Loading...
2017_06_22_boardThursday, June 22, 2017 Board of Directors Regular Meeting 290 Paularino Avenue, Costa Mesa 5:30PM A. OPENING ITEMS           Subject 1. Call to Order Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           Subject 2. Pledge of Allegiance Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           Subject 3. Invocation Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           (If absences occur, consider whether to deem those absences excused based on facts presented for the absence – such determination shall be the permission required by law.) Subject 4. Roll Call Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           Subject 5. Ceremonial Matters and Presentations Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           Unless directed otherwise by the Board of Directors, all actions shall be based on/memorialized by the latest document submitted as a late communication. Subject 6. Announcement of Late Communications Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           This time has been set aside for persons in the audience to make the Board of comments on items within the subject matter jurisdiction of the Costa Mesa Sanitary District that are not listed on this agenda. Members of the public will have the opportunity to address Directors about all other items on this agenda at the time those items are considered.   Under the provisions of the Brown Act, the Board of Directors is prohibited from taking action on oral requests but may refer the matter to staff or to a subsequent meeting. The Board of Directors will respond after public comment has been received. Please state your name. Each speaker will be limited to four (4) continuous minutes. Subject 7. Public Comments Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural B. CONSENT CALENDAR              Subject 1. Approve Consent Calendar Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. B. CONSENT CALENDAR              File Attachments minutes_2017_4_11_ss_revised.pdf (51 KB) Subject 2. Approve Board of Directors Study Session Meeting Minutes of April 11, 2017 Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the meeting minutes as presented. B. CONSENT CALENDAR              File Attachments minutes_2017_4_14_special_revised.pdf (36 KB) Subject 3. Approve Board of Directors Special Meeting Minutes of April 14, 2017 Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the meeting minutes as presented. B. CONSENT CALENDAR              File Attachments minutes_2017_4_27_rm_revised.pdf (77 KB) Subject 4. Approve Board of Directors Regular Meeting Minutes of April 27, 2017 Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the meeting minutes as presented. B. CONSENT CALENDAR                    File Attachments minutes_2017_5_9_ss.pdf (43 KB) Subject 5. Approve Board of Directors Study Session Meeting Minutes of May 9, 2017 Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the meeting minutes as presented. B. CONSENT CALENDAR                    File Attachments minutes_2017_5_12_special.pdf (32 KB) Subject 6. Approve Board of Directors Special Meeting Minutes of May 12, 2017 Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the meeting minutes as presented. B. CONSENT CALENDAR                    File Attachments minutes_2017_5_25_rm.pdf (68 KB) Subject 7. Approve Board of Directors Regular Meeting Minutes of May 25, 2017 Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the meeting minutes as presented. B. CONSENT CALENDAR              a. Directors' compensation for the month of May 2017 b. Directors' reimbursement of expenses for the month of May 2017 File Attachments director_compensation2.pdf (1,706 KB) director_expense.pdf (733 KB) Subject 8. Approve Directors' Compensation and Reimbursement of Expenses Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the compensation and reimbursement of expenses as presented. B. CONSENT CALENDAR                 Summary Attached is the Payroll General Ledger Distribution Report summarizing each payroll during the month.     Legal Review Not Applicable   Environmental Review Subject activity is exempt from the requirements of the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.).  Section 15300.4 of CEQA allows an agency while establishing its own procedures “to list those specific activities which fall within each of the exempt classes”, and the District has adopted “CEQA Guidelines and Implementing Procedures” that state on page 6 “”Projects” does not include …. C. Continuing administrative or maintenance activities.”   Financial Review Sufficient funds are available in the adopted budget.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the June 22, 2017 Board of Directors Regular meeting at District Headquarters and posted on the District’s website www.cmsdca.gov   Alternative Actions Refer item back to staff with further instructions. File Attachments Payroll Transparency Disclosure May 2017.pdf (871 KB) Subject 9. Approve Payroll Transparency Disclosure for May 2017 Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve and file the report. Goals 7.0 Finance B. CONSENT CALENDAR                 Summary   The following is a summary of the Sewer Lateral Assistance Program (SLAP) activity for the 2016­2017 fiscal year as of May 31, 2017:   Adopted SLAP Budget (181 Applications)               $200,000          FY 15­16 Carryover Budget (48 Applications)             54,616          Total Budget**                                                  254,616                       FY 16­17 New Applications Received = 251         Applications Processed for Payment* = 195            $185,942         Applications In Process*  = 48                                  52,800      Available SLAP Spots Based on Funding = 14             15,400      Total Projected Cost                                         $254,142                                *   Includes applications started in prior fiscal year but completed in current fiscal year.             ** Funds remaining at the end of the fiscal year will be carried forward.               Subject 10. Receive and File Sewer Lateral Assistance Program (SLAP) Update for May 2017 Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors receive and file this report. Goals 1.9 Sewer Lateral Assistance Program (SLAP) B. CONSENT CALENDAR                 File Attachments WARRANT RESO June Mtg2017.pdf (414 KB) Subject 11. Adopt Warrant Resolution No. CMSD 2017­12 Approving District Warrant Registers Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors adopt Warrant Resolution No. CMSD 2017­12 approving District warrants for the month of May 2017 in the amount of $1,012,315.96. Goals 7.0 Finance B. CONSENT CALENDAR                       Summary This payment to CR Transfer is for the sorting of recyclables from the mixed waste and disposal of the remaining waste at the landfill.  With the implementation the Organics Recycling Program adopted by the Board, this payment also includes the diverting of the organics waste to the Anaerobic Digestion facility to be recycled into fertilizer or renewable natural gas to fuel the refuse trucks.      Analysis Below is a chart depicting the total tonnage and payments due for residential and organic waste collected in Costa Mesa and Newport Beach.     Costa Mesa  Newport Beach  Total Residential Waste  $140,695.78 $3,579.17 $144,274.95 Organics  $57,627.57  $2,842.12 $60,469.69 Total Payment    $204,744.64      Tonnage     Residential Waste 2707.25 68.87 2776.12 Organics 805.98 39.75 845.73 Total Tonnage   3621.85   Legal Review Not applicable   Environmental Review Subject activity is exempt from the requirements of the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.).  Section 15300.4 of CEQA allows an agency while establishing its own procedures “to list those specific activities which fall within each of the exempt classes”, and the District has adopted “CEQA Guidelines and Implementing Procedures” that state on page 6 “”Projects” does not include …. C. Continuing administrative or maintenance activities.”   Financial Review Sufficient funds are available in the adopted budget to pay for the services provided.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the June 22, 2017 Board of Directors regular meeting at District Headquarters and posted on the District’s website at www.cmsdca.gov.   Alternative Actions Refer item back to staff with further instructions. Subject 12. Approve the preparation of a warrant to CR Transfer in the amount of $204,744.64 for May 2017 recycling and disposal services in the June 2017 warrant register Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Preferred Date Jun 22, 2017 Absolute Date Jun 22, 2017 Recommended Action Approve the preparation of a warrant to CR Transfer in the amount of $204,744.64 for May 2017 recycling and disposal services to be ratified in the June 2017 warrant register. Goals 2.2 Annual Contract Audits 2.4 Develop Strategies for 75% Waste Diversion B. CONSENT CALENDAR                       Summary The occupancy count is the number of residential customers that the District pays CR&R for the trash truck to stop at and pick­up trash carts.  The District pays CR&R $9.7954 per occupant per month.  Each month new residential customers in brand new developments contact the District to establish new trash service.  District staff contact's CR&R to approve the drop­off of carts at the residence which results in an increase in the occupancy count as shown on the attached list.     Over the years, some discrepancies have occurred in the number of total occupancies.  District staff has been working with CR&R to reconcile the entire list of service addresses for the past few months.  While this process in underway, the District and CR&R have agreed to freeze the occupancy count at the March 2017 level.  District staff will continue to track the number of new service addresses, but the District will only pay for the total occupancy count of 22,518 until the total address list is verified.  Six (6) accounts have been added since the last billing period.       The payment calculation is based on the following:   District's Current Rate for May of 2017: 22,518 x $9.7954 = $220,572.82     Analysis Accept the occupancy count as presented using 22,518 as the correct number of active units and direct staff to prepare a warrant to CR&R Environmental Services for May 2017 collection based on this occupancy report so long as the contractor fulfills the obligations of the agreement in the amount of $220,572.82 to be ratified in the June 2017 warrant list.     Legal Review Not Applicable     Environmental Review Subject activity is exempt from the requirements of the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.).  Section 15300.4 of CEQA allows an agency while establishing its own procedures “to list those specific activities which fall within each of the exempt classes”, and the District has adopted “CEQA Guidelines and Implementing Procedures” that state on page 6 “”Projects” does not include …. C. Continuing administrative or maintenance activities.”     Financial Review Sufficient funds are available in the adopted budget to pay for the services provided.     Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the June 22, 2017 Board of Directors Regular meeting at District Headquarters and posted on the District’s website. Subject 13. Accept the occupancy count as presented as 22,518 and direct staff to prepare a warrant to CR&R Environmental Services for $220,572.82 for May 2017 collection. Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Preferred Date Jun 22, 2017 Absolute Date Jun 22, 2017 Recommended Action Accept the occupancy count as presented using 22,518 as the correct number of active units and direct staff to prepare a warrant to CR&R Environmental Services for May 2017 collection based on this occupancy report so long as the contractor fulfills the obligations of the agreement in the amount of $220,572.82 to be ratified in the June 2017 warrant list. Goals 2.2 Annual Contract Audits 2.4 Develop Strategies for 75% Waste Diversion     Alternative Actions Refer item back to staff with further instructions. File Attachments CMSD Occupancy Report May 2017.pdf (100 KB) B. CONSENT CALENDAR                 Summary Attached is the Investment Report for the month of May 2017.  As required by the District’s Statement of Investment Policy, the Investment Report delineates all investment activity during the month.     Analysis This report lists the types of securities held in the District’s portfolio, the institutions from which the securities were purchased, maturity dates and interest rates as of May 31, 2017.  The District’s investments are in compliance with the Statement of Investment Policy adopted by the Board at the June 23, 2016 regular meeting, as well as the California Government Code.  The market values in this report were provided by our third party custodian, Pershing, LLC, except for the Local Agency Investment Fund (LAIF).  The market value of LAIF was provided by the State Treasurer’s Office.  It does not represent the value of the underlying securities within the pool, but rather the par or cost amount, which is the amount the District is entitled to withdraw.  This reporting practice is consistent with industry standard practices for similar funds.   The weighted average stated rate of return (current yield) for the District’s investment portfolio as of May 31, 2017, was 1.344%.  The yield to maturity of the portfolio was 1.348%.  The District’s weighted average interest rate was 42 basis points (0.419%) above the LAIF average monthly rate for May 2017 of 0.925%.  The weighted average number of days to maturity for the District’s total portfolio was 821 days (2.25 years).  The average duration of the underlying securities in LAIF as of May 31, 2017 was 186 days.   The District’s investment portfolio is in compliance with its liquidity limitations, which requires that a minimum of 20.00% of the portfolio must mature within one year.  The percentage of the portfolio maturing in less than one year as of May 31, 2017 was 35.32%.  The District has adequate cash reserves necessary to meet its obligations for the next six months.   A majority of the District’s cash and investments is reserved or set aside for specific purposes.  A description of the various classifications of the District’s cash and investments are as follows:   Classification Description Solid Waste Fund:     Operating reserve Equal to 30% of the operations budget of the Solid Waste Fund per Operations Code Section 4.030.020.  The Operating Reserve can only be accessed with prior Board approval.    Designated for revenue dry period Equal to 5 months of budgeted expenditures for the fiscal year to cover the cash deficit during the period in which the District does not receive any revenue.    Undesignated Currently used for rate stabilization and payment of organics recycling costs.    Wastewater Fund:     Operating reserve Equal to 25% of the operations budget of the Wastewater Fund per Operations Code Section 4.030.020.  The Operating Reserve can only be accessed with prior Board approval.    Reserved for emergency preparedness Set aside for infrastructure improvements in the event of a catastrophic disaster.    Reserved for capital outlay Set aside for capital improvement projects approved Subject 14. Approve Investment Report for the Month of May 2017 Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the Investment Report for the month of May 2017. Goals 7.0 Finance and budgeted by the Board, but which have not yet been completed.    Designated for revenue dry period Equal to 5 months of budgeted expenditures for the fiscal year to cover the cash deficit during the period in which the District does not receive any revenue.    Undesignated Wasterwater funds available to be appropriated by the Board.    Facilities Revolving Fund Collection of fixture fees which is a restricted revenue source and can only be used for new sewer facilities.    Asset Replacement Fund Accumulation of funds for replacement of vehicles, equipment and computers.    Asset Management Fund Accumulation of funds in accordance with asset management model for long­term replacement of sewer pipes and related infrastructure.     Legal Review   Legal review is not required.   Environmental Review Subject activity is exempt from the requirements of the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.).  Section 15300.4 of CEQA allows an agency while establishing its own procedures “to list those specific activities which fall within each of the exempt classes”, and the District has adopted “CEQA Guidelines and Implementing Procedures” that state on page 6, “”Projects” does not include….C. Continuing administrative or maintenance activities.”     Financial Review The portfolio was budgeted to earn an average rate of 0.900% for the year ending June 30, 2017.  Through May 31, 2017, the portfolio has earned a weighted average interest rate of 1.282%.      Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the June 22, 2017 Board of Directors regular meeting at District Headquarters (290 Paularino Avenue) and on the District’s website at www.cmsdca.gov.     Alternative Actions Refer the matter back to staff. File Attachments Investment Report ­ May 2017.pdf (548 KB) C. PUBLIC HEARINGS ­ Consideration of Solid Waste Annual Charges for FY 2017­ 18 to be Collected with the General Taxes              Summary The District adopted the procedures authorized by Health and Safety Code Section 5470 that allows solid waste and wastewater charges to be collected on the assessment roll. To do so we must adopt a report assessing the charges against the parcels every year. The proposed resolutions make those assessments.   Analysis The District has adopted the procedures provided in Health and Safety Code Section 5470 to allow our solid waste and wastewater collection charges to be collected with other taxes on the County assessment roll.  To be able to do so, the District went through a mailed notice proceeding and the process was implemented in the early 1990s.  Since that implementation, Proposition 218 was passed (Article XIIID of the California Constitution) which required that fees must be justified as proportional and in other ways proper whenever a new fee or increase is needed.  That proceeding also requires mailed notice and a protest hearing.  This year no fees are being increased for solid waste, however fees for wastewater collection will increase by 2% for all classes.  The fee increase is part of a five year Sewer Rate Plan that was approved by the Board of Directors on June 27, 2013.  Prior to approving the Sewer Rate Plan, the District followed Proposition 218 procedures so said procedures are not required this year.   However, we are still required to annually assess both the solid waste and wastewater charges by parcel for the Assessor.  The procedure to assess parcels must be adopted after a noticed public hearing, in which notice is published two weeks before in an appropriate newspaper. The District will provide the County with an electronic version of a report which contains a description of each property receiving services and the charges.  The real property may be described by reference to the assessor’s parcel map description.   The hearing should be held to consider objections or protests to the assessments.  Upon conclusion of the hearing, the Board may adopt the resolution approving the assessments to be filed with the Auditor.  The Clerk must then file the assessments with the Auditor before August 10.  She must confirm that the charges were adopted by the Board. The Auditor must then enter the charges against the parcels on the assessment roll. The charges are then collected by the Assessor and if the charges are not paid, there are procedures for liens, penalties and collections.   Legal Review District Counsel reviewed this staff report and resolutions that are attached hereto.   Environmental Review Subject activity is exempt from the requirements of the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.).  Section 15300.4 of CEQA allows an agency while establishing its own procedures “to list those specific activities which fall within each of the exempt classes”, and the District has adopted “CEQA Guidelines and Implementing Procedures” that state on page 6 “”Projects” does not include …. C. Continuing administrative or maintenance activities.”   Financial Review The adopted Solid Waste rate for the fiscal year 2017­18 is the same as the prior fiscal year.  Therefore, the annual charge of $216 will generate an estimated $4,725,000 as reflected in the adopted budget.                       Solid Waste Rates for FY 2017­18 Customer Class                           Per Month       Per Year   Single/Multi­Family Residential          $18.00           $216.00       Public Notice Process Subject 1. Presentation of Report: Consideration of Solid Waste Annual Charges for FY 2017­ 18 to be Collected with the General Taxes Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Presentation Goals 7.0 Finance 7.1 Perform long term solid and liquid waste rate projections Since the five year Wastewater Rate Plan was adopted on June 27, 2013 and rates are not being increased for solid waste, this matter does not require mailed protest hearing statements but is properly noticed with two weeks newspaper notice in accordance with Government Code Section 6066.  Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the June 22, 2017 Board of Directors regular meeting at District Headquarters and on the District’s website www.cmsdca.gov. We additionally provided 30 days notice of the increase in sewer rates. (Gov. Code 54756(d).)   Alternative Actions 1. Refer the matter back to staff. File Attachments C. Proof of Publication Rates.pdf (925 KB) C. PUBLIC HEARINGS ­ Consideration of Solid Waste Annual Charges for FY 2017­ 18 to be Collected with the General Taxes           Subject 2. Open Public Hearing Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural C. PUBLIC HEARINGS ­ Consideration of Solid Waste Annual Charges for FY 2017­ 18 to be Collected with the General Taxes               Subject 3. Close Public Hearing Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Presentation C. PUBLIC HEARINGS ­ Consideration of Solid Waste Annual Charges for FY 2017­ 18 to be Collected with the General Taxes              File Attachments A. RESOLUTION 2017­897 IMPOSING CHARGES ON ASSESSMENT ROLL FOR TRASH COLLECTION.pdf (12 KB) Subject 4. Adopt Resolution No. 2017­897 Imposing Charges on Assessment Roll for Trash Collection Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Recommended Action That the Board of Directors adopt Resolution No. 2017­897 Imposing Charges on Assessment Roll for Trash Collection. D. PUBLIC HEARINGS ­ Consideration of Wastewater Annual Charges for FY 2017­ 18 to be Collected with the General Taxes              Summary The District adopted the procedures authorized by Health and Safety Code Section 5470 that allows solid waste and wastewater charges to be collected on the assessment roll. To do so we must adopt a report assessing the charges against the parcels every year. The proposed resolutions make those assessments.   Analysis The District has adopted the procedures provided in Health and Safety Code Section 5470 to allow our solid waste and wastewater collection charges to be collected with other taxes on the County assessment roll.  To be able to do so, the District went through a mailed notice proceeding and the process was implemented in the early 1990s.  Since that implementation, Proposition 218 was passed (Article XIIID of the California Constitution) which required that fees must be justified as proportional and in other ways proper whenever a new fee or increase is needed.  That proceeding also requires mailed notice and a protest hearing.  This year no fees are being increased for solid waste, however fees for wastewater collection will increase by 2% for all classes.  The fee increase is part of a five year Sewer Rate Plan that was approved by the Board of Directors on June 27, 2013.  Prior to approving the Sewer Rate Plan, the District followed Proposition 218 procedures so said procedures are not required this year.   However, we are still required to annually assess both the solid waste and wastewater charges by parcel for the Assessor.  The procedure to assess parcels must be adopted after a noticed public hearing, in which notice is published two weeks before in an appropriate newspaper. The District will provide the County with an electronic version of a report which contains a description of each property receiving services and the charges.  The real property may be described by reference to the assessor’s parcel map description.   The hearing should be held to consider objections or protests to the assessments.  Upon conclusion of the hearing, the Board may adopt the resolution approving the assessments to be filed with the Auditor.  The Clerk must then file the assessments with the Auditor before August 10.  She must confirm that the charges were adopted by the Board. The Auditor must then enter the charges against the parcels on the assessment roll. The charges are then collected by the Assessor and if the charges are not paid, there are procedures for liens, penalties and collections.   Legal Review District Counsel reviewed this staff report and resolutions that are attached hereto.   Environmental Review Subject activity is exempt from the requirements of the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.).  Section 15300.4 of CEQA allows an agency while establishing its own procedures “to list those specific activities which fall within each of the exempt classes”, and the District has adopted “CEQA Guidelines and Implementing Procedures” that state on page 6 “”Projects” does not include …. C. Continuing administrative or maintenance activities.”   Financial Review                         Wastewater Rates for FY 2017­18 Customer Class                             Existing       New   Residential (Per Dwelling Unit)    Single Family Residential               $90.57        $92.38    Multi­Family Residential                   53.15          54.21   Non­Residential (Per 1000 sq. ft. Commercial – Ave Strength              $40.28        $41.09 Subject 1. Presentation of Report: Consideration of Wastewater Waste Annual Charges for FY 2017­18 to be Collected with the General Taxes Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Presentation, Procedural Goals 7.0 Finance 7.1 Perform long term solid and liquid waste rate projections Commercial – High Strength               43.93          44.81 Industrial                                        103.41        105.48     Public Notice Process Since the five year Wastewater Rate Plan was adopted on June 27, 2013 and rates are not being increased for solid waste, this matter does not require mailed protest hearing statements but is properly noticed with two weeks newspaper notice in accordance with Government Code Section 6066.  Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the June 22, 2017 Board of Directors regular meeting at District Headquarters and on the District’s website www.cmsdca.gov. We additionally provided 30 days notice of the increase in sewer rates. (Gov. Code 54756(d).)   Alternative Actions 1. Refer the matter back to staff. File Attachments C. Proof of Publication Rates.pdf (925 KB) D. PUBLIC HEARINGS ­ Consideration of Wastewater Annual Charges for FY 2017­ 18 to be Collected with the General Taxes               Subject 2. Open Public Hearing Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural D. PUBLIC HEARINGS ­ Consideration of Wastewater Annual Charges for FY 2017­ 18 to be Collected with the General Taxes           Subject 3. Close Public Hearing Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural D. PUBLIC HEARINGS ­ Consideration of Wastewater Annual Charges for FY 2017­ 18 to be Collected with the General Taxes              File Attachments B. RESOLUTION 2017­898 IMPOSING CHARGES ON ASSESSMENT ROLL FOR WASTEWATER COLLECTION.pdf (12 KB) Subject 4. Adopt Resolution No. 2017­898 Imposing Charges on Assessment Roll for Wastewater Collection Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Recommended Action That the Board of Directors Adopt Resolution No. 2017­898 Imposing Charges on Assessment Roll for Wastewater Collection. E. GENERAL MANAGER'S REPORTS                 Summary The attached ordinance for imposing the annual Solid Waste and Wastewater charge collections on the Property Tax Rolls for the fiscal year 2017­18.    Legal Review District Counsel has reviewed and approved Ordinance No. 118   Environmental Review Subject activity is exempt from the requirements of the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.).  Section 15300.4 of CEQA allows an agency while establishing its own procedures “to list those specific activities which fall within each of the exempt classes”, and the District has adopted “CEQA Guidelines and Implementing Procedures” that state on page 6 “”Projects” does not include …. C. Continuing administrative or maintenance activities.”   Financial Review There are no fiscal impacts to the District for adopting this ordinance.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the June 22, 2017 Board of Directors regular meeting at District Headquarters and on District website at www.cmsdca.gov.   Alternative Actions 1.  Refer the matter back to staff for additional information. File Attachments A ­ Ordinance No. 118 ­ Confirming Annual Charges for Solid Waste and Wastewater for 2017­18.pdf (97 KB) Subject 1. Adopt Ordinance No. 118 Confirming Annual Charges for Solid Waste and Wastewater for 2017­18 Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action, Procedural Recommended Action The Board of Directors adopt Ordinance No. 118 confirming annual charges for the Solid Waste and Wastewater for fiscal year 2017­2018. Goals 7.1 Perform long term solid and liquid waste rate projections 7.0 Finance E. GENERAL MANAGER'S REPORTS                 Summary The Board of Directors has reviewed with staff the District’s Asset Management Fund (AMF) reserves policy at the June 13, 2017 study session.  Staff was directed to bring back an Asset Management Fund (AMF) reserve policy for Board adoption.   Analysis For the June 13, 2017 Study Session, staff researched the existing Asset Management Fund policies.  Staff determined that the AMF was established in the fiscal year 2011­2012 Adopted Budget: "The Board has previously recognized the need to substantially increase the commitment to the Capital Improvement Program (CIP) in future years.  In fiscal year 2010­11 an asset management study was conducted with the goal of saving $5 million in reserves for asset replacement and adopting a reserve fund for asset replacement that is sustainable for the next 30 years".   In November 2012, the General Manager prepared a staff report titled: "CIP Elements of the Asset Management Program" which was to "Summarize the various program CIP elements of the Asset Management Program" by defining the differences between maintenance activities and capital improvement projects as well as identifying their funding sources (See attachment B).   Some of the information above such as the definition of Capital Improvement Projects was included in the Operations Code under Section 4.03.070 Capital Improvements however, there was no mention of the $5 million reserve requirement in the Operations Code. Staff is proposing to revise this section by adding the following language:   "(c)  Asset Management Fund: The Asset Management Fund was specifically established to fund capital improvement projects and emergency work.  The Board has approved a minimum level of Reserves in the Asset Management Fund of $5 million.  Each year, the budget will include a contribution from the Wastewater Fund to the Asset Management Fund for capital improvement projects.  The budget may also include a transfer back to the Wastewater Fund to finance current year capital improvement projects or emergency work.  All transfers between Funds require Board approval either through the budget adoption process or by direct board action.  If a transfer­out reduces the Asset Management Fund balance below the minimum funding level of $5 million, the Finance Manager shall outline a plan to restore the Fund back to the minimum funding level of $5 million and present it to the Board for consideration."   The entire Operations Code Section 4.03. Financial Policies is included below with the proposed changes shown in red (Attachment C).     Legal Review District Counsel has reviewed and approved Ordinance No. 119.   Environmental Review Subject activity is exempt from the requirements of the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.).  Section 15300.4 of CEQA allows an agency while establishing its own procedures “to list those specific activities which fall within each of the exempt classes”, and the District has adopted “CEQA Guidelines and Implementing Procedures” that state on page 6 “”Projects” does not include …. C. Continuing administrative or maintenance activities.”   Financial Review There is no fiscal impact to the District for adopting this ordinance.  The reserve amount is already part of Net Position in the Asset Management Fund therefore there is no impact to the budget.   Public Notice Process Subject 2. Adopting Ordinance No. 119 Revising the District's Operations Code Section 4.03.070 Capital Improvements. Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action, Procedural Recommended Action The Board of Directors adopt Ordinance No. 119 Revising the District's Operations Code Section 4.03.070 Capital Improvements. Goals 7.0 Finance 7.5 Evaluate an appropriate reserve program for District funds and develop an inclusive reserve policy Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the June 22, 2017 Board of Directors regular meeting at District Headquarters and on District website www.cmsdca.gov   Alternative Actions 1.   Refer the matter back to staff for additional information. 2.   Do not approve Ordinance No. 119.   File Attachments A ­ Ordinance No. 119 ­ Capital Improvements 4.03.070 Final.pdf (51 KB) B ­ CIP Asset Management Report Nov 2012.pdf (1,496 KB) C ­ OPERATIONS CODE_4.03.docx (57 KB) E. GENERAL MANAGER'S REPORTS                 Summary The Costa Mesa Sanitary District Operation Code Section 3.02.070 Staff Expenses requires prior Board approval for Staff to travel out­of­state for conferences, meetings, seminars or related matters. Accela, the District’s Springbrook accounting software provider, holds its annual conference in Portland, Oregon from July 19th to 20th, 2017.  The adopted budget for fiscal year 2017­2018 includes sufficient funds for Kaitlin Tran, Senior Accountant and Lieu Tran, Administrative Assistant to attend the conference.   Analysis Accela, provider of Springbrook Software holds an annual conference to provide software updates, introduce new features and provide education/networking opportunities for their users.  Attendance at the conference will offer an excellent opportunity for staff to discuss issues related to the upgrade and needed improvements as well as network with other local governments using the Springbrook platform.    The adopted budgeted estimate the cost of attendance is as follows:           Registration                       $1,500           Lodging                                1,300           Airfare                                      600           Meals/Misc.                             200                                                        $3,600   Legal Review Not applicable   Environmental Review Attendance at a conference is an administrative matter and is exempt from the requirements of the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.).  Section 15300.4 of CEQA allows an agency while establishing its own procedures “to list those specific activities which fall within each of the exempt classes”, and the District has adopted “CEQA Guidelines and Implementing Procedures” that state on page 6 “”Projects” does not include …. C. Continuing administrative or maintenance activities.”   Financial Review There are sufficient funds budgeted in the Finance Staff Development accounts of $3,600 for the 2017­2018 fiscal year.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the June 22, 2017 Board of Directors regular meeting at District Headquarters and on District website www.cmsdca.gov    Alternative Actions Refer the matter back to staff     Subject 3. Approve out­of­state travel for Kaitlin Tran and Lieu Tran, to attend the 2017 Accela Finance and Administration National Training in Portland,Oregon. Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Recommended Action The Board of Directors approves out­of­state travel for Kaitlin Tran and Lieu Tran, to attend the 2017 Accela Finance and Administration National Training in Portland,Oregon. Goals 3.4 Participate in the activities of professional associations 6.0 Personnel/Organizational Management 6.7 Promote high employee satisfaction E. GENERAL MANAGER'S REPORTS                 Summary On June 25, 2015, the Board approved the professional services agreement for independent audit services to Rogers, Anderson, Malody & Scott, LLP for the for the fiscal years ending June 30, 2015, 2016 and 2017.  In preparation of the start of the June 30, 2017 audit, the auditors have issued an Auditor Communication Letter (Attachment A) disclosing their responsibilities under U.S. Generally Accepted Auditing Standards and Government Auditing Standards.  The audit is schedule to begin on October 2, 2017 and the report will be issued towards the end of the calendar year.   Analysis The District has contracted for annual audit services with the firm Rogers, Anderson, Malody & Scott, LLP on June 25, 2015.  This agreement covers the fiscal years ended June 30, 2015 through June 30, 2017, plus options for two one­year extensions.    The purpose of the Auditor Communication Letter is to define the auditor’s responsibility, as described by professional standards, which is to express an opinion about whether the financial statements prepared by management with your oversight are fairly presented, in all material respects, in conformity with U.S. Generally Accepted Auditing Standards and Government Auditing Standards.  The audit of our financial statements does not relieve you or management of your responsibilities as stated in our engagement letter dated May 22, 2017 (Attachment B).   Legal Review Not applicable.   Environmental Review Subject activity is exempt from the requirements of the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.).  Section 15300.4 of CEQA allows an agency while establishing its own procedures “to list those specific activities which fall within each of the exempt classes”, and the District has adopted “CEQA Guidelines and Implementing Procedures” that state on page 6 “”Projects” does not include …. C. Continuing administrative or maintenance activities.”   Financial Review The cost for the fiscal year 2016­2017 audit per the contract is $10,070 which was included in the budget.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the June 22, 2017 Board of Directors regular meeting at District Headquarters and on District website www.cmsdca.gov   Alternative Actions 1.   Refer the matter back to staff for additional information. File Attachments A. Letter of Governance FY 2016­17.pdf (3,079 KB) B. Audit Letter to Board of Directors FY2016­17.pdf (440 KB) Subject 4. Approve Auditor Communication Letter for Fiscal Year 2016­17 Audit Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action The Board of Directors approve and file this report. Goals 7.0 Finance E. GENERAL MANAGER'S REPORTS                                Summary On September 30, 2017, the Estancia & TeWinkle Schools Foundation will hold its 10th Annual Gala. The theme of the Gala is "Moonshine & Fireflies," and it is the Foundation's primary fundraising event of the year. The event will include dinner, dancing, auctions, entertainment, and awards for Distriguished Estancia Alumnus. The Estancia & TeWinkle Schools Foundation has submitted a Contribution Program Eligibility Application to CMSD to request a monetary sponsorship of $500 ­ $1,000.   Staff Recommendation That the Board of Directors: 1. Establish the purpose CMSD is trying to serve as a sponsor to the Estancia & TeWinkle Schools Foundation 10th Annual "Moonshine & Fireflies" Gala; and 2. Describe how the expenditure will advance CMSD's purpose; and 3. Consider being a Bronze Sponsor and contribute $500 to the Estancia & TeWinkle Schools Foundation for the 10th Annual "Moonshine & Fireflies" Gala.   Analysis According to the procedures implemented on July 31, 2013, the Board of Directors must do the following in order to determine if a contribution should be made: Establish the purpose the District is trying to serve by contributing. This purpose must be established as one of the District’s statutory powers or a power that would be incidental to those purposes. For example, District purposes include properly treating sewage, preventing SSOs, and recycling. Describe how the contribution will advance the District's purpose. Since 2003, the Estancia & TeWinkle Schools Foundation has provided over $600,000 in grant programs to promote student achievement and academic excellence on its campuses. These grant programs have funded the purchase of computers for the New Engineering Academy at Estancia High School, musical instruments for the Estancia and TeWinkle bands, reading and math enrichment and assessment programs, the Estancia Field Studies Program, a digital telescope and printer system, library upgrades and enhancements, and school­wide tutoring.   The Annual Gala is attended by 150­200 Costa Mesa community members, including City Council Members, Newport­ Mesa Unified School District Board Members, school staff, school parents, and alumni.    As shown on the "Contribution Program Application" attachment, the Estancia & TeWinkle Schools Foundation is requesting a monetary contribution of $500 ­ $1,000. As outlined in the "Sponsorship Form" attachment, the following benefits are associated with each of these sponsorship levels:     Subject 5. Consider Contribution Program Application for Estancia & TeWinkle Schools Foundation 10th Annual Gala Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Preferred Date Jun 22, 2017 Absolute Date Jun 22, 2017 Fiscal Impact Yes Dollar Amount $500.00 Budget Source Public Info/Education/Community Promotions Recommended Action That the Board of Directors:  1. Establish the purpose CMSD is trying to serve as a sponsor to the Estancia & TeWinkle Schools Foundation 10th Annual "Moonshine & Fireflies" Gala; and  2. Describe how the expenditure will advance CMSD's purpose; and  3. Consider being a Bronze Sponsor and contribute $500 to the Estancia & TeWinkle Schools Foundation for the 10th Annual "Moonshine & Fireflies" Gala. Goals 4.0 Community Outreach & Communications $1,000 Silver Sponsorship $500 Bronze Sponsorship   ­ 4 tickets to the event ­ Half page ad in event program ­ Link to sponsor's website on event website ­ Recognition in local newspaper & all promotional materials   ­ 2 tickets to the event ­ Half page ad in event program ­ Link to sponsor's website on event website ­ Recognition in local newspaper & all promotional materials   The only difference between the two sponsorship levels is the amount of event tickets provided. The Silver Sponsorship includes 4 tickets and the Bronze Sponsorship includes 2 tickets.   CMSD has contributed to the Estancia & TeWinkle Schools Foundation's Annual Gala once before in 2014.   Legal Review Not applicable.   Environmental Review Participation in the Estancia & TeWinkle Schools Foundation Annual Gala is not a disturbance of the environment similar to grading or construction and is not a project under CEQA or CMSD's CEQA Guidelines.   Financial Review Since this event will take place on September 30, 2017, the sponsorship (if approved) would be made during the Fiscal Year 2017­18 budget. There are sufficient funds in the proposed FY 2017­18 Public Info/Education/Community Promotions budget for this sponsorship.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the June 22, 2017 Board of Directors regular meeting at District Headquarters and posted on the District’s website.   Alternative Actions 1.  Consider an alternative sponsorship level (as provided in the "Sponsorship Form" attachment) 2.  Do not approve being a sponsor for the Estancia & TeWinkle Schools Foundation Annual Gala. 3.  Refer the matter back to staff. File Attachments Contribution Program Application.pdf (1,186 KB) Sponsorship Form.pdf (381 KB) E. GENERAL MANAGER'S REPORTS                 Summary The Costa Mesa Sanitary District Operation Code Section 3.02.070 Staff Expenses requires prior Board approval for Staff to travel out­of­state for conferences, meetings, seminars or related matters. Solid Waste Association of North America (SWANA), will hold it's annual Wastecon conference from September 25 to 27, 2017 in Baltimore, Maryland.  The adopted budget for fiscal year 2017­2018 includes sufficient funds for Nabila Guzman, Management Analyst I to attend the conference.     Analysis SWANA, the largest solid waste organization in the world holds it's annual Wastecon conference to provide sector updates, introduce new solid waste programs and provide education/networking opportunities for members. Attendance at the conference will offer an excellent opportunity for staff to learn more about what other agencies are doing to comply with various regulations and discuss issues related to solid waste management as well as network with other local governments.   The adopted budgeted estimate the cost of attendance is as follows:           Registration                       $850           Lodging                               900           Airfare                                600           Meals/Misc.                         250                                                   $2,600       Legal Review Not applicable       Environmental Review Attendance at a conference is an administrative matter and is exempt from the requirements of the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.).  Section 15300.4 of CEQA allows an agency while establishing its own procedures “to list those specific activities which fall within each of the exempt classes”, and the District has adopted “CEQA Guidelines and Implementing Procedures” that state on page 6 “”Projects” does not include …. C. Continuing administrative or maintenance activities.”       Financial Review There are sufficient funds budgeted in the Staff Development accounts of $2,600 for the 2017­2018 fiscal year.       Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the June 22, 2017 Board of Directors regular meeting at District Headquarters and on District website www.cmsdca.gov      Subject 6. Approve out­of­state travel for Nabila Guzman, to attend SWANA's 2017 Wastecon conference in Baltimore, Maryland. Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Recommended Action The Board of Directors approves out­of­state travel for Nabila Guzman, to attend SWANA's 2017 Wastecon conference in Baltimore, Maryland. Goals 3.4 Participate in the activities of professional associations 6.0 Personnel/Organizational Management 6.7 Promote high employee satisfaction   Alternative Actions Refer the matter back to staff     E. GENERAL MANAGER'S REPORTS                 Summary Over the course of several meetings, staff received input from the Board Directors and the public regarding the District’s proposed biennial budget for Fiscal Year (FY) 2017­18 and 2018­19.  Staff has incorporated all recommendations into the budget, as directed by the Board, and is pleased to presented the proposed budget for your adoption.  The total budget presented for adoption for FY 2017­18 is $12,002,290 and for FY 2018­19 is $12,053,090, as shown in attachment B.   Analysis Proposed Budget FY 2017­2018: The total proposed budget for FY 2017­18 is $12,002,290.  The Solid Waste Fund proposed budget of $6,116,690 assumes that expenses will exceed revenues by $926,690 creating a deficit which will require the use of reserves to balance the budget.  This deficit was planned to reduce reserves in the Solid Waste Fund when the Board lowered the annual rate from $239.41 in fiscal year 2013­2014 to the current rate of $216. In addition to lowering the annual rate, the Board of Directors voted to implement the Organics Program effective July 1, 2015 without increasing rates to further reduce the Solid Waste Fund's reserves.  The proposed Wastewater Fund budget reflects a balanced budget of $5,885,600 which includes the final 2% rate increase from the 2012 Sewer Rate Study adopted by the Board.   This proposed budget does not include any new positions that were not approved in the prior fiscal year. There is a Cost of Living Adjustment (COLA) to salaries equal to the February to February Consumer Price Index (CPI) for the Orange­ Los Angeles­Riverside Counties of 2.7% included, as outlined in the Employee Handbook.  Staff is requesting Capital Outlay funds for replacement and upgrades to District's servers and software of approximately $120,000 spread over the next two years.  Also, included in the Capital Outlay budget is funds for roof repairs, solar panels, ADA automatic door opener, portable generator, HVAC repairs and replacements, for a total $431,000.    Proposed Budget FY 2018­2019: The total proposed budget for FY 2018­19 is $12,053,090.  The Solid Waste Fund proposed budget of $6,168,090 assumes that expenses will exceed revenues by $983,090 thus creating a deficit which will require the use of reserves to balance the budget.  As mentioned above, this was a planned reduction of reserves approved by the Board of Directors in fiscal year 2013­2014.  The proposed Wastewater Fund budget reflects a balanced budget of $5,885,000 with no rate increase.   The 2018­2019 proposed budget does not include any new positions. Staff included an estimate for the COLA to salaries of 2.5% for budgeting proposes.  Included in the Capital Outlay budget is the second portion funds to replace and upgrade the District's servers and software as described above, as well as funds for landscaping and a main entrance sign for the District's headquarters.   Capital Improvement Projects: Staff is requesting $1,845,000 and $1,787,000 for Capital Improvement Projects (CIP) for fiscal years 2017­2018 and 2018­2019, respectively.  The following is a breakdown of the proposed CIP by fiscal year:   Proposed Project                                 FY 2017­18        FY 2018­19 President Pump Station Rehab #318         $1,000,000         $1,000,000 Canyon Force Main Rehab #319                   620,000                ­ Canyon Pump Station Rehab #320               225,000                ­ Indus Phase 2 #321                                      ­                      350,000 Iowa Force Main Replacement #322               ­                      170,000 Force Main Evaluation #323                           ­                      150,000 Brick Manhole Rehab #324                            ­                      117,000 Subject 7. Adopt Resolution No. 2017­899 Adopting the Biennial Budget for Fiscal Years 2017­ 18 and 2018­19 Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Recommended Action The Board of Directors Adopt Resolution No. 2017­899 Adopting the Biennial Budget for Fiscal Years 2017­18 and 2018­19. Goals 7.0 Finance 7.5 Evaluate an appropriate reserve program for District funds and develop an inclusive reserve policy 7.6 Monitor the asset management program   Total Capital Improvement Projects        $1,845,000         $1,787,000   Legal Review Not applicable.   Environmental Review Subject activity is exempt from the requirements of the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.).  Section 15300.4 of CEQA allows an agency while establishing its own procedures “to list those specific activities which fall within each of the exempt classes”, and the District has adopted “CEQA Guidelines and Implementing Procedures” that state on page 6 “”Projects” does not include …. C. Continuing administrative or maintenance activities.”   Financial Review Proposed FY 2017­18 Budget: total revenues are $11,075,600; total expenses including transfers are $12,002,290; the deficient budget of $926,690 will be balanced using the Solid Waste Fund's reserves. Proposed FY 2018­19 Budget: total revenues are $11,070,000; total expenses including transfers are $12,053,090; the deficient budget of $983,090 will be balanced using the Solid Waste Fund's reserves.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the June 22, 2017 Board of Directors regular meeting at District Headquarters and on District website www.cmsdca.gov   Alternative Actions 1.   Refer the matter back to staff for additional information.     File Attachments A ­ Budget Resolution 899.pdf (24 KB) B ­ Proposed Budget FY17­18 18­19.pdf (106 KB) E. GENERAL MANAGER'S REPORTS              Subject 8. Consideration of Rescheduling or Cancelling the July 11, 2017 Study Session ­ Oral Report Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Recommended Action That the Board of Directors direct staff to either reschedule or cancel the July 11, 2017 Study Session. E. GENERAL MANAGER'S REPORTS                 Summary  Over the course of the last several years, the Board of Directors has requested staff to focus on paying down the District’s unfunded pension liabilities.  Based on this direction, last June the District made a payment of $125,000 to the California Employers’ Retiree Benefit Trust Fund (CERBT) paying off the District's Unfunded Other Post­Employment Benefits (OPEB). This year staff recommended that the Board approve the payoff of the District's $335,647 Public Agency Cost­ sharing Multiple­Employer Defined Benefit Pension Plan administered by the California Public Employees' Retirement System (CalPERS).   Analysis The District enrolls it's employees in CalPERS, who provides defined benefit service retirements, disability benefits, COLA adjustments and death benefits to our employees and their beneficiaries through a cost­sharing pool made up of other public agencies.  Each payroll, the District makes a payment to CalPERS based on a percentage of actual payroll.  In addition, each month the District makes a payment of $1,100 towards reducing the District's unfunded pension liability.   The District's unfunded pension liability is a complex actuarial calculation factoring in assumptions on our retirees, current and past employees, as well as other pool participant's personnel, investment returns and many other factors.  All of this data and assumptions are used to calculate the value of the District's pension liability as of a moment in time.  For example, as of June 30, 2017 the District's total pension valuation is an unfunded amount of $335,647.  If the District paid CalPERS $335,647 right now and continued to pay the required percentage of each bi­weekly payroll, we may not have an unfunded pension liability again.  It would depend on how good CalPERS' assumptions are, how their investments do and that there are no further policy changes.  We know already that CalPERS is planning to decrease their Discount Rate by a half of a percent, which may create an unfunded liability again.    If the entire amount of $335,647 was paid by June 30, 2017, we would have a "Fresh Start" according to CalPERS.  However, even with the fresh start, at some point in the future the District may have a small unfunded liability or even be over funded!  So what is the benefit of paying off or paying down the unfunded pension now? Compounding interest! Like a home mortgage, when the payments are spread out over a longer period of time, interest is charged and compounds the amount owed.  The chart below shows our three different retirement plans as well as the amount we owe now and how much we would pay if it was spread over the current amortization schedule of 30 years or requested an alternate schedule of 20 or 15 years (CalPERS amortization schedules are attached).   Plan                                        June 30, 2017      30 Years         20 Years        15 Years                Miscellaneous Plan                        $320,417            $710,245         $650,082        $546,297  Miscellaneous 2nd Tier Plan            $ 11,968             $  33,170         $ 28,840        $  24,282  Miscellaneous PEPRA                     $   3,262            $    3,904         $         0        $          0      Total                                        $335,647           $747,319          $678,922       $570,579   Staff recommends paying down the entire amount now using $300,000 of available funds in the Asset Replacement Fund which was contributed by the Solid Waste and the Wastewater Funds, and $35,647 from the Solid Waste Fund Net Position as follows:   Account                                                        Account Number      Increase         Decrease   Subject 9. Approve the Transfer and Appropriation to Payoff the District's Unfunded Pension Liability Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Recommended Action The Board of Directors approve: 1) The transfer of $300,000 from the Asset Replacement Fund to the Solid Waste and Wastewater Funds, and   2) The appropriation of $100,647 in the Solid Waste Fund from Net Position to Payoff the District's Unfunded Pension Liability, and  3) The appropriation of $235,000 in the Wastewater Fund from Net Position to Payoff the District's Unfunded Pension Liability, Goals 7.0 Finance 7.5 Evaluate an appropriate reserve program for District funds and develop an inclusive reserve policy 7.6 Monitor the asset management program Fixed Asset Replacement Fund ­ Transfer Out    40­400000­4995        $300,000              ­ Fixed Asset Replacement Fund ­ Cash               40­000000­1001              ­               $300,000   Solid Waste Fund ­ Cash                                  10­000000­1001        $100,000              ­ Solid Waste Fund ­ Transfer In                         10­000000­3995              ­               $100,000 Solid Waste Fund ­ PERS Employer                   10­100000­4115        $100,647              ­ Solid Waste Fund ­ Net Position                        10­000000­2990              ­               $100,647   Wastewater Fund ­ Cash                                  20­000000­1001        $200,000              ­ Wastewater Fund ­ Transfer In                         20­000000­3995              ­               $200,000 Wastewater Fund ­ PERS Employer                   20­100000­4115        $235,000              ­ Wastewater Fund ­ Net Position                        20­000000­2990              ­               $235,000   Legal Review Not applicable.   Environmental Review Subject activity is exempt from the requirements of the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.).  Section 15300.4 of CEQA allows an agency while establishing its own procedures “to list those specific activities which fall within each of the exempt classes”, and the District has adopted “CEQA Guidelines and Implementing Procedures” that state on page 6 “”Projects” does not include …. C. Continuing administrative or maintenance activities.”   Financial Review Staff feels there are sufficient funds available in the Asset Replacement Fund based on the attached analysis (Attachment 4) and recommends the District payoff the entire unfunded pension liability amount now using $300,000 from the Asset Replacement Fund and appropriating the remaining funds necessary from the Solid Waste Fund and Wastewater Fund's Net Position.  It should be noted that paying off the unfunded pension liability now will not be fully reflected in the District's financial statements until June 30, 2018 when the next actuarial valuation is completed.    Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the June 22, 2017 Board of Directors study session meeting at District Headquarters and on District website www.cmsdca.gov   Alternative Actions 1.   Refer the matter back to staff for additional information.                               File Attachments 1. miscellaneous­2015.pdf (35 KB) 2. second­tier­2015.pdf (35 KB) 3. pepra­2015.pdf (34 KB) 4. Asset Replacement Fund FY2016­17.pdf (23 KB) E. GENERAL MANAGER'S REPORTS                  File Attachments sdrma_election_2017.pdf (4,534 KB) Subject 10. Adopt Resolution No. 2017­902 for the Election of Directors to the Special District Risk Management Authority Board of Directors Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Recommended Action That the Board of Directors adopt Resolution No. 2017­902 for the Election of Directors to the Special District Risk Management Authority Board of Directors. E. GENERAL MANAGER'S REPORTS                  File Attachments csda_election_2017.pdf (3,597 KB) Subject 11. Vote for one Candidate to represent Seat C of the California Special Districts Association and authorize President Scheafer to submit the Ballot on behalf of the District. Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Recommended Action That the Board of Directors vote for one candidate to represent Seat C of the California Special Districts Association Board of Directors and authorize President Scheafer to submit the ballot on behalf of the District. F. ENGINEER'S REPORTS                 Summary Attached is a summary of the Capital Improvement Project activities during the month.     Legal Review Not Applicable.   Environmental Review Subject activity is exempt from the requirements of the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.).  Section 15300.4 of CEQA allows an agency while establishing its own procedures “to list those specific activities which fall within each of the exempt classes”, and the District has adopted “CEQA Guidelines and Implementing Procedures” that state on page 6 “”Projects” does not include …. C. Continuing administrative or maintenance activities.”   Financial Review Sufficient funds are available in the adopted budget.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the June 22, 2017 Board of Directors Regular meeting at District Headquarters and posted on the District’s website www.cmsdca.gov   Alternative Actions Refer item back to staff with further instructions. File Attachments CIP Updates June 2017 mtg.060617.pdf (29 KB) Subject 1. Receive and File Capital Improvement Projects Status Report Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action, Receive and File Recommended Action The Board of Directors receive and file this report. Goals 1.4 System Wide Sewer Replacement and Repair Program 1.1 Manhole Cover Maintenance Program 1.0 Sewer Infrastructure F. ENGINEER'S REPORTS              Summary Please be advised that I have been retained to perform private engineering work for the properties at 335­337 16th Place, Costa Mesa, and 2050 Charle Street, Costa Mesa, which creates a Conflict of Interest.  I have reason to believe that these projects or those persons involved in that project may have the need for District engineering approvals in the future.  I have been retained by Erik Weeks, owned/developer, for the project at 335­337 16th Place and by Thomas Carson for the project at 2050 Charle Street and will be reporting this relationship as a source of income on my FPPC Statement of Economic Interests Form 700 next year.  I also understand that this procedure does not allow me to enter into or influence the awarding of contracts in my official capacity in which I have a financial interest, which is a separate prohibition. (Gov. Code § 1090.)   Analysis Pursuant to state law, District Operations Code Section 3.01.045, and my contract with the District as District Engineer: 1. I hereby notify you of this source of income or other relationship that causes me a conflict in approving any matters in my official capacity pertaining to this property and these persons. 2. I request that the General Manager alert the Alternate District Engineer that he is to provide all engineering approvals on behalf of the District with respect to these persons or that property. 3. That the Alternate District Engineer shall report directly to the General Manager and submit his bills for services directly to the General Manager. 4. That if any plans are required to be approved, that those shall show my seal and signature as private engineer of record, and the Alternate District Engineer shall provide his approval by signing as Alternate District Engineer.  That these separate approvals shall be given on the same page and in a manner that clearly shows the separate capacities of each engineer in providing their respective approvals. 5. I request that the District Clerk maintain a copy of this Declaration of Conflict of Interest, Recusal and Referral to Alternate District Engineer as a permanent record of the District or for as long as required under the District’s record retention schedule. If I can provide further information about the identity of my source of income or about the scope of my assignment, please advise, and I will elaborate as necessary.   Legal Review The attorney for the District prepared the conflict of interest form and created the procedure to avoid conflict.   Environmental Review Subject activity is exempt from the requirements of the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.).  Section 15300.4 of CEQA allows an agency while establishing its own procedures “to list those specific activities which fall within each of the exempt classes”, and the District has adopted “CEQA Guidelines and Implementing Procedures” that state on page 6 “”Projects” does not include …. C. Continuing administrative or maintenance activities.”   Financial Review Staff will route the appropriate plans to the Alternate Engineer and Inspector for approval.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the June 22, 2017 Board of Directors regular meeting at District Headquarters and on District website at www.cmsdca.gov.   Alternative Actions 1.  Refer the matter back to staff for additional information.     File Attachments Subject 2. Receive and File District Engineer's Conflict of Interest for 335­337 16th Place, Costa Mesa, and for 2050 Charle Street, Costa Mesa Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action, Receive and File Goals 1.0 Sewer Infrastructure 335­337 16th Pl CMSD District Engineer Declaration of Conflict of Interest.053017.docx (66 KB) 2050 Charle CMSD District Engineer Declaration of Conflict of Interest.060717.docx (66 KB) G. TREASURER'S REPORTS                 Summary Attached is the proposed Statement of Investment Policy for Fiscal Year 2017­18 (Policy).  The Policy documents the Board’s guidelines under which the District Treasurer can invest the District’s idle funds.     Analysis California Government Code §53646(a)(2) allows the District Treasurer to submit an annual investment policy to the Board for consideration.  It is not a requirement to do so, but staff believes it is prudent to continue this practice.  The enclosed Policy documents the Board’s objectives surrounding the selection of investments, as well as those investments in which the Board has authorized.  It also provides limitations on specific investments.   The responsibility for placing investments rests with the Board.  California Government Code §53607 allows the Board to delegate the investment function to the District Treasurer for a period of one year.  The attached Resolution approves the Policy and delegates the investment function to the District Treasurer for the 2017­18 fiscal year.   The Policy has been attached in two versions.  A clean version that the Board will be considering for approval, and a red­ lined version so that the Board can review the proposed changes to the Policy.  Once approved, the Policy will be distributed to the brokers assisting the District with the investment of its idle funds.     Legal Review District Counsel has reviewed Resolution 2017­900 as to form.     Environmental Review Subject activity is exempt from the requirements of the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.).  Section 15300.4 of CEQA allows an agency while establishing its own procedures “to list those specific activities which fall within each of the exempt classes”, and the District has adopted “CEQA Guidelines and Implementing Procedures” that state on page 6, “”Projects” does not include….C. Continuing administrative or maintenance activities.”     Financial Review The Statement of Investment Policy guides the Treasurer in how to invest the District’s idle funds.  The amount of investment earnings to be generated as a result of the investing function is based upon the market conditions at the time of investment.     Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the June 22, 2017 Board of Directors regular meeting at District Headquarters (290 Paularino Avenue) and on the District’s website at www.cmsdca.gov.     Alternative Actions 1. Do not adopt Resolution and retain investment function at the Board level 2. Refer the matter back to staff   Attachments Subject 1. Adopt Resolution 2017­900 Approving the Statement of Investment Policy and Delegating the Investment Function to the Treasurer for Fiscal Year 2017­18 Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Recommended Action That the Board of Directors adopt Resolution 2017­900 approving the Statement of Investment Policy and delegating the investment function to the Treasurer for Fiscal Year 2017­18. Goals 7.3 Evaluate the District’s investment policy Attachment 1 – Resolution Number 2017­900 Attachment 2 – Statement of Investment Policy for Fiscal Year 2017­18 Attachment 3 – Statement of Investment Policy for Fiscal Year 2017­18 (redline version) File Attachments Attachment 1 ­ Resolution Number 2017­900.docx (20 KB) Attachment 2 ­ Statement of Investment Policy for Fiscal Year 2017­18.pdf (200 KB) Attachment 3 ­ Statement of Investment Policy for Fiscal Year 2017­18 (redline version).pdf (202 KB) H. ATTORNEY'S REPORTS              File Attachments RESOLUTION NO. 2017­901 PROPERTY PURCHASE 2252 FAIRVIEW.pdf (174 KB) Subject 1. Adopt Resolution No. 2017­901 Making Findings Regarding the Purchase of Property at 2252 Fairview as Necessary and Property and Provide Authority to Execute Further Documents Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Recommended Action That the Board of Directors adopt Resolution No. 2017­901 making findings regarding the purchase of property at 2252 Fairview as necessary and proper, and pertaining to CEQA and General Plan conformance, and providing authority to execute further documents. I. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 1. Orange County Sanitation District (OCSD) ­ (Vice President Ferryman) Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Information I. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 2. Santa Ana River Flood Protection Agency (SARFPA) ­ (Director Perry) Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Information I. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 3. Independent Special Districts of Orange County (ISDOC) ­ (President Scheafer) Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Information I. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 4. California Special Districts Association (CSDA) ­ (Secretary Schafer) Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Information I. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 5. Special District Risk Management Authority (SDRMA) ­ (President Scheafer) Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Information I. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 6. Other Meetings Qualifying for Reimbursement under CMSD Ordinance No. 55, Operations Code Section 3.01.030 Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Information L. ORAL COMMUNICATIONS AND DIRECTOR COMMENTS           Subject 1. Oral Communications and Director Comments Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Discussion M. ADJOURN TO CLOSED SESSION           Subject 1. Conference with Legal Counsel­ Pending Litigation (Gov Code §54956.9(d)(1) Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural N. CLOSING ITEMS           Subject 1. Reconvene to Open Session and Report Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural N. CLOSING ITEMS           THE NEXT REGULAR MEETING OF COSTA MESA SANITARY DISTRICT BOARD OF DIRECTORS WILL BE HELD ON JULY 27, 2017 IN THE DISTRICT"S BOARD ROOM, 290 PAULARINO AVENUE, COSTA MESA. Subject 2. Adjourn Meeting Jun 22, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural