Loading...
2016_12_13_studyTuesday, December 13, 2016 Board of Directors Study Session 290 Paularino Avenue, Costa Mesa 9:30AM Due to technical difficulties, the video for this meeting is unavailable. A. OPENING ITEMS           Subject 1. Call to Order Meeting Dec 13, 2016 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           (If absences occur, consider whether to deem those absences excused based on facts presented for the absence – such determination shall be the permission required by law.) Subject 2. Roll Call Meeting Dec 13, 2016 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           This time has been set aside for persons in the audience to make comments on items within the subject matter jurisdiction of the Costa Mesa Sanitary District that are not listed on this agenda. Members of the public will have the opportunity to address the Board of Directors about all other items on this agenda at the time those items are considered.   Under the provisions of the Brown Act, the Board of Directors is prohibited from taking action on oral requests but may refer the matter to staff or to a subsequent meeting. The Board of Directors will respond after public comment has been received. Please state your name. Each speaker will be limited to four (4) continuous minutes. Subject 3. Public Comments Meeting Dec 13, 2016 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Procedural B. ITEMS OF STUDY               Subject 1. Organics Tonnage Meeting Dec 13, 2016 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Receive and File B. ITEMS OF STUDY              Summary This report summarizes major points for three ordinance enforcement topics covering scavenging, graffiti, and trash container enforcement. For the month of November, the CMSD Code Enforcement Officer focused his efforts on patrols in various parts of the community. The goal is to identify and deter instances of scavenging and residential trash carts left within the public view.   In the month of November, CMSD saw a number of complaints filed with Code Enforcement staff regarding scavenging activity in the city. As with most scavenging complaints, the alleged violations take place in the early morning hours. In order to address resident concerns, the Code Enforcement Officer investigated all complaints and adjusted his schedule to accommodate requests for early morning or weekend enforcement. Included below are instances of scavenging that were detected while the Officer was investigating specific complaints.     Analysis Proactive Scavenging Investigations: 06   2218 Rutgers Avenue­ Officer Roberts contacted a female subject at this location for rummaging through a CMSD trash cart. The subject was made aware of the CMSD ordinance prohibiting scavenging and advised to return all items to a nearby CMSD cart. The subject complied and was advised that she would be subject to citation if observed scavenging again and sent on her way.   1988 Charle Street– While patrolling the 1900 block of Charle Street, Officer Roberts observed a male subject rummaging through a CMSD cart. Officer Roberts contacted the male in front of 1988 Charle Street in order to investigate further. During the course of the contact, the male admitted to scavenging from CMSD carts along Charle Street and Bernard Street. The male was advised to return all items scavenged from CMSD carts and admonished regarding prohibited activity. The male was sent on his way.   741 James Street– While patrolling the 700 block of James Street, Officer Roberts observed a male subject rummaging through a CMSD cart at the corner of Wallace Avenue and James Street. Officer Roberts contacted the male in front of the location in order to conduct a scavenging investigation. During the course of the investigation, the subject admitted to scavenging regularly in order to support himself. The subject was cooperative and agreed to return all scavenged items to a nearby CMSD trash cart. The subject was advised and sent on his way.   969 Congress Street­ While patrolling the 900 block of Congress Street, Officer Roberts attention was directed toward a female subject that was rummaging through a CMSD trash cart. Officer Roberts contacted the female on Congress Street and inquired about her scavenging activity. During the course of the contact, the female admitted that she routinely scavenges items from CMSD carts. The subject was advised that scavenging is prohibited and instructed to return all scavenged material to a nearby trash cart. The subject was sent on her way with a verbal warning.   2124 Elden Avenue– While patrolling the 2100 block of Elden Avenue, Officer Roberts observed a male subject rummaging through a CMSD cart. Officer Roberts contacted the subject to the rear of 2124 Elden Avenue in order to conduct a scavenging investigation. Based on the subjects’ cooperative demeanor, he was advised to return all items scavenged from CMSD carts. The male was sent on his way and has not been seen in the area since the contact.   2272 Pomona Avenue­ Officer Roberts contacted a female subject that was observed at this location rummaging through a CMSD trash cart. The subject was made aware of the CMSD ordinance prohibiting scavenging and advised to return all items to a nearby CMSD cart. The subject was also advised that she would be subject to citation if observed scavenging again.                           END OF SCAVENGING ENFORCEMENT REPORT     Subject 2. Code Enforcement Officer Report Meeting Dec 13, 2016 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Receive and File Goals 2.00 Solid Waste 2.7 Continue code enforcement presence Trash Container Enforcement:   In the month of November, there were a few customer complaints reported to the District Headquarters regarding trash carts in public view. The following is a list of locations where trash cart violations were found and addressed by the Courtesy Notice process.   Total Cases: 97   The following locations received First Warnings:     (4)       Anaheim Avenue­Storage of carts in public view.   (2)       Arnold Avenue­ Storage of carts in public view.   (1)       Avalon Street ­ Storage of carts in public view.   (4)       Baker Street ­ Storage of carts in public view.   (3)       Bay Street ­ Storage of carts in public view.   (2)       Beach Street­Storage of carts in public view.   (2)       Cecil Place­ Storage of carts in public view.   (1)       Colgate Drive ­ Storage of carts in public view.   (3)       College Avenue­ Storage of carts in public view.   (2)       Congress Street ­ Storage of carts in public view.   (1)       Cornell Drive­ Storage of carts in public view.   (2)       Cove Street­ Storage of carts in public view.   (2)       Darrell Street ­ Storage of carts in public view.   (3)       Elden Avenue ­ Storage of carts in public view.   (2)       Fordham Drive ­ Storage of cart in public view.   (3)       Fullerton Avenue­ Storage of carts in public view.   (2)       Gibraltar Street­Storage of carts in public view.   (2)       Governor Street­ Storage of carts in public view.   (2)       Hamilton Street­ Storage of carts in public view.   (2)       Joann Street­ Storage of carts in public view.   (1)       Loyola Road ­ Storage of carts in public view.   (4)       Maple Street ­ Storage of carts in public view.   (2)       Merrill Place ­ Storage of carts in public view.   (2)       Meyer Avenue ­ Storage of carts in public view.   (2)       Miner Street ­ Storage of carts in public view.   (1)       Nassau Road ­ Storage of carts in public view.   (4)       Ogle Avenue­ Storage of carts in public view.   (3)       Orange Avenue­ Storage of carts in public view.   (2)       Pomona Avenue ­ Storage of carts in public view.   (1)       Ralieigh Avenue­Storage of carts in public view.   (2)       Ross Street­ Storage of carts in public view.   (1)       Rutgers Drive­ Storage of carts in public view.   (4)       Santa Ana Avenue­ Storage of carts in public view.   (2)       Seal Street ­ Storage of carts in public view.   (3)       Senate Street ­ Storage of carts in public view.   (3)       Surf Street­ Storage of carts in public view.   (3)       Tustin Avenue­Storage of carts in public view.   (2)       Villannova Road ­ Storage of carts in public view.   (4)       Wallace Avenue ­ Storage of carts in public view.   (2)       Westminster Avenue ­ Storage of carts in public view.   (2)       Wilson Street ­ Storage of carts in public view.   (1)       Yorkshire Street ­ Storage of carts in public view.   (2)       19th Street ­ Storage of carts in public view.   END OF TRASH CONTAINER ENFORCEMENT REPORT   No cases of graffiti on a trash carts were opened in the month of November     Legal Review Not applicable   Environmental Review A review of scavenging activity is an administrative matter and is not a disturbance of the environment similar to grading or construction and does not constitute a project under CEQA or the District’s CEQA Guidelines.   Financial Review There are no financial impacts to CMSD.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the December 13, 2016 Board of Directors study session meeting at District Headquarters (290 Paularino AVenue) and posted on the District’s website.   Alternative Actions 1.  Direct staff to report back with more information.     File Attachments November Scavenging Map.pdf (597 KB) B. ITEMS OF STUDY              Summary Scavenging is the removal of recyclable contents (e.g. aluminum cans, plastic bottles, glass, cardboard, etc.) from curbside trash carts when said carts are placed out in the curb for their weekly collection by CR&R.  Recyclable contents are considered commodities, which means they have value and it's the reason why people will remove these contents from trash carts.  When people remove recyclables from trash carts without CMSD and/or CR&R's permission, they take the material to a recycling buy­back center where cash is exchanged for the recyclable contents.  CMSD has an ordinance that prohibits the removal of recyclable contents from curbside trash carts because the revenues CR&R collects from recyclables helps stabilize trash rates.  This report is an overview of the scavenging activity that occurred within CMSD service area, the enforcement activity, along with suggestions to consider for 2017.   Analysis Section 7.01.030 of CMSD's Operations Code gives the organization authority to issue citations to people caught removing recyclable contents from curbside trash carts.  The fine is $250 for the first offense, $500 for the second offense and $950 for the third offense; however, the general manager, serving as the administrative hearing officer, can lower the fine if he believes the offender has a financial hardship. In 2011, the Board directed staff to issue citations to people using their vehicles to scavenge as a business.  All others will be given verbal warning by CMSD's enforcement officer.  Attached is a map showing the scavenging activity in 2016 in which CMSD's enforcement officer stopped 80 individuals.  All 80 individuals were either walking, pushing a shopping cart or on a bicycle.  No one was using a vehicle to scavenge.  As you can see, the vast majority of scavenging is occurring on the west side of Costa Mesa.  Approximately ten individuals were caught between 5:00 am to 9:00 am and the rest were stopped by the enforcement officer between 8:00 am to 12:00 pm.   The vast majority of the people caught scavenging were initiated by the enforcement officer through his proactive efforts of patrolling the streets of Costa Mesa.  Approximately six scavenging complaints were initiated using CMSD's smart phone app, "GoCMSD" and another five scavenging complaints were received by telephone at HQ.  The following are some suggestions for discussion on how to proceed enforcing the scavenging ordinance and discouraging this activity from occurring within CMSD. Issue citations to everyone caught scavenging.  The enforcement officer would have to visualize someone removing recyclable contents from trash carts in order to issue a citation.  Furthermore, many people the enforcement officer encounters do not carry valid identification and/or they are in a financial hardship, which makes it very difficult to collect the citation fine. Reestablish the lockable cart program.  This program was established in 2011 with the cooperation from CR&R.  Residents could switch out one of their mixed waste carts for a lockable cart where it would be used strictly for recyclable contents.  The lockable carts were available upon request and for a limited time while supplies last.   Continue community outreach and encourage residents to report scavenging using GoCMSD. Continue status quo.    Environmental Review A review of scavenging activity is an administrative matter and is not a disturbance of the environment similar to grading or construction and does not constitute a project under CEQA or the District’s CEQA Guidelines.   Financial Review If the Board decides to reestablish the lockable cart program there will be financial impacts to CMSD because this expense, which is still unknown, is not budgeted.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the December 13, 2016 Board of Directors study session meeting at CMSD Headquarters (290 Paularino Avenue) and posted on the CMSD's website.   Alternative Actions 1. Direct staff to report back with more information. File Attachments Scavenging Map.pdf (630 KB) Subject 3. Scavenging Meeting Dec 13, 2016 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Discussion, Receive and File Goals 2.7 Continue code enforcement presence 2.00 Solid Waste B. ITEMS OF STUDY           Summary The Board of Directors directed staff to take a soft approach on issues related to trash carts stored in alleys per the results of the pilot program implemented in 2013 (Attachment A). Since then, staff has received numerous complaints from one resident regarding trash carts stored in alleys and seeks further direction on the matter.   Staff Recommendation  That the Board of Directors provide feedback for staff.   Analysis On December 10, 2013, staff provided the Board of Directors with an update of the pilot program regarding trash carts stored in alleys. The pilot program focused on seven alleys with approximately 150 homes (including multi­family units). The pilot program indicated that overall, 70 percent of the residents responded favorably; however, 30 percent continued to remain non­compliant of courtesy notices issued. As a result, staff published a District­wide notice in the District newsletter illustrating proper placement of trash carts in the alleys (Attachment B).      The Board was satisfied with the pilot program results and directed staff to not use more of District resources on the pilot program. The Board did not approve posting permanent signs at the beginning and end of each alley and suggested partnering up with the City of Costa Mesa as it relates to fire­safety and restricts Fire Department access.   Per the Board’s direction, staff has continued to educate the public on District’s requirements to keep trash carts out of public view and has not issued citations. However, staff has received numerous complaints from one resident regarding trash carts that are stored in alleys attracting scavenging activity. You will notice in the scavenging report that the enforcement officer did not witness significant scavenging activity in alleys, but that's not to say that scavenging does not occur in alleyways.  Recently, the District's Code Enforcement Officer inspected the alley of the 100 block of Flower Street and observed many carts were stored in front of garages and in the alleyway (Attachment C).  Other locations had carts clearly stored in the alley and not on private property, as shown in Attachment D. Staff would like the Board to provide feedback on the issue, specifically how you want staff to enforce trash carts out of public view in alleyways.    Environmental Review The consideration of enforcing existing policy of removing trash containers from view is not a disturbance of the environment similar to grading or construction and does not constitute a project under CEQA or the District’s CEQA Guidelines.    Financial Analysis There is currently no financial impact to CMSD unless the Board directs staff to install signs in the alleys.   Attachments A. December 10, 2014 Study Session Minutes B. Trash Carts in Alley Article in "Living Green" Newsletter C. Photos of 100 block Flower Street D. Photos of trash carts in the alley   Alternative Actions 1.       Do nothing and continue educating the public about proper storage of trash carts in alleyways. 2.       Direct CMSD enforcement officer to issue warning citations to offenders and ultimately citations for repeat offenders. 3.       Bring back a proposal for sign installation in the alleys that forbid storing trash carts in public view. 4.       Direct staff to report back with more information. File Attachments Attachment D ­ Trash Carts in the Alley.pdf (149 KB) Flower Street Alley.pdf (137 KB) Dec 10, 2014 Study Session Minutes.pdf (1,383 KB) trash carts in alleys.jpg (229 KB) Subject 4. Trash Carts Stored in Alleys Update Meeting Dec 13, 2016 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Discussion B. ITEMS OF STUDY              Summary   On Saturday, November 5, 2016 from 10 a.m. to 2 p.m., the Costa Mesa Sanitary District (CMSD), Orange Coast College (OCC), and OC Waste & Recycling (OCWR) worked together to coordinate the community’s third Household Hazardous Waste (HHW) Collection event. The purpose of the event was to provide residents with an easy and convenient method for safely disposing unwanted household materials.   Staff Recommendation   That the Board of Directors receive and file this report.   Analysis   In partnership with OCC and OCWR, the District hosted the 3rd Biennial Household Hazardous Waste (HHW) Collection event in Parking Lot C of OCC's campus to safely collect and dispose of HHW materials such as used oil, paint, cleaning products, automotive products, pool chemicals, polishes, pesticides, batteries, and electronic waste. Clean Harbors, a contractor of OCWR, provided the labor, equipment, permitting, recycling, and disposal for the event. The event attracted a total of 226 vehicles that generated 25,154 pounds of HHW. At the 2014 HHW Collection Event, approximately 20,000 pounds of HHW were collected. Thus, this year's event took in over 25% more HHW than it did during the 2014 event. This increase in collection is likely due to the increase in advertisement of the event through the District newsletter, social media, Mesa Water bill inserts, and local newspapers. The District, OCC, and OCWR all considered the event to be a great success due to the increase in HHW tonnage collected.   Legal Review   Not applicable at this time.   Environmental Review   Holding a household hazardous waste collection event is not a disturbance of the environment similar to grading or construction and is not a project under CEQA or the District’s CEQA Guidelines. The collection event itself is a betterment to the environment.   Financial Review   The event was funded entirely by Grants HD­23 and HD­25 from the Department of Resources Recycling and Recovery (CalRecycle). The total cost of the event was $32,955.45 included advertising, signage, labor, permitting, recycling, and disposal costs.   Public Notice Process   Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the December 13, 2016 Board of Directors Study Session meeting at District Headquarters and posted on the District’s website.   Alternative Actions   Not applicable at this time. File Attachments HHW Event Photos.pdf (2,380 KB) Subject 5. Household Hazardous Waste Collection Event ­ Final Report Meeting Dec 13, 2016 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Receive and File Goals 3.00 Partnerships 2.00 Solid Waste B. ITEMS OF STUDY              Summary Over the past three months, staff has been working with CMSD's Website designer, Theresa Kasprzyk, to reorganize and enhance the District's website. The purpose of the reorganization is to consolidate the information on the website and make the homepage easier to navigate, while maintaining the website's plentiful resources and overall transparency.   Staff Recommendation That the Board of Directors receive and file the report.   Analysis   In order to simplify the website's homepage, the following enhancements were made: The number of homepage tabs were reduced from 9 to 6 tabs. The entire left and middle homepage panels were replaced with a single animated slideshow to feature all of the District latest news and programs. Duplicate links were removed from the bottom panel and replaced with District awards and annual achievement reports. A diversion rate graphic was designed to help residents visualize the District's progress toward its 75% diversion goal. The following pages were updated and consolidated to reduce duplication of information: New tabs titled "Who We Are," "Solid Waste," "Wastewater," "Media," and "Contact Us" will house all other webpages. 6 pages containing information about board meetings were consolidated into 1 "Board Meetings" page that links the public directly to the District's BoardDocs website where all agendas, meeting videos, minutes, and upcoming meeting dates can be found. 3 pages containing information about records were consolidated into 1 "Records" page that contains the District's Laserfiche database for archived agenda packets and minutes, resolutions, ordinances, and contracts. 3 pages containing information about finance were consolidated into 1 "Finance" page that contains adopted budgets, financial reports, and rates. The "Message from the General Manager" was updated with a new photo and text. Animated drop­down menus were added to allow for the creation of sub­categories and sub­pages under each tab. A "Governance" sub­category was added to house all information related to the Board of Directors, Election Procedures, Enterprise System Catalog, Ethics, the Operations Code, the Brown Act, the Strategic Plan, and Transparency. Legal Review Not applicable.   Environmental Review This report is an administrative matter, and an administrative matter is not a disturbance of the environment similar to grading or construction and is not a project under CEQA or the District’s CEQA Guidelines.   Financial Review The cost of the website reorganization was quoted at $825.00, which will be charged to the Professional Services account.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the December 13, 2016 Board of Directors Study Session meeting at District Headquarters and posted on the District’s website. Subject 6. District Website Enhancements Meeting Dec 13, 2016 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Receive and File Goals 4.0 Community Outreach & Communications B. ITEMS OF STUDY              Summary   Secretary Ooten requested this item be placed on the agenda for discussion.  The shared service concept is a collaborative effort when public agencies work together to find more efficient services and possible cost­savings. In recent years, the Orange County Local Agency Formation Commission (LAFCO) has promoted shared services with cities, special districts, school districts, the county, as well as homeowner associations. LAFCO has a separate page on their website dedicated to shared services where agencies can find common services and then negotiate receiving services from another agency.  This analysis will provide you with an overview on how CMSD has embraced shared services in the past along with some suggestions for continuing this program in the future.    Analysis   CMSD has been an active participant in LAFCO's Shared Services Program by attending and participating in LAFCO moderated working group on August 6, 2012 and January 29, 2013 and on February 26, 2015, CMSD attended LAFCO's Collaborative Services Summit in Costa Mesa.  In the past and present, CMSD has received shared services from the following agencies.   Irvine Ranch Water District (IRWD) When an emergency arises or there is a sudden need to inspect pipeline CMSD has used IRWD in­house closed circuit television (CCTV) crew to inspect our pipeline.  IRWD has provided this service as a courtesy to CMSD and at no cost.  Hiring a private contractor to perform this service would have cost CMSD $195 an hour.   City of Costa Mesa In 2010, CMSD was using a private garage to maintain our fleet at an hourly rate of $110.00.  Later that year CMSD entered into an agreement with the City for fleet maintenance at $73.20 an hour.  In 2014 the agreement was amended to increase the City's hourly rate to $97.60.  Due to staffing issues at the City garage and requiring emergency vehicles (police and fire) receive the highest maintenance priority, the City was unable to maintain CMSD's fleet, so CMSD recently entered into an agreement with a private vendor at $98.00 an hour.  The vendor, Southern California Fleet Services, arrives at CMSD's Corporate Yard to perform maintenance services.   In addition, the City and CMSD have an agreement that allow CMSD portable generators to be stored at the City Yard, which saves money on storage costs.  In return, the City can use the generators for special events such as the Snoopy House Holiday Display at City Hall or for emergency power at city­owned facilities, which saves the City on rental costs.   Orange County Sanitation District (OCSD) CMSD currently uses engineering services from OCSD to provide alternate engineering services at a cost of $66.00 an hour.  Prior to OCSD providing alternate engineering services, CMSD was using a private engineer at an hourly rate of $130.00 an hour.   In addition, from October 2014 through June 2015 a senior human resources analyst from OCSD assisted CMSD with personnel policies and procedures while the organization was in transition of a personnel manager. The senior human resources analyst ensured CMSD complied with personnel regulations while at the same time mentored and coached a CMSD employee to fill the role of personnel manager, which occurred in July 2015.  The senior human resources analysis cost CMSD $72.00 an hour, but saved CMSD on recruiting costs because this person was training a CMSD employee for a promotion in personnel duties.   As you can see, CMSD has been very proactive in the shared services program, which is why Secretary Ooten is requesting this item be discussed today and for the Board to consider reaching out to Mesa Water District to discuss shared services between the two agencies.  Listed below are possible shared services between the two agencies.   Plan checking Joint bidding on construction projects Subject 7. Shared Services Meeting Dec 13, 2016 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Discussion Goals 3.2 Strengthen our ties with local governments, Special districts and educational institutions 3.00 Partnerships Emergency services (CMSD can vacuum and remove water from streets when there are broken pipes)  Vehicle radios GIS Inspections Legal Review   Not applicable   Environmental Review   The consideration of additional shared services is an administrative matter and is not a disturbance of the environment similar to grading or construction and does not constitute a project under CEQA or the District’s CEQA Guidelines.   Financial Review   There are no financial impacts to CMSD to consider implementing shared services with Mesa Water District; however, cost savings could be realized after further discussion and analysis with Mesa Water officials.   Public Notice Process   Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the December 13, 2016 Board of Directors study session meeting at CMSD Headquarters (290 Paularino Avenue) and posted on the CMSD's website.   Alternative Actions   1.  Do nothing and direct staff to report back with more information. B. ITEMS OF STUDY              Summary   The Permit Technician position has remained vacant since August 2016. Recruitment and retention have both proven to be a challenge for this classification. Staff is recommending consideration for reclassifying this position to an Engineering Technician which would benefit the District by allowing greater flexibility in the nature of technical work achievable through the Permit Office.   Analysis   The Permit Technician position has remained vacant since August 2016. Recruitment and retention have both proven to be a challenge for this classification. The District has conducted five recruitments for this position since 2013. The turnover costs for this position each time it is vacated, including separation, replacement and training costs, averages $5,875 per recruitment. The education and experience requirements for the Permit Technician classification are as follows:   Any combination of training and experience that would provide the required knowledge, skills, and abilities is qualifying.  A typical way to obtain the required qualifications would be:   Equivalent to the completion of the twelfth (12th) grade, supplemented with three related classes in either engineering related coursework or in building code, electrical code, plumbing code and mechanical code and completion of a plan review course at the college level; and one year administrative experience in a municipal or county building, engineering, or planning function or equivalent private sector experience, including a high level of public contact and customer service.   The education and experience requirements stated above are not producing the candidates the District requires to fill this unique position. Therefore, staff is recommending adoption of a new classification of Engineering Technician to replace the Permit Technician. The Engineering Technician requires more of a technical skillset than the Permit Technician classification. The Engineering Technician will require a mix of technical and soft skills with more of an emphasis on technical skills than the Permit Technician classification. The requirements include knowledge of basic civil engineering principles and practices; engineering plans, legal descriptions, right­of­way procedures, drawings and blueprints; and engineering and inspection principles and concepts. This new classification would allow greater flexibility in the nature of technical work achievable through the permit office. The proposed education and experience required for the Engineering Technician classification is:   Any combination of training and experience that would provide the required knowledge, skills, and abilities is qualifying.  A typical way to obtain the required qualifications would be:   Associate degree in Engineering or related field. One year customer service experience, including a high level of public contact.   The Engineering Technician would also act as the District’s alternate inspector. The District currently contracts with AndersonPenna Partners, Inc. for alternate inspector services at the rate of $50 per hour. Additionally, the Engineering Technician would be available to provide back­up final inspection services in the absence of the District’s regular contracted inspector.   The Engineering Technician classification would also allow a staff person to train under the District Engineer and gain experience toward earning their Professional Engineer License. In addition, the Engineering Technician would be responsible for networking with partner agencies, such as the City of Costa Mesa, Newport Beach, and the County of Orange to maintain a friendly and professional relationship while educating their staff about the District’s review requirements as it pertains to development within our service area.     A salary survey of comparison agencies in Orange County showed the average minimum annual salary for the Engineering Technician classification is $56,650.40. The average maximum annual salary for this classification is $75,960.00. The Permit Technician classification has a minimum annual salary of $49,578.53 and a maximum of $66,931.01. Subject 8. Engineering Technician Meeting Dec 13, 2016 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Discussion Goals 6.0 Personnel/Organizational Management   Upon approval of the Engineering Technician classification, staff will proceed with recruitment to acquire the best suited talent for this position. This will include a strategy that focuses on recent college graduates and those at the entry level for this field.   Legal Review   No legal review is required for adopting the Engineering Technician classification.     Environmental Review   The consideration of reclassification for the Permit Technician position is an administrative matter and is not a disturbance of the environment similar to grading or construction and does not constitute a project under CEQA or the District’s CEQA guidelines.     Financial Review   The average minimum annual salary for the Engineering Technician classification is $56,650.40. The average maximum annual salary for this classification is $76,567.20. The Permit Technician classification has a minimum annual salary of $49,578.53 and a maximum of $66,931.01.  There are sufficient funds available in the current year budget to allow for the potential increase in salary.   Attachments   A.  Permit Technician Job Description B.  Engineering Technician Job Description C.  Engineering Technician Salary Survey   Public Notice Process   Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the December 13, 2016 Board of Directors meeting at District Headquarters and posted on the District’s website.     Alternative Actions   1. Do nothing and direct staff to report back with more information.   File Attachments CMSD Permit Technician.docx (22 KB) CMSD Engineering Technician.docx (27 KB) Salary Study 2016 ­ Engineering Technician.xlsx (12 KB) C. ORAL COMMUNICATIONS & DIRECTOR COMMENTS           Subject 1. Oral Communications & Director Comments Meeting Dec 13, 2016 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Procedural D. CLOSING ITEMS           THE NEXT STUDY SESSION OF THE COSTA MESA SANITARY DISTRICT BOARD OF DIRECTORS WILL BE HELD ON TUESDAY, JANUARY 10, 2017 AT 9:30 A.M. IN THE DISTRICTS BOARD ROOM, 290 PAULARINO AVENUE, COSTA MESA. Subject 1. Adjournment Meeting Dec 13, 2016 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Procedural