Loading...
2017_02_23_boardThursday, February 23, 2017 Board of Directors Regular Meeting 290 Paularino Avenue, Costa Mesa 5:30PM A. OPENING ITEMS           Subject 1. Call to Order Meeting Feb 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           Subject 2. Pledge of Allegiance Meeting Feb 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           Subject 3. Invocation Meeting Feb 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           (If absences occur, consider whether to deem those absences excused based on facts presented for the absence – such determination shall be the permission required by law.) Subject 4. Roll Call Meeting Feb 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           Subject 5. Ceremonial Matters and Presentations Meeting Feb 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           Unless directed otherwise by the Board of Directors, all actions shall be based on/memorialized by the latest document submitted as a late communication. Subject 6. Announcement of Late Communications Meeting Feb 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           This time has been set aside for persons in the audience to make the Board of comments on items within the subject matter jurisdiction of the Costa Mesa Sanitary District that are not listed on this agenda. Members of the public will have the opportunity to address Directors about all other items on this agenda at the time those items are considered.   Under the provisions of the Brown Act, the Board of Directors is prohibited from taking action on oral requests but may refer the matter to staff or to a subsequent meeting. The Board of Directors will respond after public comment has been received. Please state your name. Each speaker will be limited to four (4) continuous minutes. Subject 7. Public Comments Meeting Feb 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural B. CONSENT CALENDAR              Motion & Voting Subject 1. Approve Consent Calendar Meeting Feb 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. Motion by Art Perry, second by Bob Ooten. Final Resolution: Motion Carries Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer B. CONSENT CALENDAR              Board of Directors Study Session Meeting Minutes of January 10, 2017   Members present:   Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer   Members absent:   None   Staff present: Scott Carroll (General Manager), Noelani Middenway (District Clerk), Wendy Davis (Finance Manager), Robin Hamers (District Engineer), Ed Roberts (Code Enforcement Officer), Gina Terraneo (Management Analyst I)   Others present:   Dean Ruffridge (CR&R), Mike Carey (Orange Coast College), Richard Cadogan (Pristine Plumbing), Dave Marquez (Dial One Sonshine Plumbing), Thomas Pangrazio (Parzival Plumbing), Brett Tweedy (Tweedy Plumbing), Scott Harrison (Scott Harrison Plumbing/PHCC), Luke Money (Daily Pilot)     Meeting called to order at 9:32 AM     A. OPENING ITEMS     Procedural: 1. Call to Order   President Scheafer called the meeting to order at 9:32 A.M.   Procedural: 2. Roll Call   District Clerk, Noelani Middenway, conducted roll call. All members of the Board of Directors were present.   Procedural: 3. Public Comments   President Scheafer opened public comments.   Dave Marquez of Dial One Sonshine Plumbing provided comments regarding the District's Closed Circuit Television (CCTV) Pilot Program and asked how the participating plumbers were selected to be part of the program.   President Scheafer noted that the District is a separate entity from the City of Costa Mesa and emphasized that the CCTV Program is a pilot program.   General Manager, Scott Carroll, explained that the District notified local plumbers of the District's intent to create the CCTV Program and the District received 3 applications after going out to bid for participating licensed plumbers. He also noted that staff will provide a report on the CCTV Program at the March Study Session so that the Board of Directors can determine whether or not the program will continue and if the District will open a new bid for licensed plumbers to participate.   Subject 2. Approve the Board of Directors Study Session Meeting Minutes of January 10, 2017 Meeting Feb 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the meeting minutes as presented. Scott Harrison of Scott Harrison Plumbing requested that the Board of Directors consider terminating the CCTV Program and asked questions regarding state Water Discharge Requirements, the number of private sewer spills that have occurred in the District's service area, and clarification of the District's Operations Code. Additionally, he reported that one of the participating plumbers has been soliciting the CCTV Program to residents.   District Engineer, Robin Hamers, noted that the Water Discharge Requirements are state regulations that encourage (but do not require) public agencies to address and prevent private sewer spills.   Discussion followed regarding plumbers soliciting the CCTV Program and the Sewer Lateral Assistance Program (SLAP).   Thomas Pangrazio of Parzival Plumbing commented that plumbers were not contacted to be notified of the request for proposal (RFP) for the CCTV program. He noted that the CCTV Program has adversely impacted his business and requested that the Board of Directors consider terminating the program or opening the program up for participation by all licensed contractors that meet the District's criteria.   Richard Cadogan of Pristine Plumbing commented that the District should work together with the Plumbing Heating Cooling Contractors (PHCC) Association to uphold good plumbing practices and achieve a viable solution for the CCTV Program.   President Scheafer emphasized that the Board of Directors strives to take a proactive approach and will take these public comments into consideration when assessing the CCTV Program.   Finance Manager, Wendy Davis, provided comments regarding the District's purchasing process.   President Scheafer closed public comments and adjourned the meeting to a break at 10:02 A.M.   President Scheafer reconvened from the break at 10:05 A.M.     B. ITEMS OF STUDY     Receive and File: 1. Organics Tonnage Recommendation: That the Board of Directors receive and file the report.   General Manager, Scott Carroll, presented the report and offered to answer any questions.   There were no questions or comments and the Board of Directors received the report.   Presentation: 2. Orange Coast College Recycling Center Update ­ Oral Report Recommendation: That the Board of Directors receive the presentation.   Mike Carey of Orange Coast College (OCC) provided a presentation about the OCC Recycling Center and its current expansion. He noted that there will be increased parking and new classrooms available for the public to utilize. He also noted that the construction is expected to be completed by May of 2017.   Discussion followed regarding the reporting process for the OCC Recycling Center's diversion rate, as well as potential educational and marketing opportunities.   There were no further questions or comments and the Board of Directors received the presentation.   Receive and File: 3. Code Enforcement Officer Report Recommendation: That the Board of Directors receive and file the report.   Code Enforcement Officer, Ed Roberts, provided report details. He noted that there were 6 scavenging investigations and 111 notices issued for trash carts left in public view in December of 2016. Assistant Secretary Ooten reported that he witnessed residents utilizing organics carts to transport non­organic material.   There were no further questions or comments and the Board of Directors received the report.   Discussion: 4. Missed Trash Complaints ­ Oral Report Recommendation: That the Board of Directors receive and file the report.   General Manager, Scott Carroll, provided an oral report regarding complaints of several missed trash pickups during the week following Christmas. He noted that the extensive missed pickups attracted media attention.   President Scheafer added that he received several complaints directly from residents regarding the missed pickups and noted that the issue was discussed on social media.   Dean Ruffridge of CR&R apologized and commented that there is typically confusion regarding trash pickup every year when Christmas occurs on a Sunday. He noted that CR&R attempted to take a proactive approach to this confusion by conducting robo calls over Christmas weekend and sending CR&R's collection trucks through their routes multiple times.   Discussion followed regarding the possibility of having a one­day trash delay after Christmas every year to avoid future confusion.    President Scheafer noted that District staff had difficulty contacting and receiving updates from their CR&R representative. Additionally, he thanked CR&R for conducting the robo calls as a proactive measure.   There were no further questions or comments and the Board of Directors received the report.   Receive and File: 5. Quarterly Legislative Update ­ January 2017 Recommendation: That the Board of Directors receive and file the report.   Management Analyst I, Gina Terraneo, provided report details. She noted that 8 bills were identified by staff to place on the District's "watch" list, but that it is too early in the legislative session for the District to take positions of support or opposition.   Discussion followed regarding the influence of industry associations on the District's positions and the potential impact of SB 24.   There were no further questions or comments and the Board of Directors received the report.   Discussion: 6. Public Restrooms for the Homeless Recommendation: That the Board of Directors direct staff to place this item on the next Liaison Committee for discussion with the City of Costa Mesa and Mesa Water District officials.   General Manager, Scott Carroll, provided report details. He shared examples of self­cleaning public restroom programs in cities like San Francisco and Portland.   Vice President Ferryman indicated that he supports further examination of a self­cleaning public restroom program to address transiency in Costa Mesa.   Discussion followed regarding the limited availability of bathroom facilities at Costa Mesa parks.   Assistant Secretary Ooten noted that the City of Costa Mesa has a Homeless Task Force.   Mr. Carroll noted that the District should gage public opinion as part of examining self­cleaning public restrooms.   The Board of Directors directed staff to place this item on the next Liaison Committee for discussion with the City of Costa Mesa and Mesa Water District officials.   There were no further questions or comments.   Action: 7. Lockable Cart Program for the Westside Neighborhood Recommendation: That the Board of Directors direct staff to proceed with the proposed program and approve a transfer of $5,000 from the Household Hazardous Waste account to the Anti­scavenging account.   General Manager, Scott Carroll, provided report details regarding reestablishing the Lockable Cart Program for the Westside neighborhood. He recommended distributing mailers to residents to promote the program and purchasing 100 more lockable carts.   Discussion followed regarding the amount of time it will take to obtain the new carts.   The Board of Directors directed staff to place this item on the Consent Calendar at the January Board Meeting.   There were no further questions or comments.     C. ORAL COMMUNICATIONS & DIRECTOR COMMENTS     Procedural: 1. Oral Communications & Director Comments   President Scheafer commented that he was not familiar with the Plumbing Heating Cooling Contractors (PHCC) Association prior to today's meeting.   General Manager, Scott Carroll, commented about the development of the CCTV Program.   Director Perry suggested that the Board refrain from discussing the CCTV Program, as it is not agendized.   Secretary Schafer indicated that she would like the Board of Directors to discuss the CCTV Program soon and suggested that the District hold a special meeting.   Discussion followed regarding holding a workshop for plumbers or discussing the program at the March Study Session as planned.   Assistant Secretary Ooten noted that the District should be a resource for plumbers.   Director Perry shared that he attended the Water Advisory Committee of Orange County (WACO) meeting and he requested a future study session item about renewable energy batteries.   Vice President Ferryman requested that President Scheafer adjourn today's meeting in honor of Werner Escher.   Assistant Secretary Ooten requested a diversion update at the February Study Session.     D. CLOSING ITEMS     Procedural: 1. Adjournment   President Scheafer adjourned the meeting at 11:04 A.M. in honor of Werner Escher.   File Attachments minutes_2017_1_10_ss.pdf (49 KB) Motion & Voting That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. Motion by Art Perry, second by Bob Ooten. Final Resolution: Motion Carries Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer B. CONSENT CALENDAR              Board of Directors Regular Meeting Minutes of January 26, 2017   Members present: Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer   Members absent:   None   Staff present:   Scott Carroll (General Manager), Noelani Middenway (District Clerk), Alan Burns (District Counsel), Robin Hamers (District Engineer), Wendy Davis (Finance Manager), Marc Davis (District Treasurer), Gina Terraneo (Management Analyst I)   Others present:   Dean Ruffridge (CR&R), Lawrence Jones (CR&R), Luke Money (Daily Pilot)   Meeting called to order at 5:30 PM     A. OPENING ITEMS   Procedural: 1. Call to Order   President Scheafer called the meeting to order.   Procedural: 2. Pledge of Allegiance   President Scheafer led the Pledge of Allegiance.    Procedural: 3. Invocation   Director Perry led the invocation.   Procedural: 4. Roll Call   Noelani Middenway, District Clerk, conducted roll call and all members of the Board of Directors were present.   Procedural: 5. Ceremonial Matters and Presentations   None at this time.   Procedural: 6. Announcement of Late Communications None at this time. Procedural: 7. Public Comments   President Scheafer opened public comments. Seeing noone wishing to speak, he closed public comments.     B. CONSENT CALENDAR   Subject 3. Approve the Board of Directors Regular Meeting Minutes of January 26, 2017 Meeting Feb 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the meeting minutes as presented.   Action (Consent): 1. Approve Consent Calendar Recommendation: That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented.   Action (Consent): 2. Approve the Board of Directors Study Session Meeting Minutes of December 13, 2016 Recommendation: That the Board of Directors approve the meeting minutes as presented.   Action (Consent): 3. Approve the Board of Directors Regular Meeting Minutes of December 22, 2016 Recommendation: That the Board of Directors approve the meeting minutes as presented.   Action (Consent): 4. Approve the Directors' Compensation and Reimbursement of Expenses Recommendation: That the Board of Directors approve the compensation and reimbursement of expenses as presented.   Action (Consent): 5. Approve the preparation of a warrant to CR Transfer in the amount of $192,727.14 for December 2016 recycling and disposal services to be ratified in the January 2017 warrant register. Recommendation: Approve the preparation of a warrant to CR Transfer in the amount of $192,727.14 for December 2016 recycling and disposal services to be ratified in the January 2017 warrant register   Action (Consent): 6. Adopt Warrant Resolution No. CMSD 2017­07 Approving District Warrant Registers Recommendation: That the Board of Directors adopt Warrant Resolution No. CMSD 2017­07 approving District warrants for the month of December 2016 in the amount of $1,407,862.14.   Action (Consent): 7. Receive and File Sewer Lateral Assistance Program (SLAP) Update Recommendation: That the Board of Directors receive and file this report.   Action (Consent): 8. Approve Payroll Transparency Disclosure for December 2016 Recommendation: That the Board of Directors approve and file the report.   Action (Consent): 9. Adopt Resolution No. 2017­893 Ordering that Publication of Ordinance No. 116 Authorizing Recent CCTV Inspections to be used for Other Construction Within the Year Recommendation: That the Board of Directors adopt Resolution No. 2017­893 Ordering that Publication of Ordinance No. 116 Authorizing Recent CCTV Inspections to be used for Other Construction Within the Year   Action (Consent): 10. Accept the occupancy count as presented as 22,462 and direct staff to prepare a warrant to CR&R Environmental Services for $220,024.27 for December 2016 collection. Recommendation: Accept the occupancy count as presented using 22,462 as the correct number of active units and direct staff to prepare a warrant to CR&R Environmental Services for December 2016 collection based on this occupancy report so long as the contractor fulfills the obligations of the agreement in the amount of $220,024.27 to be ratified in the January 2017 warrant list.   Action (Consent): 11. Receive and file CCTV (Closed Circuit TV) Pilot Program Report Recommendation: That the Board of Directors receive and file the report.   Action (Consent), Procedural: 12. Receive and File the Popular Annual Financial Report (PAFR) for the Year Ended June 30, 2016 Recommendation: That the Board of Directors receive and file the Popular Annual Financial Report for the year ended June 30, 2016.   Action (Consent): 13. Approve Out of State Travel to Government Finance Officers Association (GFOA) Conference ­ Denver, Colorado Recommendation: That the Board of Directors approve out of state travel for the Finance Manager and Senior Accountant to attend the GFOA Conference in Denver, Colorado.   Action (Consent): 14. Lockable Cart Program for the Westside Neighborhood Recommendation: That the Board of Directors approve the Lockable Cart Program for the Westside Neighborhood.   Motion: To approve the Consent Calendar as presented. Motion by Bob Ooten, second by Art Perry. Final Resolution: Motion Carries 5­0 Aye: Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer Discussion followed regarding new legislation pertaining to consent calendar voting. The Board of Directors approved the consent calendar and there were no further questions or discussion.   C. PUBLIC HEARINGS     None at this time.     D. GENERAL MANAGER'S REPORTS     Discussion: 1. Discuss Preliminary Budget Calendar for the 2017­2019 Biennial Budget Recommendation: That the Board of Directors discuss the Preliminary Budget Calendar for the 2017­2019 Biennial Budget.   Finance Manager, Wendy Davis, provided details regarding the preliminary budget calendar and noted the timeline for rate change approval. She also noted that payments have been received for delinquent properties.   Discussion followed regarding possible grant opportunities.   There were no further questions or discussion and the report was received.   Action: 2. CR&R Environmental Services Exclusive Franchise Agreement Recommendation: That the Board of Directors Approves Issuing a Notice of Termination to CR&R Environmental Services.   General Manager, Scott Carroll, provided background information regarding CR&R's six year evergreen contract and noted that the Board of Directors approved a ten year contract in 2006. He recommended that the Board of Directors issue a notice of termination to begin a renegotiating process.   District Counsel, Alan Burns, recommended that the Board of Directors discuss this item at a Special Meeting in February.   Assistant Secretary Ooten requested that additional data be provided concerning the diversion rate prior to discussing issuing a Notice of Termination to CR&R.   Motion: To hold a Special Meeting in February to discuss the matter. Motion by Art Perry, second by Arlene Schafer. Final Resolution: Motion Carries 5­0 Aye: Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer The Board of Directors directed staff to hold a Special Meeting in February to discuss the matter. There were no further questions or discussion. Action: 3. Award Lieu Tran, Administration Assistant, $100 for her Rewarding Ideas Program submission to save money for purchasing alkaline batteries. Recommendation: That the Board of Directors approves rewarding Lieu Tran, Administrative Assistant, $100 for her idea to save money for purchasing alkaline batteries. General Manager, Scott Carroll, presented the Rewarding Ideas Program submission from Administrative Assistant, Lieu Tran, regarding purchasing rechargeable batteries instead of alkaline batteries. Motion: To approve rewarding Lieu Tran, Administrative Assistant, $100 for her idea to save money for purchasing alkaline batteries. Motion by Bob Ooten, second by Art Perry. Final Resolution: Motion Carries 5­0 Aye: Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer The Board of Directors awarded Lieu Tran, Administrative Assistant, $100 for her Rewarding Ideas Program submission.   There were no further questions or discussion. Action: 4. Receive and File General Manager's 2016 Performance Goals and CMSD Accomplishments; Direct President Scheafer to meet with the General Manager to negotiate his 2017 performance goals. Recommendation: That the Board of Directors: 1. Receive and file General Manager's 2016 performance goals and CMSD Accomplishments. 2. Direct President Scheafer to meet with General Manager to negotiate his 2017 performance goals and that the Board provide President Scheafer with the goals by Friday, February 3, 2017. General Manager, Scott Carroll, presented his twelve performance goals and their statuses. He noted that 5 are completed, one is partially completed, and six are not completed. Discussion followed regarding the District's emergency preparedness efforts. Motion: To direct President Scheafer to meet with the General Manager to negotiate his 2017 performance goals and that the Board of Directors provide President Scheafer with the goals by Friday, February 3, 2017. Motion by Arlene Schafer, second by Bob Ooten. Final Resolution: Motion Carries 5­0 Aye: Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer The Board of Directors directed President Scheafer to meet with the General Manager to negotiate his 2017 performance goals and agreed to provide President Scheafer with the goals by Friday, February 3, 2017. There were no further questions or discussion. Action: 5. Receive and File the Mid­year Budget Review of FY2016­17 Recommendation:  That the Board of Directors receive and file this report.   Finance Manager, Wendy Davis, presented the Mid­year Budget Review for FY 2016­2017. She noted that staff anticipates being under budget primarily due to savings from the Organics Recycling Program, personnel costs, and in­house sewer cleaning efforts.   Vice President Ferryman asked if there are any major deferred projects that are scheduled for this year.   General Manager, Scott Carroll, noted that potential upcoming projects include roof repairs, installation of solar panels, front door repairs, drought tolerant landscaping, and a walkway at the District's headquarters.   Discussion followed regarding the sewer cleaning schedule.   There were no further questions or discussion and the report was received.     E. ENGINEER'S REPORTS     Action, Receive and File: 1. Capital Improvement Projects Status Report to Receive and File. Recommendation: That the Board of Directors receive and file this report.   District Engineer, Robin Hamers, presented the Capital Improvement Projects Status Report.   Discussion followed regarding the Grade 5 repairs.   There were no further questions or discussion and the report was received.   Action: 2. #316 Adams Pump Station Electrical Improvements ­ Approve: Award of Contract, Establish Contingency, Transfer Funds Recommendation: That the Board of Directors: 1. Award a contract to the lowest responsive and responsible bidder, GCI Construction, Inc., in the amount of $143,120. 2. Approve a contingency of 10% in the amount of $14,312. 3. Approve a transfer of $77,200 from Project #317 into this project. District Engineer, Robin Hamers, recommended that the Board of Directors award the contract for Project #316 to GCI Construction, Inc., and approve the contingency and transfer of funds.  Discussion followed regarding Adams Pump Station. Motion: To award a contract to the lowest responsive and responsible bidder, GCI Construction, Inc., in the amount of $143,120, to approve a contingency of 10% in the amount of $14,312, and to approve a transfer of $77,200 from Project #317 into this project. Motion by Bob Ooten, second by Arlene Schafer. Final Resolution: Motion Carries 5­0 Aye: Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer   Discussion followed regarding the budget for Project #317.   The Board of Directors awarded a contract to the lowest responsive and responsible bidder, GCI Construction, Inc., in the amount of $143,120, approved a contingency of 10% in the amount of $14,312, and approved a transfer of $77,200 from Project #317 into this project.   There were no further questions or discussion.   Action: 3. #202 Elden Pump Station Valves and Piping Replacement ­ Request for Additional Funding to Repair Deficiencies Recommendation: That the Board of Directors approve Change Order #2 for the repair as described above and as shown in the contractor's proposal not to exceed $59,326. District Engineer, Robin Hamers, explained the need for additional funds to repair deficiencies associated with Project #202. Motion: To approve Change Order #2 for the repair as described above and as shown in the contractor's proposal not to exceed $59,326. Motion by Arlene Schafer, second by Art Perry. Final Resolution: Motion Carries 5­0 Aye: Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer   The Board of Directors approved Change Order #2 for the repair as described above and as shown in the contractor's proposal not to exceed $59,326.   There were no further questions or discussion.     F. TREASURER'S REPORTS     Action: 1. Approve Investment Report for the Month of December 2016 Recommendation: That the Board of Directors approve Investment Report for the month of December 2016.   District Treasurer, Marc Davis, presented the Quarterly Investment Report and discussed recent investment activity.   The Board of Directors did not vote on this action.   There were no further questions or discussion.     G. ATTORNEY'S REPORTS     Action: 1. Adopt Ordinance No. 117 Clarifying When Directors Take Office and Changing the District’s Headquarters Address Recommendation: Adopt Ordinance No. 117 Clarifying When Directors Take Office and Changing the District’s Headquarters Address.   District Counsel, Alan Burns, proposed the adoption of Ordinance No. 117. Motion: To adopt Ordinance No. 117 Clarifying When Directors Take Office and Changing the District’s Headquarters Address. Motion by Art Perry, second by Jim Ferryman. Final Resolution: Motion Carries 5­0 Aye: Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer The Board of Directors adopted Ordinance No. 117. There were no further questions or discussion. H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.     Information: 1. Orange County Sanitation District (OCSD) ­ (Vice President Ferryman)   Vice President Ferryman noted that David Shawver was elected as Vice President of OCSD's Board of Directors. He noted that OCSD has paid off its unfunded actuarial accrual liabilities.   Information: 2. Santa Ana River Flood Protection Agency (SARFPA) ­ (Director Perry)   Director Perry noted that Vice President Ferryman, Assistant Secretary Ooten, and himself attended the SARFPA meeting prior to today's Board Meeting. He also noted that there was a presentation regarding OC Public Works' rain gage data.    Information: 3. Independent Special Districts of Orange County (ISDOC) ­ (President Scheafer)   President Scheafer noted that he attended the Executive Committee Meeting and shared that there will be a Special Meeting on Monday, January 30th, to discuss executive roles. He shared that Michelle Steel spoke at the Quarterly ISDOC Meeting.   Information: 4. California Special Districts Association (CSDA) ­ (Secretary Schafer)   Secretary Schafer shared the CSDA's new president is Vincent Ferrante. She also shared information regarding upcoming CSDA conferences.   Information: 5. Special District Risk Management Authority (SDRMA) ­ (President Scheafer)   President Scheafer noted that SDRMA's change of officers took place at the January Board Meeting.   Information: 6. Other Meetings Qualifying for Reimbursement under CMSD Ordinance No. 55, Operations Code Section 3.01.030   Assistant Secretary Ooten shared that he attended the Water Advisory Committee of Orange County (WACO) meeting and that presentations were given by Southern California Edison and Advanced Microgrid Solutions.     I. OLD BUSINESS     None at this time.     J. NEW BUSINESS     None at this time.     K. ORAL COMMUNICATIONS AND DIRECTOR COMMENTS     President Scheafer noted that a resident was unable to access the Board of Director biographies on the District's website. He also asked if Sally Geislar would return for an additional presentation regarding her Organics Behavioral Study.   Assistant Secretary Ooten suggested that the District create an implementation plan based on the Organics Behavioral Study.   Secretary Schafer asked if the Board of Directors would be receiving new business cards.   Assistant Secretary Ooten requested a future presentation with information about asset management and discussion of the installation of solar panels. He also requested an update regarding the diversion rate and shared that OCSD will hold a new board member orientation on February 15 and March 15.     L. CLOSING ITEMS     Procedural: 1. Adjourn   President Scheafer adjourned the meeting at 7:06 P.M. File Attachments minutes_2017_1_26_rm.pdf (66 KB) Motion & Voting That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. Motion by Art Perry, second by Bob Ooten. Final Resolution: Motion Carries Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer B. CONSENT CALENDAR                 File Attachments Payroll Transparency Disclosure Jan 2017.pdf (901 KB) Motion & Voting Subject 4. Approve Payroll Transparency Disclosure for January 2017 Meeting Feb 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve and file the report. Goals 7.0 Finance That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. Motion by Art Perry, second by Bob Ooten. Final Resolution: Motion Carries Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer B. CONSENT CALENDAR              a. Directors' compensation for the month of January 2017 b. Directors' reimbursement of expenses for the month of January 2017 File Attachments a_director compensation.pdf (2,278 KB) b_director_reibursement.pdf (1,396 KB) Motion & Voting Subject 5. Approve the Directors' Compensation and Reimbursement of Expenses Meeting Feb 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the compensation and reimbursement of expenses as presented. That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. Motion by Art Perry, second by Bob Ooten. Final Resolution: Motion Carries Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer B. CONSENT CALENDAR                 Summary   The following is a summary of the Sewer Lateral Assistance Program (SLAP) activity for the 2016­ 2017 fiscal year as of January 31, 2017:   Adopted SLAP Budget (181 Applications)               $200,000          FY 15­16 Carryover Budget (48 Applications)             54,616          Total Budget**                                                  254,616                       FY 16­17 New Applications Received = 174         Applications Processed for Payment* = 113            $107,972         Applications In Process*  = 93                                102,300      Available SLAP Spots Based on Funding = 40             44,400      Total Projected Cost                                         $255,389                                *  Includes applications started in prior fiscal year but completed in current fiscal year.             ** Funds remaining at the end of the fiscal year will be carried forward.               Motion & Voting Subject 6. Receive and File Sewer Lateral Assistance Program (SLAP) Update for January 2017 Meeting Feb 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors receive and file this report. Goals 1.9 Sewer Lateral Assistance Program (SLAP) That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. Motion by Art Perry, second by Bob Ooten. Final Resolution: Motion Carries Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer B. CONSENT CALENDAR                 Summary   The following is a summary of the CCTV (Closed Circuit TV) Pilot Program activity for the 2016­2017 fiscal year as of January 17, 2017:   Adopted CCTV Budget                                               $20,000          FY 15­16 Carryover Budget                                                   0          Total Budget                                                              $20,000                        FY 16­17 New Applications Received = 49   Applications Processed for Payment = 39*                   $5,925         Applications In Process = 21                                          4,095 Available Spots Based on Funding = 51                         9,980      Total Projected Cost                                                $20,000   *All applications processed so far are from JustinTime Plumbing except one SOS.         Motion & Voting Subject 7. Receive and file CCTV (Closed Circuit TV) Pilot Program Report Meeting Feb 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors receive and file the report. Goals 1.9 Sewer Lateral Assistance Program (SLAP) That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. Motion by Art Perry, second by Bob Ooten. Final Resolution: Motion Carries Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer B. CONSENT CALENDAR                 File Attachments WARRANT RESO 2017.pdf (433 KB) Motion & Voting Subject 8. Adopt Warrant Resolution No. CMSD 2017­08 Approving District Warrant Registers Meeting Feb 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors adopt Warrant Resolution No. CMSD 2017­08 approving District warrants for the month of January 2017 in the amount of $837,743.02. Goals 7.0 Finance That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. Motion by Art Perry, second by Bob Ooten. Final Resolution: Motion Carries Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer B. CONSENT CALENDAR                    Summary The total occupancy count for January 2017 billing is 22,483, with twenty­one (21) accounts added since the last billing period.      The payment calculation is based on the following:   District's Current Rate for January of 2017: 22,483 x $9.7954 = $220,229.98   Staff Recommendation Accept the occupancy count as presented using 22,483 as the correct number of active units and direct staff to prepare a warrant to CR&R Environmental Services for January 2017 collection based on this occupancy report so long as the contractor fulfills the obligations of the agreement in the amount of $220,229.98 to be ratified in the February 2017 warrant list.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the February 23, 2017 Board of Directors Regular meeting at District Headquarters and posted on the District’s website. File Attachments CMSD Occupancy January 2017 Report.pdf (15 KB) Motion & Voting Subject 9. Accept the occupancy count as presented as 22,483 and direct staff to prepare a warrant to CR&R Environmental Services for $220,229.98 for January 2017 collection. Meeting Feb 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Preferred Date Feb 23, 2017 Absolute Date Feb 23, 2017 Recommended Action Accept the occupancy count as presented using 22,483 as the correct number of active units and direct staff to prepare a warrant to CR&R Environmental Services for January 2017 collection based on this occupancy report so long as the contractor fulfills the obligations of the agreement in the amount of $220,229.98 to be ratified in the February 2017 warrant list. That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. Motion by Art Perry, second by Bob Ooten. Final Resolution: Motion Carries Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer B. CONSENT CALENDAR                    Staff Recommendation Approve the preparation of a warrant to CR Transfer in the amount of $198,649.40 for January 2017 recycling and disposal services to be ratified in the February 2017 warrant register.      Costa Mesa  Newport Beach        Total  Residential Waste    $141,747.66       $4,334.82   $146,082.48 Organics    $50,096.27       $2,470.65     $52,566.92      Total Payment     $198,649.40      Tonnage     Residential Waste       2,727.49      83.41     2,810.90 Organics         700.65        34.55 735.20 Total Tonnage       3,546.10     Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the February 23, 2017 Board of Directors regular meeting at District Headquarters and posted on the District’s website. Motion & Voting Subject 10. Approve the preparation of a warrant to CR Transfer in the amount of $198,649.40 for January 2017 recycling and disposal services to be ratified in the February 2017 warrant register. Meeting Feb 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Preferred Date Feb 23, 2017 Absolute Date Feb 23, 2017 Recommended Action Approve the preparation of a warrant to CR Transfer in the amount of $198,649.40 for January 2017 recycling and disposal services to be ratified in the February 2017 warrant register. That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. Motion by Art Perry, second by Bob Ooten. Final Resolution: Motion Carries Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer B. CONSENT CALENDAR                 Summary Attached is the Investment Report for the month of January 2017.  As required by the District’s Statement of Investment Policy, the Investment Report delineates all investment activity during the month.   Analysis This report lists the types of securities held in the District’s portfolio, the institutions from which the securities were purchased, maturity dates and interest rates as of January 31, 2017.  The District’s investments are in compliance with the Statement of Investment Policy adopted by the Board at the June 23, 2016 regular meeting, as well as the California Government Code.  The market values in this report were provided by our third party custodian, Pershing, LLC, except for the Local Agency Investment Fund (LAIF).  The market value of LAIF was provided by the State Treasurer’s Office.  It does not represent the value of the underlying securities within the pool, but rather the par or cost amount, which is the amount the District is entitled to withdraw.  This reporting practice is consistent with industry standard practices for similar funds.   The weighted average stated rate of return (current yield) for the District’s investment portfolio as of January 31, 2017, was 1.284%.  The yield to maturity of the portfolio was 1.287%.  The District’s weighted average interest rate was 53 basis points (0.533%) above the LAIF average monthly rate for January 2017 of 0.751%.  The weighted average number of days to maturity for the District’s total portfolio was 900 days (2.47 years).  The average duration of the underlying securities in LAIF as of January 31, 2017 was 180 days.   The District’s investment portfolio is in compliance with its liquidity limitations, which requires that a minimum of 20.00% of the portfolio must mature within one year.  The percentage of the portfolio maturing in less than one year as of January 31, 2017 was 33.14%.  The District has adequate cash reserves necessary to meet its obligations for the next six months.   A majority of the District’s cash and investments is reserved or set aside for specific purposes.  A description of the various classifications of the District’s cash and investments are as follows:   Classification Description Solid Waste Fund:     Operating reserve Equal to 30% of the operations budget of the Solid Waste Fund per Operations Code Section 4.030.020.  The Operating Reserve can only be accessed with prior Board approval.    Designated for revenue dry period Equal to 5 months of budgeted expenditures for the fiscal year to cover the cash deficit during the period in which the District does not receive any revenue.    Undesignated Currently used for rate stabilization and payment of organics recycling costs.    Wastewater Fund:     Operating reserve Equal to 25% of the operations budget of the Wastewater Fund per Operations Code Section 4.030.020.  The Operating Reserve can only be accessed with prior Board approval.    Reserved for emergency preparedness Set aside for infrastructure improvements in the event of a catastrophic disaster.    Reserved for capital outlay Set aside for capital improvement projects approved and budgeted by the Board, but which have not yet been completed.    Designated for revenue dry period Equal to 5 months of budgeted expenditures for the fiscal year to cover the cash deficit during the period in which the District does not receive any revenue. Subject 11. Approve Investment Report for the month of January 2017 Meeting Feb 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the Investment Report for the month of January 2017. Goals 7.0 Finance    Undesignated Wasterwater funds available to be appropriated by the Board.    Facilities Revolving Fund Collection of fixture fees which is a restricted revenue source and can only be used for new sewer facilities.    Asset Replacement Fund Accumulation of funds for replacement of vehicles, equipment and computers.    Asset Management Fund Accumulation of funds in accordance with asset management model for long­term replacement of sewer pipes and related infrastructure.     Legal Review Legal review is not required.   Environmental Review Subject activity is exempt from the requirements of the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.).  Section 15300.4 of CEQA allows an agency while establishing its own procedures “to list those specific activities which fall within each of the exempt classes”, and the District has adopted “CEQA Guidelines and Implementing Procedures” that state on page 6, “”Projects” does not include….C. Continuing administrative or maintenance activities.”   Financial Review The portfolio was budgeted to earn an average rate of 0.900% for the year ending June 30, 2017.  Through January 31, 2017, the portfolio has earned a weighted average interest rate of 1.252%.    Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the February 23, 2017 Board of Directors regular meeting at District Headquarters (290 Paularino Avenue) and on the District’s website at www.cmsdca.gov.   Alternative Actions Refer the matter back to staff. File Attachments Investment Report ­ January 2017.pdf (581 KB) Motion & Voting That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. Motion by Art Perry, second by Bob Ooten. Final Resolution: Motion Carries Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer B. CONSENT CALENDAR              RESOLUTION NO. 2017­894   A RESOLUTION OF THE BOARD OF DIRECTORS OF THE COSTA MESA SANITARY DISTRICT ORDERING THAT PUBLICATION OF ORDINANCE NO. 117 CLARIFYING WHEN ELECTED CANDIDATES TAKE OFFICE AND CHANGING DISTRICT’S HEADQUARTERS HAS OCCURRED     WHEREAS, the Board of Directors on January 26, 2017 adopted Ordinance No. 117 clarifying when elected candidates take office and changing District’s headquarters, and   WHEREAS, that Ordinance was published in the Newport Beach/Costa Mesa Daily Pilot on February 22, 2017, and   WHEREAS, Health and Safety Code Section 6490 provides that an order of the Board that publication has occurred is conclusive evidence that publication has properly been made;   NOW, THEREFORE, the Board of Directors does hereby resolve:   That it is hereby ordered and decreed that publication of Ordinance No. 117 clarifying when elected candidates take office and changing District’s headquarters has occurred.     PASSED and ADOPTED on this          day of                       2017.   _____________________________              ________________________________ Secretary, Costa Mesa Sanitary District            President, Costa Mesa Sanitary District                Board of Directors                                          Board of Directors     STATE OF CALIFORNIA ) COUNTY OF ORANGE   )  SS CITY OF COSTA MESA        )             I, Noelani Middenway, Clerk of the Costa Mesa Sanitary District, hereby certify that the above and foregoing Resolution No. 2017­ 894 was duly and regularly passed and adopted by said Board of Directors at a regular meeting thereof held on the    _______ day of February, 2017 by the following vote:   AYES:   NAYES:   ABSTAIN:   ABSENT:             IN WITNESS WHEREOF, I have hereunto set my hand and affixed the seal of the Costa Mesa Sanitary District, this _________  day of February 2017.               _________________________________        Noelani Middenway           Clerk of the Costa Mesa Sanitary District Subject 12. Adopt Resolution No. 2017­894 Ordering that Publication of Ordinance No. 117 has Occurred Meeting Feb 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors adopt Resolution No. 2017­894 Ordering that Publication of Ordinance No. 117 clarifying when elected candidates take office and changing District's headquarters has occurred.   Motion & Voting That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. Motion by Art Perry, second by Bob Ooten. Final Resolution: Motion Carries Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer D. GENERAL MANAGER'S REPORTS                             Summary Orange County Sanitation District (OCSD) currently treats the Baker­Main Interceptor for odor and corrosion with a continuous feed of a chemical called, ferrous chloride, to the sludge in the force main at the Michelson Water Reclamation Plant (MWRP), which is owned and operated by Irvine Ranch Water District (IRWD).  IRWD is constructing a biosolids processing facility and other operations activities, which have interfered with OCSD's chemical treatment activities and soon such treatment will be no longer be available to OCSD.   About ten years ago OCSD conducted a study at CMSD's Mendoza Pump Station to evaluate the effectiveness of adding chemicals into the wastewater system to reduce odor and corrosion of pipeline.  The results of the study showed that chemicals are effective to reducing odor and corrosion and now OCSD wants to place a permanent odor control treatment facility at Mendoza Pump Station to control odor and corrosion at the Baker­Main Interceptor.   Recommendation That the Board of Directors approve the Site Access and License Agreement with Orange County Sanitation District to allow a permanent odor control treatment facility be installed at the Mendoza Pump Station.   Analysis OCSD is proposing to install one 8,400 gallon chemical tank that is ten feet tall and ten feet in diameter.  A 990 square foot secondary containment structure will be placed around the tank to capture chemicals that may have unexpectedly leaked.  The secondary containment facility can hold 9,200 gallons of liquid.  The treatment facility will have an alarm system in place to detect leaks and will notify OCSD staff, via email, when the alarm is activated. OCSD's chemical vendor is required to respond within four hours after the alarm goes off.  The facility will have a pump control system and a ten foot tall chain link fence with privacy screens around the facility (the pump station grounds has an existing chain link fence to prevent public access).   The type of chemicals OCSD will be storing in the tank will be ferrous chloride, magnesium hydroxide and/or calcium nitrate.  These chemicals are considered hazardous and can cause health risks if not properly handled.  The Material Safety Data Sheet (MSDS) for each chemical is attached.  OCSD will be responsible for notifying CMSD, City of Costa Mesa and nearby residents when chemicals are scheduled for delivery.  In addition, OCSD will be notifying the City of Costa Mesa and nearby residents about the odor treatment facility.   To accommodate an 8,400 gallon tank CMSD will have to relocate its equipment that is currently being stored at Mendoza Pump Station.  CMSD stores two by­pass pumps, an arrow board, manhole covers and rings along with scrap metal.  Staff found a storage location at the Orange Coast College (OCC) boat yard off of Adams Avenue.  The location is centralized and staff has 24/7 access to the property.  The total cost to store our equipment at OCC is $12,600 annually and OCSD has agreed to reimburse CMSD the storage fee; however, this expense is not budgeted so OCSD has agreed to pay the total sum upfront.   If the agreement is terminated or the term is shorten then CMSD will reimburse OCSD for any portion of the annual pre­payment not yet applied for that year.   In addition, OCSD agrees to pay CMSD for payment adjustments not exceeding a ten percent increase over the initial year, if required by OCC and if OCC terminates the storage agreement with CMSD then OCSD agrees to work collaboratively with CMSD to find another storage location.  If a storage location cannot be mutually agreed upon by both parties then the Agreement will terminate and OCSD is required to remove its odor control treatment facility from Mendoza Pump Station.  Attached is a copy of the Agreement.   Subject 1. Approving Site Access and License Agreement with Orange County Sanitation District for a Permanent Odor Control Treatment Facility at Mendoza Pump Station Meeting Feb 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Fiscal Impact No Dollar Amount $12,600.00 Budgeted No Budget Source Wastewater Fund Recommended Action That the Board of Directors approve the Site Access and License Agreement with Orange County Sanitation District to allow a permanent odor control treatment facility be installed at the Mendoza Pump Station Goals 1.0 Sewer Infrastructure 3.00 Partnerships 3.2 Strengthen our ties with local governments, Special districts and educational institutions Legal Review District Counsel has reviewed and approved the Site Access and License Agreement.   Environmental Review The minor improvements to the CMSD Mendoza Pump Station as part of this project are exempt from CEQA under the Class 1 exemption for minor modifications.  The environmental determination for the use of the chemical by OCSD on the OCSD Baker sewer main is being handled by OCSD.  The original EIR was prepared in 2001, and additionally, for this project OCSD will file a Notice of Exemption and Notice of Declaration.  Then, after the 12­month test period, OCSD will likely file a Notice of Negative Declaration.   Financial Review The cost to store CMSD equipment at OCC boat yard is $12,600 annually.  OCSD has agreed to make payment in full on the first month CMSD begins storing equipment at OCC boatyard and every year thereafter the Agreement continues, so there are no fiscal impacts to CMSD.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the February 23, 2017 Board of Directors regular meeting at CMSD headquarters (290 Paularino Avenue) and on CMSD's website at www.cmsdca.gov.    Alternative Actions 1.  Do not approve the Site Access and License Agreement. 2.  Direct staff to report back with more information     File Attachments OCSD License Agreement ­ Mendoza PS.pdf (2,045 KB) Calcium Nitrate MSDS.pdf (1,624 KB) Ferrous Chloride MSDS.pdf (1,919 KB) Magnesium Hydroxide MSDS.pdf (1,733 KB) Motion & Voting That the Board of Directors approve the Site Access and License Agreement with Orange County Sanitation District to allow a permanent odor control treatment facility be installed at the Mendoza Pump Station Motion by Bob Ooten, second by Jim Ferryman. Final Resolution: Motion Carries Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer D. GENERAL MANAGER'S REPORTS              Summary On May 28, 2015, the Board of Directors adopted the 2015­2020 Strategic Plan, which is a plan that establishes goals, objectives, strategies and work plans for the next five years and will help move the organization in a direction toward achieving its mission and vision.  Attached is the quarterly update that demonstrates the progress staff is making toward achieving the strategic goals.   Recommendation That the Board of Directors receive and file this report.   Analysis 14 out of the 48 strategic goals (Strategic Goal 1.10 was canceled) are complete and another five goals (1.1, 1.2, 4.2, 5.5, 6.6) are projected to be complete by the end of Fiscal Year 2016­17.  Several goals are on­going, but staff is making good progress on fulfillment (e.g. 1.4, 1.5, 1.7, 1.8, 1.9, 2.3, 2.7, 3.2, 3.4, 6.1, 6.3, 6.7 and 7.6).  The next quarterly update will be presented to the Board on April 27, 2017.   Legal Review Not applicable   Environmental Review The District’s Strategic Plan is a planning document and preparation and adoption of the plan itself is an administrative matter and is not a disturbance of the environment similar to grading or construction and is not a project under CEQA or the District’s CEQA Guidelines. The environmental review of each of the efforts or projects outlined in the Strategic Plan will occur when the Board of Directors specifically considers each of the items since that is when the full scope of work of each effort or project will be described   Financial Review Activities described in the strategic goals are funded in the budget.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the February 23, 2017 Board of Directors regular meeting at CMSD headquarters (290 Paularino Avenue) and on CMSD's website at www.cmsdca.gov.    Alternative Actions 1.  Direct staff to report back with more information.     File Attachments Qtly Progress Rpt 2016­17 ­ 2nd Qtr.pdf (318 KB) Subject 2. Receive and File 2015­20 Strategic Plan Quarterly Update ­ 2nd Quarter Meeting Feb 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Discussion Goals 1.0 Sewer Infrastructure 2.00 Solid Waste 3.00 Partnerships 4.0 Community Outreach & Communications 5.0 Administrative Management 6.0 Personnel/Organizational Management 7.0 Finance D. GENERAL MANAGER'S REPORTS              Summary Every year the Board of Directors approves performance goals for the General Manager.  Attached are the proposed goals for 2017.   Analysis Attached for the Board of Directors consideration are ten performance goals for the General Manager. Results of the goals will be presented to the Board in January 2018.   Legal Review Not applicable.   Environmental Review Adopting the General Manager's performance goals are an administrative matter and are not a disturbance of the environment similar to grading or construction and therefore this item is not a project under CEQA or the District’s CEQA Guidelines.    Financial Review Not applicable   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the February 23, 2017 Board of Directors regular meeting at CMSD headquarters (290 Paularino Avenue) and on CMSD's website at www.cmsdca.gov.    Alternative Actions 1.  Do not approve the performance goals. 2.  Add or delete goals.      File Attachments 2017 Goals.doc (172 KB) Motion & Voting Subject 3. Approve General Manager's 2017 Performance Goals Meeting Feb 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Recommended Action That the Board of Directors approves the General Manager's 2017 Performance Goals. That the Board of Directors approves the General Manager's 2017 Performance Goals. Motion by Bob Ooten, second by Art Perry. Final Resolution: Motion Carries Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer D. GENERAL MANAGER'S REPORTS                 Summary At the February 14, 2017 Board of Directors Study Session, staff proposed converting the part­time Maintenance Assistant position to full­time status. It has become a challenge to maintain the Yard and Headquarters facilities adequately with a part­time Maintenance Assistant. The District’s Maintenance Assistant currently works 30 hours a week, Monday through Thursday. Staff is proposing this classification convert from a regular part­time position to a regular full­time position in order to meet the facility needs of the District.   Analysis Prior to the creation of the Maintenance Assistant classification in 2012, the District contracted out custodial services, but the service was lacking and inconsistent. The Wastewater Maintenance staff was often called out of the field to assist in minor maintenance and facility needs. This practice became disruptive to their daily duties and line cleaning schedule. When the District attempted to contract out for a combination of both facilities management and maintenance service, staff found that companies did not want to work with the District because the facilities were not on a large enough scale. The District had no alternative but to hire a part­time Maintenance Assistant.   Staff has found that maintaining the District’s Yard and Headquarters facilities adequately has proven to be a challenge to complete on a part­time basis. Currently, the District’s Maintenance Assistant works on a regular part­time basis at 30 hours per week. The hours for this position are Monday through Thursday 6:00 a.m.  to 1:30 p.m. The needs of the District’s facilities are not sufficiently being addressed within the 30 hours the Maintenance Assistant currently works. The time it takes to complete the required duties has increased due to relocation to a larger Headquarters. The Headquarters facility is more than double the size of the District’s previous location. The larger parking lot and landscape area also require more attention than the previous location. Custodial duties have expanded yet the time to complete the duties has not. One day a week is spent servicing the Yard and the other three days are spent at Headquarters. Staff is proposing to increase the hours to 40 hours per week which would make this a regular full­time position.   The main duties of the Maintenance Assistant include coordinating necessary repairs and preventative maintenance services. This requires coordinating and overseeing independent contractors on both minor capital improvements and regular preventative maintenance activities. It is also the Maintenance Assistant’s responsibility to perform the custodial duties. Other responsibilities include performing preventative and minor maintenance; basic carpentry duties; making minor adjustments and repairs to the heating, cooling, ventilating, plumbing and electrical systems; and overseeing landscape maintenance and repairing minor irrigation problems.   Additionally, the Maintenance Assistant is responsible for room and equipment set­up for meetings and events. As the District makes available it’s Community Room for rental to the public, additional staff time on the part of the Maintenance Assistant will be required for setting up, tearing down, cleaning, and onsite management of the room.   If approved, once the Maintenance Assistant becomes a full­time employee, the incumbent would become eligible for full benefits subject to the terms, conditions and limitations of each benefit program. The part­time Maintenance Assistant is already enrolled in CalPERS. This position meets the criteria for immediate membership upon hire which is "employees hired to work full­time for more than six months" and "employees working regular part­time service, who work at least an average of 20 hours a week for one year or longer."   Additional costs are broken down as follows:    Hourly Rate  # Hours Total Annual Salary Phone PERS Health W/C Medicare Total Benefits Total Salary + Benefits Maintenance Worker PT $16.9334 1560 $26,416.10 $959.92 $1830.64 0 $634.39 $383.03 $3,807.98 $30,224.08 Maintenance Assistant FT $16.9334 2080 $35,221.47 $959.92 $2308.54 $14,950.00 $634.39 $510.71 $19,363.56 $54,585.03 Subject 4. Approve Reclassifying the Part­Time Maintenance Assistant Position to Full­time Status Meeting Feb 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Recommended Action That the Board of Directors approve reclassifying the part­time Maintenance Assistant position to full­time status. Goals 6.0 Personnel/Organizational Management     Legal Review No legal review is required for reclassifying the Maintenance Assistant from part­time to full­time employment.   Environmental Review The consideration of reclassifying the Maintenance Assistant position is an administrative matter and is not a disturbance of the environment similar to grading or construction and does not constitute a project under CEQA or the District’s CEQA guidelines.   Financial Review There are sufficient funds available in both the Solid Waste and Wastewater Funds to cover the additional $24,361 of salaries and benefits.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the February 23, 2017 Board of Directors meeting at District Headquarters and posted on the District’s website.   Alternative Actions Do not approve reclassifying the part­time Maintenance Assistant to full­time status. File Attachments CMSD Maintenance Assistant 05 02 15.pdf (30 KB) Motion & Voting That the Board of Directors approve reclassifying the part­time Maintenance Assistant position to full­time status. Motion by Art Perry, second by Bob Ooten. Final Resolution: Motion Carries Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer E. ENGINEER'S REPORTS                 File Attachments CIP Updates February 2017 mtg.pdf (30 KB) Motion & Voting Subject 1. Receive and File Capital Improvement Projects Status Report Meeting Feb 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action, Receive and File Recommended Action The Board of Directors receive and file this report. Goals 1.4 System Wide Sewer Replacement and Repair Program 1.1 Manhole Cover Maintenance Program 1.0 Sewer Infrastructure E. ENGINEER'S REPORTS                To:            General Manager, Alternate District Engineer From:        District Engineer   Re:      Declaration of Conflict of Interest, Recusal and Referral to Alternate District Engineer: [Description of Property/Project/Clients]   Please be advised that I have been retained to do private engineering work for the property at 365 Esther Street, Costa Mesa, which is owned/developed by Nicholas and Jessica Kelly.  I have reason to believe that this project or those persons involved in that project may have the need for District engineering approvals in the future.  I have been retained by Nicholas and Jessica Kelly and will be reporting this relationship as a source of income on my FPPC Statement of Economic Interests Form 700 next year.   Pursuant to state law, District Operations Code Section 3.01.045, and my contract with the District:   I hereby notify you of this source of income or other relationship that causes me a conflict in approving any matters in my official capacity pertaining to this property and these persons. I request that the General Manager alert the Alternate District Engineer that he is to provide all engineering approvals on behalf of the District with respect to these persons or that property. That the Alternate District Engineer shall report directly to the General Manager and submit his bills for services directly to the General Manager. That if any plans are required to be approved, that those shall show my seal and signature as private engineer of record, and the Alternate District Engineer shall provide his approval by signing as Alternate District Engineer.  That these separate approvals shall be given on the same page and in a manner that clearly shows the separate capacities of each engineer in providing their respective approvals. I request that the District Clerk maintain a copy of this Declaration of Conflict of Interest, Recusal and Referral to Alternate District Engineer as a permanent record of the District or for as long as required under the District’s record retention schedule.   I understand that this procedure does not allow me to enter into or influence the awarding of contracts in my official capacity in which I have a financial interest, which is a separate prohibition. (Gov. Code § 1090.)   If I can provide further information about the identity of my source of income or about the scope of my assignment, please advise, and I will elaborate as necessary.   Robin Hamers District Engineer Motion & Voting Subject 2. Receive and File Declaration of Conflict of Interest ­ 365 Esther Street Meeting Feb 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Recommended Action That the Board of Directors receive and file the District Engineer's declaration of conflict of interest for 365 Esther Street. E. ENGINEER'S REPORTS                 Summary When the District relocated its headquarters from 628 W. 19th Street to 290 Paularino Avenue, the emergency generator from the previous headquarters at 628 W. 19th Street became available.  This project includes the permanent installation of the generator at the 19th Street pump station plus constructing site improvements as described in the analysis section below.    Analysis Bids were opened on January 17, 2017, and the results are as follows:                                                                           Engineer's Estimate $230,000 California Building & Evaluation, Inc.$150,900 Metro Builders                                  $169,500 Minako America $195,000 GCI Construction                                $258,960     Staff checked the licensing requirements and references for the low bidder, California Building Evaluation & Construction, Inc., and found everything in order, therefore a recommendation to award contract is being made.   The 19th Street pump station was originally scheduled for abandonment as part of the west side pump station abandonment project, however, the project was canceled due to Orange County Sanitation District's share of the abandonment work doubling in price to almost $30 million.  The Sanitary District is unable to fund the $37 million combined project.   The reason for the transfer of funds is due to a revision to the scope of work.  When the project was planned, the only work contemplated was installing the generator, however, during design, the decision was made to cancel the west side abandonment project.  Therefore, instead of abandoning the 19th Street pump station, the station will permanently remain in service.  The proposed improvements consisting of installing a new fence, new retaining wall, new concrete paving, new electrical enclosure, new drainage improvements, lighting, and other items shown on the plans have increased the cost beyond the original budget.   Legal Review District Counsel prepared and signed the construction contract being considered.   Environmental Review The installation of a generator for backup power along with minor site improvements necessitated by aging infrastructure is categorically exempt under the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.) under Section 15301 as a “Class 1” project as stated under 15301; “Class 1 consists of the operation, repair, maintenance, permitting, leasing, licensing, or minor alteration of existing public or private structures, facilities …”; pertaining to 15301(b) “Existing facilities of both investor and publicly­owned utilities used to provide electric power, natural gas, sewerage, or other public utility services”.   Financial Review The total proposed budget for Project #315 19th Street Pump Station Electrical Improvements is as follows: Construction Contract $150,900 Subject 3. #315 19th Street Pump Station Electrical Improvements ­ Approve: Bid Opening, Award of Contract, Establish Contingency and Transfer of Funds Meeting Feb 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Recommended Action The Board of Directors:  1.  Award a contract to the lowest responsive and responsible bidder, California Building Evaluation & Construction Inc., in the amount of $150,900.  2.  Approve a contingency of 10% in the amount of $15,090.  3.  Transfer $58,260 from Indus Relining Project #310 Account 20­201310­4300. Goals 1.0 Sewer Infrastructure 10% Contingency $15,090 Relocate Generator from 628 W 19th $8,980 Miscellaneous Public Notices, Bonds $500 Civil Engineering/Surveying Design $17,920 Decommission Gen Electrical Engr Report $3,800 Electrical Engineering Design $4,790 Civil Eng Contract Admin/Inspections $13,280 Total $215,260 Original Allocation $157,000 Balance Required $58,260                                 The budgeted amount of funds for Project #315 is not sufficient to cover expected costs therefore, staff is requesting a transfer of $58,260 from Project #310 Indus Relining.  The Indus project is complete and has excess funds available to transfer to Project #315.     Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the February 23, 2017 Board of Directors regular meeting at District Headquarters on District's website.   Alternative Actions 1.  Do not award the project to California Building Evaluation & Construction. 2.  Refer the matter back to staff for additional information.     File Attachments contract_californiabuilding_proj315.pdf (710 KB) Motion & Voting The Board of Directors: 1.  Award a contract to the lowest responsive and responsible bidder, California Building Evaluation & Construction Inc., in the amount of $150,900. 2.  Approve a contingency of 10% in the amount of $15,090. 3.  Transfer $58,260 from Indus Relining Project #310 Account 20­201310­4300. Motion by Bob Ooten, second by Jim Ferryman. Final Resolution: Motion Carries Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 1. Orange County Sanitation District (OCSD) ­ (Vice President Ferryman) Meeting Feb 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 2. Santa Ana River Flood Protection Agency (SARFPA) ­ (Director Perry) Meeting Feb 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Information H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 3. Independent Special Districts of Orange County (ISDOC) ­ (President Scheafer) Meeting Feb 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 4. California Special Districts Association (CSDA) ­ (Secretary Schafer) Meeting Feb 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Information H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 5. Special District Risk Management Authority (SDRMA) ­ (President Scheafer) Meeting Feb 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 6. Other Meetings Qualifying for Reimbursement under CMSD Ordinance No. 55, Operations Code Section 3.01.030 Meeting Feb 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type J. NEW BUSINESS              Motion & Voting Subject 1. Approve Support of Secretary Schafer for Re­election to the CSDA Board of Directors ­ Oral Report Meeting Feb 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Recommended Action That the Board of Directors approve supporting Secretary to run for re­election to the CSDA Board of Directors. That the Board of Directors approve supporting Secretary to run for re­election to the CSDA Board of Directors. Motion by Jim Ferryman, second by Bob Ooten. Final Resolution: Motion Carries Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer J. NEW BUSINESS              COSTA MESA SANITARY DISTRICT RESOLUTION NO.  2017­895   A RESOLUTION OF THE GOVERNING BODY OF THE COSTA MESA SANITARY DISTRICT NOMINATING MIKE SCHEAFER AS A CANDIDATE FOR ELECTION TO THE SPECIAL DISTRICT RISK MANAGEMENT AUTHORITY BOARD OF DIRECTORS   WHEREAS, the Special District Risk Management Authority (SDRMA) is a Joint Powers Authority formed under California Government Code, Section 6500 et.seq., for the purpose of providing risk management and risk financing for California Special Districts and other local government agencies; and   WHEREAS, the Joint Powers Agreement (JPA) and Bylaws of SDRMA set forth director qualifications, terms of office and election requirements; and   WHEREAS, the Board of Directors of SDRMA established procedures and guidelines for the Director Election process; and   WHEREAS, the Board of Directors of SDRMA established a policy requiring candidates seeking election to the SDRMA Board of Directors to be: 1) a member of the agency’s governing body or management employee per SDRMA Election Policy 2017­03, Section 4.1 and be an active member agency of both SDRMA’s Property/Liability and Workers’ Compensation Programs, and 2) be nominated by Resolution of their member agency’s governing body, and 3) each nominated candidate must submit a completed and signed “Candidate’s Statement of Qualifications” on or before the May 5 filing deadline in order for the candidate’s name to be placed on the official ballot.   NOW, THEREFORE, BE IT RESOLVED: 1.  The governing body of the Costa Mesa Sanitary District nominates Mike Scheafer, its President, as a candidate for the Board of Directors of the Special District Risk Management Authority.   2.  The governing body of the Costa Mesa Sanitary District further directs that a copy of this Resolution be delivered to SDRMA on or before the May 5, 2017 filing deadline.   ADOPTED this 23rd of February, 2017 by the Governing Body of the Costa Mesa Sanitary District by the following roll call votes:   AYES:              NAYES:           ABSTAIN:       ABSENT:                                     APPROVED                                                                                       ATTEST   Subject 2. Adopt Resolution No. 2017­895 Nominating President Scheafer as a Candidate for Election to the Special District Risk Management Authority (SDRMA) Board of Directors Meeting Feb 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Recommended Action That the Board of Directors adopt Resolution No. 2017­895 Nominating President Scheafer as a Candidate for Election to the Special District Risk Management Authority (SDRMA) Board of Directors. ___________________________                                                           ______________________________ President – Governing Body                                                               Secretary Motion & Voting That the Board of Directors adopt Resolution No. 2017­895 Nominating President Scheafer as a Candidate for Election to the Special District Risk Management Authority (SDRMA) Board of Directors. Motion by Bob Ooten, second by Jim Ferryman. Final Resolution: Motion Carries Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer K. ORAL COMMUNICATIONS AND DIRECTOR COMMENTS           Subject 1. Oral Communications and Director Comments Meeting Feb 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Discussion L. CLOSED SESSION           Conference with Labor Negotiator (Gov. Code 54957.6) Agency Negotiator:  President Scheafer Unrepresented Employee:  General Manager Subject 1. Adjourn to Closed Session ­ Public Employee Performance Evaluation (Gov. Code 54957) ­ Title: General Manager Meeting Feb 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural L. CLOSED SESSION           Subject 2. Reconvene to Open Session Meeting Feb 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural M. CLOSING ITEMS           THE NEXT REGULAR MEETING OF COSTA MESA SANITARY DISTRICT BOARD OF DIRECTORS WILL BE HELD ON MARCH 23, 2017 IN THE DISTRICT"S BOARD ROOM, 290 PAULARINO AVENUE, COSTA MESA. Subject 1. Adjourn Meeting Feb 23, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural