Loading...
2017_04_11_studyTuesday, A pril 11 , 2017 Board of Directors Study Session 290 P aularino Avenue, Costa Mesa 9:30AM A. OPENING ITEMS           (If absences occu r, consider whether to deem th ose absences excused based on facts presen ted for the absence – such determination sh all be th e permission required by law.) Su bject 1. Roll Call Meetin g Apr 11, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           This time has been set aside for person s in  the audience to make comments on items within th e subject matter jurisdiction  of the Costa Mesa Sanitary District that are not listed on  this agenda. Members of the pu blic will h ave th e opportunity to address the Board of Directors about all other items on this agen da at th e time th ose items are considered.   Un der the provisions of th e Brown Act, the Board of Directors is proh ibited from taking action on oral requests bu t may refer the m atter to staff or to a subsequ en t meeting. Th e Board of Directors will respond after public comment has been received. Please state your name. Each  speaker will be limited to four (4) continuous minutes. Su bject 2. Pu blic Commen ts Meetin g Apr 11, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Procedural B. ITEMS OF STUDY           Su bject 1. New CMSD Employee Introdu ctions: Bao Vong, En gineerin g Techn ician  and Nabila Guzman, Man agemen t Analyst I Meetin g Apr 11, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Presentation B. ITEMS OF STUDY              Su mmary On  April 28, 2016, the Board of Directors approved a recommendation by the Pump Station Electrical Control Pan el Art Wrap Ad Hoc Committee to appropriate $7,300 from the Wastewater Contingency Fund to support the Art Wrap Pilot Program. The Ad Hoc Committee selected 8 pu mp stations to wrap with customized vinyl artwork and determ ined that the artwork should be historically significant to each location . Artwork was solicited by artists from local h igh schools an d colleges in Costa Mesa during the Fall semester of 2 0 1 6 . The program's purpose is to enhance the appearan ce of th e District's electrical control panels at wastewater pump station s utilizing art wraps.   Staff Recommen dation That the Board of Directors receive an d file this report.   An alysis The District did not receive any submissions for the Pu mp Station Control Panel Art Wrap Con test as of the March  1, 201 7 deadlin e. Th e following may have deterred studen ts from participating in the contest: The historical themes may have been too specific an d difficult for student artists to recreate. Students may not h ave been  fam iliar or in terested in Costa Mesa's history. Addition ally, the selected th emes pertained to agriculture, ranching, Native American history, and automotive history ­ all of which  may be seen as challenging to portray artistically. The required artwork dimensions (20"x40") may h ave been  too large. 20"x40" is n ot a stan dard canvas size. Du rin g the Fall 2016 semester, staff reached out to the art instructors and administrative offices of each of th e followin g schools to publicize the program and encou rage studen t participation: Orange Coast College Vanguard Un iversity Costa Mesa High Sch ool E stancia High School Waldorf High Sch ool E arly College High Sch ool Addition ally, the contest was publicized th rough the District's newsletter, website, social media, and campu s flyers.   In lieu  of th e original con test format, staff h as coordinated with  the Costa Mesa Historical Society to obtain  h istorical artwork to wrap Gisler, Iowa, Adams, Valley (Aviemore), City Corporation, Santa An a, Irvine, and 21st pump stations. Art Goddard of the Costa Mesa Historical Society h as prepared the draft artwork th at is attached under th e file name "Poster Board Images." This artwork h as been provided to Mesa Art for image optimization and colorization (for any black an d wh ite images). Each  piece of artwork has been selected based on  its historical relevance to the exact place in  which  th e pump station  is located. Legal Review Not applicable.   En vironmental Review Placin g a wrap on  th e electrical enclosure at a pump station is not only a beautification  program but th e wrap provides protection for the su rface and diminish es the ch an ces of graffiti and can be considered a main tenance activity, which is categorically exempt under the California Environmen tal Quality Act (CE QA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.). Section 1 5300.4 of CEQA allows an agen cy while establishing its own procedures “to list those specific activities wh ich fall within  each of th e exempt classes”, an d the District has adopted “CEQA Guidelines and Implemen tin g Procedures” th at state on page 6 ”Projects” does not include …. C. Continuing admin istrative or maintenance activities.”   Financial Review Mesa Art origin ally qu oted the art wraps at $6,500 with  the cost being contingent upon the panel size and an y necessary alteration s. Addition ally, the program initially included a total honorarium of $8 00 ($100 to reward each of the 8 winnin g artists). A total of $7,300 was appropriated from th e Wastewater Con tingen cy Fund to su pport this project on  April 28, Su bject 2. Pu mp S tation Con trol Pan el Art W rap Program ­ Update Meetin g Apr 11, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Discussion, Receive and File Goals 3 .2 Strength en our ties with  local governments, Special districts an d educational in stitutions 2016. The project is still on track to be completed within  the origin al budget of $7,300. With  the addition al image alteration s and photo colorization, Mesa Art has quoted th e art wraps at $7,00 0 . Th e remainin g $300 will cover the cost of the artwork rights, wh ich will be paid to the Costa Mesa Historical Society.   Pu blic Notice Process Copies of this report are on file and will be in clu ded with  the complete agen da packet for the April 11, 2017 Board of Directors Study Session  meeting at District Headqu arters an d posted on  the District’s website.   Altern ative Action s 1. Direct staff to report back with more information. File Attachments Poster Board Images.pdf (1,237 KB) B. ITEMS OF STUDY           Su mmary A total of 900.25  ton s of organic waste were collected and recycled in March 2 0 1 7 .  Staff Recommen dation That the Board of Directors receive an d file the report.   An alysis Below is a graph depicting the total tonnage of organic waste collected during each month  of FY 2015 ­16 an d FY 20 1 6 ­ 17.   Su bject 3. Organ ics Ton n age Report Meetin g Apr 11, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Receive and File   Legal Review Not applicable.   En vironmental Review Consideration of the Organics Tonnage Report is an  administrative matter an d not a disturban ce of th e environ ment similar to gradin g or construction and n ot a project under CEQA or th e District’s CEQA Guidelines.   Financial Review Not applicable.   Pu blic Notice Process Copies of this report are on file and will be inclu ded with the complete agenda packet for the April 1 1 , 2017 Board of Directors Study Session  meeting at District Headqu arters an d posted on  the District’s website. B. ITEMS OF STUDY           File Attachments March 2017 CE O report final.pdf (441 KB) Su bject 4. March  201 7  Code Enforcement Officer report Meetin g Apr 11, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type B. ITEMS OF STUDY              Su mmary The Quarterly Legislative Update provides the Board of Directors with analyses of measures pending in Sacramento that are of in terest to the District. On Ju ly 22, 20 1 0 , the Board of Directors gave auth ority to the President to write su pport and/or opposition letters on  beh alf of the Board if th at position h as been taken by an agency th e District is a member of. For all other bills, staff recommendations for formal District positions on legislation will be agen dized and presen ted for Board action  at th eir regular Board of Directors meetin gs. Wh en  th e Board takes formal action  on a piece of legislation, the President will advocate th e support or opposition  of individual bills as approved by the Board.  This Legislative Analysis also provides the Board of Directors with informative updates on  State issues.     Staff Recommen dation That the Board of Directors receive an d file the Quarterly Legislative Update and direct staff to send letters of support for AB 979 and AB 1 1 4 7  to the bills' auth ors.   An alysis 1. SUPPORT: AB 979, AB 1147 2. OPPOSE : AB 20 , AB 1008, AB 1223, SB 80 3. WATCH: AB 5, AB 4 4 , AB 46, AB 196, AB 241, AB 319 , AB 569, AB 674, AB 9 5 4, AB 1036, AB 1309, AB 1310, AB 1 5 7 2 , AB 1659, SB 24, SB 3 2 , SB 63, SB 231, SB 452 , SB 705, SB 771, SCA 10, Department of Industrial Relation s (DIR) Bu dget Trailer Bill Summ aries and analyses of each of the above bills are included in  th e attach ed "Legislative An alysis Quarterly Report (February­April)" documen t. Additionally, letters of support for AB 979 an d AB 1147 h ave been drafted and attached for review.   Legal Review Not applicable.   En vironmental Review Not applicable.   Financial Review Not applicable.   Pu blic Notice Process Copies of this report are on file and will be in clu ded with  the complete agen da packet for the April 11, 2017 Board of Directors Study Session  meeting at District Headqu arters an d posted on  the District’s website. File Attachments Legislative Analysis Quarterly Report (Febu rary­April).pdf (1 7 4  KB) AB 979 ­ Support ­ Assemblyman  Lackey.pdf (120  KB) AB 1147 ­ Support ­ Assemblyman  Salas.pdf (120 KB) Su bject 5. Qu arterly Legislative Update ­ April 20 1 7 Meetin g Apr 11, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Discussion, Receive and File Goals 5 .3 Stay informed on applicable federal, state and regional regulation s B. ITEMS OF STUDY              Su mmary Orange County Waste & Recyclin g has released th e Regional Recycling an d Waste Reduction Grant Program for FY 2017/18 ­ FY 2021/22. The Costa Mesa San itary District (CMSD) received a $20,000 grant award for U­waste, e­waste, compost bins, an d pu blic education  during th e grant's first cycle in  FY 2007/2 0 0 8 . Durin g the grant's second cycle in  FY 2009/2010, CMSD an d th e City of Huntington Beach received a $142,256 grant award for compostin g bins, vermicompostin g bins, and public outreach. Similar to these prior gran t cycles, the current grant cycle aims to  promote, expand, and enhance sustainable recycling and waste reduction programs throughout Orange County. However, this grant cycle differs from previous grant cycles in  that it is a five­year project grant and successful grantees mu st commit to contribu tin g fu n ds to th e project in th e last fou r years of the grant as follows:  2 0 % of program costs in year 2 5 0 % of program costs in year 3 1 0 0 % of program costs in  years 4 and 5 Staff Recommen dation That the Board of Directors: 1.       Receive and review staff’s plan to u se grant money, if awarded, for implementing programs to assist deterring scaven ging activities within CMSD service area. 2.       Direct staff to bring th is item back to the April 27, 201 7  Board of Directors meetin g with a resolution for approvin g the grant submission .    An alysis Staff is proposin g to apply for OC Waste & Recycling's Fourth  Cycle Regional Recycling and Waste Redu ction Grant for th e purpose of en h an cing the District's Anti­scavengin g and Organics Recyclin g Program s through expanded equipment and bilingu al public outreach materials. Equipmen t pu rchases will inclu de lockable mixed waste carts for residents, as well as a body camera and LE D flashligh ts to assist the Code Enforcement Officer with early mornin g scavengin g in vestigations. Pu blic outreach materials will inclu de scavenger deterrent stickers, bilin gu al trash cart hangers promotin g lockable carts, bilin gu al trash carts promoting the Organics Recycling Program, and a bilingual social media campaign  to promote lockable carts and organ ics recycling. Th e total amount being requested for the 5­year grant cycle is $15,00 0 based on the bu dget below.   Su bject 6. OC Waste & Recycling Grant Application  Su bmittal Meetin g Apr 11, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Discussion Goals 2 .6 Apply for waste diversion grants   The proposed grant application focuses primarily on enhancin g the District's An ti­Scavenging program because the District has seen  an in crease in scavenging activity over th e past 3 years, particularly on the west side of Costa Mesa. The table below indicates th e n u mber of scavenging instan ces th at were reported annually from 2014­20 1 6 . The average n u mber of month ly reported scavengin g investigations more than doubled from 2014  to 2015 an d has increased slightly since. Based on  the observations of th e District's Code Enforcement Officer, approximately 8 8 % of th e reported scavengers were observed du rin g th e hours of 8:0 0 am to 12:00 pm, while the remaining 12% were observed durin g th e early hours of 5:00 am to 9:00 am.    20 1 4 2 0 15 2 016 Total # of Reported Scavenging In vestigations 33 8 7 90 Average # of Reported Monthly Scaven ging I nvestigations 3.3 7 .25 7.5   Addition ally, the following goals and objectives have been establish ed for the grant cycle:   Goal 1: To reduce the n u mber of reported scavengin g inciden ts by at least 25%. Objective 1: To deter scavenging of recyclable materials from District carts by making lockable carts and anti­ scavenging stickers available to residen ts.  Objective 2: To provide th e District's Code Enforcement Officer with the appropriate equipment to effectively investigate reported scaven ging activity durin g early mornin g in vestigations. Objective 3: To provide outreach an d education  materials to residen ts abou t th e District's anti­scavengin g program and available solutions.   Goal 2: To increase participation in the Organics Recycling Program in  order to ach ieve a 7 5 % landfill diversion rate. Objective 1: To en h an ce the District's existing Organics Recycling Program by providing residents with bilingual outreach and education al materials.   Legal Review Not applicable.   En vironmental Review A review of a grant application  is an  administrative matter an d is n ot a distu rbance of th e environment similar to gradin g or construction and does not con stitute a project un der CE QA or the District’s CE QA Gu idelin es.   Financial Review Staff recommen ds th at if the Board of Directors approve th is program and the District is awarded the grant, that this item be brought back to appropriate the funds.    Pu blic Notice Process Copies of this report are on file and will be in clu ded with  the complete agen da packet for the April 11, 2017 Board of Directors Study Session  meeting at District Headqu arters an d posted on  the District’s website.   Altern ative Action s 1. Do not approve staff's plan to u se grant money, if awarded, for implementing the described programs. File Attachments Gran t Guidelines.pdf (7 1 2  KB) B. ITEMS OF STUDY              Su mmary CMSD residents care about the environm ent, as evident in the 2012 community wide su rvey where n early 82% of th e one thousan d residents surveyed supported diverting 75% of waste stream away from landfills.  In a 201 6  commu n ity wide su rvey over 9 4% of th e five hundred residents surveyed said that it is importan t for CMSD to effectively an d proactively maintain the wastewater system, wh ich  will fu rther protect the en viron ment. Th e proposed program below will give residents th e tools and knowledge to protect the environmen t while at the same time learn about innovative tech n ologies that CMSD and other agencies are usin g to save California's resources.    Recommendation That the Board of Directors con siders implementing a Citizens Environmental Protection Academy (CPA) where participants learn techniqu es on how to protect th e environmen t wh ile also learning how agencies are using innovation to save and protect California's resou rces.   An alysis The followin g are th e academy objectives:   1.  To create a fu n , h an ds­on learnin g experien ce where residen ts discover different tools, methods and practices for protecting the en viron ment. 2.  Participants will ascertain innovative methods being used by pu blic an d private agen cies th at are proactively saving resou rces and safegu arding th e environment. 3.  In crease public awaren ess of CMSD an d Californ ia special districts in general.   Attached is a sample agenda for th e academy.  The proposed program is for six weeks (one half day per week) where participants will learn  a specific discipline each  day such as administration, wastewater an d solid waste.  In addition, participants will receive man y demonstrations such as operatin g wastewater cleanin g trucks, confined space entry, operatin g CCTV cameras in  wastewater pipes, and operating by­pass equipment at Elden  Pu mp Station .  The academy will be high lighted with  tours of differen t facilities to showcase the technology being used to protect the environmen t.  Tours will inclu de the CMSD Yard and HQ, the Orange County Sanitation  District treatment process, the Orange County Water District Groundwater Replenishment System, CR&R's Material Recovery Facility an d CR&R's Anaerobic Digestion (AD) facility.  Th e academy will conclude with tips for protecting the en viron ment and each participant will receive a free tool kit containing helpful tools for protecting the environ ment such  as a Fats Oil Grease (FOG) funnel, sharps container, reu sable grocery bag, organics pail, battery/HHW con tain er, vou ch er for a free CCTV sewer lateral and free tickets to Discovery Science Center and the Eco Challen ge.  The Board of Directors will issue certificates of completion  to participants followed by a reception celebrating the participants' successful completion of the academy.   Legal Review Not applicable.   En vironmental Review The proposed citizen s academy is not a disturbance of the environment similar to grading or con struction  and does not constitu te a project under CEQA or the District’s CEQA Guidelines.    Financial Review Staff estimate that it will cost $2 0 ,000 for one academy.  The cost will cover transportation for tours, refreshments, tool kits, printing for handou ts and a videograph er to place a video of the academy on CMSD's website to h elp promote future academies. Staff would recommend that if th e Board is interested in this program that it be included in  th e proposed budget for fiscal year 2017­2018.   Pu blic Notice Process Copies of this report are on file and will be in clu ded with  the complete agen da packet for the April 11, 2017 Board of Directors Study Session  meeting at CMSD Headquarters (2 9 0  Paularino Aven u e) an d posted on  the CMSD's website.   Altern ative Action s 1.  Do n ot approve a Citizens Environmen tal Protection  Academy. Su bject 7. Citizens En vironmental Protection  Academy Meetin g Apr 11, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Discussion Goals 4 .0 Community Outreach & Commu n ication s 2.  Direct staff to report back with m ore inform ation.     File Attachments CMSD EPA.pdf (89 KB) B. ITEMS OF STUDY              Su mmary The California Supreme Court recently ruled that written communications, including emails and text, prepared by a public employee or elected  officials conducting agency business is considered “prepared by” the agency within the meaning of the Cal ifornia Public Record s Act (CPRA), even if it is prepared and/or transmitted using an employee or elected official’s personal d evice or account.   Recommendation That the Board of Directors direct staff to bring this item back to the April 27, 2017 Board of Director meeti ng for approval considera tion.   An alysis The California Supreme Court recently ruled that written communications, including emails and text, prepared by a public employee or elected  official conducting agency business is consi dered “prepared by” the agency within the meaning of the Californ ia Public Record s Act (CPRA), even if it is prepared and/or transmitted usi ng an employee or el ected official’s personal device or account. The Court noted that documents and communications that meet the CPRA’s definition of a “public record” do no t lose their status merely because they are located in a private account or on a private device.   As part of their de cision, the Court addressed important privacy concerns raised by public agencies that were interested in the case.  For i nsta nce, if a record conta ins both public and private i nformation, the Court reassu red public agencies that they ca n redact information that is exclusively personal or otherwise exempt from disclosure under the CPRA.  In addition, public agencies were concerned with how they can locate responsive records on private devices and accounts without violating elected officials or employees privacy rights.  The Court relied on federal a nd state court decisions in similar cases and therefore offered some guidan ce on how public agencies can conduct searches that are reasonably calcul ated to locate responsive documents, even if those documents are contained on private devices or accounts.   The Court provided several suggestions for public agencies in this area.  For instance, when federal courts are applying the Freedom of Information Act (FOIA), the federal equivalent of CPRA, they have approved individual employees conducting their own searches and segregating public records from personal records, so long as the employees have been properly trained on how to distinguish betwee n the two.  The Court also noted if a federal employee withholds a documen t identifi ed as potentially responsive, he or she may submit an affidavit providing the agency with a sufficient factual basis upon which to determin e whether co ntested items were agency records or personal materials.  The Court indicated that this type of process could meet an agency's duty to pro duce responsive records while also protecting individual privacy interest of elected officials and employees.   The C ourt also noted th at public ag encies might consider adopting policies to reduce the possi bility of public records being locate d on private devices or a ccounts.  For instance, federal statutes and regulations require some federal employees to use their official ag ency accoun ts for all communications relating to public business or copy their offi cial agency accounts on all publi c busi ness commu nications conducted on private accoun ts.   The Court's latter suggestio n is what staff is recommending the Board consider by issuing one Microsoft Surface Pro 4 tablet to each Board member where each tablet will have CMSD accounts for conducting agency business such as recei ving  and sending emails, documents, agenda packets, etc.  The tablets will be strictly for CMSD business a nd not for personal use.  Board members will also be responsible for the safekeeping of the tablets.   Legal At the April 27, 2017 Board of Directors meeting , District Counsel w ill be giving a report about the Cali fornia  Supreme Court ruling and the Board using CMSD issued tablets for conducting agency business.   Environmental Re view The potential purchase and use of tablets or other communication devices is not a disturbance of the environment si milar to grading or constru ction and does not constitute a project under CEQA or the District’s CEQA Guidelines.    Financial Review The cost for fi ve Surface Pro 4's for the Board of Directors and two for staff is approximately $12,040 in total o r $1,720 each.  This amount includes the computer ($1,430), a three ye ar accident protection plan ($150) and a co ver ($140).  If the Board would like to move forward with this purchase, staff recommends that we find money in the current year budget and direct the General Manager to Su bject 8. Con sider Assignin g Microsoft S urface Pro 4  to Board of Directors for Con ducting CMS D Bu siness Meetin g Apr 11, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Discussion Goals 5 .0 Admin istrative Man agemen t transfer the funds to the appropriate account.  In accordance with Section 4.03.010(h) of the District’s Operations Code, the General Manager has the authority to transfer up to $50,000 from accoun t to account, amounts in excess of $50,000 must be approved by the Board of Directors.     Public Notice Process Copies of this report are on fil e and will be included with the complete agenda packe t for the April 11, 2017 Board of Directors study session meeting at CMSD Headquarters (290 Paularino Avenue) and poste d on the CMSD's website.   Alternative Actions 1.  Do not direct staff to bring this item back to the April 27, 2017 Board of Directors meeting for approva l consideration. 2.  Direct staff to report back with more information.     C. CLOSED SESSION           Conference with Real Property Negotiators (Gov Code §54956.8 ) Property: 2252 Fairview Road, Costa Mesa Agency Negotiator: Scott Carroll Negotiating Party: Mike Johnson Un der Negotiation: Price an d terms of payment Su bject 1. Con ference with  Real Property Negotiators (Gov Code §5 4 956.8) Property: 225 2 Fairview Road, Costa Mesa Agency Negotiator: S cott Carroll Negotiatin g Party: Mike Johnson Under Negotiation : Price and terms of payment Meetin g Apr 11, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type D. RECONVENE TO OPEN SESSION           Su bject 1. Oral Communications & Director Commen ts Meetin g Apr 11, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Procedural D. RECONVENE TO OPEN SESSION           THE NEXT STUDY SESSION OF THE  COSTA MESA SANITARY DISTRICT BOARD OF DIRECTORS WILL BE  HELD ON TUESDAY, MAY 9, 201 7  AT 9 :30 A.M. IN THE DISTRICTS BOARD ROOM, 290 PAULARINO AVENUE, COSTA MESA. Su bject 2. Adjournment Meetin g Apr 11, 2017 ­ Board of Directors Study Session Access Public Type Procedural