Loading...
2017_03_14_studyTuesday, March 14, 2017 Board of Directors Study Session 290 Paularino Avenue, Costa Mesa 9:30AM A. OPENING ITEMS           (If absences occur, consider whether to deem those absences excused based on facts presented for the absence – such determination shall be the permission required by law.) Subject 1. Roll Call Meeting Mar 14, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           This time has been set aside for persons in the audience to make comments on items within the subject matter jurisdiction of the Costa Mesa Sanitary District that are not listed on this agenda. Members of the public will have the opportunity to address the Board of Directors about all other items on this agenda at the time those items are considered.   Under the provisions of the Brown Act, the Board of Directors is prohibited from taking action on oral requests but may refer the matter to staff or to a subsequent meeting. The Board of Directors will respond after public comment has been received. Please state your name. Each speaker will be limited to four (4) continuous minutes. Subject 2. Public Comments Meeting Mar 14, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Procedural B. ITEMS OF STUDY           Summary A total of 736.63 tons of organic waste were collected and recycled in February 2017.  Staff Recommendation That the Board of Directors receive and file the report.   Analysis Below is a graph depicting the total tonnage of organic waste collected during each month of FY 2015­16 and FY 2016­ 17.     Legal Review Not applicable.   Environmental Review Consideration of the Organics Tonnage Report is an administrative matter and not a disturbance of the environment similar to grading or construction and not a project under CEQA or the District’s CEQA Guidelines.   Financial Review Not applicable. Subject 1. Organics Tonnage Report Meeting Mar 14, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Receive and File   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the March 14, 2017 Board of Directors Study Session meeting at District Headquarters and posted on the District’s website. B. ITEMS OF STUDY                 File Attachments February 2017 CEO report revised.pdf (1,019 KB) Administrative File Attachments February 2017 CEO report revised.doc (1,062 KB) Subject 2. February 2017 Code Enforcement Officer report Meeting Mar 14, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type B. ITEMS OF STUDY              Summary On July 28, 2016 the Board of Directors approved implementing a pilot program where homeowners can receive a free closed circuit televised (CCTV) video of their sewer lateral from licensed plumbers.  The intent of the program is to encourage homeowners to be proactive in preventive maintenance of their sewer lateral.  The program was implemented for three months and now staff is ready to share the results with the Board of Directors.   Recommendation That the Board of Directors direct staff to report back on March 23, 2017 to consider implementing the CCTV Program and discontinuing the Sewer Lateral Assistance Program (SLAP) in Fiscal Year 2017­18 & 2018­19 Budget.   Analysis On September 1, 2016, the RFP was released for CCTV services and proposals were due on October 17, 2016.  CMSD received three proposals from qualified licensed plumbers (Justintime Plumbing, SOS Plumbing and Roto­Rooter Plumbing) and the program began on November 1, 2016 and ended on March 13, 2017.   The following describes how the program works:   1.  The homeowner will approve one of the three approved licensed plumbers to CCTV his/her sewer lateral. 2.  Plumber submits CMSD application, CCTV video and invoice to CMSD. 3.  CMSD staff reviews videos to ensure the recommendations made by plumbers are accurate. 4.  After reviewing the video CMSD staff will contact the homeowner to discuss the recommended improvements 5.  Property owner picks up videos from CMSD.   Attachment A is an application of the program.  Attachment B is a list of homeowners that have participated in the program.  You will notice that a vast majority of sewer laterals inspected are experiencing root intrusions.  Many recommended improvements include installing a two way ground level clean out along with hydro jetting.  The costs for these improvements range from $500 to $8,650 (most recommended improvements were between $2,000 to $2,500).  Attachment C is a map showing the locations of the CCTV.  Most of the CCTV occurred in Eastside, Westside and Mesa Verde Districts.   The program is meeting the objectives of being proactive to sewer lateral maintenance, thus avoiding sanitary sewer spills because residents are learning the condition of their lateral before a failure occurs.  Residents participating in the program have valid information about the condition of their lateral along with recommended improvements so they can obtain three bids and the lowest possible cost.  Plumbers cannot put pressure on residents to perform the repairs and possibly unnecessary work because there is not an immediate need (e.g. sanitary sewer overflow occurring) to perform the repairs.  However, residents participating in the program are now aware that one day they have to perform repairs on their lateral.   As Attachment B illustrates, most private sewer laterals are experiencing root intrusions; however, it's unknown if the roots are from private or public trees.  According to the City of Costa Mesa's website, the City has over 20,000 parkway trees.  The City does not have a listing or map of parkway tree locations and according to the City's certified Arborist, the City does not have a higher concentration of parkway trees in any given residential neighborhood.   Staff is recommending the Board approve the CCTV program and discontinue SLAP in the Fiscal Year 2017­18 & 2018­19 Budgets.  Staff does not recommend implementing both programs because of costs and staff's time to administer the program.  For instance, it takes approximately thirty minutes to one hour of staff time per application for the CCTV program.  Thirty minutes is designated to watching the video and another fifteen to thirty minutes having discussions with homeowners about the recommended improvements.  For SLAP staff is spending approximately one hour per application for watching before and after videos.  Administering both programs would require up to two hours of the Engineering Technician, who is the responsible staff person for sewer lateral assistance.  Other duties this position is responsible for include:   Works with the District contract engineer in the plan check process; reviews development plans to ascertain the amount of new plumbing fixtures and calculates and collects the appropriate fees.  Performs technical plan checks of minor grading and site plans to ensure compliance with District requirements.  Subject 3. CCTV Sewer Lateral Assistance Program Meeting Mar 14, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Discussion Goals 1.0 Sewer Infrastructure 1.9 Sewer Lateral Assistance Program (SLAP) Assists the public at the front counter, processes forms, permit applications, and plans necessary for the issuance of construction permits.  Responds to requests and inquiries from developers, contractors, engineers and the general public.  Reviews permit applications, plans and specifications for compliance with applicable codes and standards.  Issues permits for minor projects or for large construction projects requiring fees and bonds, calculates fees in accordance with established fee schedules, inputs information into an electronic database.  Verifies required certificates of insurance and contractor's state license.  Prepares and organizes monthly reports of permits issued, fees collected and types of projects for use by District staff.  Prepares environmental impact assessments, negative declarations, and notices of exemptions for District projects in compliance with the California Environmental Quality Act (CEQA) under supervision of the District contract engineer.  Prepares annual trash and sewer charges, and corrections of the same, through the county tax collector by updating computer information, conducting or initiating field investigations to verify information, mailing out exemption forms, and ordering new assessor parcel pages; answers questions regarding amounts assessed.  Coordinates final inspection clearances; determines that all fees have been paid prior to permit issuance and/or occupancy and utility releases; coordinates the microfilming of plans and blueprints.  Compiles information and data for statistical and financial reports; maintains a variety of statistical records; checks and tabulates statistical data.  Staff is recommending replacing SLAP with the CCTV Program for several reasons:   1.  CMSD will get more bang for its buck.  Traditionally, CMSD has budgeted $200,000 for SLAP, which allows for approximately 180 homeowners to participate in the program.  For $50,000 approximately 300      homeowners can participate in the CCTV Program. 2.  Budgeting $50,000 for CCTV Program will save CMSD $150,000, which can be put towards other wastewater programs such as CIP, GIS/CMMS, composite manhole covers, Sewer System Management Plan      (SSMP) audit, etc. 3.  The CCTV Program is a proactive program that attempts to mitigate potential problems, such as sanitary sewer overflows, before they occur. 4.  The CCTV Program gives homeowners expert advice on recommended improvements so they can find the lowest possible cost and avoid expensive and unnecessary repairs. 5.  SLAP has become a reactive program where homeowners are participating in the program after experiencing a sanitary sewer overflow.  As a result, homeowners are pressured to complete costly and sometime unnecessary      repairs. 6.  Under the CCTV Program, homeowners are not under pressure to hire the CCTV plumber to repair their sewer lateral.   If the Board approves the CCTV Program staff will solicit proposals from licensed plumbers to participate in the program and CMSD will maintain a list of plumbers that agree to comply with CMSD CCTV standards.     Legal Review Not applicable   Environmental Review The proposed CCTV program is categorically exempt under the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.) under Section 15309 Inspections as a “Class 9” activity described as: Class 9 consists of activities limited entirely to inspections, to check for performance of an operation, or quality, health, or safety of a project, including related activities such as inspection for possible mislabeling, misrepresentation, or adulteration of products.  If the inspection results in re­construction of the sewer lateral, the construction is exempt from CEQA under Class 1 as a minor alteration.   Financial Review The Board approved a budget of $20,000 for the CCTV Program.  As of March 7, 2017, CMSD received 71 applications for a total cost of $10,975.  Staff is recommending $100,000 be budgeted in the Fiscal Year 2017­18 & 2018­19 Budgets ($50,000 each year).   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the March 14 Board of Directors study session meeting at CMSD Headquarters (290 Paularino Avenue) and posted on the CMSD's website.   Alternative Actions 1.  Do not approve the CCTV Program and continue with SLAP. 2.  Approve the CCTV Program and continue with SLAP. 3.  Direct staff to report back with more information. File Attachments CCTV Pilot Application FY2016­17.pdf (332 KB) Attachment B ­ List of Homeowners.pdf (261 KB) Attachment C ­ Map of CCTV.pdf (420 KB) B. ITEMS OF STUDY              Summary   Orange County Sanitation District (OCSD) as well as the State Water Resources Control Board under the Waste Discharge Requirements (WDR) prohibits Inflow and Infiltration (I/I) of surface and groundwater into the sewer system.  Treating wastewater is costly and the addition of surface water causes OCSD to construct additional capacity at its treatments plants.   This report summarizes the inflow/infiltration inside the CMSD boundary from the recent storm on February 18, 2017, when 1.85 inches of rain fell.  OCSD has a published goal of limiting I/I into the sewer system to less than 2% of the volume of the storm and this report provides the results. Please refer to the attachment labeled "OCSD % Rain Ingress Map".   Staff Recommendation   The Board of Directors take the following action:        1.  Receive and file this report.     Analysis   Infiltration is groundwater (underground water) entering into sewer lines through cracks and/or separated joints in the sewer lines. Groundwater may be from storm water infiltrating down through the soil or from naturally occurring groundwater. Inflow is surface water entering through the vent holes in the cover and water entering through the annular space between the ring and cover. Inflow generally occurs during storms that flood streets but may also be caused by illegal connections.  An example of an illegal connection is a property owner solving his backyard flooding problem by installing a drain and connecting it to the sanitary sewer.   When the District televised the sewer system from 2006­2009, only two instances of significant infiltration were discovered and these sources of water were immediately terminated.  The source of I/I water in the District’s system is inflow and this conclusion is supported by extra runtimes in the pumping stations immediately after a rain event. (Inflow will occur immediately after the rain event whereas infiltration of underground water into the sewer is delayed from the time of the storm as the water must first percolate through the soil all the way down to the sewer system.)   The District’s Inflow Reduction Program is an attempt to reduce the amount of surface water entering the sewer system during winter storms.  Many streets in Costa Mesa are relatively flat and flood during large storms.  Standing water from curb to curb where manholes are located causes large volumes of water to enter the system though the vent holes and the space between the ring and cover.    The cure for flooded streets is additional storm drain catch basins and pipelines but the City has struggled with funding these improvements.  Therefore, Staff believes plugging and sealing manholes is the best course of action to prevent inflow.  The risk in plugging and sealing manholes is the lack of oxygen circulation in the system and the inability to see a backup in the system since a backup manifests itself through these same vent holes.  The lack of oxygen causes a buildup in hydrogen sulfide, which leads to more pronounced odors and corrosion in the system.  To date, CMSD has plugged and sealed 1,626 manholes out of a total of 4,716 manholes.   Calculations begin with comparing the pump run times during a typical dry day with the pump run times during the storm event under consideration.  The additional run times are multiplied by the pumping rate at each station to arrive at a volume of storm water entering the 20 CMSD pump stations.  Please see the attachment titled "I/I at 20 CMSD Pump Stations" for the inflow at each pump station.  The volume of I/I at a selected number of stations is then proportioned up over the entire District to obtain a volume of water District wide.  This volume is divided by the total rain volume District­wide to obtain the percentage of rain entering the sewer system.   The percentage obtained in the calculation is then compared to OCSD's stated goal of limiting rain ingress into the sewer system to 2% of the total storm.  In the case of the storm event on February 18, 2017, the percent rain ingress was determined to be 0.76%, which is below OCSD's stated goal of 2%.  Therefore, CMSD is in compliance with the goal.  Please see the attachment titled "Rainfall Summary and Percent Rain Ingress Chart" to compare the results with other storm events.   Subject 4. Inflow & Infiltration (I/I) for Storm Event on February 18, 2017 Meeting Mar 14, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Discussion Goals 1.2 Inflow Reduction Program 1.0 Sewer Infrastructure It is also worth noting that OCSD is in the process of updating its I/I model and currently has flow meters in CMSD sewer mains and in the OCSD Fairview Trunk. Also attached is the "OCSD Wet Weather Letter" sent to the satellite agencies reminding them to limit I/I along with a copy of the rain results for Costa Mesa titled "Rainfall".   Legal Review   Not applicable to this report.     Environmental Review Calculations of groundwater and surface water runoff entering the sewer system is not a disturbance of the environment similar to grading or construction and is not a project under CEQA or the District’s CEQA Guidelines.   Financial Review   Not applicable to this report.     Public Notice Process   Copies of this report are on file and will be included with the agenda packet for the March 14, 2017 Board of Directors study session at District Headquarters and on the District's website.     Alternative Actions        1.  Refer the matter back to staff for additional information.   Attachments   1.  OCSD Rain Ingress Map 2.  OCSD Wet Weather Letter 3.  Rainfall Summary and Percent Rain Ingress Chart 4.  Rainfall 5.  I&I at 20 Pump Stations 6.  Pump Station Rain Flow Chart   File Attachments OCSD Wet Weather Letter 2016.pdf (559 KB) Rainfall Summary and Percent Rain Ingress Chart.xlsx (12 KB) Rainfall.pdf (10 KB) I at 20 Pump Stations.xlsx (11 KB) Pump Station Rain Flow Chart.031610.xlsx (10 KB) OCSD percent Rain Ingress Map.pdf (754 KB) C. CLOSING ITEMS           Subject 1. Oral Communications & Director Comments Meeting Mar 14, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Procedural C. CLOSING ITEMS           THE NEXT STUDY SESSION OF THE COSTA MESA SANITARY DISTRICT BOARD OF DIRECTORS WILL BE HELD ON TUESDAY, APRIL 11, 2017 AT 9:30 A.M. IN THE DISTRICTS BOARD ROOM, 290 PAULARINO AVENUE, COSTA MESA. Subject 2. Adjournment Meeting Mar 14, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Procedural