Loading...
2017_01_10_studyTuesday, January 10, 2017 Board of Directors Study Session 290 Paularino Avenue, Costa Mesa 9:30AM A. OPENING ITEMS           Subject 1. Call to Order Meeting Jan 10, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           (If absences occur, consider whether to deem those absences excused based on facts presented for the absence – such determination shall be the permission required by law.) Subject 2. Roll Call Meeting Jan 10, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           This time has been set aside for persons in the audience to make comments on items within the subject matter jurisdiction of the Costa Mesa Sanitary District that are not listed on this agenda. Members of the public will have the opportunity to address the Board of Directors about all other items on this agenda at the time those items are considered.   Under the provisions of the Brown Act, the Board of Directors is prohibited from taking action on oral requests but may refer the matter to staff or to a subsequent meeting. The Board of Directors will respond after public comment has been received. Please state your name. Each speaker will be limited to four (4) continuous minutes. Subject 3. Public Comments Meeting Jan 10, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Procedural B. ITEMS OF STUDY           Summary A total of 711.47 tons of organic waste was collected and recycled in December 2016.   Staff Recommendation That the Board of Directors receive and file the report.   Analysis Below is a graph depicting the total tonnage of organic waste collected during each month of FY 2015­16 and FY 2016­ 17.   Subject 1. Organics Tonnage Meeting Jan 10, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Receive and File     Legal Review Not applicable.     Environmental Review Not applicable.     Financial Review Not applicable.     Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the January 10, 2017 Board of Directors Study Session meeting at District Headquarters and posted on the District’s website.   File Attachments Organics Tonnages FY 15­16 FY 16­17.png (58 KB) B. ITEMS OF STUDY               File Attachments CMSD ­ OCC Recycling Remodel.ppt (23,774 KB) Subject 2. Orange Coast College Recycling Center Update ­ Oral Report Meeting Jan 10, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Presentation B. ITEMS OF STUDY              Summary This report summarizes major points for three ordinance enforcement topics covering scavenging, graffiti, and trash container enforcement. For the month of December, the CMSD Code Enforcement Officer focused his efforts on patrols in various parts of the community. The goal is to identify and deter instances of scavenging and residential trash carts left within the public view.   Analysis The Code Enforcement Officer report is provided as an attachment below. Please see the attached report for details.   Legal Review Not applicable   Environmental Review A review of scavenging activity is an administrative matter and is not a disturbance of the environment similar to grading or construction and does not constitute a project under CEQA or the District’s CEQA Guidelines.   Financial Review There are no financial impacts to CMSD.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the January 10, 2017 Board of Directors study session meeting at District Headquarters and posted on the District’s website.   Alternative Actions 1.  Direct staff to report back with more information.     File Attachments December 2016 CEO report.pdf (270 KB) Subject 3. Code Enforcement Officer Report Meeting Jan 10, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Receive and File Goals 2.00 Solid Waste 2.7 Continue code enforcement presence B. ITEMS OF STUDY           Subject 4. Missed Trash Complaints ­ Oral Report Meeting Jan 10, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Discussion B. ITEMS OF STUDY              Summary The Legislative Analysis provides the Board of Directors with analyses of measures pending in Sacramento that are of interest to the District. On July 22, 2010, the Board of Directors gave authority to the President to write support and/or opposition letters on behalf of the Board if that position has been taken by an agency the District is a member of. For all other bills, staff recommendations for formal District positions on legislation will be agendized and presented for Board action at their regular Board of Directors meetings. When the Board takes formal action on a piece of legislation, the President will advocate the support or opposition of individual bills as approved by the Board.  This Legislative Analysis also provides the Board of Directors with informative updates on State issues.     Staff Recommendation That the Board of Directors receive and file the report.   Analysis 1. SUPPORT: None at this time. 2. OPPOSE: None at this time. 3. WATCH: AB 5 – Employers: Opportunity to Work Act. AB 44 – Workers’ compensation: medical treatment: terrorist attacks: workplace violence. AB 46 – Employers: wage discrimination. SB 24 – Political Reform Act of 1974: economic interest disclosure. SB 32 – Public employees’ retirement. SB 45 – Political Reform Act of 1974: mass mailing prohibition. SB 62 – Unlawful employment: family care and medical leave. SB 63 – Unlawful employment practice: parental leave.   Legal Review Not applicable.   Environmental Review Not applicable.   Financial Review Not applicable.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the January 10, 2017 Board of Directors Study Session meeting at District Headquarters and posted on the District’s website.   File Attachments Legislative Analysis Quarterly Report (October­January).pdf (97 KB) Subject 5. Quarterly Legislative Update ­ January 2017 Meeting Jan 10, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Receive and File Goals 5.3 Stay informed on applicable federal, state and regional regulations B. ITEMS OF STUDY              Summary Just about every community in California is trying the address homelessness in one way or another by providing emergency shelters, transitional housing, jobs, and other essential services.  Director Ferryman requested the Board discuss the possibility of teaming up with the City of Costa Mesa and Mesa Water District for procuring and installing 24­ hour public restrooms for the homeless.   Recommendation That the Board of Directors direct staff to place this item on the next Liaison Committee for discussion with the City of Costa Mesa and Mesa Water District officials.   Analysis While Orange County and many cities in California try to address homelessness with the openings of shelters (an empty bus terminal in Santa Aan is currently being used as a temporary shelter and the County plans on opening a year round shelter in Anaheim in 2017) there will still not be enough beds and amenities (e.g. restrooms) to house the entire homeless population in Orange County. That means the homeless in Costa Mesa will still need basic amenities such as public restrooms.  Currently, most establishments have customer only restrooms and restrooms at public facilities, such as libraries and parks, are often locked. To relieve themselves, the homeless have no alternatives but to urinate/defecate in open public places such parking lots, alleys, street corners and/or near businesses without dignity and in plain sight of everyone.  In fact, the 2011 Costa Mesa Homeless Task Force Final Report cited the following conditions at the Donald Duggan Library and the Costa Mesa Historical Society:   Restrooms are soiled due to bathing activities that create general unsanitary conditions.  Due to on­going problems with the bathrooms, they are now locked. Human waste and other dangerous material are discarded in foliage near buildings. Upholstery has been ruined, requiring regular replacement and repair due to unsanitary conditions.  Some cities across the U.S. have tried installing 24­hour public restrooms to assist the homeless.  A Dutch company, called Urilift, has created an automatic self cleaning restroom that is fitted with electronic components including a mechanism that rinses the floor and toilet bowl.  It also has an emergency button and a display with available time and an alarm to prevent people staying too long in the unit.  The YouTube link below is a quick demonstration of how the floor and toilet are rinsed and cleaned.  Staff inquired from Uriliftt the cost to procure and install and ADA compliant unit; however, at the time staff was preparing this report no one from Urilift has responded to our inquiry.   https://www.youtube.com/watch?v=l4NSe4­Q_­I   In 1996 the City of San Francisco began installing a network of 25 self cleaning restrooms around the city to assist the homeless and provide convenient facilities for tourists.  Fifteen years later a story was published in the San Francisco Public Press describing the difficulties the City had keeping the units to modern sanitary standards.  A copy of the story is attached to this report.  Prostitution and drug use was common in the restrooms and the units were so filthy that the automatic cleaning was proven ineffective, which then required one to five manual scrub­downs each day.  Some units were continually vandalized and had to be taken out of service.  Costa Mesa is not San Francisco, but the illegal activity San Francisco experienced has to be taken into consideration when a structure that can conceal illicit activity such as drug use and prostitution is installed for public use.   The City of Portland may have found the solution.  The City designed and patent the "Portland Loo", a solar­powered, 6' by 10.5" stainless steel public restroom.  Unlike the Urilift unit the Portland Loo is not self­cleaning, but it's made of prison grade steel, which makes graffiti and etching difficult, and the plumbing is very basic where the water faucet is outside, making users less likely to linger for hair washing or laundry.  Inside the Loo there's no mirrors, no paper towel holders, no sink, just four walls, a small hand sanitizer dispenser, a toilet paper dispenser and a toilet.  What makes the Portland Loo popular is that they are not completely private.  Louvered slats are from foot to knee level and again just above head level, which makes activity inside partially visible and audible for pedestrians walking by.  The public and law enforcement will see if anyone is sleeping on the floor or more than one person is inside. Subject 6. Public Restrooms for the Homeless Meeting Jan 10, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Discussion Goals 3.00 Partnerships 3.2 Strengthen our ties with local governments, Special districts and educational institutions   The cost for one Portland Loo is expensive, $100,000, and another $50,000 to install, but installation costs could increase depending on the location for sewer and water connections and if the units are installed on sidewalks there needs to be enough clearance to comply with Americans with Disabilities Act (ADA).  In addition, there is the maintenance cost of washing down the unit twice a day.    Legal Review Not applicable   Environmental Review Installing a prefabricated restroom structure that requires utility connections for water, sewer, and electricity, is categorically exempt under the California Environmental Quality Act (CEQA) Section 15303.  The section states: "Class 3 consists of construction and location of limited numbers of new, small facilities or structures; installation of small new equipment and facilities in small structures..."   Financial Review The cost to install one Portland Loo could be as high as $200,000, depending on the location.  CMSD could consider partnering with the City by splitting the cost 50/50.  The City would have to agree to provide the ongoing daily maintenance of the facility.  No money is budgeted for this expense and would have to be appropriated from the Wastewater Fund.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the January 10, 2017 Board of Directors study session meeting at CMSD Headquarters (290 Paularino Avenue) and posted on the CMSD's website.   Alternative Actions 1.  Direct staff not to place this item on the next Liaison Committee Agenda. 2.  Direct staff to report back with more information. File Attachments Attachment ­ Public Restroom.pdf (6,915 KB) B. ITEMS OF STUDY                          Summary On December 13, 2016, staff presented an annual report of the scavenging activity to the Board of Directors.  The report showed most of the scavenging activity is occurring in the Westside neighborhood, so the Board directed staff to report back with a lockable cart program that specifically targets the Westside neighborhood.   Analysis In 2011, CMSD implemented a lockable cart program as an attempt to deter scavenging activity within CMSD's service area.  Upon request, residents can replace one of their existing mixed waste cart with a lockable cart.  To date, there are 225 households that have lockable carts.    Currently, CR&R has an inventory of 42 lockable carts.  Under the proposed program, staff will mail the attached flyer to every home and/or unit in the Westside neighborhood.  In addition, CMSD's enforcement officer will keep a bundle of flyers with him to disseminate to residents when he comes in contact with them regarding scavenging.  Residents can apply online at CMSD's website or call HQ to request a lockable container.     Staff believes once the flyers start arriving in the mail we will experience a modest increase of phone calls and/or online requests for the lockable containers and that 42 carts may not be enough to handle the demand.  Therefore, staff is recommending purchasing an additional one hundred carts at $75.00 per cart for a total cost of $7,500.  Even though staff will be focusing on the Westside the carts will be available to all CMSD residents. There are approximately 3,400 homes/units in the Westside. The total cost to implement the program is $10,000.  Of this amount, $7,500 is for purchasing additional lockable carts and the remaining $2,500 is to produce and mail flyers, which is done by an outside vendor.    Legal Review Not applicable   Environmental Review Using lockable trash containers, as opposed to standard trash containers, is not a disturbance of the environment similar to grading or construction and does not constitute a project under CEQA or the District’s CEQA Guidelines. The trash collection program is a betterment of the environment.   Financial Review There is $5,000 budget for Anti­scavenging in account 10­100004­4310.  Staff is recommending the transfer of $5,000 from the Household Hazardous Waste account 10­100002­4300 to the Anti­scavenging account.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the January 10, 2017 Board of Directors study session meeting at CMSD Headquarters (290 Paularino Avenue) and posted on the CMSD's website.   Alternative Actions 1.  Approve purchasing more than 100 lockable carts Subject 7. Lockable Cart Program for the Westside Neighborhood Meeting Jan 10, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Action Fiscal Impact Yes Dollar Amount $10,000.00 Budgeted No Recommended Action That the Board of Directors Direct staff to proceed with the proposed program and approve a transfer of $5,000 from the Household Hazardous Waste account to the Anti­scavenging account. Goals 2.00 Solid Waste 2.3 Comprehensive Education Program 2.5 Monitor advancements and technology in the solid waste industry 2.7 Continue code enforcement presence 2.  Approve purchasing less than 100 lockable carts 3.  Do not approve the proposed program and direct staff to report back with more information.     File Attachments Locking bin flyer.pdf (298 KB) C. ORAL COMMUNICATIONS & DIRECTOR COMMENTS           Subject 1. Oral Communications & Director Comments Meeting Jan 10, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Procedural D. CLOSING ITEMS           THE NEXT STUDY SESSION OF THE COSTA MESA SANITARY DISTRICT BOARD OF DIRECTORS WILL BE HELD ON TUESDAY, FEBRUARY 14, 2017 AT 9:30 A.M. IN THE DISTRICTS BOARD ROOM, 290 PAULARINO AVENUE, COSTA MESA. Subject 1. Adjournment Meeting Jan 10, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Procedural