Loading...
2016_10_18_boardTuesday, October 18, 2016 Board of Directors Regular Meeting 628 W. 19th St., Costa Mesa 4:30PM Obtaining Agenda Materials: The public is entitled to copies of all documents that are made part of the agenda packet. If any document or other writing pertaining to an agenda item is distributed to all or a majority of the Board after the packet is prepared, a copy of that writing may be obtained at the District offices at 628 W. 19th Street, Costa Mesa, California. District Clerk, Noelani Middenway, can be contacted at (949) 645­8400. In Compliance with ADA: Contact District Clerk, Noelani Middenway, (949) 645­8400, 48 hours prior to meeting if assistance is needed (28 CFR 35.102.35.104 ADA Title II). A. OPENING ITEMS           Subject 1. Pledge of Allegiance Meeting Oct 18, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           Subject 2. Invocation Meeting Oct 18, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           (If absences occur, consider whether to deem those absences excused based on facts presented for the absence – such determination shall be the permission required by law.) Subject 3. Roll Call Meeting Oct 18, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           Subject 4. Ceremonial Matters and Presentations Meeting Oct 18, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           Unless directed otherwise by the Board of Directors, all actions shall be based on/memorialized by the latest document submitted as a late communication. Subject 5. Announcement of Late Communications Meeting Oct 18, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           This time has been set aside for persons in the audience to make the Board of comments on items within the subject matter jurisdiction of the Costa Mesa Sanitary District that are not listed on this agenda. Members of the public will have the opportunity to address Directors about all other items on this agenda at the time those items are considered.   Under the provisions of the Brown Act, the Board of Directors is prohibited from taking action on oral requests but may refer the matter to staff or to a subsequent meeting. The Board of Directors will respond after public comment has been received. Please state your name. Each speaker will be limited to four (4) continuous minutes. Subject 6. Public Comments Meeting Oct 18, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural B. CONSENT CALENDAR              All matters listed on the consent calendar are considered to be routine and may be acted upon by one motion after public comment has been received.  Only Board of Directors may pull an item for discussion.  Reading of resolutions is waived and they will be adopted and numbered.  Now is the time for those in the audience who wish to speak to items listed on the consent calendar.  Each speaker will be limited to three (3) continuous minutes of comment on the consent calendar as a whole. Motion & Voting Subject 1. Approve Consent Calendar Meeting Oct 18, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. Motion by Jim Ferryman, second by Art Perry. Final Resolution: Motion Carries Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer B. CONSENT CALENDAR              Board of Directors Study Session (Tuesday, September 13, 2016)   Members present Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman   Members absent Michael Scheafer   Staff present Scott Carroll (General Manager), Noelani Middenway (District Clerk), Robin Hamers (District Engineer), Elizabeth Pham (Management Analyst II), Ed Roberts (Code Enforcement Officer)   Others present Dean Ruffridge (CR&R), Lawrence Jones (CR&R), Jim Mosher (resident)   Meeting called to order at 9:32 A.M.   A. OPENING ITEMS   Procedural: 1. Call to Order The meeting was called to order at 9:32 A.M.   Procedural: 2. Roll Call President Scheafer was absent and excused from this meeting.   Procedural: 3. Public Comments Vice President Perry opened public comments. Jim Mosher, a member of the public, commented on the District's new agenda management system and requested the ability to view and print the entire agenda as a PDF file. He also made comments regarding Mesa Water District's proposed consolidation with the Costa Mesa Sanitary District and expressed that if there were to be a consolidation of services, that consolidating with the respective city would make the most sense.   B. ITEMS OF STUDY   Receive and File: 1. Organics Tonnage Recommendation: That the Board of Directors receive and file the report. Management Analyst II, Elizabeth Pham, provided report details. There were no questions or comments and the report was received.   Receive and File: 2. Code Enforcement Officer Report ­ September Recommendation: That the Board of Directors receive and file the report. Code Enforcement Officer, Ed Roberts, provided report details and noted a decrease in scavenging activity. Discussion followed regarding Mr. Roberts' schedule and patrol route. There was no further discussion and the report was received.   Discussion: 3. Citizen Survey Request For Proposal (RFP) ­ Update Recommendation: That the Board of Directors considers approving special meetings for the citizen survey on September 26 and November 2, 2016. Ms. Pham provided an overview of the Citizens Survey. Discussion followed regarding the proposed special meeting dates. The Board of Directors directed staff to schedule special meetings on September 26 at 9:30 A.M. to formalize the questions for the Citizens Survey and November 1 at 9:30 A.M. to discuss the results of the survey. Mr. Mosher commented regarding a customer survey that Mesa Water District had performed and noted that he would like to see a customer survey that identified areas in need of improvement rather than merely reinforcing the agency's success. There were no further questions or comments. Subject 2. Board of Directors Study Session Meeting Minutes of September 13, 2016 Meeting Oct 18, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the meeting minutes as presented.   Receive and File: 4. Household Hazardous Waste Collection Event at Orange Coast College ­ November 5, 2016 Recommendation: That the Board of Directors receive and file the report. Ms. Pham presented report details regarding the upcoming Household Hazardous Waste Collection Event. Discussion followed regarding the purpose and promotion of the event. There were no further questions or comments and the report was received.   Discussion: 5. Project #200­C South Coast Plaza Pump Station Force Main Replacement Recommendation: That the Board of Directors direct staff to place this item on the September 22, 2016 Board meeting agenda to consider approving a contract with GCI Construction for $412,482. District Engineer, Rob Hamers, presented report details regarding the replacement of the South Coast Plaza Pump Station Force Main. Discussion followed regarding the project timeline and the progress of other current projects. There were no further questions or comments and the report was received.   Receive and File: 6. Project #315 19th Street Pump Station Upgrades Recommendation: That the Board of Directors receive and file the report. District Engineer, Rob Hamers, presented report details regarding the refurbishment of the 19th Street Pump Station. Discussion followed regarding coordination with the City of Costa Mesa and the project timeline. There were no further questions or comments and the report was received.   Information: 7. #316 Adams Pump Station Electrical Improvements Recommendation: That the Board of Directors receive and file the report. District Engineer, Rob Hamers, presented an update regarding electrical improvements to Adams Pump Station. Discussion followed regarding city requirements. There were no further questions or comments and the report was received.   C. ORAL COMMUNICATIONS AND DIRECTOR COMMENTS Secretary Ooten commented regarding the District's current litigation with Caltrans. Assistant Secretary Schafer commented regarding the upcoming Chamber Breakfast. Vice President Perry and Assistant Secretary Schafer commented regarding the District's new agenda management system.   D. CLOSING ITEMS Procedural: 1. Adjournment Vice President Perry adjourned the meeting at 10:38 A.M. Motion & Voting That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. Motion by Jim Ferryman, second by Art Perry. Final Resolution: Motion Carries Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer B. CONSENT CALENDAR              Board of Directors Regular Meeting (Thursday, September 22, 2016)   Members present Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer   Members absent None   Staff present Scott Carroll (General Manager), Noelani Middenway (District Clerk), Alan Burns (District Counsel), Robin Hamers (District Engineer), Wendy Davis (Finance Manager), Marc Davis (District Treasurer), Elizabeth Pham (Management Analyst II)   Others present Dean Ruffridge (CR&R), David Vazquez (Vanguard University)     Meeting called to order at 5:30 P.M.     A. OPENING ITEMS     Procedural: 1. Pledge of Allegiance Vice President Perry led the Pledge of Allegiance.   Procedural: 2. Invocation President Scheafer offered the invocation.   Procedural: 3. Roll Call All members of the Board of Directors present.   Procedural: 4. Ceremonial Matters and Presentations Nothing at this time.   Procedural: 5. Announcement of Late Communications General Manager, Scott Carroll, noted late communications received from resident, Jim Mosher, and noted that comments will be offered at the time the items are discussed.   Procedural: 6. Public Comments President Scheafer opened public comments. Seeing no one, President Scheafer closed public comments.     B. CONSENT CALENDAR     Action (Consent): 1. Approve Consent Calendar Recommendation: That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. President Scheafer pulled Item No. 6 from the Consent Calendar for discussion. Elizabeth Pham, Management Analyst II, provided a correction of the contract payment amount. There were no further questions or discussion.   Motion: To approve the Consent Calendar as presented. Motion by Jim Ferryman, second by Arlene Schafer. Final Resolution: Motion Carries 5­0 Subject 3. Board of Directors Regular Meeting Minutes of September 22, 2016 Meeting Oct 18, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the meeting minutes as presented. Aye: Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer     C. PUBLIC HEARINGS None at this time.     D. GENERAL MANAGER'S REPORTS     Action: 2. Contribution Program ­ Vanguard University Christmas Fantasia Recommendation: That the Board of Directors considers making a contribution to this event for $2,500.00 with the interest of advancing the District's purpose. Mr. Carroll requested to bring Item 2 to the Board of Directors before Item 1. President Scheafer indicated that Mr. Carroll could proceed with Item 2. Mr. Carroll provided report details regarding Vanguard University's Christmas Fantasia event. Additionally, Mr. Carroll shared Mr. Mosher's comments regarding the District's budget for event contributions and his concern about contributing to organizations that have a religious affiliation. District Counsel, Alan Burns, presented information obtained about the event. David Vazquez of Vanguard University provided information about the university and the event. Discussion followed regarding the proposed contribution level and additional benefits. There were no further questions or discussion.   Motion: To make a contribution to this event for $2,500.00. Motion by Bob Ooten, second by Arlene Schafer. Final Resolution: Motion Carries 4­1 Aye: Arlene Schafer, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer No: Art Perry     Action: 1. Election of Independent Special District of Orange County (ISDOC) Officers Recommendation: That the Board of Directors direct President Michael Scheafer to vote for ISDOC officers on behalf of the District. Mr. Carroll presented the recommendation to authorize President Scheafer to vote for ISDOC officers on behalf of the District. There were no furthers questions or discussion.   Motion: To direct President Michael Scheafer to vote for ISDOC officers on behalf of the District. Motion by Art Perry, second by Bob Ooten. Final Resolution: Motion Carries 5­0 Aye: Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer   Discussion followed regarding the ISDOC candidates. The Board of Directors directed President Scheafer to vote for the following candidates: Michael Scheafer for President, Arlene Schafer for First Vice President, Doug Davert for Second Vice President, and Mary Aileen for Third Vice President. There was no further discussion.     Action: 3. Reschedule October 11 Study Session and October 27 Board of Directors Meeting Recommendation: That the Board of Directors considers rescheduling the October 11 Study Session and October 27 Board of Directors Meetings. Mr. Carroll presented the recommendation that the the October Study Session and Regular Board Meeting be rescheduled. Discussion followed regarding scheduling and availability. There were no further questions or discussion. The Board of Directors directed staff to reschedule the Study Session to October 5 at 9:30 A.M. and the Board of Directors Meeting to October 18 at 5:30 P.M.     E. ENGINEER'S REPORTS     Action: 1. #200­C ­ South Coast Plaza Pump Station Force Main Replacement Bid Opening and Award of Contract ­Staff Report Recommendation: Award a contract to GCI Construction, Inc., in the amount of $412,482 and approve a contingency of 10% in the amount of $41,248. District Engineer, Rob Hamers, presented report details. There were no further questions or discussion.   Motion: To award a contract to GCI Construction, Inc., in the amount of $412,482 and approve a contingency of 10% in the amount of $41,248. Motion by Bob Ooten, second by Art Perry. Final Resolution: Motion Carries 5­0 Aye: Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer     Receive and File: 2. Conflict of Interest ­ 131 Virginia Place, Costa Mesa Recommendation: That the Board of Directors receive and file the report. Mr. Hamers presented the report. There were no further questions or discussion and the report was received.     Receive and File: 3. Project Status Report Recommendation: That the Board of Directors receive and file the report. Mr. Hamers presented report details. Discussion followed regarding traffic concerns in relation to upcoming projects. There were no further questions or discussion and the report was received.     F. TREASURER'S REPORTS None at this time.     G. ATTORNEY'S REPORTS None at this time.     H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.     Information: 1. Orange County Sanitation District (OCSD) ­ (Director Ferryman) Director Ferryman provided an overview of the OCSD meeting.    Information: 2. Santa Ana River Flood Protection Agency (SARFPA) ­ (Vice President Perry) Vice President Perry and Director Ferryman provided updates regarding the SARFPA meeting.   Information: 3. Independent Special Districts of Orange County (ISDOC) ­ (President Scheafer) President Scheafer provided an overview of the ISDOC meeting.   Information: 4. California Special Districts Association (CSDA) ­ (Assistant Secretary Schafer) Assistant Secretary Schafer provided an overview of the CSDA meeting and the upcoming CSDA Annual Conference.   Information: 5. Special District Risk Management Authority (SDRMA) ­ (President Scheafer) President Scheafer provided an overview of the SDRMA meeting.   Information: 6. Other Meetings Qualifying for Reimbursement under CMSD Ordinance No. 55, Operations Code Section 3.01.030 Vice President Perry noted that he and rest of the Board of Directors attended the Water Advisory Committee of Orange County (WACO) meeting.     I. OLD BUSINESS None at this time.     J. NEW BUSINESS     Action, Receive and File: 1. Costa Mesa Public Safety Recognition Barbeque ­ Sponsorship Assistant Secretary suggested providing CMSD promotional items for the event. There were no further questions or discussion. The Board of Directors directed staff to bring two bags of promotional items to the Chamber of Commerce for the Costa Mesa Public Safety Recognition Barbeque.     K. ORAL COMMUNICATIONS AND DIRECTOR COMMENTS None at this time.     L. ADJOURN TO CLOSED SESSION     Receive and File: 1. Conference with Legal Counsel ­ Existing Litigation (Government Code Section 54956.9(d)(1)) 1. Costa Mesa Sanitary District v. Santa Ana Regional Water Quality Control Board (OC Sup Ct # 30­2016­0084260 CU­ CM­CJC) 2. Costa Mesa Sanitary District v. The State of California, acting through its Department of Transportation (Caltrans) (OC Sup Ct #30­2016­00867168­CU­EI­CXC) 3. Scheafer v. Mesa Water District   President Scheafer adjourned to closed session at 6:30 P.M.   M. RECONVENE TO OPEN SESSION President Scheafer reconvened to open session at 6:41 P.M. He noted that the Board of Directors authorized dismissing Coastkeeper from any further action in exchange for mutual release with a 5­0 vote.     N. CLOSING ITEMS Procedural: 1. Adjourn President Scheafer adjourned the meeting at 6:42 P.M. Motion & Voting That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. Motion by Jim Ferryman, second by Art Perry. Final Resolution: Motion Carries Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer B. CONSENT CALENDAR              Board of Directors Special Meeting (Tuesday, September 27, 2016)   Members present Arlene Schafer, Art Perry, Jim Ferryman, Mike Scheafer   Members absent Bob Ooten   Staff present Scott Carroll (General Manager), Elizabeth Pham (Management Analyst II), Gina Terraneo (Management Analyst I)   Others present Dean Ruffridge (CR&R), Lawrence Jones (CR&R), Michael Silva (CR&R)     The Costa Mesa Sanitary District Board of Directors toured the CR&R Anaerobic Digestion Facility (located at 1706 Goetz Rd., Perris, CA) from 9:30 A.M. to 12:00 P.M. Motion & Voting Subject 4. Board of Directors Special Meeting Minutes of September 27, 2016 Meeting Oct 18, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the meeting minutes as presented. That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. Motion by Jim Ferryman, second by Art Perry. Final Resolution: Motion Carries Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer B. CONSENT CALENDAR              a. Directors' compensation for the month of September 2016 b. Directors' reimbursement of expenses for the month of September 2016 File Attachments b. directors expense reimbursement.pdf (570 KB) a. directors compensation.pdf (1,075 KB) Motion & Voting Subject 5. Directors' Compensation and Reimbursement of Expenses Meeting Oct 18, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the compensation and reimbursement of expenses as presented. That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. Motion by Jim Ferryman, second by Art Perry. Final Resolution: Motion Carries Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer B. CONSENT CALENDAR                 File Attachments WARRANT RESO 2017.pdf (414 KB) Motion & Voting Subject 6. Adoption of a Warrant Resolution No. CMSD 2017­04 Approving District Warrant Registers Meeting Oct 18, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors adopt Warrant Resolution No. CMSD 2017­04 approving District warrants for the Month September of 2016 in the amount of $1,215,775.55. Goals 7.0 Finance That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. Motion by Jim Ferryman, second by Art Perry. Final Resolution: Motion Carries Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer B. CONSENT CALENDAR                 File Attachments Payroll Transparency Disclosure Sept 2016.pdf (909 KB) Motion & Voting Subject 7. Payroll Transparency Disclosure for September 2016 Meeting Oct 18, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors receive and file. Goals 7.0 Finance That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. Motion by Jim Ferryman, second by Art Perry. Final Resolution: Motion Carries Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer B. CONSENT CALENDAR                 Summary   The following is a summary of the Sewer Lateral Assistance Program (SLAP) activity for the 2016­2017 fiscal year as of September 30, 2016:   Adopted SLAP Budget (181 Applications)                                      $200,000          FY 15­16 Estimated Carryover Budget (48 Applications)                   52,800          Total Budget**                                                                                $252,800                        FY 16­17 New Applications Received                                  88         Applications Processed for Payment*                                  55        $55,539         Applications In Process*                                                      80          88,000      Available SLAP Spots Based on Funding                            99        108,900      Total Projected Cost                                                                       $252,439                                 *  Includes applications started in prior fiscal year but completed in current fiscal year.              ** Funds remaining at the end of the fiscal year will be carried forward.               Motion & Voting Subject 8. Sewer Lateral Assistance Program (SLAP) Update Meeting Oct 18, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve and file. Goals 1.9 Sewer Lateral Assistance Program (SLAP) That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. Motion by Jim Ferryman, second by Art Perry. Final Resolution: Motion Carries Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer B. CONSENT CALENDAR                 Summary   The District’s wastewater assessment on a vacant parcel APN 427­352­05, has been incorrectly charged since this property has never connected to the District’s wastewater system.  Therefore, staff is recommending a refund for this property of $515.22.   Analysis   Attached is a request from Mr. Philip Hart to the CMSD Board of Directors to refund the District’s wastewater assessment fees charged on assessor’s parcel number 427­352­05, located between the 55 Freeway and Pullman Street, Costa Mesa.  This property does not have an address according to the County Assessor's office.  The District Engineer, Rob Hamers, has determine that the property has never been connected to the District's wastewater system and due to the flood control channel running the length of the parcel it would be difficult to connect.  The property owner has been in contact with staff regarding a refund of amounts paid since 2000 for assessments charged even though this property is not connected to the District’s wastewater system.  The property owner has provided his request in writing for the Board to consider a refund.    The District’s policy for refunds as stated in the Operations Code, shown below, is consistent with the State statute. (Government Code Section 53082.)     The District’s policy for refunds as stated in Chapter 9.02 of the Operations Code states:   (a)“For all claims for refunds for sewer or trash service for which a special rule (set forth below) does not apply, refund procedures and time limitations will be governed by the Tort Claims Act (Government Code Section 900 et seq.) including, but not limited to, the requirements that the claimant present a written request for a refund from the Board within one year of the accrual of the cause of action. Refunds will be allowed if the claimant's request satisfies the procedures of the Tort Claims Act and if the claimant establishes that his or her claim is meritorious. (b)For amounts "paid under protest", refunds may be allowed for up to four years provided that the procedures of the Health and Safety Code and Revenue and taxation Code were followed.  (See Health and Safety Code Section 5472; Revenue and Taxation Code Sections 5097 and 5140 et seq.) (c)Persons who have paid sewer service fees but who have received no service and have not been connected to the District's system shall be eligible for a refund depending on when the fees were collected as follows:                (1)If the fees were collected before January 1, 1992, there is no statute of limitations and the claimant may submit a claim for such amount that he can prove that he paid and for which he received no service.                (2)If the fees were paid after January 1, 1992, a claim must have been filed within 180 days of the date of the payment.”   Previously District Counsel was of the opinion that there was an unlimited period for which refunds could be claimed. After further research into the legislative history, and in light of a more recent case, District Counsel is now of the opinion that there is a 180 limit on such claims for refunds for service after 1991. Nevertheless, staff recommends the Board of Directors approve a refund for fiscal years 2000­2001 through 2015­16 assessments in the amount of $474.94.  The current year assessments were submitted to the OC Tax Collector before the correction could be made therefore, staff is also requesting a refund of the fiscal year 2016­2017 assessment in the amount of $40.28.  The total amount to be refunded is $515.22   Legal Review   District Counsel opines that the State statute is consistent with the District’s Operations Code.  It  provides that in cases where a person paid fees after 1991, that the statute of limitations is basically 180 days. Nevertheless, the Board may Subject 9. Refund of Sanitary Assessment – APN 427­352­05 Pullman Street Meeting Oct 18, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve a refund in the amount of $515.22 Goals 5.0 Administrative Management 7.0 Finance choose to waive the statute of limitations in this instance in the public's interest, since there was an error and no service was provided.   Environmental Review   Subject activity is exempt from the requirements of the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.).  Section 15300.4 of CEQA allows an agency while establishing its own procedures “to list those specific activities which fall within each of the exempt classes”, and the District has adopted “CEQA Guidelines and Implementing Procedures” that state on page 6 “”Projects” does not include …. C. Continuing administrative or maintenance activities.”   Financial Review   The $515.22 refund requested is detailed in Attachment B, would be paid from assessments collected in the current fiscal year.  The tax roll will be corrected from “Commercial” to “Exempt” for Fiscal Year 2016­17 wastewater assessments.   Public Notice Process   Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the October 18, 2016 Board of Directors regular meeting at District headquarters and on District’s website at www.cmsdca.gov   Alternative Actions 1. Direct staff to report back with more information.         File Attachments OC Tax Bills.pdf (5,753 KB) Mr. Hart Refund Request.pdf (112 KB) Motion & Voting That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. Motion by Jim Ferryman, second by Art Perry. Final Resolution: Motion Carries Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer B. CONSENT CALENDAR                         Summary   The total occupancy count for September 2016 billing is 22,418, with seven (7) accounts added since the last billing period.      The payment calculation is based on the following: District Current Rate for September of 2016: 22,418 x $9.7954 = $219,593.28 File Attachments CMSD Occupancy Sept 2016 Report.pdf (13 KB) Motion & Voting Subject 10. Occupancy Report and Payment to CR&R Environmental Services Meeting Oct 18, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Fiscal Impact Yes Budgeted Yes Recommended Action That the Board of Directors:   1. Accepts the occupancy count as presented using 22,418 as the correct number of active units. 2. Directs staff to prepare a warrant to CR&R Environmental Services for September 2016 collection based on this occupancy report so long as the contractor fulfills the obligations of the agreement. Said payment in the amount of $219,593.28 to be ratified in the October 2016 warrant list. Goals 2.00 Solid Waste That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. Motion by Jim Ferryman, second by Art Perry. Final Resolution: Motion Carries Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer B. CONSENT CALENDAR                    Summary   The Board of Directors approves payment to CR Transfer Services for recycling and disposal services for the month of September 2016 as detailed below:      Costa Mesa  Newport Beach*        Total  Residential Waste    $141,660.85         $2,947.74   $144,608.59   Organics    $40,735.99        $2,009.01   $42,745.00      Total Payment     $187,353.59       Tonnage     Residential Waste      2,725.82         56.72      2,782.54 Organics       724.82         35.75         760.57 Total Tonnage        3,543.11   * Formerly known as Santa Ana Heights Motion & Voting Subject 11. Contract Payment to CR Transfer for Recycling & Disposal Services Meeting Oct 18, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Fiscal Impact Yes Budgeted Yes Recommended Action That the Board of Directors directs staff to prepare a warrant to CR Transfer in the amount of $187,353.59 for September 2016 recycling and disposal services to be ratified in the October 2016 warrant register. That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. Motion by Jim Ferryman, second by Art Perry. Final Resolution: Motion Carries Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer B. CONSENT CALENDAR                 Summary   Attached is the Investment Report for the month of September 2016.  As required by the District’s Statement of Investment Policy, the Investment Report delineates all investment activity during the month.   Analysis   This report lists the types of securities held in the District’s portfolio, the institutions from which the securities were purchased, maturity dates and interest rates as of September 30, 2016.  The District’s investments are in compliance with the Statement of Investment Policy adopted by the Board at the June 23, 2016 regular meeting, as well as the California Government Code.  The market values in this report were provided by our third party custodian, Pershing, LLC, except for the Local Agency Investment Fund (LAIF).  The market value of LAIF was provided by the State Treasurer’s Office.  It does not represent the value of the underlying securities within the pool, but rather the par or cost amount, which is the amount the District is entitled to withdraw.  This reporting practice is consistent with industry standard practices for similar funds.   The weighted average stated rate of return (current yield) for the District’s investment portfolio as of September 30, 2016, was 1.301%.  The yield to maturity of the portfolio was 1.307%.  The District’s weighted average interest rate was 67 basis points (0.667%) above the LAIF average monthly rate for September 2016 of 0.634%.  The weighted average number of days to maturity for the District’s total portfolio was 1,088 days (2.98 years).  The average duration of the underlying securities in LAIF as of September 30, 2016 was 162 days.   The District’s investment portfolio is in compliance with its liquidity limitations, which requires that a minimum of 20.00% of the portfolio must mature within one year.  The percentage of the portfolio maturing in less than one year as of September 30, 2016 was 24.30%.  The District has adequate cash reserves necessary to meet its obligations for the next six months.   A majority of the District’s cash and investments is reserved or set aside for specific purposes.  A description of the various classifications of the District’s cash and investments are as follows:   Classification Description Solid Waste Fund:     Operating reserve Equal to 30% of the operations budget of the Solid Waste Fund per Operations Code Section 4.030.020.  The Operating Reserve can only be accessed with prior Board approval.    Designated for revenue dry period Equal to 5 months of budgeted expenditures for the fiscal year to cover the cash deficit during the period in which the District does not receive any revenue.    Undesignated Currently used for rate stabilization and payment of organics recycling costs.    Wastewater Fund:     Operating reserve Equal to 25% of the operations budget of the Wastewater Fund per Operations Code Section 4.030.020.  The Operating Reserve can only be accessed with prior Board approval.    Reserved for emergency preparedness Set aside for infrastructure improvements in the event of a catastrophic disaster. Subject 12. Investment Report for the Month of September 2016 Meeting Oct 18, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action Approve Investment Report for the month of September 2016. Goals 7.0 Finance    Reserved for capital outlay Set aside for capital improvement projects approved and budgeted by the Board, but which have not yet been completed.    Designated for revenue dry period Equal to 5 months of budgeted expenditures for the fiscal year to cover the cash deficit during the period in which the District does not receive any revenue.    Undesignated Wasterwater funds available to be appropriated by the Board.    Facilities Revolving Fund Collection of fixture fees which is a restricted revenue source and can only be used for new sewer facilities.    Asset Replacement Fund Accumulation of funds for replacement of vehicles, equipment and computers.    Asset Management Fund Accumulation of funds in accordance with asset management model for long­term replacement of sewer pipes and related infrastructure.     Legal Review   Legal review is not required.   Environmental Review   Subject activity is exempt from the requirements of the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.).  Section 15300.4 of CEQA allows an agency while establishing its own procedures “to list those specific activities which fall within each of the exempt classes”, and the District has adopted “CEQA Guidelines and Implementing Procedures” that state on page 6, “”Projects” does not include….C. Continuing administrative or maintenance activities.”   Financial Review   The portfolio was budgeted to earn an average rate of 0.900% for the year ending June 30, 2017.  Through September 30, 2016, the portfolio has earned a weighted average interest rate of 1.220%.    Public Notice Process   Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the October 18, 2016 Board of Directors regular meeting at District Headquarters (628 W. 19th Street) and on the District’s website at www.cmsdca.gov.   Alternative Actions   Refer the matter back to staff   File Attachments Investment Report ­ September 2016.pdf (567 KB) Motion & Voting That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. Motion by Jim Ferryman, second by Art Perry. Final Resolution: Motion Carries Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer B. CONSENT CALENDAR                 Summary   The Costa Mesa Sanitary District (CMSD) received a third party claim on October 3, 2016 for alleged damages to a sewer lateral line.   Analysis   CMSD received a letter on February 10, 2016 from SAA 1 LLC informing them of a damaged sewer lateral servicing the property at 1650 Superior Avenue, Costa Mesa, CA. SAA 1 LLC believed that “the lateral was damaged when contractors installed a utility box at the base of a light/electrical pole located in the City’s right­of­way in front of the property some time ago.” SAA 1 LLC requested reimbursement of $6000.00 for the cost of replacing the sewer lateral. On February 17, 2016 CMSD responded by mail to this letter informing SAA 1 LLC  that construction of the utility box was not part of a Sanitary District project, and CMSD played no part in damaging the lateral.   On October 3, 2016, CMSD received a Claim for Damages from Vogt, Resnick, Sherak, LLP on behalf of their client SAA 1 LLC demanding reimbursement for damages in the amount of $6,649.07. CMSD maintains that the District played no part in damaging the lateral and is not liable for reimbursement in this matter.   Legal Review   Not applicable at this time.    Environmental Review   Subject activity is exempt from the requirements of the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.).  Section 15300.4 of CEQA allows an agency while establishing its own procedures “to list those specific activities which fall within each of the exempt classes”, and the District has adopted “CEQA Guidelines and Implementing Procedures” that state on page 6 “”Projects” does not include …. C. Continuing administrative or maintenance activities.”   Financial Review   There is no financial impact for rejecting the claim.   Public Notice Process   Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the October 18, 2016 Board of Directors regular meeting at District headquarters and on District’s website.   Alternative Actions 1. Direct staff to report back with more information File Attachments Claim for Damages ­ 2016­09­27.pdf (1,091 KB) 1650 Superior Ave Damaged Lateral ­ 2016­02­10.pdf (1,698 KB) 1650 Superior Ave Denied Claim Letter.doc (30 KB) Motion & Voting Subject 13. Claim 16­001 SAA 1 LLC Meeting Oct 18, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors reject Claim 16­001 SAA 1 LLC. Goals 5.0 Administrative Management That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. Motion by Jim Ferryman, second by Art Perry. Final Resolution: Motion Carries Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer B. CONSENT CALENDAR                             Summary   The property owner of parcel number 139­296­02, 2928 Peppertree Lane, Costa Mesa has requested to terminate trash services.   Analysis   Attached is a request to the District Board of Directors to refund the property owner for trash service fees for the months that are currently not receiving trash services but have already been billed through the annual property tax assessments. Reimbursement is being requested for the months not reflected in the fiscal year which is as follows:    No. of Months 9 x $18.00 =162.00 x 4 units = $648.00 No. of Days 9 x $0.59 = $5.31 x 4 units = $21.24    = $669.24   The property owner has provided their request in writing for the Board to consider a refund, which is attached, hereto.    The District’s policy for refunds as stated in Chapter 9.02 of the Operations Code states: For all claims for refunds for sewer or trash service for which a special rule (set forth below) does not apply, refund procedures and time limitations will be governed by the Tort Claims Act (Government Code Section 900 et seq.) including, but not limited to, the requirements that the claimant present a written request for a refund from the Board within one year of the accrual of the cause of action. Refunds will be allowed if the claimant’s request satisfies the procedures of the Tort Claims Act and if the claimant establishes that his or her claim is meritorious.   (b) For amounts “paid under protest,” refunds may be allowed for up to four years provided that the procedures of the Health and Safety Code and Revenue and Taxation Code were followed (see Health and Safety Code Section 5472; Revenue and Taxation Code Sections 5097 and 5140 et. Seq.)   (c) Persons who have paid sewer service fees but have not received service and have not been connected to the District’s system shall be eligible for a refund depending on when the fees were collected as follows:                    (1) If the fees were collected before January 1, 1992, there is no statute of limitations and the claimant may submit a claim for such amount that he/she can prove they paid and for which they received no service.           (2) If the fees were paid after January 1, 1992, a claim must have been filed within 180 days of the date of the payment.   Legal Review   This refund is in compliance with the District's Operations Code.    Environmental Review   Subject 14. Refund of Trash Assessment – Service Termination – 2928 Peppertree Lane Meeting Oct 18, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Absolute Date Oct 18, 2016 Fiscal Impact Yes Dollar Amount $669.24 Budgeted No Recommended Action In accordance with District Operations Code and State Law, staff recommends the Board of Directors approve a refund for the current fiscal year trash assessment in the amount of $669.24. Goals 5.0 Administrative Management 7.0 Finance Subject activity is exempt from the requirements of the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.).  Section 15300.4 of CEQA allows an agency while establishing its own procedures “to list those specific activities which fall within each of the exempt classes”, and the District has adopted “CEQA Guidelines and Implementing Procedures” that state on page 6 “”Projects” does not include …. C. Continuing administrative or maintenance activities.”   Financial Review   The $669.24 refund requested is detailed in Attachment B, would be paid from assessments collected in the current fiscal year.  The tax roll will be corrected to not include trash assessments for the Fiscal Year 2016­17.   Public Notice Process   Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the October 18, 2016 Board meeting at District Headquarters and posted on the District’s website. File Attachments 2928 Peppertree Refund Request.pdf (184 KB) 2928 Peppertree Lane ­ CMSD Letter.pdf (408 KB) Motion & Voting That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. Motion by Jim Ferryman, second by Art Perry. Final Resolution: Motion Carries Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer D. GENERAL MANAGER'S REPORTS           Summary   After every three months staff prepares a quarterly progress report to demonstrate the progress being made to completing Strategic Plan goals and achieving the organization's mission and vision.  Attached is the Fiscal Year 2016­17 first quarter report   Analysis   It has been more than a year since the Fiscal Year 2015­20 Strategic Plan has been implemented.  Staff has completed 11 out of the 47 strategic goals (Goal No. 1.10 was canceled) with additional goals anticipating completion in the coming years.   Legal Review   Not applicable   Environmental Review   Subject activity is exempt from the requirements of the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.).  Section 15300.4 of CEQA allows an agency while establishing its own procedures “to list those specific activities which fall within each of the exempt classes”, and the District has adopted “CEQA Guidelines and Implementing Procedures” that state on page 6 “”Projects” does not include …. C. Continuing administrative or maintenance activities.”   Financial Review   All the goals in the Strategic Plan are appropriately budgeted     Public Notice Process   Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the October 18, 2016 Board of Directors regular meeting at District headquarters and on District's website at www.cmsdca.gov.      Alternative Actions   Direct staff to report back with more information. File Attachments Qtly Progress Rpt 2016­17 ­ 1st Qtr.pdf (289 KB) Subject 1. Strategic Plan Quarterly Progress Report ­ FY 2016­17 1st Quarter Meeting Oct 18, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Receive and File D. GENERAL MANAGER'S REPORTS              Motion & Voting Subject 2. Cancellation of November 8, 2016 Study Session Meeting ­ Oral Report Meeting Oct 18, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Recommended Action That the Board of Directors approve cancelling the November 8, 2016 Study Session Meeting. D. GENERAL MANAGER'S REPORTS                 Summary   Per Section 40 of the Agreement, the “DISTRICT shall complete a yearly performance review of the trash collection and recycling program on a yearly basis and CONTRACTOR and DISTRICT shall meet to discuss and resolve problems that may be occurring in the programs. DISTRICT shall prepare a performance review form that allows for evaluation of services provided at the residences as well as administrative services including report preparation, accuracy, and timeliness of transmittal, responsiveness to inquiries, database management, service levels and helpfulness.”     Staff is providing the Board of Directors with the results of the yearly performance review of CR&R for fiscal year 2015­16.     Analysis   The evaluation term was from July 1, 2015 to June 30, 2016. The performance was evaluated on the following grading scale: Excellent, Satisfactory, Unsatisfactory, and Not Applicable. Staff reviewed CR&R's performance in six areas and made the following findings:  1. Cost/Price Control: The standard per­unit net­to­hauler payment for the review period was $17.13 which is below ($0.62 per unit less) the required County average of $16.14 plus 10% (17.75 maximum rate allowed). The average excludes Laguna Woods (per Agreement) and Newport Beach (the City). CR&R now provides trash services for Newport Beach and the City is charged a flat rate of $312,130 per month. Based on the data provided by the City from the RFP used to bid for trash residential services, the average full­time occupancy in Newport Beach is 16,894 households of the 22,525 total (occupancy figure used to calculate original rates for franchise). The consultant equates the net­to­hauler rate to be $18.48 which is above the County average. There is also a $3.00 per household recycling fee that is billed and retained by the City. Therefore, CR&R is in compliance with maintaining the “most favorable” net­to­hauler rate for the District.    2. Schedule Control: As the new organics recycling program was being implemented, District staff received 42 missed organics pick­ups from June 2015 to August 2015. Since then, the number of missed organics pick­ups has significantly reduced. However, many residents requested exemptions as a result of the delays. CR&R maintains a complaint log and is very responsive with contacting customers and scheduling pick­ups.   3. Contract Administration: CR&R promptly sends District staff month­end reports (weight tickets, occupancy reports, HHW work orders and complaint log) for processing. The occupancy reports had some minor errors (duplicate accounts), which District staff and CR&R staff discussed collaboratively on how to reconcile accounts. District staff received April­June 2016 invoices with the incorrect organics rate for the organics curbside collection, in which the District was charged $72.50 per ton. However, because the AD facility was not yet operational, the rate should have been $51.97 per ton. The Agreement also states, “On the effective implementation date mutually agreed upon by both parties for the implementation of the Organics Recycling Program [July of 2016], the rate for District organic material delivered to [CR&R’s] AD facility will be $71.50 per ton.” CR&R was able to correct and credit the District back for calculation errors.   4. Responsiveness to Government:  For the Christmas tree collections, District staff received numerous complaints in 2015. The consultant reviewed CR&R’s complaint log and found that calls have dropped by 76% in 2015 (46 in 2015 & 60 in 2014) from the previous year but does not include complaints received from the District’s app. CR&R has recommended establishing a set start date for pick­ups annually, beginning on December 26. However, District staff has stated that many residents do not dispose of their Christmas tree immediately after Christmas and have requested the start date to begin later. It is important to note that for the 2015 Christmas tree collection, the delays were caused by unsafe weather conditions and not “start date confusion” as stated in the review. Subject 3. CR&R Performance Review Meeting Oct 18, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action, Receive and File Recommended Action That the Board of Directors receive and file the report. Goals 2.2 Annual Contract Audits 2.00 Solid Waste CR&R continues to support the District with public outreach at community events, such as the Community Run and Fish Fry.  On April 23, 2016, CR&R provided the bale of cans for the “Count the Cans” contest.  CR&R also provided organic trash waste bins, signage and collection for the annual Fish Fry event. In addition, CR&R has provided District staff with informational brochures and flyers to distribute at events.   5. Contract Compliance with Operational Requirements: The organics program began on June 22, 2015 and was fully implemented by August 14, 2015. Prior to program implementation, green waste was used as an alternative daily cover (ADC). For 2015, the recycling reports submitted by CR&R show 10,076 tons of green waste being processed as ADC. It is important to note that the 10,076 tons are estimates based upon composition review and the 10,651 tonnage that CalRecycle reports is the actual tonnage. The discrepancy shows that the estimated numbers are relatively accurate. Despite program implementation, the AD facility was not operational until September of 2016. Therefore, the organics collected from curbside collections were sent to two facilities (American Organics & Lakeview Composting Facility) for composting during the audit period. Tonnage records indicate that 7,451.95 tons from the District franchise were diverted by these facilities. The consultant reviewed the State Disposal Reporting System (DRS) which showed 18,906 tons of green waste being used for ADC during the calendar year of 2015. Thus, CR&R’s 10,651 tons of ADC and 7,451 tons of organics to compost in the audit period are supported by historical data. The Master Manifest substantiates a 57.69% diversion rate for the audit period; therefore CR&R has met the required 50% diversion rate as requested in the Agreement.   6. Key Personnel: The consultant has confirmed that CR&R continuously maintains their employee policy, and is therefore found in compliance.   In addition, staff retained the services of Michael Balliet Consulting, LLC (MBC) to provide a partial compliance review of 26 specified items per agreement requirements. The review, attached to this report, found that CR&R exhibited a high level of compliance, passing 26 of 26 areas of review.     Legal Review   This review is in compliance with the District's contract with CR&R.   Environmental Review   A performance review of CR&R in and of itself is an administrative matter and is not a disturbance of the environment similar to grading or construction and is not a project under CEQA or the District’s CEQA Guidelines.  The programs of CR&R, such as the organics programs, receive individual CEQA review when they are initiated or revised.     Financial Review   The cost to perform the performance audit review by Michael Balliet was $3,990.00, which was approved in the FY 2016­ 17 budget.     Public Notice Process   Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the October 18, 2016 Board meeting at District Headquarters and posted on the District’s website. File Attachments CR&R Contractor Performance Evaluation.pdf (3,044 KB) CRR Annual Review 2015­2016 Report Final 10­4­16.pdf (802 KB) Motion & Voting That the Board of Directors receive and file the report. Motion by Art Perry, second by Jim Ferryman. Final Resolution: Motion Carries Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer D. GENERAL MANAGER'S REPORTS                 Analysis   All appropriations lapse at the end of each fiscal year, therefore it is necessary to request that certain unspent appropriations for goods and/or services be carried over into the subsequent fiscal year.  The carryover appropriations represent budgeted Fiscal Year 2015­16 appropriations for goods and/or services that were not expended as of June 30, 2016, but are expected to be expended in the Fiscal Year 2016­17.  Generally, allowable carryovers are limited to certain types of goods or services, such as professional service contracts, capital outlay or capital improvement projects (CIP).  Due to their scope and size, CIP is inherently precluded from being completed within the fiscal year in which funding was initially appropriated.   The carryover of operating transfers represents the use of specific resources to fund specific carryover appropriations.  The carryover of revenues typically relates to grants where the money has been received but not earned.    Encumbrances represent purchase orders (POs) issued for goods and/or services which were not received or completed during the prior fiscal year by June 30, 2016.  A PO is a commitment created to reserve a portion of the appropriation’s available balance, but does not represent an expenditure or liability for budgetary or accounting purposes.  The budget appropriations associated with encumbrance’s lapse at fiscal year­end unless the Board re­appropriates the funds in the subsequent fiscal year as requested in this report.    After all payments are made for goods and services received by June 30, 2016, staff analyzes the remaining appropriation balances and open encumbrances to determine their validity.  If the proposed continuing appropriations and encumbrances were not carried over into Fiscal Year 2016­17, there would not be sufficient appropriations in the current year budget to fund existing and the current year adopted projects.   Legal Review   Not applicable   Environmental Review   Subject activity is exempt from the requirements of the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.).  Section 15300.4 of CEQA allows an agency while establishing its own procedures “to list those specific activities which fall within each of the exempt classes”, and the District has adopted “CEQA Guidelines and Implementing Procedures” that state on page 6 “”Projects” does not include …. C. Continuing administrative or maintenance activities.”   Financial Review   The total amount to be carried over for Solid Waste Fund is $64,950.  The total amount to be carried over for Wastewater Fund is $4,216,817.   Public Notice Process   Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the October 18, 2016 Board of Directors regular meeting at District Headquarters and on District’s website  www.cmsdca.gov     Alternative Actions   Subject 4. Carryover Appropriations and Carryover Encumbrances from Fiscal Year 2015­16 to Fiscal Year 2016­17 Meeting Oct 18, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Recommended Action That the Board of Directors approve the re­appropriation of funds in the Fiscal Year 2016­17 for the carryover items from the prior fiscal year as detailed in Attachments A and B, and summarized as follows:  10 Solid Waste Fund Carryover Appropriations $55,000, Encumbrances $9,950  20 Wastewater Fund Carryover Appropriations $4,151,772, Encumbrances $65,045 Goals 7.0 Finance Refer the matter back to staff File Attachments Bdgt Carryover Encumb 15­16 to 16­17.pdf (11 KB) Motion & Voting That the Board of Directors approve the re­appropriation of funds in the Fiscal Year 2016­17 for the carryover items from the prior fiscal year as detailed in Attachments A and B, and summarized as follows: 10 Solid Waste Fund Carryover Appropriations $55,000, Encumbrances $9,950 20 Wastewater Fund Carryover Appropriations $4,151,772, Encumbrances $65,045 Motion by Bob Ooten, second by Art Perry. Final Resolution: Motion Carries Aye: Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer E. ENGINEER'S REPORTS                 File Attachments CIP Updates October 2016 mtg.pdf (29 KB) Subject 1. Project Status Report Meeting Oct 18, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Recommended Action The Board of Directors receive and file the report. Goals 1.0 Sewer Infrastructure 1.1 Manhole Cover Maintenance Program 1.4 System Wide Sewer Replacement and Repair Program H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 1. Orange County Sanitation District (OCSD) ­ (Director Ferryman) Meeting Oct 18, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Information H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 2. Santa Ana River Flood Protection Agency (SARFPA) ­ (Vice President Perry) Meeting Oct 18, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 3. Independent Special Districts of Orange County (ISDOC) ­ (President Scheafer) Meeting Oct 18, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 4. California Special Districts Association (CSDA) ­ (Assistant Secretary Schafer) Meeting Oct 18, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 5. Special District Risk Management Authority (SDRMA) ­ (President Scheafer) Meeting Oct 18, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Information H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 6. Other Meetings Qualifying for Reimbursement under CMSD Ordinance No. 55, Operations Code Section 3.01.030 Meeting Oct 18, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Information N. CLOSING ITEMS           THE NEXT REGULAR MEETING OF COSTA MESA SANITARY DISTRICT BOARD OF DIRECTORS WILL BE HELD ON NOVEMBER 17, 2016 IN THE DISTRICT'S BOARD ROOM, 290 PAULARINO AVENUE, COSTA MESA. Subject 1. Adjourn Meeting Oct 18, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural