Resolution: Motion Carries, 4­0­1 Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer   The Board of Directors adopted Resolution No. 2017­895 nominating President Scheafer as a candidate for election to the Special District Risk Management Authority (SDRMA) Board of Directors. There were no questions or discussion.     K. ORAL COMMUNICATIONS AND DIRECTOR COMMENTS   Discussion: 1. Oral Communications and Director Comments   President Scheafer congratulated Mr. Carroll and the wastewater maintenance crew for their response during the February 17­19, 2017 storms.   Director Perry asked if District staff were notified when the power outages occurred at District pump stations during the storms.   Mr. Carroll shared that staff was notified of the power outages.   Discussion followed regarding CR&R collection vehicles.     L. CLOSED SESSION   Procedural: 1. Adjourn to Closed Session ­ Public Employee Performance Evaluation (Gov. Code 54957) ­ Title: General Manager   President Scheafer adjourned the meeting to closed session at 6:17 P.M.   Procedural: 2. Reconvene to Open Session   President Scheafer reconvened to open session at 6:36 P.M. and reported that the General Manager's performance evaluation was positive.     M. CLOSING ITEMS   Procedural: 1. Adjourn   President Scheafer adjourned the meeting at 6:37 P.M.               _________________________                            _________________________ Arlene Schafer                                                     Michael Scheafer    Secretary                                                              President File Attachments minutes_2017_2_23_rm.pdf (138 KB) B. CONSENT CALENDAR              a. Directors' compensation for the month of February 2017 b. Directors' reimbursement of expenses for the month of February 2017 File Attachments a. Director Compensation.pdf (1,824 KB) b. Directors Expense Reimbursement.pdf (908 KB) Subject 5. Directors' Compensation and Reimbursement of Expenses Meeting Mar 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the compensation and reimbursement of expenses as presented. B. CONSENT CALENDAR                 Summary   The following is a summary of the CCTV (Closed Circuit TV) Pilot Program activity for the 2016­2017 fiscal year as of March 14, 2017:   Adopted CCTV Budget                                               $20,000          FY 15­16 Carryover Budget                                                  0          Total Budget                                                             $20,000                        FY 16­17 New Applications Received = 89   Applications Processed for Payment = 77*                 $12,560         Applications In Process = 7                                            1,365 Available Spots Based on Funding = 31                         6,075      Total Projected Cost                                                $20,000   *All applications processed so far are from JustinTime Plumbing except four from SOS.         Subject 6. Receive and file CCTV (Closed Circuit TV) Pilot Program Report Meeting Mar 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors receive and file the report. Goals 1.9 Sewer Lateral Assistance Program (SLAP) B. CONSENT CALENDAR                 Summary   The following is a summary of the Sewer Lateral Assistance Program (SLAP) activity for the 2016­ 2017 fiscal year as of February 28, 2017:   Adopted SLAP Budget (181 Applications)               $200,000          FY 15­16 Carryover Budget (48 Applications)             54,616          Total Budget**                                                  254,616                       FY 16­17 New Applications Received = 191         Applications Processed for Payment* = 128            $123,777         Applications In Process*  = 77                                  84,700      Available SLAP Spots Based on Funding = 42             46,200      Total Projected Cost                                         $254,677                                *  Includes applications started in prior fiscal year but completed in current fiscal year.             ** Funds remaining at the end of the fiscal year will be carried forward.               Subject 7. Receive and File Sewer Lateral Assistance Program (SLAP) Update for February 2017 Meeting Mar 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors receive and file this report. Goals 1.9 Sewer Lateral Assistance Program (SLAP) B. CONSENT CALENDAR                 File Attachments Payroll Transparency Disclosure Feb 2017.pdf (890 KB) Subject 8. Approve Payroll Transparency Disclosure for February 2017 Meeting Mar 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve and file the report. Goals 7.0 Finance B. CONSENT CALENDAR                 File Attachments WARRANT RESO 2017.pdf (298 KB) Subject 9. Adopt Warrant Resolution No. CMSD 2017­09 Approving District Warrant Registers Meeting Mar 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors adopt Warrant Resolution No. CMSD 2017­09 approving District warrants for the month of February 2017 in the amount of $1,071,509.82. Goals 7.0 Finance B. CONSENT CALENDAR                    Summary The total occupancy count for February 2017 billing is 22,498, with fifteen (15) accounts added since the last billing period.      The payment calculation is based on the following:   District's Current Rate for February of 2017: 22,498 x $9.7954 = $220,376.91   Staff Recommendation Accept the occupancy count as presented using 22,498 as the correct number of active units and direct staff to prepare a warrant to CR&R Environmental Services for February 2017 collection based on this occupancy report so long as the contractor fulfills the obligations of the agreement in the amount of $220,376.91 to be ratified in the March 2017 warrant list.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the March 23, 2017 Board of Directors Regular meeting at District Headquarters and posted on the District’s website. File Attachments CMSD Occupancy February 2017 Report.pdf (104 KB) Subject 10. Accept the occupancy count as presented as 22,498 and direct staff to prepare a warrant to CR&R Environmental Services for $220,376.91 for February 2017 collection. Meeting Mar 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Preferred Date Mar 23, 2017 Absolute Date Mar 23, 2017 Recommended Action Accept the occupancy count as presented using 22,498 as the correct number of active units and direct staff to prepare a warrant to CR&R Environmental Services for February 2017 collection based on this occupancy report so long as the contractor fulfills the obligations of the agreement in the amount of $220,376.91 to be ratified in the March 2017 warrant list. B. CONSENT CALENDAR                    Staff Recommendation Approve the preparation of a warrant to CR Transfer in the amount of $183,222.61 for February 2017 recycling and disposal services to be ratified in the March 2017 warrant register.   Analysis Below is a graph depicting the total tonnages and payments due for residential and organic waste collected in Costa Mesa and Newport Beach. Please note that 18.76 tons of Christmas trees were included on the February Organics invoice, despite the trees being collected in January. This tonnage was included in the January 2017 Organics Tonnage Report and omitted from the February 2017 Organics Tonnage Report.      Costa Mesa  Newport Beach  Total  Residential Waste  $125,115.73 $4,096.26 $129,211.99 Organics $51,472.12 $2,538.50 $54,010.62      Total Payment     $183,222.61      Tonnage     Residential Waste 2,407.46 78.82 2486.28 Organics          719.89        35.50 755.39 Total Tonnage   3,241.67     Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the March 23, 2017 Board of Directors regular meeting at District Headquarters and posted on the District’s website.   Subject 11. Approve the preparation of a warrant to CR Transfer in the amount of $183,222.61 for February 2017 recycling and disposal services to be ratified in the March 2017 warrant register. Meeting Mar 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Preferred Date Mar 23, 2017 Absolute Date Mar 23, 2017 Recommended Action Approve the preparation of a warrant to CR Transfer in the amount of $183,222.61 for February 2017 recycling and disposal services to be ratified in the March 2017 warrant register. B. CONSENT CALENDAR                 Summary   Attached is the Investment Report for the month of February 2017.  As required by the District’s Statement of Investment Policy, the Investment Report delineates all investment activity during the month.   Analysis   This report lists the types of securities held in the District’s portfolio, the institutions from which the securities were purchased, maturity dates and interest rates as of February 28, 2017.  The District’s investments are in compliance with the Statement of Investment Policy adopted by the Board at the June 23, 2016 regular meeting, as well as the California Government Code.  The market values in this report were provided by our third party custodian, Pershing, LLC, except for the Local Agency Investment Fund (LAIF).  The market value of LAIF was provided by the State Treasurer’s Office.  It does not represent the value of the underlying securities within the pool, but rather the par or cost amount, which is the amount the District is entitled to withdraw.  This reporting practice is consistent with industry standard practices for similar funds.   The weighted average stated rate of return (current yield) for the District’s investment portfolio as of December 31, 2016, was 1.316%.  The yield to maturity of the portfolio was 1.319%.  The District’s weighted average interest rate was 55 basis points (0.548%) above the LAIF average monthly rate for February 2017 of 0.771%.  The weighted average number of days to maturity for the District’s total portfolio was 925 days (2.53 years).  The average duration of the underlying securities in LAIF as of February 28, 2017 was 186 days.   The District’s investment portfolio is in compliance with its liquidity limitations, which requires that a minimum of 20.00% of the portfolio must mature within one year.  The percentage of the portfolio maturing in less than one year as of February 28, 2017 was 30.43%.  The District has adequate cash reserves necessary to meet its obligations for the next six months.   A majority of the District’s cash and investments is reserved or set aside for specific purposes.  A description of the various classifications of the District’s cash and investments are as follows:   Classification Description Solid Waste Fund:     Operating reserve Equal to 30% of the operations budget of the Solid Waste Fund per Operations Code Section 4.030.020.  The Operating Reserve can only be accessed with prior Board approval.    Designated for revenue dry period Equal to 5 months of budgeted expenditures for the fiscal year to cover the cash deficit during the period in which the District does not receive any revenue.    Undesignated Currently used for rate stabilization and payment of organics recycling costs.    Wastewater Fund:     Operating reserve Equal to 25% of the operations budget of the Wastewater Fund per Operations Code Section 4.030.020.  The Operating Reserve can only be accessed with prior Board approval.    Reserved for emergency preparedness Set aside for infrastructure improvements in the event of a catastrophic disaster.    Reserved for capital outlay Set aside for capital improvement projects approved and budgeted by the Board, but which have not yet been completed.    Designated for revenue dry period Equal to 5 months of budgeted expenditures for the fiscal Subject 12. Approve Investment Report for the Month of February 2017 Meeting Mar 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the Investment Report for the month of February 2017. Goals 7.0 Finance year to cover the cash deficit during the period in which the District does not receive any revenue.    Undesignated Wasterwater funds available to be appropriated by the Board.    Facilities Revolving Fund Collection of fixture fees which is a restricted revenue source and can only be used for new sewer facilities.    Asset Replacement Fund Accumulation of funds for replacement of vehicles, equipment and computers.    Asset Management Fund Accumulation of funds in accordance with asset management model for long­term replacement of sewer pipes and related infrastructure.     Legal Review   Legal review is not required.   Environmental Review   Subject activity is exempt from the requirements of the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.).  Section 15300.4 of CEQA allows an agency while establishing its own procedures “to list those specific activities which fall within each of the exempt classes”, and the District has adopted “CEQA Guidelines and Implementing Procedures” that state on page 6, “”Projects” does not include….C. Continuing administrative or maintenance activities.”   Financial Review   The portfolio was budgeted to earn an average rate of 0.900% for the year ending June 30, 2017.  Through February 28, 2017, the portfolio has earned a weighted average interest rate of 1.260%.    Public Notice Process   Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the March 23, 2017 Board of Directors regular meeting at District Headquarters (290 Paularino Avenue) and on the District’s website at www.cmsdca.gov.   Alternative Actions   Refer the matter back to staff.   File Attachments Investment Report ­ February 2017.pdf (581 KB) B. CONSENT CALENDAR           Summary As required by Section 1367.08 of the California Health and Safety Code and Section 10604.5 of the California Insurance Code, the Costa Mesa Sanitary District must disclose any group health insurance premiums, fees, and commissions paid to all agents, providers, and brokers.   Recommendation That the Board of Directors receive and file this report   Analysis   Section 1367.08 of the Health and Safety Code A health care service plan shall annually disclose to the governing board of a public agency that is the subscriber of a group contract, the name and address of, and amount paid to, any agent, broker, or individual to whom the plan paid fees or commissions related to the public agency's group contract. As part of this disclosure, the health care service plan shall include the name, address, and amounts paid to the specific agents, brokers, or individuals involved in transactions with the public agency. The compensation disclosure required by this section is in addition to any other compensation disclosure requirements that exist under law.     Section 10604.5 of the Insurance Code An insurer shall annually disclose to the governing board of a public agency that is the policyholder of a group health insurance policy, the name and address of, and amount paid to, any agent, broker, or individual to whom the insurer paid fees or commissions related to the public agency's group health insurance policy. As part of this disclosure, the insurer shall include the name, address, and amounts paid to the specific agents, brokers, or individuals involved in transactions with the public agency. The compensation disclosure required by this section is in addition to any other compensation disclosure requirements that exist under law.   Summary of Health Benefits CalPERS (California Public Employee Retirement Services) administers and negotiates rates and coverage for all District medical plans.  Services provided by CalPERS includes: plan design, negotiating with medical and pharmaceutical carriers, developing and printing plan summaries, outlines and brochures, billing, claims processing, hosting an online database for enrollments and changes, participant appeals and grievances, website design and maintenance, and free workshops/seminars for employers, employees, and retirees.   All non­medical health plans which include dental, vision, life, long­term disability, voluntary AD&D, and other individual plans such as cancer, and short­term disability are administered and/or brokered by SDRMA (Special District Risk Management Authority) and Aflac (American Family Life Assurance Company).  Services provided by SDRMA and Aflac include:  plan design options, negotiating rates and benefits with carriers, legal and compliance updates and advice, open enrollment support, assistance with claims processing and resolution, free workshops and seminars to staff.   Although the District obtains non­medical health plans through SDRMA, the disclosure codes do not apply because the agency administers the non­medical programs through the California State Associations of Counties Excess Insurance Authority (CSAC­EIA Health); it does not contract directly with brokers or insurance carriers of the Health Benefit Programs.   Agent, Broker or Individuals Paid in 2016 Medical Broker/ Administrator Non­Medical Broker CalPERS 400 Q Street Sacramento, CA 95811 Aflac P.O. Box 15879 San Diego, CA 92175     Plan Year Broker Administrator Coverage Premiums Total Fees/Commissions % of Premiums 2016 CalPERS Medical $153,002.15 $580.50 .38% 2016 Aflac Non­ Medical $10,551.02 TBD TBD Subject 13. 2016 Annual Health Benefit Broker Fees Meeting Mar 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Receive and File     The 2016 CalPERS Total Fees/Commissions amount was $580.50 and the percentage of premiums was .38%   The 2016 Aflac Total Fees/Commissions amount was not available but will be announced at the Board of Directors March 23, 2017 meeting.   Legal Review Not applicable.   Environmental Review Disclosure and discussion of group health insurance premiums, fees, and commissions paid to agents or providers are administrative matters and not a disturbance of the environment similar to grading or construction and the discussion is not a project under CEQA or the District’s CEQA Guidelines.   Financial Review The District paid a total of $163,553.17 in premiums for medical and non­medical expenses.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the March 23, 2017 Board of Directors regular meeting at District headquarters and on the District's website.     Alternative Actions 1. Direct staff to report back with more information.     D. GENERAL MANAGER'S REPORTS                          Summary The Rewarding Ideas Program is designed to encourage employees to generate ideas for organizational improvements and provide a system for answering and recognizing adopted ideas.  Wastewater Maintenance Workers Joel Ortiz and Brandon Hickman submitted an idea that will improve service delivery and prevent sanitary sewer overflows from occurring.   Recommendation That the Board of Directors approves $100 to Joel Ortiz and $100 to Brandon Hickman for suggesting to install an overflow line in the mainline at 20371 Irvine Avenue to prevent sanitary sewer overflows.   Analysis There is a segment in the 12­inch mainline in a CMSD easement in the parking area of 20371 Irvine Avenue that is continually holding water due to a sag in the line.  The sag collects grease and debris, which causes the line to hold water.  If it wasn't for staff's routine cleaning of the line a sanitary sewer overflow would likely occur.   Wastewater maintenance workers Joel Ortiz and Brandon Hickman suggested installing an overflow flow line that will prevent overflows from occurring because water will flow into another line segment that runs parallel with the line that has the sag.   Implementing the solution involves constructing an interconnection between the two 12­inch parallel sewers running through the property at 20371 Irvine Avenue.  A 10­inch sewer will be constructed from a manhole on the line with the sag to the other 12­inch line.  When wastewater rises in the line with the sag, the wastewater will flow to the other 12­inch line thereby providing relief for the sewer main with the sag.  The distance between the two lines is 10 feet and both sewers are approximately 16 feet deep.   Legal Review Not applicable   Environmental Review The installation of a 10 foot long interconnection line between two existing sewer mains is a minor alteration and is categorically exempt under the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.) under Section 15301 as a “Class 1” project as stated under 15301; “Class 1 consists of the operation, repair, maintenance, permitting, leasing, licensing, or minor alteration of existing public or private structures, facilities …”; pertaining to 15301(b) “Existing facilities of both investor and publicly­owned utilities used to provide electric power, natural gas, sewerage, or other public utility services”.   Financial Review There is sufficient money in the budget to cover this expense.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the March 23, 2017 Board of Directors regular meeting at CMSD headquarters (290 Paularino Avenue) and on CMSD's website.   Alternative Actions 1.  Do not approve Joel Ortiz and Brandon Hickman's idea. 2.  Direct staff to report back with more information   Attachment:  Rewarding Idea Suggestion Form     Subject 1. Rewarding Ideas Program Meeting Mar 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Fiscal Impact Yes Dollar Amount $200.00 Budgeted Yes Recommended Action That the Board of Directors approves $100 to Joel Ortiz and $100 to Brandon Hickman for suggesting to install an overflow line in the mainline at 20371 Irvine Avenue to prevent sanitary sewer overflows. Goals 1.0 Sewer Infrastructure File Attachments Rewarding Idea Suggestion ­ Ortiz & Hickman.pdf (1,788 KB) D. GENERAL MANAGER'S REPORTS                             Summary On July 28, 2016 the Board of Directors approved implementing a pilot program where homeowners can receive a free closed circuit televised (CCTV) video of their sewer lateral from licensed plumbers.  The intent of the program is to encourage homeowners to be proactive in preventive maintenance of their sewer lateral.  The program was implemented for three months and now staff is ready to share the results with the Board of Directors.   On March 14, 2017, the Board of Directors received a report about the pilot program and directed staff to bring this item back to tonight's meeting for approval consideration.   Recommendation That the Board of Directors direct staff to approve implementing the CCTV Program and discontinuing the Sewer Lateral Assistance Program (SLAP) in Fiscal Year 2017­18 & 2018­19 Budget.   Analysis On September 1, 2016, the RFP was released for CCTV services and proposals were due on October 17, 2016.  CMSD received three proposals from qualified licensed plumbers (Justintime Plumbing, SOS Plumbing and Roto­Rooter Plumbing) and the program began on November 1, 2016 and ended on March 13, 2017.   The following describes how the program works:   1.  The homeowner will approve one of the three approved licensed plumbers to CCTV his/her sewer lateral. 2.  Plumber submits CMSD application, CCTV video and invoice to CMSD. 3.  CMSD staff reviews videos to ensure the recommendations made by plumbers are accurate. 4.  After reviewing the video CMSD staff will contact the homeowner to discuss the recommended improvements. 5.  Property owner picks up videos from CMSD.   Attachment A is an application of the program.  Attachment B is a list of homeowners that have participated in the program.  You will notice that a vast majority of sewer laterals inspected are experiencing root intrusions. Many recommended improvements include installing a two way ground level clean out along with hydro jetting.  The costs for these improvements range from $500 to $8,650 (most recommended improvements were between $2,000 to $2,500).  Attachment C is a map showing the locations of the CCTV.  Most of the CCTV occurred in Eastside, Westside and Mesa Verde Districts.   The program is meeting the objectives of being proactive to sewer lateral maintenance, thus avoiding sanitary sewer spills because residents are learning the condition of their lateral before a failure occurs.  Residents participating in the program have valid information about the condition of their lateral along with recommended improvements so they can obtain three bids and the lowest possible cost.  Plumbers cannot put pressure on residents to perform the repairs and possibly unnecessary work because there is not an immediate need (e.g. sanitary sewer overflow occurring) to perform the repairs.  However, residents participating in the program are now aware that one day they have to perform repairs on their lateral.   As Attachment B illustrates, most private sewer laterals are experiencing root intrusions; however, it is unknown if the roots are from private or public trees.  According to the City of Costa Mesa's website, the City has over 20,000 parkway trees.  The City does not have Subject 2. Approving the CCTV Program and discontinuing the Sewer Lateral Assistance Program (SLAP) in Fiscal Year 2017­18 & 2018­19 Budget Meeting Mar 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Fiscal Impact Yes Dollar Amount $100,000.00 Budgeted No Budget Source Wastewater Fund Recommended Action That the Board of Directors direct staff approve implementing the CCTV Program and discontinuing the Sewer Lateral Assistance Program (SLAP) in Fiscal Year 2017­18 & 2018­19 Budget. Goals 1.0 Sewer Infrastructure 1.9 Sewer Lateral Assistance Program (SLAP) a listing or map of parkway tree locations and according to the City's certified Arborist, the City does not have a higher concentration of parkway trees in any given residential neighborhood.   Staff is recommending the Board approve the CCTV program and discontinue SLAP in the Fiscal Year 2017­18 & 2018­19 Budgets.  Staff does not recommend implementing both programs because of costs and staff's time to administer the program.  For instance, it takes approximately thirty minutes to one hour of staff time per application for the CCTV program.  Thirty minutes is designated to watching the video and another fifteen to thirty minutes having discussions with homeowners about the recommended improvements.  For SLAP staff is spending approximately one hour per application for watching before and after videos.  Administering both programs would require up to two hours of the Engineering Technician, who is the responsible staff person for sewer lateral assistance.  Other duties this position is responsible for include:   Works with the District contract engineer in the plan check process; reviews development plans to ascertain the amount of new plumbing fixtures and calculates and collects the appropriate fees.  Performs technical plan checks of minor grading and site plans to ensure compliance with District requirements.  Assists the public at the front counter, processes forms, permit applications, and plans necessary for the issuance of construction permits.  Responds to requests and inquiries from developers, contractors, engineers and the general public.  Reviews permit applications, plans and specifications for compliance with applicable codes and standards.  Issues permits for minor projects or for large construction projects requiring fees and bonds, calculates fees in accordance with established fee schedules, inputs information into an electronic database.  Verifies required certificates of insurance and contractor's state license.  Prepares and organizes monthly reports of permits issued, fees collected and types of projects for use by District staff.  Prepares environmental impact assessments, negative declarations, and notices of exemptions for District projects in compliance with the California Environmental Quality Act (CEQA) under supervision of the District contract engineer.  Prepares annual trash and sewer charges, and corrections of the same, through the county tax collector by updating computer information, conducting or initiating field investigations to verify information, mailing out exemption forms, and ordering new assessor parcel pages; answers questions regarding amounts assessed.  Coordinates final inspection clearances; determines that all fees have been paid prior to permit issuance and/or occupancy and utility releases; coordinates the microfilming of plans and blueprints.  Compiles information and data for statistical and financial reports; maintains a variety of statistical records; checks and tabulates statistical data.  Staff is recommending replacing SLAP with the CCTV Program for several reasons:   1.  CMSD will get more bang for its buck.  Traditionally, CMSD has budgeted $200,000 for SLAP, which allows for approximately 180 homeowners to participate in the program.  For $50,000 approximately 300      homeowners can participate in the CCTV Program. 2.  Budgeting $50,000 for CCTV Program will save CMSD $150,000, which can be put towards other wastewater programs such as CIP, GIS/CMMS, composite manhole covers, Sewer System Management Plan      (SSMP) audit, etc. 3.  The CCTV Program is a proactive program that attempts to mitigate potential problems, such as sanitary sewer overflows, before they occur. 4.  The CCTV Program gives homeowners expert advice on recommended improvements so they can find the lowest possible cost and avoid expensive and unnecessary repairs. 5.  SLAP has become a reactive program where homeowners are participating in the program after experiencing a sanitary sewer overflow.  As a result, homeowners are pressured to complete costly and sometime     unnecessary      repairs. 6.  Under the CCTV Program, homeowners are not under pressure to hire the CCTV plumber to repair their sewer lateral.   If the Board approves the CCTV Program staff will solicit proposals from licensed plumbers to participate in the program and require them to attend a workshop to learn about the program parameters and CMSD CCTV standards. Plumbers will need to agree to the parameters and standards to participate in the program and CMSD will maintain a list of plumbers that agree to comply with CMSD's program.     Legal Review Not applicable   Environmental Review The proposed CCTV program is categorically exempt under the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.) under Section 15309 Inspections as a “Class 9” activity described as: Class 9 consists of activities limited entirely to inspections, to check for performance of an operation, or quality, health, or safety of a project, including related activities such as inspection for possible mislabeling, misrepresentation, or adulteration of products.  If the inspection results in re­construction of the sewer lateral, the construction is exempt from CEQA under Class 1 as a minor alteration.   Financial Review Staff is recommending $100,000 be budgeted in the Fiscal Year 2017­18 & 2018­19 Budgets ($50,000 each year).   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the March 23, 2017 Board of Directors meeting at CMSD Headquarters (290 Paularino Avenue) and posted on the CMSD's website.   Alternative Actions 1.  Do not approve the CCTV Program and continue with SLAP. 2.  Approve the CCTV Program and continue with SLAP. 3.  Direct staff to report back with more information.       File Attachments CCTV Pilot Application FY2016­17.pdf (332 KB) Attachment B ­ List of Homeowners.pdf (261 KB) Attachment C ­ Map of CCTV.pdf (420 KB) D. GENERAL MANAGER'S REPORTS              Summary The Board of Directors has directed staff to develop a policy for the rental of the District's Board/Community Room. Staff is seeking direction from the Board to establish a policy to allow groups to utilize the District's Board room as a Community Room.    Recommendation That the Board of Directors approve the Board/Community Room Rental Policy.    Analysis The Costa Mesa Sanitary District Board of Directors has expressed interest in making the District's Board room available as a community room for local, non­profit organizations' events or to facilitate a Government organizations' functions. Staff has developed a policy establishing the purpose, scope, and fees associated with allowing groups to utilize the District's Board/Community Room.    The Board/Community room will be made available for: 1. Use solely for local, non­profit organization's event or to facilitate a Government organization’s function. 2. There shall be no commercial, for­profit business or other similar use unless agreed to in writing before the event by the District's authorized representative. 3. In the spirit of shared services, there will be no charge for use of the Board/Community Room during the District's regular business hours of Monday through Thursday, 7:30 ­ 4:30PM, and Friday 7:30 ­ 3:30AM. 4. Non­profit use during regular business hours will be charged a $25 fee to cover indirect costs, since there will be no direct costs.  5. Should the need arise for use of the Board/Community Room after regular business hours, a charge will be deducted from the deposit fee of $150 to recover costs for each quarter hour that staff is required to remain on property. 6. Renter is responsible for providing to the District a Certificate of Liability Insurance from an insurer reasonably acceptable to the District confirming insurance of not less than One Million Dollars ($1,000,000) for each occurrence and Two Million Dollars ($2,000,000) in aggregate during the entire period of use.  The District shall be named as an additional insured under the Renter’s insurance policy for the entire period of use and for the limits set forth above.     Legal Review Limiting access to the above groups would be lawful as the District is acting as a landlord and not discriminating on the basis of viewpoint but compatibility with District needs.   Environmental Review The consideration of a District Community Room Rental Policy is an administrative matter and is not a disturbance of the environment similar to grading or construction and is not a project under CEQA or the District’s CEQA Guidelines.   Financial Review The District is comprised of two enterprise funds which does not allow the gifting of public funds by giving away services.  If the room is rented during normal business hours to a non­profit organization, only the indirect cost would be charged.   The indirect costs include a nominal amount for utilities and administrative staff time for processing the application, scheduling, checking insurance and verifying non­profit status, staff estimates approximately $25.00. To recover the cost of providing staff during after hours room rentals to non­profits, there would be the direct cost staff overtime.     At the time of scheduling the room rental, it would be unknown who would be available to work overtime.  If the SCADA Technician was the only staff available to work on that date for three hours, then the direct costs would be $174.63 plus $25.00 indirect costs for a total of $199.63, plus any costs associated with damages.  The District would have to bill the non­profit for $49.63, the amount above the $150.00 deposit.  If the Maintenance Assistant was able to work the date, then the direct cost would only be $76.20 plus $25.00 indirect costs for a total of $101.20, plus any costs associated with damages.  The District would have to refund the non­profit $48.80.      The rates for positions shown below would be used to determine the direct charges and are subject to change due to merit increases or cost of living adjustments: Maintenance Assistant $25.4001 Subject 3. Approve the Board/Community Room Rental Policy Meeting Mar 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action, Discussion Recommended Action That the Board of Directors approve the Board/Community Room Rental Policy. Administrative Assistant I $38.4072 Management Analyst I $42.4748 Wastewater Maintenance Worker I $33.6791 Wastewater Maintenance Worker II $44.7401 Wastewater Maintenance Worker III $52.9223 SCADA Technician $58.2106     Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the March 23, 2017 Board of Directors regular meeting at District headquarters (290 Paularino Avenue) and on District’s website.   Alternative Actions 1.  That the Board of Directors not approve the Community Room Rental Policy and provide staff with alternative direction.    Attachments 1.  CMSD 2017 Rental Agreement 2.  CMSD Board/Community Room Policy File Attachments Costa Mesa Sanitary District 2017 Rental Agreement ­ final.docx (22 KB) policy_community_room_2017.doc (61 KB) E. ENGINEER'S REPORTS                 File Attachments CIP Updates March 2017 mtg.pdf (30 KB) Subject 1. Receive and File Capital Improvement Projects Status Report Meeting Mar 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action, Receive and File Recommended Action The Board of Directors receive and file this report. Goals 1.4 System Wide Sewer Replacement and Repair Program 1.1 Manhole Cover Maintenance Program 1.0 Sewer Infrastructure E. ENGINEER'S REPORTS                 Summary Construction of the improvements was completed on February 15, 2017, therefore, it is appropriate for the District to accept the improvements and file a notice of completion.   The purpose of the project was to replace the 35­year old valves and piping for the Elden Pump Station and to make future by­passing of the pump station flows more efficient with a better valve arrangement.   Recommendation The Board of Directors approves the following action:             1. Accept improvements as completed and file a Notice of Completion.             2. Authorize payment of 5% retention 35 days after Notice of Completion is recorded.             3. Exonerate Labor and Material Bond 35 days after Notice of Completion is recorded, exonerate Faithful Performance Bond one year after Notice of Completion is recorded.     Analysis As part of the District's force main rehabilitation program, older force mains are either being lined or replaced with new pipe.  The Elden Pump Station had older valves in the standalone valve vault and also had valves needing replacement inside the valve vault that is part of the wet well structure.  Elden Pump Station is the District’s largest station and pumps flows from a large portion of the east side of Costa Mesa and portions of Newport Beach.  In addition to gravity flows from the east side of Costa Mesa, three other pump stations pump towards the Elden station; the 23rd Pump Station, Santa Ana Pump Station, and the Irvine Pump Station.  The pumping rate of the Elden station is 3,750 gallons per minute and the 18­inch force main crosses the 55 Freeway through a cell in the Mesa Drive bridge, then heads all the way to Fair Drive and discharges into a manhole near the entrance to the Orange County Fairgrounds. Because of the dynamics of the station, maintenance, repair, and replacements are critical to keeping the station in proper operating condition.     Three beneficial improvements were added to the station during replacement of the old valves and piping. The District installed two odor and corrosion control measures along with additional valves that will make the bypass operation more efficient in the future.  The odor and corrosion control measures consist of a new down drain and a higher vent pipe with blower.  The down drain is a stainless steel fitting bolted to the wall that also has a long rubber hose leading to the bottom of the station.  The hose allows the incoming wastewater to be released at or below the water level in order to minimize turbulence and the associated off­gassing of hydrogen sulfide.  The down drain is the second down drain at the station; the first down drain was installed on the other incoming line.   The second odor control measure is the installation of a 10 foot high vent pipe with blower that will expel the air from the station at a level above human detection.  The previous vent pipe was at ground level.  Keeping hydrogen sulfide levels very low is a necessity due to the Santa Ana Country Club (SACC) reconfiguring their golf course resulting in the 9th hole being immediately adjacent to the pump station.  District staff is in the process of electronically monitoring the hydrogen sulfide levels to determine the effectiveness of the new improvements.     The contractor for the Elden project was GCI Construction, Inc., an excellent contractor who completes quite a few District projects.   Legal Review The Attorney for the District prepared the construction contract for the work.   Environmental Review The replacement of older valves and piping with the same size for the same rate of flow as shown on the plans for the project is categorically exempt under the California Environmental Quality Ace (CEQA)(Public Resources Code Section 21000 et. seq.) under Subject 2. #202 Elden Valve and Piping Replacement ­Accept Improvements, File Notice of Completion, Exonerate Bonds Meeting Mar 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Recommended Action The Board of Directors approves the following action:              1. Accept improvements as completed and file a Notice of Completion.              2. Authorize payment of 5% retention 35 days after Notice of Completion is recorded.              3. Exonerate Labor and Material Bond 35 days after Notice of Completion is recorded, exonerate Faithful Performance Bond one year after Notice of Completion is recorded. Goals 1.0 Sewer Infrastructure Section 15302 as a "Class 2" project as stated under 15302(c) "Replacement or reconstruction of existing utility systems and/or facilities involving negligible or no expansion of capacity".   Financial Review The total budget for project #202, Elden Pump Station Valve and Repipe is $440,289.  The project to date expenses total $287,160.  The remaining available budget is $153,129 to cover expenses incurred but not yet billed. The original contract for the project was $259,300 and two change orders totaling $73,518.11 were approved for a total construction cost of $332,818.11.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the agenda packet for the March 23, 2017 Board of Directors regular meeting at District Headquarters on the District's Website.   Alternative Actions 1.  Refer the matter back to staff for additional information.   Attachments Notice of Completion     File Attachments Notice of Completion #202.010517.docx (15 KB) H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 1. Orange County Sanitation District (OCSD) ­ (Vice President Ferryman) Meeting Mar 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Information H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 2. Santa Ana River Flood Protection Agency (SARFPA) ­ (Director Perry) Meeting Mar 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Information H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 3. Independent Special Districts of Orange County (ISDOC) ­ (President Scheafer) Meeting Mar 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Information H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 4. California Special Districts Association (CSDA) ­ (Secretary Schafer) Meeting Mar 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Information H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 5. Special District Risk Management Authority (SDRMA) ­ (President Scheafer) Meeting Mar 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Information H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 6. Other Meetings Qualifying for Reimbursement under CMSD Ordinance No. 55, Operations Code Section 3.01.030 Meeting Mar 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Information K. ORAL COMMUNICATIONS AND DIRECTOR COMMENTS           Subject 1. Oral Communications and Director Comments Meeting Mar 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Discussion L. ADJOURN TO CLOSED SESSION             Conference with Real Property Negotiators (Gov Code §54956.8) Property: 2252 Fairview Road, Costa Mesa Agency Negotiator: Scott Carroll Negotiating Party: Mike Johnson Under Negotiation: Price and terms of payment     Subject 1. Conference with Real Property Negotiators (Gov. Code §54956.8) Meeting Mar 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural L. ADJOURN TO CLOSED SESSION             Conference with Legal Counsel­ Pending Litigation (Gov Code §54956.9(d)(1) Costa Mesa Sanitary Dist. v. S.A. Reg. Water Quality Control Bd. OCSC 30­2016­00848260­CU­WM­CJC Subject 2. Conference with Legal Counsel­ Pending Litigation (Gov Code §54956.9(d)(1) Meeting Mar 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural L. ADJOURN TO CLOSED SESSION             Conference with Legal Counsel­ Anticipated Initiation of Litigation (Gov Code 54956.9(d)(4)) (Number of potential cases: 1)       Subject 3. Conference with Legal Counsel­ Anticipated Initiation of Litigation (Gov Code 54956.9(d)(4)) (Number of potential cases: 1) Meeting Mar 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural L. ADJOURN TO CLOSED SESSION             Public Employee Performance Evaluation (Gov. Code §54957) Title: General Manager Subject 4. Public Employee Performance Evaluation (Gov. Code §54957) Meeting Mar 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural L. ADJOURN TO CLOSED SESSION             Conference with Labor Negotiators­ Government Code §54957.6 Agency designated representatives: President Scheafer Unrepresented employee: Scott Carroll Subject 5. Conference with Labor Negotiators­ Government Code §54957.6 Meeting Mar 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural N. CLOSING ITEMS           THE NEXT REGULAR MEETING OF COSTA MESA SANITARY DISTRICT BOARD OF DIRECTORS WILL BE HELD ON APRIL 27, 2017 AT 5:30 P.M. IN THE DISTRICT'S BOARD ROOM AT 290 PAULARINO AVE, COSTA MESA, CA 92626. Subject 1. Adjourn Meeting Mar 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural