Loading...
2017_06_13_studyTuesday, June 13, 2017 Board of Directors Study Session 290 Paularino Avenue, Costa Mesa 9:30AM A. OPENING ITEMS           Subject 1. Call to Order Meeting Jun 13, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           (If absences occur, consider whether to deem those absences excused based on facts presented for the absence – such determination shall be the permission required by law.) Subject 2. Roll Call Meeting Jun 13, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           This time has been set aside for persons in the audience to make comments on items within the subject matter jurisdiction of the Costa Mesa Sanitary District that are not listed on this agenda. Members of the public will have the opportunity to address the Board of Directors about all other items on this agenda at the time those items are considered.   Under the provisions of the Brown Act, the Board of Directors is prohibited from taking action on oral requests but may refer the matter to staff or to a subsequent meeting. The Board of Directors will respond after public comment has been received. Please state your name. Each speaker will be limited to four (4) continuous minutes. Subject 3. Public Comments Meeting Jun 13, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Procedural B. ITEMS OF STUDY           Summary A total of 845.73 tons of organic waste were collected and recycled in May 2017.      Staff Recommendation That the Board of Directors receive and file the report.     Analysis Below is a graph depicting the total tonnage of organic waste collected during each month of FY 2015­16 and FY 2016­ 17.     Legal Review Not applicable.     Environmental Review Consideration of the Organics Tonnage Report is an administrative matter and not a disturbance of the environment similar to grading or construction and not a project under CEQA or the District’s CEQA Guidelines.     Financial Review Subject 1. Organics Tonnage Report Meeting Jun 13, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Receive and File Financial Review Not applicable.     Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the June 13, 2017 Board of Directors Study Session meeting at District Headquarters and posted on the District’s website. B. ITEMS OF STUDY               File Attachments May 2017 CEO report.doc (1,918 KB) Subject 2. May 2017 Code Enforcement Officer report Meeting Jun 13, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type B. ITEMS OF STUDY              Summary On September 16, 2011 CMSD received a seismic study on its wastewater pump stations to determine their vulnerability in the event of a major earthquake.  The Board of Directors directed staff to bring this item back for discussion at an upcoming Board study session meeting.  This item was first discussed by the Board on November 30, 2011 and again on May 13, 2014.   Analysis In 2011, a seismic study was performed on CMSD's wastewater pump stations to identify the stations vulnerabilities in the event of a 6.0 magnitude or greater earthquake occurring within CMSD service area. The study identified five priorities, which are described below. Priority I ­ secure the above ground electrical enclosures; Priority II ­ provide back­up power; Priority III ­ provide flexibility to withstand earth movement; Priority IV ­ provide additional support for pumping stations in liquefaction zones; and Priority V ­ secure together concrete grade rings in pumping station manhole openings.   Priority I is complete.  Approximately 13 out of the twenty pump stations have rust free stainless steel electrical enclosures.  All twenty pump stations are anchored down to prevent falling over during an earthquake.   Priority II is complete.  All twenty pump stations have dedicated back up power.  Eight stations have on­site back up power while eleven stations have dedicated mobile generators or by­pass pumps.  The 21st Street Pump Station does not need backup power because this station flows into Elden Pump Station.   Priority III is not complete because it is cost prohibitive.  District Engineer Rob Hamers estimates it will cost approximately $576,390 to provide flexibility at all 20 pump stations.  However, when work on individual stations occurs and when the opportunity presents itself, some of the flexibility provisions are added to the stations.  These consist of adding flexible liners to the incoming gravity lines to the stations plus expanding the diameter of the wall penetrations where pipes enter and exit the wet wells and valve vaults.   Priorities IV and V are not complete but staff is looking further into these priorities to determine if they are cost prohibitive or not.   Legal Review Not applicable   Environmental Review The addition of earthquake preventative measures at the pump stations is considered minor alterations and is categorically exempt under the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.) under Section 15301 as a “Class 1” project as stated under 15301; “Class 1 consists of the operation, repair, maintenance, permitting, leasing, licensing, or minor alteration of existing public or private structures, facilities …”; pertaining to 15301(b) “Existing facilities of both investor and publicly­owned utilities used to provide electric power, natural gas, sewerage, or other public utility services”.   Financial Review To date, CMSD spent a total of $2,179,995 to complete Priorities I and II.  The cost breakdown is as follows:   Project #193 Seismic Refurbish                                                                                        $        89,440 Project #196 Pump Station Emergency Equipment                                                                 1,673,132 Project #315 19th St Pump Station Generator                                                                          152,327 Subject 3. Pump Station Seismic Study Meeting Jun 13, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Discussion Goals 1.0 Sewer Infrastructure 1.7 Pump Station Maintenance & Standardization Program 5.0 Administrative Management 5.5 Refine emergency operations procedures and upgrade infrastructure Project #316 Adams Pump Station Electrical Improvement for Portable Generator                       27,327 Purchased Seven Portable Generators                                                                                       237,769                                                                                                                                            $2,179,995   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the June 13, 2017 Board of Directors Study Session meeting at District Headquarters and posted on the District’s website.   Alternative Actions Direct staff to complete Priorities III, IV and V. File Attachments Pump Station Seismic Study.pdf (18,952 KB) B. ITEMS OF STUDY                    Summary In 2012, the Costa Mesa Sanitary District (CMSD) entered into an agreement with the Discovery Science Center (DSC) for program delivery of Eco Challenge, an interactive educational program.  In 2015, the contract was renewed to make the program available to four hundred thirty­three (433) 6th grade students in Costa Mesa as well as amending the program to include CMSD's Organics Recycling Program.  In order to continue the program it is necessary to renew the agreement with DSC.    Staff Recommendation Authorize the General Manager to enter into a new agreement with the Discovery Science Center for one (1) year with an option to extend for an additional year.    Analysis In 2012, the District entered into an agreement with the Discovery Science Center to educate CMSD residents and youth about the importance of waste reduction and practical actions for achieving the goals of diverting 75% of waste from our landfills.  The Eco Challenge is an interactive exhibit that combines CMSD's mission to protecting our community's health and the environment with Discovery Science Foundation's ability to merge learning with fun.    DSC in partnership with OC Waste & Recycling developed this comprehensive, interactive education program that focuses on the message of "Reduce, Reuse, & Recycle."  The purpose of this program is to teach children the importance of identifying and properly disposing of Household Hazardous Waste and how to become an eco­friendly shopper.  Additionally, with the renewal of the agreement in 2015, CMSD staff began collaborating with DSC to amend their Eco Challenge Program to reflect CMSD's Organics Recycling Program.  When DSC visits local schools they now focus on organics recycling including food scraps.  The goal is for youth to influence their family members to separate and recycle food waste, which benefits landfills and the environment.    The Eco Challenge Program is targeted to three specific audiences, 6th grade students, teachers and the general public. The first element of this program includes a 50 minute in­classroom assembly and a take home assignment that requires students to survey their parents about home recycling practices. The second element includes a 2­hour field trip to the Discovery Cube, located in Santa Ana with the same students who were exposed to the in­class assembly; this allows students to interact with the Eco Challenge exhibit. The third element is a 2­hour teachers’ professional development program, designed to increase the understanding and delivery of the County’s recycling message to students, through the inclusion of relevant activities throughout the teachers’ curriculum.   The Eco Challenge Education Program also includes the following: 1. Interactive in­class instruction featuring a student keypad response system, adapted to place a greater emphasis on the identification of organics waste 2. A student booklet summarizing key concepts, also including exercises designed to assist in the identification of organics suitable for recycling 3. Incentive for visiting a Household Hazardous Waste Collection Center 4. Take home survey, adapted to provide information about new organics recycling process 5. Classroom resources used to accompany the in­class instruction 6. Field trip to DSC which includes a 20 minute demonstration focused on organics recycling Costs for program delivery is a per student basis at a rate of $22.62 with an annual contract amount of $12,000 which includes transportation costs to the Discovery Cube.  Of the total contract amount $4,157 of the funds are used to purchase materials that are required for the program such as students' kits, educational booklet, and household hazardous waste collection bins.  Over the last 5 years CMSD has contributed $55,908.75 to DSC and a total of 1,964 Costa Mesa students have participated in the program.    Subject 4. Eco Challenge Program Update Meeting Jun 13, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Action (Consent) Preferred Date Jun 13, 2017 Absolute Date Jun 13, 2017 Recommended Action Authorize the General Manager to enter into a new agreement with the Discovery Science Center for one (1) year with an option to extend for an additional year.  Since the 2015 agreement, DSC has not reached the desired 433 students per fiscal year as stated in the contract.  This is due in part to what schools are able to participate in the program during the school year.  Unfortunately, classroom time can be limited which is contributing the lower than budgeted head count.  But it is important to note that DSC does not charge CMSD for students they are not able to reach.  Currently, assemblies and field trips are focused in the beginning and end of the school year which contributes to the time constraint that has been experienced.  In this new contract it is recommended CMSD specifies that assemblies and field trips are to be held year round to allow more students to participate in the program.                                                                                                                   *FY 16­17 data only includes information from June 2016 to March 2017. Presentations and field trips are focused in the beginning and end of the school year. Actual numbers may be higher.     Breakdown of Student participation by School: Adams Elementary             310 Students College Park Elementary     90 Students Paularino Elementary          204 Students St. John the Baptist             63 Students Whittier Elementary             523 Students Kaiser Elementary               706 Students Kline School                        17 Students Pomona Elementary             51 Students At the end of the program, teachers are given program evaluations and the results have been positive.  Teachers have expressed an overwhelming appreciation for the combination of the assembly and field trip for this program.  They believe it increases students' comprehension and stresses the importance of the information provided with this program.  DSC considers our program a success.  As a result, staffs recommendation is to continue to support the Eco Challenge Program for FY 2017­2018 and FY 2018­2019.  It is recommended that the contract amount of $12,000 to reach 433 students remain the same but language of assemblies and field trips being conducted year­round is added to try and reach our student goal.  The best benefit to this program is that over time, investing in our youth will yield changes in behavior that will improve the environment and extend the future life of landfills in Orange County.    Legal Review Not applicable.     Environmental Review The Eco Challenge Program is not a disturbance of the environment similar to grading or construction and does not constitute a project under CEQA or the District’s CEQA Guidelines.      Financial Review There is $50,500 budgeted for Educational programs in the fiscal years 2017­18.     Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the June 13, 2017 Study Session meeting at District Headquarters and posted on the District’s website     Alternative Actions Do not approve the renewal of a contract with Discovery Science Center and discontinue the program.  B. ITEMS OF STUDY              Summary Over the course of the last several years, the Board of Directors has requested staff to focus on paying down the District’s unfunded pension liabilities.  Based on this direction, last June the District made a payment of $125,000 to California Employers’ Retiree Benefit Trust Fund (CERBT) paying off the District's Unfunded Other Post­Employment Benefits (OPEB). This year staff recommended that the Board approve a payment or payoff of the District's Public Agency Cost­ sharing Multiple­Employer Defined Benefit Pension Plan administered by the California Public Employees' Retirement System (CalPERS).  Staff is requesting direction on the amount of they would like to pay down which would be brought back to the June 22, 2017 for approval.   Recommendation The Board of Directors request staff to bring back this item to the June 22, 2017 Board meeting for approval and appropriation of $335,647 using available funds in the Asset Replacement Fund.    Analysis The District's enrolls it's employees in CalPERS, who provides; defined benefit service retirements, disability benefits, COLA adjustments and death benefits to our employees and their beneficiaries through a cost­sharing pool made up of other public agencies.  Each payroll, the District makes a payment to CalPERS based on percentage of actual payroll.  In addition, each month the District makes a payment of $1,100 towards reducing the District's unfunded pension liability.   The District's unfunded pension liability is complex actuarial calculation factoring in assumptions on our retirees, current and past employees, as well as other pool participant's personnel, investment returns and many other factors.  All of this data and assumptions are used to calculate the value District's pension liability as of a moment in time.  For example, as of June 30, 2017 the District's total pension valuation is an unfunded amount of $335,647.  So, if the District paid CalPERS $335,647 right now and continued to pay the required amount of each payroll would we never have an unfunded pension liability again, maybe.  It would depend how good CalPERS' assumptions and investment strategies are.   If the entire amount of $335,647 was paid by June 30, 2017, we would have a "Fresh Start" according to CalPERS.  However, even with the fresh start, at some point in the future the District may have a small unfunded liability or even be over funded!  So what is the benefit of paying off or paying down the unfunded pension now?  Compounding interest! Like a home mortgage, when the payments are spread out over a longer period of time, interest is charged and compounds the amount owed.  The chart below shows our three different retirement plans as well as the amount we owe now and how much we would pay if it was spread over the current amortization schedule of 30 years or requested an alternate schedule of 20 or 15 years (CalPERS amortization schedules are attached).   Plan                                               June 30, 2017        30 Years         20 Years         15 Years                Miscellaneous Plan                                $320,417                $710,245         $650,082        $546,297  Miscellaneous 2nd Tier Plan                   $  11,968                $  33,170         $  28,840        $  24,282  Miscellaneous PEPRA                             $    3,262                $    3,904         $           0       $            0                                                              $335,647                $747,319         $678,922        $570,579   Legal Review Not applicable.   Environmental Review Subject activity is exempt from the requirements of the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.).  Section 15300.4 of CEQA allows an agency while establishing its own procedures “to list those specific activities which fall within each of the exempt classes”, and the District has adopted “CEQA Guidelines and Implementing Procedures” that state on page 6 “”Projects” does not include …. C. Continuing administrative or maintenance activities.”   Financial Review Subject 5. Unfunded Pension Liability Payment Meeting Jun 13, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Discussion Goals 7.0 Finance 7.5 Evaluate an appropriate reserve program for District funds and develop an inclusive reserve policy Staff recommends pay down the entire amount now using available funds in the Asset Replacement Fund.  Attached is the Asset Replacement Fund schedule showing there is over $400,000 available.    Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the June 12, 2017 Board of Directors study session meeting at District Headquarters and on District website www.cmsdca.gov   Alternative Actions 1.   Refer the matter back to staff for additional information. 2.   Request staff to bring item back to June 22, 2017 Board meeting. File Attachments 1. miscellaneous­2015.pdf (35 KB) 2. second­tier­2015.pdf (35 KB) 3. pepra­2015.pdf (34 KB) 4. Asset Replacement Fund FY2016­17.pdf (23 KB) B. ITEMS OF STUDY              Summary During the budget process there was discussion on the purpose and criteria of the Earthquake Reserve in the Wastewater Fund and the Asset Management Fund minimum balance.  Staff has researched the history of the reserves and did not find any formal policies documented.   Staff is wishes to discuss these items to clarify and formalize the Board's policy in writing to be consistent with Operating Reserves Policy in the Operations Code (See attached).   Recommendation The Board of Director ask staff to bring back a written policy on reserves for Board approval based on the discussion at the study session.   Analysis   Earthquake Reserve: The District has had a $1,000,000 Earthquake Reserve in the Wastewater Fund since prior to separating services from the City in July 2004. The purpose of the reserve was probably to set aside funds for infrastructure repairs if there was a major earthquake.     Asset Management Fund Reserve: The Asset Management Fund (AMF) was established in the Fiscal Year 2011­2012 Budget (See Attached). After the 2010­2011 asset management study was completed, the Board of Directors wanted an increased commitment to Capital Improvement Projects with a goal of $5 million in reserves set aside in a separate fund.  In November 2012, the General Manager prepared a staff report clarifying how the AMF should be used (See attached CIP Asset Management Report Nov 2012).     Staff would like the Board to consider moving the Earthquake Reserve to the AMF and outline the minimum balance required in the AMF.     Legal Review Not applicable.   Environmental Review Subject activity is exempt from the requirements of the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.).  Section 15300.4 of CEQA allows an agency while establishing its own procedures “to list those specific activities which fall within each of the exempt classes”, and the District has adopted “CEQA Guidelines and Implementing Procedures” that state on page 6 “”Projects” does not include …. C. Continuing administrative or maintenance activities.”   Financial Review There is no additional financial impact for formalizing the reserve policies.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the June 13, 2017 Board of Directors regular meeting at District Headquarters and on District website www.cmsdca.gov   Alternative Actions 1.   Refer the matter back to staff for additional information.     File Attachments OPERATIONS CODE_FINAL_2017­05­05.pdf (54 KB) 2011­12 Budget Establishs Asset Mgt Fund.pdf (662 KB) CIP Asset Management Report Nov 2012.pdf (1,496 KB) Subject 6. Earthquake and Asset Management Reserves Meeting Jun 13, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Discussion Goals 7.0 Finance 7.5 Evaluate an appropriate reserve program for District funds and develop an inclusive reserve policy Operating Reserves Report Aug 2015.pdf (574 KB) C. CLOSING ITEMS           Subject 1. Oral Communications & Director Comments Meeting Jun 13, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Procedural C. CLOSING ITEMS           THE NEXT STUDY SESSION OF THE COSTA MESA SANITARY DISTRICT BOARD OF DIRECTORS WILL BE HELD ON TUESDAY, JULY 11, 2017 AT 9:30 A.M. IN THE DISTRICTS BOARD ROOM, 290 PAULARINO AVENUE, COSTA MESA. Subject 2. Adjournment Meeting Jun 13, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Procedural