Loading...
2017_02_22_specialWednesday, February 22, 2017 Board of Directors Special Meeting 290 Paularino Avenue, Costa Mesa 9:00 A.M. A. OPENING ITEMS           (If absences occur, consider whether to deem those absences excused based on facts presented for the absence – such determination shall be the permission required by law.) Subject 1. Role Call Meeting Feb 22, 2017 ­ Board of Directors Special Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           This time has been set aside for persons in the audience to make comments on items within the subject matter jurisdiction of the Costa Mesa Sanitary District that are not listed on this agenda. Members of the public will have the opportunity to address the Board of Directors about all other items on this agenda at the time those items are considered.   Under the provisions of the Brown Act, the Board of Directors is prohibited from taking action on oral requests but may refer the matter to staff or to a subsequent meeting. The Board of Directors will respond after public comment has been received. Please state your name. Each speaker will be limited to four (4) continuous minutes. Subject 2. Public Comments Meeting Feb 22, 2017 ­ Board of Directors Special Meeting Access Public Type Procedural B. DISCUSSION ITEMS              Summary On July 1, 2012 AB 341 became law requiring 75% of the state's waste stream must be diverted away from landfills by 2020.  Later that year, CMSD conducted a community survey and learned that 81.6% of the 1,000 residents surveyed support increasing solid waste diversion away from landfills to 75%.  As a result of AB 341 and the 2012 Community Survey, on April 10, 2013, the Board of Directors established a goal of diverting 75% of the waste stream away from landfills by 2015 and diverting 90% by 2020.   To help achieve CMSD's diversion goals, the the Board of Directors approved the Organics Recycling Program on February 25, 2014.  The program began in July 2015 and was fully implemented by September 2015. This report summarizes the progress CMSD has made to achieving its diversion goals.    Recommendation That the Board of Directors receive and file this report.   Analysis Using data from CR&R's Recycling Report and Organics Recycling Report, staff calculated the diversion for FY 2015­16 is 58.43%.  A total of 42,055.68 tons of solid waste materials was collected in which 24,572.22 tons was diverted away from landfills.  The materials diverted away from landfills and recycled included newspaper, cardboard, mixed paper, glass, polyethylene terephthalate (PET) and high density polyethylene (HDPE) plastics, aluminum cans, tin/metal, green waste (as alternative daily cover at landfills), organics (green waste and food scraps), wood and mixed plastics.   In addition to curbside collection from CR&R, CMSD offers other waste diversion programs including household hazardous waste collection (door­to­door and one day events), white goods from large item collections, sharps and pharmaceuticals, alkaline batteries and Christmas trees; however, in FY 2015­16 the total tonnage collected from these programs totaled 106 tons, which increased the diversion rate by only one tenth of a percent to 58.53%.   Attachment A is the FY 2015­16 Diversion rate.  July 2015 is when the Organics Recycling Program began, which is why the organics tonnage is low.  However, green waste was still collected in July and therefore a higher green waste tonnage should have been accounted for in the recycling report.    Staff assumes the organics tonnage in July would be very similar to the monthly organics tonnage throughout the year if the program was fully implemented in July.  The average organics tonnage collected from August 2015 through June 2016 is 682.15 and when the average tonnage is considered for July the diversion rate increases to 58.90% and over 59% when CMSD programs are included (See Attachment B).   Attachment C is the diversion for FY 2016­17, which is 60.01% through seven months (July­Jan).  The diversion is an increase by 1.45% when compared to the same seven months last year (assuming July 2015 tonnage is the average tonnage from August 2015 through June 2016).  With only three years remaining until 2020 it appears CMSD is not going to achieve 90% diversion and it is highly unlikely CMSD will achieve 75% diversion, unless a new waste characterization study is performed by CR&R.      The last time CR&R completed a waste characterization study for CMSD was from January 25 through February 2, 2011.  CR&R performs random sampling of routes from their various partner municipalities to establish waste characterizations for incoming loads to the CR Transfer station.  The random sampling and corresponding diversion levels of the samples from each load establish a new diversion percentage for each municipality. This procedure is approved by CalRecycle.  It's been six years since the last waste characterization, so staff believes it is time for CR&R to perform another study to determine if CMSD is on track to meeting its diversion goals.     Legal Review Not applicable   Environmental Review When the District established the organics program, the District came to the following conclusion regarding CEQA:   In conclusion, it is recommended the Board of Directors find the proposed modifications to the trash collection program are not subject to the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to Sections 15060(c)(2) (“the activity will not result in a direct or reasonably foreseeable indirect physical change in the environment”) and 15060(c)(3) (“the activity is not a project as defined in Subject 1. Receive and File the CMSD Landfill Diversion Report Meeting Feb 22, 2017 ­ Board of Directors Special Meeting Access Public Type Discussion Goals 2.00 Solid Waste 2.4 Develop Strategies for 75% Waste Diversion Section 15378”) of the CEQA Guidelines, California Code of Regulations, because it has no potential for a change in the environment. Additionally, because the processing of organics will act to protect the environment, a Notice of Exemption should be filed under CEQA Guideline 15038.   Although the current staff report is an update on activities to date; the District may make the above finding again, or re­consider the conclusion if new provisions are added to the trash collection program in the future.   Financial Review In fiscal year's 2014­15 and 2015­16, CMSD paid CR&R $4,492,998 and $4,763,270, respectively, for collecting, diverting and recycling solid waste materials.  Please note that the 2014­15 fiscal year did not include any organics and the 2015­16 did included the organics recycling program however it was billed at the lower rate due to the anaerobic digestion facility not being functional.  In FY 2016­17, CMSD has budgeted $5,045,000 for CR&R's services however, staff is projecting to spend approximately $4.85 million dollars collection services.  The increase in cost is due to CR&R charging CMSD the higher disposal rate for recycling organics at the anaerobic digestion facility.    Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the February 22, 2017 Board of Directors special meeting at CMSD Headquarters (290 Paularino Avenue) and posted on the CMSD's website.   Alternative Actions 1.  Direct staff to report back with more information.     File Attachments Attachment A FY15­16 Diversion.pdf (204 KB) Attachment B FY15­16 Diversion.pdf (204 KB) Attachment C FY16­17 Diversion.pdf (193 KB) Attachment D FY15­16 Diversion (7 months).pdf (193 KB) B. DISCUSSION ITEMS                 Summary On July 20, 2006, CMSD entered into an agreement with CR&R Environmental Services for the collection and recycling of residential solid waste materials.  After the fourth year of the agreement term, the agreement reverts to a six­year "evergreen" contract with the contract renewing so that there is a perpetual six­year term.  If the Board approves issuing a Notice of Termination, the agreement with CR&R will expire in 2023.   Recommendation That the Board of Directors approves issuing a Notice of Termination to CR&R Environmental Services.   Analysis For the past ten and half years, CR&R Environmental Services has provided automated solid waste collection services to over 20,000 residential properties within CMSD service area.  CR&R provides a "mixed waste stream" collection system where all refuse and recyclable materials are disposed of in automated carts and then the recyclables are separated at CR&R's transfer station in the City of Stanton.  Mixed waste stream collection system is a convenient and effective method for residents because it does not require them to source separate the materials and the community is still able to achieve high diversion goals.  For instance, CR&R diverted 57% of the waste stream away from landfills using the mixed waste stream collection system.   In the ten and half years of service with CR&R, residents did not experience any rate increases in their solid waste assessment.  In fact, the Board approved two rate decreases in the past five years.  CMSD's Net­to­Hauler rate is $17.13 a month, which is one of the lowest rates when compared to neighboring cities and CMSD's rate is within six percent of the county average Net­to­Hauler rate (CMSD's goal is to be within ten percent of the average NTH rate in the county).  In addition to the automated solid waste collection service, CR&R is required to provide special programs, as per the terms of the agreement.  The special programs include the following: Telephone Book Recycling.  This program ended in 2012 because telephone books are becoming obsolete, so a new program was implemented, Alkaline Battery Recycling Program. Christmas Tree Recycling. Excess Boxes & Household Furnishings. Large Item Pickups. Other programs CR&R is required to perform as per the terms of the agreement, include: Tours of CR&R's Recycling and Transfer Station. A monetary contribution of $10,000 per year to assist CMSD with public education. A cash donation of $500 per year to support local recycling efforts, such as the Alkaline Battery Recycling Program. A monetary contribution of $10,000 to provide a Household Hazardous Waste (HHW) collection program. Provide a static display of baled recyclables at the annual Community Run and provide $200 for prizes. A monetary contribution of $5,000 to support anti­scavenging of recyclable materials. Signage on CR&R's collection trucks that promote recycling programs. On October 27, 2011 CMSD and CR&R executed the first amendment to the agreement that allowed residents to receive three large item pickups per calendar year and up to ten large items per each pickup for a total of 30 items per year.  On February 25, 2014, the second amendment was executed for the implementation of the Organics Recycling Program.  The Organics Recycling Program requires participants to source separate their green waste and food scraps in a separate organics cart where the material is delivered to an anaerobic digestion (AD) facility in the City of Perris.  The AD facility is owned and operated by CR&R.  The green waste and food scraps are converted into renewable natural gas (RNG), which is the cleanest burning natural gas on the market.    As mentioned above, after the fourth year of the agreement, the agreement reverts to a six­year "evergreen" contract with the contract renewing so that there is a perpetual six­year term.   This arrangement was made because CR&R was purchasing CMSD's automated carts.  Prior to implementing the agreement, CMSD owned and maintained over 40,000 carts.  In 2006, CR&R was to become the owner of the carts and CR&R would be responsible for maintaining said carts.  CR&R wanted certainty in their investment, which is why the term of the agreement guarantees a minimum of ten years.  It has been over ten years since the agreement was executed and staff believes CR&R has received a return on their investment, so now is a good time to issue a Notice of Termination.   Subject 2. Approve issuing a Notice of Termination to CR&R Environmental Services. Meeting Feb 22, 2017 ­ Board of Directors Special Meeting Access Public Type Action Recommended Action That the Board of Directors Approves Issuing a Notice of Termination to CR&R Environmental Services Goals 2.00 Solid Waste After you issued a Notice of Termination staff believes you have two choices.   1.  Solicit Request for Proposals (RFP) from qualified solid waste collection companies.   If the Board approves issuing a Notice of Termination, the agreement with CR&R will expire in 2023; however, the RFP process would most likely begin in 2021 or sooner.  Staff would have to prepare an extensive RFP package and criteria for evaluating proposals.  In addition, there is the time period for soliciting and evaluating proposals, seeking and obtaining community input, preparing and reviewing contracts, rollout of equipment (assuming CR&R is not awarded a contract), etc.  The RFP process for solid waste collection services can be complex, which is why many public agencies will hire private consulting firms to assist preparing, soliciting and evaluating proposals, but this service can be costly.  For instance, the City of Newport Beach spent $197,800 on consulting services for preparing an RFP, evaluating proposals and monitoring the transition from City solid waste collection service to CR&R's service.   2.  Negotiate a new contract with CR&R Environmental Services.  Under the terms of the second amendment of the agreement, both parties will negotiate in Good Faith for at least the first two years of the remaining six year term of the agreement.  It's possible that negotiations with CR&R could result in favorable terms for CMSD and our residents while avoiding spending significant time and money soliciting RFPs.  In the 2016 community survey of 500 residents, 48.5% indicated they prefer CMSD negotiating with CR&R versus 30.3% prefer CMSD going out to bid for solid waste collection services (21.2% were unsure or refused to answer the question).   Legal Review Not applicable at this time; however, District Counsel may assist writing and/or reviewing the Notice of Termination.   Environmental Review The consideration of whether to issue a notice of termination is an administrative matter and is not a disturbance of the environment similar to grading or construction and does not constitute a project under CEQA or the District’s CEQA Guidelines.   Financial Review There are no financial impacts to CMSD if the Board approves issuing a Notice of Termination to CR&R Environmental Services in FY 2016­17.  However, as mentioned above, there could be financial impacts to CMSD in future years.      Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the February 22, 2017 Board of Directors special meeting at CMSD Headquarters (290 Paularino Avenue) and posted on the CMSD's website.     Alternative Actions 1.  Do not take action today and direct staff to schedule a special meeting in February to further discuss this item. 2.  Do not take action today and direct staff to continue implementing the existing agreement and amendments with CR&R Environmental Services. File Attachments CR&R Agreement Dated 7­20­06.pdf (1,984 KB) CR&R First Amendment.pdf (129 KB) CR&R Second Amendment.pdf (4,188 KB) C. CLOSING ITEMS           Subject 1. Oral Communications & Director Comments Meeting Feb 22, 2017 ­ Board of Directors Special Meeting Access Public Type Procedural C. CLOSING ITEMS           Subject 2. Adjournment Meeting Feb 22, 2017 ­ Board of Directors Special Meeting Access Public Type Procedural