Loading...
2017_04_27_boardThursday, April 27, 2017 Board of Directors Regular Meeting 290 Paularino Avenue, Costa Mesa 5:30PM A. OPENING ITEMS           Subject 1. Call to Order Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           Subject 2. Pledge of Allegiance Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           Subject 3. Invocation Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           (If absences occur, consider whether to deem those absences excused based on facts presented for the absence – such determination shall be the permission required by law.) Subject 4. Roll Call Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           Subject 5. Ceremonial Matters and Presentations Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           Unless directed otherwise by the Board of Directors, all actions shall be based on/memorialized by the latest document submitted as a late communication. Subject 6. Announcement of Late Communications Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           This time has been set aside for persons in the audience to make the Board of comments on items within the subject matter jurisdiction of the Costa Mesa Sanitary District that are not listed on this agenda. Members of the public will have the opportunity to address Directors about all other items on this agenda at the time those items are considered.   Under the provisions of the Brown Act, the Board of Directors is prohibited from taking action on oral requests but may refer the matter to staff or to a subsequent meeting. The Board of Directors will respond after public comment has been received. Please state your name. Each speaker will be limited to four (4) continuous minutes. Subject 7. Public Comments Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural B. CONSENT CALENDAR              Subject 1. Approve Consent Calendar Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. B. CONSENT CALENDAR              Board of Directors Study Session (Tuesday, March 14, 2017)   Members present Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer   Members absent None   Staff present Scott Carroll (General Manager), Noelani Middenway (District Clerk), Wendy Davis (Finance Manager), Robin Hamers (District Engineer), Ed Roberts (Code Enforcement Officer), Gina Terraneo (Management Analyst I)   Others present None     Meeting called to order at 9:35 A.M.     A. OPENING ITEMS     Procedural: 1. Roll Call   President Scheafer called the meeting to order at 9:35 A.M.   District Clerk, Noelani Middenway, conducted roll call. President Scheafer, Secretary Schafer, Assistant Secretary Ooten, and Director Perry were present. Ms. Middenway noted that Vice President Ferryman would be arriving shortly.   Procedural: 2. Public Comments   President Scheafer opened public comments. Seeing nobody wishing to speak, President Scheafer closed public comments.     B. ITEMS OF STUDY     Receive and File: 1. Organics Tonnage Report Recommendation: That the Board of Directors receive and file the report.   Vice President Ferryman entered the meeting at 9:38 A.M.   General Manager, Scott Carroll, presented the report and offered to answer any questions.   Director Perry asked if staff had received any information from Mike Carey with the Orange Coast College (OCC) Recycling Center regarding using the facility's recycling tonnage towards the District's diversion rate.   Mr. Carroll replied that Mr. Carey would need to consult with CalRecycle to find out if this would be allowable. He added that Mr. Carey had concerns about the OCC Recycling Center's customers being primarily from neighboring cities rather than solely Costa Mesa.   Subject 2. Board of Directors Study Session Meeting Minutes of March 14, 2017 Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the meeting minutes as presented. Discussion followed regarding customers of the OCC Recycling Center and the possibility of tracking their cities of residence.   Director Perry asked that staff follow up with Mr. Carey to pursue the possibility of receiving credit for the recyclable tonnage.   Discussion followed regarding the waste characterization study.   Assistant Secretary Ooten asked if Michael Balliet would be reviewing the waste characterization study.   Mr. Carroll indicated that Michael Balliet would review the waste waste characterization study and CR&R's performance.   There were no further questions or discussion and the report was received.   Receive and File: 2. February 2017 Code Enforcement Officer Report Recommendation: That the Board of Directors receive and file the report.   Code Enforcement Officer, Ed Roberts, noted that there were 5 scavenging investigations and 110 reports of trash carts in public view in the month of February.   Director Perry requested more information regarding the "verbally hostile" scavenging subject described in Mr. Roberts' report.   Mr. Roberts noted that he adheres to appropriate safety procedures when dealing with members of the public.   Secretary Schafer asked if there has been an increase or decrease in scavenging reports.   Mr. Roberts replied that the rate of scavenging reports has been consistent.   Secretary Schafer asked if the lockable carts have had an impact on scavenging activity.   Mr. Carroll noted that staff tracks the number of annual scavenging reports and that there has actually been an increase in the number of scavenging incidents reported. He added that staff will look at the impact of the lockable cart program on the scavenging data.   Discussion followed regarding the lockable cart program and the increase in reports of trash carts in public view.   There were no further questions or discussion and the report was received.   Discussion: 3. CCTV Sewer Lateral Assistance Program Recommendation: That the Board of Directors direct staff to report back on March 23, 2017 to consider implementing the CCTV Program and discontinuing the Sewer Lateral Assistance Program (SLAP) in Fiscal Year 2017­18 & 2018­19 Budget.   Mr. Carroll presented the results of the Closed Circuit Television (CCTV) Pilot Program. He noted that the end date was March 13, 2017 and that the program had a total of 88 participants.    President Scheafer asked how many of the total participants had their CCTVs conducted by Just In Time Plumbing.   Finance Manager, Wendy Davis, noted that 81 applicants worked with Just In Time Plumbing, 7 worked with S.O.S. Plumbing, and that Roto Rooter did not participate in the program.   Discussion followed regarding the Sewer Lateral Assistance Program (SLAP), its budget, and its proposed end date.   President Scheafer indicated that he would like to discuss the bidding process and selection of plumbers for the CCTV Program.   Discussion followed regarding the bidding and qualification process.   Mr. Carroll noted that staff will reach out to the Plumbing Heating Cooling Contractors (PHCC) Association to receive their input before proceeding with the program.   Ms. Davis noted that the District will hold a periodic class that plumbers can attend to learn the program rules and qualify to participate in the program.   Assistant Secretary Ooten asked if staff had any data about private sanitary sewer overflows (SSOs).   Mr. Carroll replied that the District typically only gets notified of commercial SSOs, but rarely of private SSOs.   Discussion followed regarding commercial SSOs and the possibility of extending the CCTV program to assist commercial properties.   Assistant Secretary Ooten asked if there is a way to target neighborhoods with a high likelihood of tree root intrusions.   Mr. Carroll noted that the City Arborist stated that there is no specific concentration of trees within the city and that the City does not have a GIS map or listing of city trees.   Ms. Davis suggested that flyers or door hangers be distributed to residences in neighborhoods with many trees.   Assistant Secretary Ooten suggested that the District provide flyers for participating plumbers to distribute.   Secretary Schafer suggested that this program be placed on the agenda for the March 17, 2017 Liaison Committee Meeting and to feature the program in the District newsletter.   Mr. Carroll noted that the item will be on the agenda for the Liaison Committee Meeting.   President Scheafer indicated that he supports the program because it will allow the District to reach more residents than the SLAP program.   Mr. Carroll added that the program brings awareness to private laterals and promotes proactive maintenance.   Discussion followed regarding the District's authority over sewer laterals.   Vice President Ferryman indicated support for the program.   Director Perry indicated agreement and suggested that all plumbers be notified of the program and its requirements before the start of the program.   The Board of Directors directed staff to place the CCTV Program on the March 23, 2017 Board Meeting agenda for consideration to implement the program and discontinue SLAP in Fiscal Years 2017­18 and 2018­19.   There were no further questions or discussion.   Discussion: 4. Inflow & Infiltration (I/I) for Storm Event on February 18, 2017 Recommendation: That the Board of Directors receive and file the report.   District Engineer, Robin Hamers, presented report details regarding a periodic check of the amount of storm water entering the District's sewer system. He noted that the Orange County Sanitation District (OCSD) has a published goal of restricting I/I to less than 2% of the volume of a storm. He indicated that the largest storm in January of 2017 was used to calculate the report's data and that the data shows that the District is in compliance with OCSD's goal. Lastly, he noted that the District plugs and seals manhole covers in order to reduce I/I.   President Scheafer asked if the OC Fairgrounds plugs and seals their manhole covers.   Mr. Hamers noted that the OC Fairgrounds plugs and seals some manhole covers. He added that staff has attempted to contact executive staff at the OC Fairgrounds to address I/I issues to no avail.   President Scheafer suggested contacting the Risk Manager of the OC Fairgrounds.   Discussion followed regarding the pump station run time during storm events, OCSD's timeline for releasing their I/I study, and the City's storm drain maintenance.   Secretary Schafer suggested that this I/I discussion be brought up at the upcoming Liaison Committee Meeting.   Mr. Carroll noted that he will discuss I/I with City CEO, Tom Hatch, and Mesa Water District General Manager, Paul Shoenberger, and provide an update at the Liaison Meeting.   There were no further questions or discussion and the report was received.     C. CLOSING ITEMS     Procedural: 1. Oral Communications & Director Comments   Director Perry asked if staff received a response from the Chamber of Commerce regarding their possible relocation.   Mr. Carroll noted that staff has not heard from the Chamber of Commerce.   Assistant Secretary Ooten asked when the District contributed to Vanguard University.   President Scheafer noted that the contribution took place last year for Vanguard's holiday performance.   Secretary Schafer asked when the District plans to hold its open house.   Mr. Carroll indicated that the open house is planned to take place next fiscal year because it was not budgeted for this fiscal year.   Secretary Schafer thanked the Board of Directors for supporting her run for re­election to the California Special Districts Association (CSDA) Board of Directors.   President Scheafer congratulated Secretary Schafer for being honored by Mayor Foley during a recent luncheon.   Secretary Schafer added that President Scheafer is the new Chairman of the Alliance Executive Committee (AEC).   Discussion followed regarding CSDA Legislative Days and the community room rental policy.   Vice President Ferryman asked if the District should request that the City of Costa Mesa rescind its resolution supporting Measure TT.   President Scheafer indicated that the Ad Hoc Committee advocates encouraging the City Council majority to state that they do not support consolidation.   Discussion followed regarding the Homeless Task Force, sharps containers in public restrooms, and the rental policy for the community room.   Secretary Schafer asked that staff draft a letter to Senator Moorlach and Assemblyman Harper with an invitation to attend the CSDA Legislative Days reception.    Discussion followed regarding attendance of CSDA Legislative Days.     Procedural: 2. Adjournment   President Scheafer adjourned the meeting at 10:45 A.M. B. CONSENT CALENDAR              Board of Directors Regular Meeting (Thursday, March 23, 2017)   Members present Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer   Members absent None   Staff present Scott Carroll (General Manager), Noelani Middenway (District Clerk), Alan Burns (District Counsel), Robin Hamers (District Engineer), Wendy Davis (Finance Manager), Marc Davis (District Treasurer), Gina Terraneo (Management Analyst I)   Others present None     Meeting called to order at 5:30 P.M.     A. OPENING ITEMS   Procedural: 1. Call to Order   President Scheafer called the meeting to order at 5:30 P.M.   Procedural: 2. Pledge of Allegiance   President Scheafer led the pledge of allegiance.    Procedural: 3. Invocation   Vice President Ferryman led the invocation.   Procedural: 4. Roll Call   District Clerk, Noelani Middenway, conducted the roll call. President Scheafer, Vice President Ferryman, Secretary Schafer, and Assistant Secretary Ooten were present. President Scheafer indicated that Director Perry would arrive late to the meeting.   Procedural: 5. Ceremonial Matters and Presentations   None at this time.   Procedural: 6. Announcement of Late Communications   None at this time.   Procedural: 7. Public Comments   President Scheafer opened public comments. Seeing no one from the public present, he closed public comments.     B. CONSENT CALENDAR Subject 3. Board of Directors Regular Meeting Minutes of March 23, 2017 Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the meeting minutes as presented.   Action (Consent): 1. Approve Consent Calendar Recommendation: That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented.   Action (Consent): 2. Board of Directors Study Session Meeting Minutes of February 14, 2017 Recommendation: That the Board of Directors approve the meeting minutes as presented.   Action (Consent): 3. Board of Directors Special Meeting Minutes of February 22, 2017 Recommendation: That the Board of Directors approve the meeting minutes as presented.   Action (Consent): 4. Board of Directors Regular Meeting Minutes of February 23, 2017 Recommendation: That the Board of Directors approve the meeting minutes as presented.   Action (Consent): 5. Directors' Compensation and Reimbursement of Expenses Recommendation: That the Board of Directors approve the compensation and reimbursement of expenses as presented.   Action (Consent): 6. Receive and file CCTV (Closed Circuit TV) Pilot Program Report Recommendation: That the Board of Directors receive and file the report.   Action (Consent): 7. Receive and File Sewer Lateral Assistance Program (SLAP) Update for February 2017 Recommendation: That the Board of Directors receive and file this report.   Action (Consent): 8. Approve Payroll Transparency Disclosure for February 2017 Recommendation: That the Board of Directors approve and file the report.   Action (Consent): 9. Adopt Warrant Resolution No. CMSD 2017­09 Approving District Warrant Registers Recommendation: That the Board of Directors adopt Warrant Resolution No. CMSD 2017­09 approving District warrants for the month of February 2017 in the amount of $1,071,509.82.   Action (Consent): 10. Accept the occupancy count as presented as 22,498 and direct staff to prepare a warrant to CR&R Environmental Services for $220,376.91 for February 2017 collection. Recommendation: Accept the occupancy count as presented using 22,498 as the correct number of active units and direct staff to prepare a warrant to CR&R Environmental Services for February 2017 collection based on this occupancy report so long as the contractor fulfills the obligations of the agreement in the amount of $220,376.91 to be ratified in the March 2017 warrant list.   Action (Consent): 11. Approve the preparation of a warrant to CR Transfer in the amount of $183,222.61 for February 2017 recycling and disposal services to be ratified in the March 2017 warrant register. Recommendation: Approve the preparation of a warrant to CR Transfer in the amount of $183,222.61 for February 2017 recycling and disposal services to be ratified in the March 2017 warrant register.   Action (Consent): 12. Approve Investment Report for the Month of February 2017 Recommendation: That the Board of Directors approve the Investment Report for the month of February 2017.   President Scheafer pulled Item B13 "2016 Annual Health Benefit Broker Fees." Motion: To approve the Consent Calendar with the exception of Item B13 "2016 Annual Health Benefit Broker Fees." Motion by Arlene Schafer, second by Jim Ferryman. Final Resolution: Motion Carries 4­0­1 with Director Perry not present Aye: Arlene Schafer, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer There were no further questions or discussion.     Action, Receive and File: 13. 2016 Annual Health Benefit Broker Fees Recommendation: That the Board of Directors receive and file this report.   General Manager, Scott Carroll, noted that at the time the report was submitted, staff did not have the premiums, fees, and commissions for AFLAC. He reported that the information is now available and indicated that the total fees and commissions for 2016 were $1,565.65 and the percentage of premium was 14.84%.   Motion: To receive and file this report. Motion by Bob Ooten, second by Arlene Schafer. Final Resolution: Motion Carries 4­0­1 with Director Perry not present Aye: Arlene Schafer, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer There were no further questions or discussion.     C. PUBLIC HEARINGS   None at this time.     D. GENERAL MANAGER'S REPORTS   Action: 1. Rewarding Ideas Program Recommendation: That the Board of Directors approves $100 to Joel Ortiz and $100 to Brandon Hickman for suggesting to install an overflow line in the mainline at 20371 Irvine Avenue to prevent sanitary sewer overflows.   General Manager, Scott Carroll, presented the idea submitted by Wastewater Maintenance Workers, Joel Ortiz and Brandon Hickman. He noted that these staff members found that a line was holding water and proposed an idea to prevent a potential sanitary sewer overflow (SSO).   District Engineer, Robin Hamers, explained that staff proposed putting an interconnection into the line so that water can be relieved into a parallel line if it backs up. He shared photos depicting the high water line in a nearby manhole.   Motion: To approve $100 to Joel Ortiz and $100 to Brandon Hickman for suggesting to install an overflow line in the mainline at 20371 Irvine Avenue to prevent sanitary sewer overflows. Motion by Arlene Schafer, second by Bob Ooten. Final Resolution: Motion Carries 4­0­1 with Director Perry not present Aye: Arlene Schafer, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer There were no further questions or discussion.   Action: 2. Approving the CCTV Program and discontinuing the Sewer Lateral Assistance Program (SLAP) in Fiscal Year 2017­18 & 2018­19 Budget Recommendation: That the Board of Directors direct staff approve implementing the CCTV Program and discontinuing the Sewer Lateral Assistance Program (SLAP) in Fiscal Year 2017­18 & 2018­19 Budget.   General Manager, Scott Carroll, proposed that the Closed Circuit Television (CCTV) Program replace the Sewer Lateral Assistance Program (SLAP) as a proactive means of encouraging preventative private sewer maintenance.   Assistant Secretary Ooten asked if the District would continue paying the same CCTV cost that was used during the pilot program.   Mr. Carroll indicated that the cost may increase because staff will obtain input from the Plumbing Heating and Cooling Contractors (PHCC) Association to determine a fair CCTV cost.   Discussion followed regarding the staff time associated with viewing CCTV videos.   Vice President Ferryman expressed concern that replacing SLAP with the CCTV program may give residents the impression that the District is no longer willing to provide as much financial support toward preventative private sewer maintenance.   Mr. Carroll noted that the CCTV program would allocate less funds to residents, but would make more funds available to conduct Capital Improvement Projects that benefit the public.   President Scheafer noted that more residents can be helped with the CCTV program than with SLAP.   Discussion followed regarding community awareness of private sewer lateral maintenance, installation of clean­ outs, private sewer sanitary overflow (SSO) prevention, and the impact of the program on plumber integrity.   President Scheafer opened public comments. Seeing no one from the public present, he closed public comments.   Secretary Schafer added that the CCTV program was well­received at the Liaison Committee Meeting and suggested that the program be publicized in the District's quarterly newsletter.   President Scheafer requested that staff ensure that local plumbers are aware and properly informed of the program rules and regulations.   Motion: To approve implementing the CCTV Program and discontinuing the Sewer Lateral Assistance Program (SLAP) in Fiscal Year 2017­18 & 2018­19 Budget. Motion by Arlene Schafer, second by Bob Ooten. Final Resolution: Motion Carries 3­1­1 with Director Perry not present Aye: Arlene Schafer, Bob Ooten, Mike Scheafer No: Jim Ferryman   Secretary Schafer suggested that staff obtain a list of local plumbers.   There were no further questions or discussion.   President Scheafer requested that Item D3 "Approve the Board/Community Room Rental Policy" be discussed when Director Perry arrives.      E. ENGINEER'S REPORTS   Receive and File: 1. Receive and File Capital Improvement Projects Status Report Recommendation: That the Board of Directors receive and file the report.   District Engineer, Robin Hamers, provided report details. He shared a sample of the South Coast Plaza force main pipe and described the process of making improvements to force mains.   Discussion followed regarding the pipe material and thickness.   There were no further questions or discussion and the report was received.     Action: 2. #202 Elden Valve and Piping Replacement ­Accept Improvements, File Notice of Completion, Exonerate Bonds The Board of Directors approves the following action:             1. Accept improvements as completed and file a Notice of Completion.             2. Authorize payment of 5% retention 35 days after Notice of Completion is recorded.             3. Exonerate Labor and Material Bond 35 days after Notice of Completion is recorded, exonerate Faithful Performance Bond one year after Notice of Completion is recorded.   District Engineer, Robin Hamers, described the replacements done for Project #202 and noted that the pump station is now odor­free.   Discussion followed regarding the impact of hot weather on sewer odors and the existence of vents at all District pump stations.   President Scheafer opened public comments. Seeing no one from the public present, he closed public comments.    Motion: To accept improvements as completed and file a Notice of Completion, authorize payment of 5% retention 35 days after Notice of Completion is recorded, and exonerate Labor and Material Bond 35 days after Notice of Completion is recorded and exonerate Faithful Performance Bond one year after Notice of Completion is recorded. Motion by Bob Ooten, second by Arlene Schafer. Final Resolution: Motion Carries 4­0­1 with Director Perry not present Aye: Arlene Schafer, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer   There were no further questions or discussion.     F. TREASURER'S REPORTS   None at this time.     G. ATTORNEY'S REPORTS   District Counsel, Alan Burns, noted that a decision was reached by the California Supreme Court regarding the use of private devices by public officials. He explained that private devices can be subject to review if used to discuss public business.   Discussion followed regarding the impact of the case, how device information would be accessed, and what information would be considered public record.     H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.   Information: 1. Orange County Sanitation District (OCSD) ­ (Vice President Ferryman)   Vice President Ferryman shared that the OCSD meeting was brief and the matter of selling an industrial building in Stanton was placed on the consent calendar.   Director Perry entered the meeting at 6:10 P.M.   Information: 2. Santa Ana River Flood Protection Agency (SARFPA) ­ (Director Perry)   Vice President Ferryman noted that the state budget is expected to be passed in May.    Information: 3. Independent Special Districts of Orange County (ISDOC) ­ (President Scheafer)   President Scheafer noted that the ISDOC Executive Committee meeting took place on March 7, 2017. He added that former Senator John Lewis attended the meeting.   Information: 4. California Special Districts Association (CSDA) ­ (Secretary Schafer)   President Scheafer noted that the Chairman of the Little Hoover Commission will be the keynote speaker at CSDA Legislative Days. He also noted that the next Local Agency Formation Commission (LAFCO) meeting will be postponed to a later date in April.   Secretary Schafer shared information about Form 700s, the speakers at CSDA Legislative Days, and the 405 freeway improvement project discussed at the Chamber of Commerce Breakfast.   Discussion followed regarding the impact of the 405 freeway improvements.   Assistant Secretary Ooten noted that he attended the Water Advisory Committee of Orange County (WACO) meeting. He added that Orange County Water District staff spoke and were met with audience concerns about desalination.    Information: 5. Special District Risk Management Authority (SDRMA) ­ (President Scheafer)   President Scheafer noted that there was no SDRMA meeting. He added that he will attend SDRMA Safety/Claims Education Day next week.   Information: 6. Other Meetings Qualifying for Reimbursement under CMSD Ordinance No. 55, Operations Code Section 3.01.030   President Scheafer noted that all of the Board of Directors except for Vice President Ferryman attended the recent Liaison Committee Meeting.     Action, Discussion: 3. Approve the Board/Community Room Rental Policy Recommendation: That the Board of Directors approve the Board/Community Room Rental Policy.   District Clerk, Noelani Middenway, provided report details. She noted that the revised Board/Community Room Rental Policy notes that the room would be available to non­profits and government agencies at no charge during the District's regular business hours, except for a nominal administrative fee of $25. Ms. Middenway added that there would be an after­hours fee based on the fully burdened rate of the staff member that is available to remain on­site during after­hours rentals.   Discussion followed regarding clarifying the after­hours rental fees.   Vice President Ferryman indicated that the rental fees may be seen as confusing because there are several possible rates.   Finance Manager, Wendy Davis, noted that staff must be present during room rentals and that it is difficult to predict which staff members will be available.   President Scheafer suggested that the District take an average of all of the staff rates and determine a flat rate for the after­hours fee.   District Counsel, Alan Burns, noted that the District cannot give away public funds, but that the District can use resources to benefit the public.    Director Perry asked if the District would be able to accept a donation from an organization to be used toward room rentals.   Mr. Burns replied that the District could accept a donation, but the District would not receive a tax write off for the donation.   Discussion followed regarding the nominal administrative fee of $25 and the administration of the room rental.   Motion: To approve the Board/Community Room Rental Policy. Motion by Art Perry, second by Bob Ooten. Final Resolution: Motion Carries 5­0 Aye: Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer   There were no further questions or discussion.     I. OLD BUSINESS   None at this time.     J. NEW BUSINESS   None at this time.     K. ORAL COMMUNICATIONS AND DIRECTOR COMMENTS   Discussion: 1. Oral Communications and Director Comments   Secretary Schafer suggested honoring staff for winning the recent California Water Environment Association (CWEA) Santa Ana River Basin Section (SARBS) awards.   President Scheafer noted that staff was honored at a previous meeting.   Director Perry suggested that staff be honored again for these awards at the end of the year during the District staff awards luncheon.   L. ADJOURN TO CLOSED SESSION   President Scheafer adjourned the meeting to closed session at 6:47 P.M.   Procedural: 1. Conference with Real Property Negotiators (Gov. Code §54956.8)   Procedural: 2. Conference with Legal Counsel­ Pending Litigation (Gov Code §54956.9(d)(1)   Procedural: 3. Conference with Legal Counsel­ Anticipated Initiation of Litigation (Gov Code 54956.9(d)(4)) (Number of potential cases: 1)   Procedural: 4. Public Employee Performance Evaluation (Gov. Code §54957)   Procedural: 5. Conference with Labor Negotiators­ Government Code §54957.6     M. RECONVENE TO OPEN SESSION   President Scheafer reconvened the meeting to open session at 7:36 P.M. He noted that no reportable action was taken regarding Items L1, L2, and L3. He added that the Board of Directors discussed the General Manager's evaluation during Item L4 and that the Board of Directors authorized President Scheafer to negotiate in regards to Item L5.     N. CLOSING ITEMS   Procedural: 1. Adjourn   President Scheafer adjourned the meeting at 7:36 P.M. B. CONSENT CALENDAR              a. Directors' compensation for the month of March 2017 b. Directors' reimbursement of expenses for the month of March 2017 File Attachments director_payroll.pdf (1,677 KB) director_expense.pdf (1,410 KB) Subject 4. Directors' Compensation and Reimbursement of Expenses Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the compensation and reimbursement of expenses as presented. B. CONSENT CALENDAR                 Summary   The following is a summary of the Sewer Lateral Assistance Program (SLAP) activity for the 2016­ 2017 fiscal year as of March 31, 2017:   Adopted SLAP Budget (181 Applications)               $200,000          FY 15­16 Carryover Budget (48 Applications)             54,616          Total Budget**                                                  254,616                       FY 16­17 New Applications Received = 226         Applications Processed for Payment* = 165            $159,460         Applications In Process*  = 72                                  79,200      Available SLAP Spots Based on Funding = 12             16,500      Total Projected Cost                                         $255,160                                *  Includes applications started in prior fiscal year but completed in current fiscal year.             ** Funds remaining at the end of the fiscal year will be carried forward.               Subject 5. Receive and File Sewer Lateral Assistance Program (SLAP) Update for March 2017 Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors receive and file this report. Goals 1.9 Sewer Lateral Assistance Program (SLAP) B. CONSENT CALENDAR                 File Attachments Payroll Transparency Disclosure March 2017.pdf (1,050 KB) Subject 6. Approve Payroll Transparency Disclosure for March 2017 Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve and file the report. Goals 7.0 Finance B. CONSENT CALENDAR                          Summary At the April 11, 2017 Board of Directors Study Session, the Board directed staff to bring this item back to the April 27, 2017 Board Meeting for approval of the resolution to submit an application for the County of Orange's 4th Cycle Regional Recycling & Waste Reduction Grant.   Staff Recommendation That the Board of Directors approve Resolution 2017­896 to submit an application for the County of Orange's 4th Cycle Regional Recycling & Waste Reduction Grant.   Legal Review This resolution was approved by District Counsel.   Environmental Review A review of a grant application is an administrative matter and is not a disturbance of the environment similar to grading or construction and does not constitute a project under CEQA or the District’s CEQA Guidelines.   Financial Review Staff recommends that if the Board of Directors approve this program and the District is awarded the grant, that this item be brought back to appropriate the funds.    Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the April 27, 2017 Board of Directors meeting at District Headquarters (290 Paularino Avenue, Costa Mesa) and posted on the District’s website.   Alternative Actions 1. Do not approve Resolution 2017­896 to submit an application for the County of Orange's 4th Cycle Regional Recycling & Waste Reduction Grant. File Attachments Resolution to Submit Application for 4th Cycle OC Regional Recycling & Waste Reduction Grant.docx (16 KB) Subject 7. Approve Resolution 2017­896 to Submit Application for the County of Orange's 4th Cycle Regional Recycling & Waste Reduction Grant Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Preferred Date Apr 27, 2017 Absolute Date Apr 27, 2017 Fiscal Impact No Recommended Action That the Board of Directors approve Resolution 2017­896 to submit an application for the County of Orange's 4th Cycle Regional Recycling & Waste Reduction Grant. Goals 2.6 Apply for waste diversion grants B. CONSENT CALENDAR                 File Attachments WARRANT RESO April 27th 2017.pdf (347 KB) Subject 8. Adopt Warrant Resolution No. CMSD 2017­10 Approving District Warrant Registers Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors adopt Warrant Resolution No. CMSD 2017­10 approving District warrants for the month of March 2017 in the amount of $1,006,212.33. Goals 7.0 Finance B. CONSENT CALENDAR                       Summary The total occupancy count for March 2017 billing is 22,518, with twenty (20) accounts added since the last billing period.      The payment calculation is based on the following:   District's Current Rate for March of 2017: 22,518 x $9.7954 = $220,572.82     Staff Recommendation Accept the occupancy count as presented using 22,518 as the correct number of active units and direct staff to prepare a warrant to CR&R Environmental Services for March 2017 collection based on this occupancy report so long as the contractor fulfills the obligations of the agreement in the amount of $220,572.82 to be ratified in the April 2017 warrant list.     Legal Review Not Applicable     Environmental Review Subject activity is exempt from the requirements of the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.).  Section 15300.4 of CEQA allows an agency while establishing its own procedures “to list those specific activities which fall within each of the exempt classes”, and the District has adopted “CEQA Guidelines and Implementing Procedures” that state on page 6 “”Projects” does not include …. C. Continuing administrative or maintenance activities.”     Financial Review Sufficient funds are available in the adopted budget to pay for the services provided.     Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the April 27, 2017 Board of Directors Regular meeting at District Headquarters and posted on the District’s website.     Alternative Actions Refer item back to staff with further instructions. File Attachments CMSD Occupancy March 2017 Report.pdf (15 KB) Subject 9. Accept the occupancy count as presented as 22,518 and direct staff to prepare a warrant to CR&R Environmental Services for $220,572.82 for March 2017 collection. Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Preferred Date Apr 27, 2017 Absolute Date Apr 27, 2017 Recommended Action Accept the occupancy count as presented using 22,518 as the correct number of active units and direct staff to prepare a warrant to CR&R Environmental Services for March 2017 collection based on this occupancy report so long as the contractor fulfills the obligations of the agreement in the amount of $220,572.82 to be ratified in the April 2017 warrant list. Goals 2.4 Develop Strategies for 75% Waste Diversion 2.2 Annual Contract Audits B. CONSENT CALENDAR                         Staff Recommendation Approve the preparation of a warrant to CR Transfer in the amount of $212,734.43 for March 2017 recycling and disposal services to be ratified in the April 2017 warrant register.   Analysis Below is a chart depicting the total tonnage and payments due for residential and organic waste collected in Costa Mesa and Newport Beach.     Costa Mesa  Newport Beach  Total Residential Waste  $142,570.34 $5,796.21 $148,366.55 Organics  $61,342.71  $3,025.17  $64,367.88 Total Payment   $212,734.43      Tonnage     Residential Waste 2743.32 111.53 2,854.85 Organics 857.94 42.31   900.25 Total Tonnage  3,755.10     Legal Review Not applicable   Environmental Review Subject activity is exempt from the requirements of the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.).  Section 15300.4 of CEQA allows an agency while establishing its own procedures “to list those specific activities which fall within each of the exempt classes”, and the District has adopted “CEQA Guidelines and Implementing Procedures” that state on page 6 “”Projects” does not include …. C. Continuing administrative or maintenance activities.”   Financial Review Sufficient funds are available in the adopted budget to pay for the services provided.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the April 27, 2017 Board of Directors regular meeting at District Headquarters and posted on the District’s website at www.cmsdca.gov.   Alternative Actions Refer item back to staff with further instructions. Subject 10. Approve the preparation of a warrant to CR Transfer in the amount of $212,734.43 for March 2017 recycling and disposal services in the April 2017 warrant register Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Preferred Date Apr 27, 2017 Absolute Date Apr 27, 2017 Recommended Action Approve the preparation of a warrant to CR Transfer in the amount of $212,734.43 for March 2017 recycling and disposal services to be ratified in the April 2017 warrant register. Goals 2.2 Annual Contract Audits 2.4 Develop Strategies for 75% Waste Diversion D. GENERAL MANAGER'S REPORTS                          Summary On July 31, 2013, the Board of Directors approved implementing new procedures for sponsoring organizations and/or events. Staff is presenting the Board of Directors with a District Contribution Program Eligibility Application to provide 3 generators for the Costa Mesa Newport Harbor Lions Club Fish Fry event on June 2­4, 2017.   Staff Recommendation That the Board of Directors approve the Costa Mesa Newport Harbor Lions Club Contribution Application requesting 3 District generators for the Fish Fry event.   Analysis According to the procedures implemented on July 31, 2013, the Board of Directors must do the following in order to determine if a contribution should be made: Establish the purpose the District is trying to serve by contributing. This purpose must be established as one of the District’s statutory powers or a power that would be incidental to those purposes. For example, District purposes include properly treating sewage, preventing SSOs, and recycling. Describe how the contribution will advance the District's purpose. As stated on the application, the District will be provided with a booth at the event and sponsorship recognition on all of the event's banners and advertisements. Additionally, the Lions Club will make recyclable containers available at the event. The District loaned its mobile generators to the Lions Club for the Fish Fry event in 2015 and 2016.   Legal Review Not applicable.   Environmental Review The environmental review for the program that allows local non­profit groups to use the District’s small generators was originally completed when the concept was first discussed by the Board of Directors, and at that time, the program was found to have a negligible effect on the environment.   Financial Review Not applicable.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the April 27, 2017 Board of Directors Regular Meeting at District Headquarters and posted on the District’s website.   Alternative Actions 1. Determine that no purpose exists for providing generators for the Fish Fry event. File Attachments Contribution Application ­ Fish Fry.pdf (1,514 KB) Subject 1. Consider Contribution Program Application for Costa Mesa Newport Harbor Lions Club Fish Fry Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Preferred Date Apr 27, 2017 Absolute Date Apr 27, 2017 Fiscal Impact No Recommended Action That the Board of Directors approve the Costa Mesa Newport Harbor Lions Club Contribution Application requesting 3 District generators for the Fish Fry event. Goals 4.0 Community Outreach & Communications 3.5 Participate in community groups and civic organization activities D. GENERAL MANAGER'S REPORTS                       Summary The California Supreme Court recently ruled that written communications, including emails and text, prepared by a public employee or elected officials conducting agency business is considered “prepared by” the agency within the meaning of the California Public Records Act (CPRA), even if it is prepared and/or transmitted using an employee or elected official’s personal device or account.   Recommendation That the Board of Directors considers assigning Surface Pro 4 tablets to the Board of Directors and two staff members for conducting CMSD business.   Analysis The California Supreme Court recently ruled that written communications, including emails and text, prepared by a public employee or elected official conducting agency business is considered “prepared by” the agency within the meaning of the California Public Records Act (CPRA), even if it is prepared and/or transmitted using an employee or elected official’s personal device or account. The Court noted that documents and communications that meet the CPRA’s definition of a “public record” do not lose their status merely because they are located in a private account or on a private device.   As part of their decision, the Court addressed important privacy concerns raised by public agencies that were interested in the case.  For instance, if a record contains both public and private information, the Court reassured public agencies that they can redact information that is exclusively personal or otherwise exempt from disclosure under the CPRA.  In addition, public agencies were concerned with how they can locate responsive records on private devices and accounts without violating elected officials or employees privacy rights.  The Court relied on federal and state court decisions in similar cases and therefore offered some guidance on how public agencies can conduct searches that are reasonably calculated to locate responsive documents, even if those documents are contained on private devices or accounts.   The Court provided several suggestions for public agencies in this area.  For instance, when federal courts are applying the Freedom of Information Act (FOIA), the federal equivalent of CPRA, they have approved individual employees conducting their own searches and segregating public records from personal records, so long as the employees have been properly trained on how to distinguish between the two.  The Court also noted if a federal employee withholds a document identified as potentially responsive, he or she may submit an affidavit providing the agency with a sufficient factual basis upon which to determine whether contested items were agency records or personal materials.  The Court indicated that this type of process could meet an agency's duty to produce responsive records while also protecting individual privacy interest of elected officials and employees.   The Court also noted that public agencies might consider adopting policies to reduce the possibility of public records being located on private devices or accounts.  For instance, federal statutes and regulations require some federal employees to use their official agency accounts for all communications relating to public business or copy their official agency accounts on all public business communications conducted on private accounts.   The Court's latter suggestion is what staff is recommending the Board consider by issuing one Microsoft Surface Pro 4 tablet to each Board member where each tablet will have CMSD accounts for conducting agency business such as receiving and sending emails, documents, agenda packets, etc.  The tablets will be strictly for CMSD business and not for personal use.  Board members will also be responsible for the safekeeping of the tablets.   Legal Review At tonight's meeting, District Counsel will be giving a report about the California Supreme Court ruling and the Board using CMSD issued tablets for conducting agency business.   Subject 2. Consider Assigning Microsoft Surface Pro 4 tablets to Board of Directors and Two Staff Members for Conducting CMSD Business Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action, Discussion Fiscal Impact Yes Dollar Amount $12,040.00 Budgeted No Goals 5.0 Administrative Management Environmental Review The potential purchase and use of tablets or other communication devices is not a disturbance of the environment similar to grading or construction and does not constitute a project under CEQA or the District’s CEQA Guidelines.    Financial Review The cost for five Surface Pro 4's for the Board of Directors and two for staff is approximately $12,040 in total or $1,720 each.  This amount includes the computer ($1,430), a three year accident protection plan ($150) and a cover ($140).  If the Board would like to move forward with this purchase, staff recommends that we find money in the current year budget and direct the General Manager to transfer the funds to the appropriate account.  In accordance with Section 4.03.010(h) of the District’s Operations Code, the General Manager has the authority to transfer up to $50,000 from account to account, amounts in excess of $50,000 must be approved by the Board of Directors.     Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the April 27, 2017 Board of Directors regular meeting at CMSD Headquarters (290 Paularino Avenue) and posted on the CMSD's website at www.cmsdca.gov.   Alternative Actions 1.  Do not approve issuing Surface Pro 4 tablets to the Board of Directors and two staff members. 2.  Direct staff to report back with more information.     D. GENERAL MANAGER'S REPORTS                          Summary On June 9, 2017, the fifth annual Costa Mesa Mayor’s Celebration ­ The Art of Leadership will be at the Segerstrom Center for the Arts to communicate the necessity of arts education as a critical component of a complete and successful education.  The Art of Leadership is seeking sponsorships to raise funds for the arts program at Costa Mesa High School and Estancia High School Arts.   Staff Recommendation That the Board of Directors: 1. Establish the purpose CMSD is trying to serve as a sponsor to the Mayor’s Celebration – The Art of Leadership; and 2. Describe how the expenditures will advance CMSD’s purpose; and 3. Consider being a Bronze Sponsor to the Mayor’s Celebration – The Art of Leadership; and 4. Approve budget adjustment in the amount of $2,500 to provide adequate funding for the sponsorship. Analysis For the fifth consecutive year, the Costa Mesa Chamber of Commerce, Segerstrom Center of the Arts and South Coast Metro is sponsoring the Mayor's Celebration ­ The Art of Leadership.  The goal is to raise money to support and provide visual and performing arts education programs to Costa Mesa high schools.  The group is seeking different levels of sponsorships that range from Platinum Sponsor ($20,000) to Bronze Sponsor ($2,500).  In the past four years, CMSD has sponsored this event twice (2013 and 2014) as a Bronze Sponsor.  In 2017, Bronze Sponsors will receive the following for their contribution: Preferred Seating: Six Tickets Company Name on: Invitation Event Program Post Event Thank You Card Listed in Media Releases Introduction at June 9 event Name on Event­Sponsor Event Video Recognized on City of Costa Mesa, Costa Mesa Chamber of Commerce & South Coast Metro website with links to Sponsor Websites. Attachment “B” is a memo from District Counsel about the gift of public funds and expenditures for a proper public purpose.  On July 31, 2013, The Board approved new procedures to determine if the District can officially sponsor events and/or non­profit organizations.  Before the District can be a sponsor, the Board must follow the following procedures. Establish the purpose CMSD is trying to serve by being a sponsor.  This must be a purpose established as one of the District’s statutory powers or a power that would be incidental to those purposes.  For example, District purposes Subject 3. Consider Being a Sponsor for the City of Costa Mesa Mayor's Celebration ­ The Art of Leadership Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Fiscal Impact Yes Dollar Amount $2,500.00 Budgeted No Recommended Action That the Board of Directors:  1. Establish the purpose CMSD is trying to serve as a sponsor to the Mayor’s Celebration – The Art of Leadership; and  2. Describe how the expenditures will advance CMSD’s purpose; and  3. Consider being a Bronze Sponsor to the Mayor’s Celebration – The Art of Leadership; and  4. Approve budget adjustment in the amount of $2,500 to provide adequate funding for the sponsorship. Goals 3.00 Partnerships 3.2 Strengthen our ties with local governments, Special districts and educational institutions are to properly treat sewage, to prevent SSOs, to reduce landfill dumping, and to recycle.  Attachment C is a prepared chart to assist the Board in making the determination to sponsor this event. Then, describe how the expenditures will advance CMSD’s purpose. Legal Review Not applicable.   Environmental Review Participation in the City of Costa Mesa Mayor's celebration is not a disturbance of the environment similar to grading or construction and is not a project under CEQA or CMSD's CEQA Guidelines.   Financial Review To be a Bronze Sponsor will cost $2,500.  This cost is not currently budgeted.  In order to provide adequate funding, the following budget adjustment is required.   Solid Waste Fund   Account Account Number Increase Decrease Public Info/Ed/Community Promo­ Board 10­100100­4420 $1,250   Public Info/Ed/Community Promo­ Trash 10­000800­4420  $1,250   Wastewater Fund Staff believes there are sufficient funds available to cover the additional $1,250 in the Wastewater Fund Public Info/Ed/Community Promo­Board account (20­100100­4420) if the sponsorship is approved.  Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the April 27, 2017 Board of Directors regular meeting at District Headquarters (290 Paularino Avenue) and on District’s website (www.cmsdca.gov).    Alternative Actions 1.  Consider being a Silver Sponsor at $5,000. 2.  Do not approve being a sponsor at the Mayor's Celebration ­ The Art of Leadership. 3.  Refer the matter back to staff.   Attachments A. The Mayor's Celebration ­ The Art of Leadership B. District Counsel Memo, dated June 27, 2013 C. Gift of Public Funds Determination Chart   File Attachments Attachment A ­ The Art of Leadership.pdf (1,124 KB) Attachment B ­ District Counsel Memo.pdf (85 KB) Attachment C ­ Gift of Public Funds Determination Chart.pdf (83 KB) D. GENERAL MANAGER'S REPORTS                             Summary On July 31, 2013, the Board of Directors approved implementing new procedures for sponsoring organizations and/or events. Staff is presenting the Board of Directors with a District Contribution Program Eligibility Application to provide a Gold level sponsorship of $2,500 for the Costa Mesa Foundation's Concerts in the Park series on July 11, 18, and 25, 2017.   Staff Recommendation That the Board of Directors approve the Costa Mesa Foundation's contribution application requesting a $2,500 sponsorship for the Concerts in the Park series of events.   Analysis According to the procedures implemented on July 31, 2013, the Board of Directors must do the following in order to determine if a contribution should be made: Establish the purpose the District is trying to serve by contributing. This purpose must be established as one of the District’s statutory powers or a power that would be incidental to those purposes. For example, District purposes include properly treating sewage, preventing SSOs, and recycling. Describe how the contribution will advance the District's purpose. As stated on the sponsorship flyer, the District will be provided with the following for a Gold level sponsorship of $2,500: Recognition in the Daily Pilot with a "thank you ad" after the concert series Recognition on the Foundation website and on social media Recognition on the concert poster and program Recognition on the stage banners MC recognition during the concerts Logo recognition in the Daily Pilot during the concert series A booth with a table and chairs for all 3 concerts Preferred onsite parking for all 3 concerts Additionally, the Costa Mesa Foundation will make recyclable containers available at the event.    The District has sponsored the Concerts in the Park event series at the Gold level in 2014, 2015, and 2016.   Legal Review Not applicable.   Environmental Review The environmental review for the program that allows local non­profit groups to use the District’s small generators was originally completed when the concept was first discussed by the Board of Directors, and at that time, the program was found to have a negligible effect on the environment.   Financial Review There are sufficient funds in the Public Info/Education/Community Promotions account for this sponsorship. Subject 4. Consider Contribution Program Application for Concerts in the Park Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Preferred Date Apr 27, 2017 Absolute Date Apr 27, 2017 Fiscal Impact Yes Dollar Amount $2,500.00 Recommended Action That the Board of Directors approve the Costa Mesa Foundation's contribution application requesting a $2,500 sponsorship for the Concerts in the Park series of events. Goals 4.0 Community Outreach & Communications 3.5 Participate in community groups and civic organization activities   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the April 27, 2017 Board of Directors Regular Meeting at District Headquarters and posted on the District’s website.   Alternative Actions 1. Determine that no purpose exists for providing a sponsorship for the Concerts in the Park events. 2. Approve an alternative sponsorship level of $100, $500, or $1,500. (These sponsorship levels do not include an event booth.) File Attachments Contribution Application ­ Concerts in the Park.pdf (455 KB) Sponsorship Flyer.jpg (653 KB) D. GENERAL MANAGER'S REPORTS                 Summary This report serves as a summary of the District’s spending through March 31, 2017 as well as staff’s best estimate of projected balances for the year­ended June 30, 2017.   Analysis Based on the spending trends through March 31, 2017, staff is projecting savings in both the Solid Waste and Wastewater Funds.  As of March 31, 2017, a total of 63.5% of the Solid Waste budget for the 2016­2017 fiscal year has been expended.  At this time, staff anticipates a budgetary savings of $126,150 at fiscal year­end.   A total of 69.2% of the Wastewater Fund’s operating budget has been expended as of March 31, 2017.  At this time, staff anticipates a small budgetary savings of $87,600  at fiscal year­end.  The Capital Outlay account is projected to be within budget.  Please see the attached report for a more detailed analysis.   Legal Review Not applicable.   Environmental Review Subject activity is exempt from the requirements of the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.).  Section 15300.4 of CEQA allows an agency while establishing its own procedures “to list those specific activities which fall within each of the exempt classes”, and the District has adopted “CEQA Guidelines and Implementing Procedures” that state on page 6 “”Projects” does not include …. C. Continuing administrative or maintenance activities.”   Financial Review See attached report.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the April 27, 2017 Board of Directors regular meeting at District Headquarters and on District website at www.cmsdca.gov.   Alternative Actions 1.         Refer the matter back to staff for additional information.     Attachments A:       FY 2016­17 Third Quarter Budget Analysis                    B:        Expenditure Analysis through 03/31/2017   File Attachments FY2016­17 Third Quarter Budget Analysis.pdf (149 KB) Expenditure Analysis through 03­31­2017.pdf (22 KB) Subject 5. Receive and File the Third Quarter Budget Review of FY2016­17 Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action The Board of Directors receive and file this report. Goals 7.0 Finance D. GENERAL MANAGER'S REPORTS              Summary On May 28, 2015, the Board of Directors adopted the 2015­2020 Strategic Plan, which is a plan that establishes goals, objectives, strategies and work plans for the next five years and will help move the organization in a direction toward achieving its mission and vision.  Attached is the quarterly update that demonstrates the progress staff is making toward achieving the strategic goals.   Recommendation That the Board of Directors receive and file this report.   Analysis 16 out of the 48 strategic goals (Strategic Goal 1.10 was canceled) are complete and another two goals (1.1, and 6.6) are projected to be complete by the end of Fiscal Year 2016­17.  Several goals are on­going, but staff is making good progress on fulfillment (e.g. 1.4, 1.5, 1.7, 1.8, 1.9, 2.3, 2.7, 3.2, 3.4, 6.1, 6.3, 6.7 and 7.6).  The next quarterly update will be presented to the Board on July 27, 2017.   Legal Review Not applicable.   Environmental Review The District’s Strategic Plan is a planning document and preparation and adoption of the plan itself is an administrative matter and is not a disturbance of the environment similar to grading or construction and is not a project under CEQA or the District’s CEQA Guidelines. The environmental review of each of the efforts or projects outlined in the Strategic Plan will occur when the Board of Directors specifically considers each of the items since that is when the full scope of work of each effort or project will be described.   Financial Review Activities described in the strategic goals are funded in the budget.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the April 27, 2017 Board of Directors regular meeting at CMSD headquarters (290 Paularino Avenue) and on CMSD's website at www.cmsdca.gov.    Alternative Actions 1.  Direct staff to report back with more information. File Attachments Qtly Progress Rpt 2016­17 ­ 3rd Qtr.pdf (289 KB) Subject 6. Receive and File FY 2015­20 Strategic Plan Quarterly Update ­ 3rd Quarter Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Discussion Goals 1.0 Sewer Infrastructure 2.00 Solid Waste 3.00 Partnerships 4.0 Community Outreach & Communications 5.0 Administrative Management 6.0 Personnel/Organizational Management 7.0 Finance D. GENERAL MANAGER'S REPORTS                          Summary The Rewarding Ideas Program is designed to encourage employees to generate ideas for organizational improvements and provide a system for answering and recognizing adopted ideas.  Kaitlin Tran, Senior Accountant suggested installing three Sunforce Solar Motion Security Lights to improve the lighting outside the HQ building and installing a doorbell at the front entrance of HQ that will notify front office staff that someone is in the lobby.   Recommendation That the Board of Directors approves $100 to Kaitlin Tran for suggesting installing solar security lights and a doorbell at HQ.   Analysis Lighting at several front/exit doors at HQ is poor.  Installing motion security lights will improve visibility and security for staff and the public.  Installing solar lights is a simple and quick fix and the cost is minimal because there is no need to connect to electrical panels nor will there be any cost from Southern California Edison.  CMSD is currently using solar lights in other parts of HQ including the flag pole and the monument sign.  The cost to purchase three Sunforce Solar Motion Security Lights at Costco is approximately $100.  The second suggestion made by Ms. Tran is installing a doorbell at the front doors of HQ.  When members of the public enter the front doors the doorbell will alarm front office staff that someone has arrived, which will lead to faster and improved customer service.  The cost to purchase one doorbell is approximately $20.  Both the solar lights and the doorbell will be installed by CMSD's maintenance assistant.   Legal Review Not applicable.   Environmental Review The installing solar security lights and a doorbell are minor alterations and are categorically exempt under the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.) under Section 15301 as a “Class 1” project as stated under 15301; “Class 1 consists of the operation, repair, maintenance, permitting, leasing, licensing, or minor alteration of existing public or private structures, facilities …”; pertaining to 15301(b) “Existing facilities of both investor and publicly­owned utilities used to provide electric power, natural gas, sewerage, or other public utility services”.   Financial Review There is sufficient money in the budget to cover this expense.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the April 27, 2017 Board of Directors regular meeting at CMSD headquarters (290 Paularino Avenue) and on CMSD's website.   Alternative Actions 1.  Do not approve Kaitlin Tran's idea. 2.  Direct staff to report back with more information   Attachment:  Rewarding Idea Suggestion Form   Subject 7. Consider Rewarding Ideas Program ­ Consider Awarding $100 to Kaitlin Tran, Senior Accountant Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Fiscal Impact Yes Dollar Amount $100.00 Budgeted Yes Recommended Action That the Board of Directors considers awarding $100 to Kaitlin Tran, Senior Accountant for her idea to install solar motion security lights and a doorbell at HQ. Goals 6.0 Personnel/Organizational Management 6.7 Promote high employee satisfaction File Attachments Rewarding Ideas Application ­Ktran.pdf (1,743 KB) E. ENGINEER'S REPORTS                 File Attachments CIP Updates April 2017 mtg.pdf (28 KB) Subject 1. Receive and File Capital Improvement Projects Status Report Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action, Receive and File Recommended Action The Board of Directors receive and file this report. Goals 1.4 System Wide Sewer Replacement and Repair Program 1.1 Manhole Cover Maintenance Program 1.0 Sewer Infrastructure E. ENGINEER'S REPORTS              Summary   Construction of the improvements was completed on April 14, 2017, therefore, it is appropriate for the District to accept the improvements and file a notice of completion.   The purpose of the project was to replace the force main, rehabilitate the downstream gravity system, replace all valves and piping outside the wet well, all the while keeping the existing force main as possible use as a secondary force main if rehabilitation is feasible in the future.    Staff Recommendation The Board of Directors approves the following action: 1. Accept improvements as completed and file a Notice of Completion. 2. Authorize payment of 5% retention 35 days after Notice of Completion is recorded. 3. Exonerate Labor and Material Bond 35 days after Notice of Completion is recorded and exonerate Faithful Performance Bond one year after Notice of Completion is recorded.   Analysis   The District has studied the life expectancy of its force mains and has a rehabilitation/replacement program due to the major impact and serious nature of a force main break or rupture.  The District has found certain CIP force mains constructed in the 1950s and 1960s to need rehabilitation due to extremely thin remaining pipe walls.  Force mains of cast iron pipe (CIP), ductile iron pipe (DIP), and steel are subject to interior corrosion from the characteristics of wastewater and subject to exterior corrosion based on type of local soils.   The District Engineer periodically meets with South Coast Plaza Management and has witnessed Management replacing extensive sections of underground CIP waste piping due to extensive corrosion.  In some areas of the plaza, when a tenant moves out, concrete floors are saw cut and existing piping replaced, or pipe bursting or slip lining are used.  Therefore, the logical conclusion is the District’s existing CIP force main also needs rehabilitation or replacement.   The existing 470’ long 8” diameter cast iron pipe sewer force main begins at the pump station located at the northeast corner of the south parking structure and flows in a southeasterly direction from the pump station to a gravity manhole at the entrance to Bloomingdales.  The District is unable to perform a condition assessment of the existing force main due to multiple angle points in the line.   Two sewer cleaning companies independently stated that any more than an 1/8 bend would prohibit the camera from traveling through the line due to the 30” length of the camera and centering support.  The electronic analysis firm PICA from Edmonton, Canada, will not attempt an electronic analysis unless the line can first be cleaned, televised, pigged, and ‘proved’ as to clearance.  These same bends make sliplining the existing pipe or installing a CIPP liner (cured in place pipe liner) practically impossible.   Due to the inability to assess the existing force main or utilize sliplining or CIPP, the District investigated various alternatives to utilizing the existing 8” CIP line.  Unfortunately, the option of constructing a parallel 8” force main was dismissed due to the extensive existing utilities in the force main path along with low head clearances for the portion of the force main location in the parking structure.   The fourth option of utilizing the existing 200’ long existing 4” CIP force main from the previously abandoned second pump station that pumps in a northerly and northwesterly direction was investigated.  This station was constructed in 1973 but abandoned in 1991 when the two stations were combined.   Subject 2. #200­C South Coast Plaza Pump Station Force Main Replacement ­ Accept Improvements, File Notice of Completion, Exonerate Bonds Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Goals 1.6 Evaluate Force Main Conditions on a Regular Basis 1.0 Sewer Infrastructure Using this 4” CIP force main lead to the following challenges.  Firstly, the existing 4” line is too small for the current operating point; secondly, the line is CIP (cast iron pipe) and may be severely corroded; and thirdly, the existing 8” VCP downstream gravity sewer system does not have the capacity to handle the existing operating condition combined with the existing flows.  (The existing flows were determined during a flow monitoring study attached hereto).   In order to overcome these challenges, the District will replace the existing 4” line with a new 6” force main.  The 6” line is shorter in length, but the reduction from 8” diameter to 6” diameter adds sufficient friction loses to reduce the pumping rate to an acceptable level as shown in calculations.  The existing run time per pump per day is an extremely low one­hour per day, so increasing the run time will have no impact on the pump life expectancy.   It is also noted during the flow monitoring of the existing 8” VCP downstream gravity system that the end caps of various capped laterals had become dislodged and sand and soil were in the main.  Therefore, the project includes installing a CIPP liner in the gravity system.  Additionally, the valves inside the valve vault are 25 years old so the valves and piping are being replaced as well.   In order to look to the future, the existing 8” force main will not be completely abandoned, but will be left in service as an emergency line and isolated with valves.  This allows the District to return and consider rehabilitation methods that could lead to having a true secondary force main in consideration of a possible dual force main policy.     Legal Review   District Counsel prepared and signed the construction contract for the project.     Environmental Review   The replacement of the force main and other work being contemplated is categorically exempt under the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.) under Section 15301 as a “Class 1” “minor alteration of existing public or private structures”, as further described in Section (b) as “Existing facilities of both investor and publicly­owned utilities used to provide .... sewerage ...”.     Financial Review   The total budget for project #200C, South Coast Plaza Pump Station Force Main Replacement is $500,000.  The project to date expenses total $47,109.  The remaining available budget is $452,891 to cover expenses incurred but not yet billed. The original contract for the project was $259,300 and two change orders totaling $73,518.11 were approved for a total construction cost of $332,818.11.       Public Notice Process   Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the April 27, 2017 Board of Directors regular meeting at District Headquarters and on District’s website.      Alternative Actions   Refer the matter back to staff for additional information.   File Attachments Notice of Completion #200C.040417.docx (16 KB) F. TREASURER'S REPORTS                 Summary   Attached is the Investment Report for the month of March 2017.  As required by the District’s Statement of Investment Policy, the Investment Report delineates all investment activity during the month.   Analysis   This report lists the types of securities held in the District’s portfolio, the institutions from which the securities were purchased, maturity dates and interest rates as of March 31, 2017.  The District’s investments are in compliance with the Statement of Investment Policy adopted by the Board at the June 23, 2016 regular meeting, as well as the California Government Code.  The market values in this report were provided by our third party custodian, Pershing, LLC, except for the Local Agency Investment Fund (LAIF).  The market value of LAIF was provided by the State Treasurer’s Office.  It does not represent the value of the underlying securities within the pool, but rather the par or cost amount, which is the amount the District is entitled to withdraw.  This reporting practice is consistent with industry standard practices for similar funds.   The weighted average stated rate of return (current yield) for the District’s investment portfolio as of March 31, 2017, was 1.348%.  The yield to maturity of the portfolio was 1.352%.  The District’s weighted average interest rate was 53 basis points (0.527%) above the LAIF average monthly rate for March 2017 of 0.821%.  The weighted average number of days to maturity for the District’s total portfolio was 927 days (2.54 years).  The average duration of the underlying securities in LAIF as of March 31, 2017 was 180 days.   The District’s investment portfolio is in compliance with its liquidity limitations, which requires that a minimum of 20.00% of the portfolio must mature within one year.  The percentage of the portfolio maturing in less than one year as of March 31, 2017 was 31.36%.  The District has adequate cash reserves necessary to meet its obligations for the next six months.   A majority of the District’s cash and investments is reserved or set aside for specific purposes.  A description of the various classifications of the District’s cash and investments are as follows:   Classification Description Solid Waste Fund:     Operating reserve Equal to 30% of the operations budget of the Solid Waste Fund per Operations Code Section 4.030.020.  The Operating Reserve can only be accessed with prior Board approval.    Designated for revenue dry period Equal to 5 months of budgeted expenditures for the fiscal year to cover the cash deficit during the period in which the District does not receive any revenue.    Undesignated Currently used for rate stabilization and payment of organics recycling costs.    Wastewater Fund:     Operating reserve Equal to 25% of the operations budget of the Wastewater Fund per Operations Code Section 4.030.020.  The Operating Reserve can only be accessed with prior Board approval.    Reserved for emergency preparedness Set aside for infrastructure improvements in the event of a catastrophic disaster. Subject 1. Approve Investment Report for the Month of March 2017 Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Recommended Action That the Board of Directors approve the Investment Report for the month of March 2017. Goals 7.0 Finance    Reserved for capital outlay Set aside for capital improvement projects approved and budgeted by the Board, but which have not yet been completed.    Designated for revenue dry period Equal to 5 months of budgeted expenditures for the fiscal year to cover the cash deficit during the period in which the District does not receive any revenue.    Undesignated Wasterwater funds available to be appropriated by the Board.    Facilities Revolving Fund Collection of fixture fees which is a restricted revenue source and can only be used for new sewer facilities.    Asset Replacement Fund Accumulation of funds for replacement of vehicles, equipment and computers.    Asset Management Fund Accumulation of funds in accordance with asset management model for long­term replacement of sewer pipes and related infrastructure.     Legal Review   Legal review is not required.   Environmental Review   Subject activity is exempt from the requirements of the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.).  Section 15300.4 of CEQA allows an agency while establishing its own procedures “to list those specific activities which fall within each of the exempt classes”, and the District has adopted “CEQA Guidelines and Implementing Procedures” that state on page 6, “”Projects” does not include….C. Continuing administrative or maintenance activities.”   Financial Review   The portfolio was budgeted to earn an average rate of 0.900% for the year ending June 30, 2017.  Through March 31, 2017, the portfolio has earned a weighted average interest rate of 1.270%.    Public Notice Process   Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the April 27, 2017 Board of Directors regular meeting at District Headquarters (290 Paularino Avenue) and on the District’s website at www.cmsdca.gov.   Alternative Actions   Refer the matter back to staff.   File Attachments Investment Report ­ March 2017.pdf (611 KB) G. ATTORNEY'S REPORTS           City of San Jose v. Superior Court (Smith) – California Supreme Court Rules Private Email Accounts Subject to California Public Records Act (CPRA) Recommendation:  That the Board of Directors receive the oral report.       Subject 1. City of San Jose v. Superior Court (Smith) – California Supreme Court Rules Private Email Accounts Subject to California Public Records Act (CPRA) Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Receive and File G. ATTORNEY'S REPORTS                          General Manager Agreement Recommendation:  That the Board of Directors approve General Manager, Scott Carroll's, Employment Agreement increasing his annual compensation by $942.71 after receiving an oral report on the terms.       File Attachments General Manager Scott Carroll Agreement 2017.pdf (44 KB) Subject 2. General Manager Agreement ­ Consider approving General Manager, Scott Carroll's, Employment Agreement increasing his annual compensation by $942.71 after receiving an oral report on the terms Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action, Receive and File Preferred Date Apr 27, 2017 Absolute Date Apr 27, 2017 Fiscal Impact Yes Dollar Amount $942.71 Recommended Action That the Board of Directors approve General Manager, Scott Carroll's, Employment Agreement increasing his annual compensation by $942.71 after receiving an oral report on the terms. H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 1. Orange County Sanitation District (OCSD) ­ (Vice President Ferryman) Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Information H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 2. Santa Ana River Flood Protection Agency (SARFPA) ­ (Director Perry) Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Information H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 3. Independent Special Districts of Orange County (ISDOC) ­ (President Scheafer) Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Information H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 4. California Special Districts Association (CSDA) ­ (Secretary Schafer) Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Information H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 5. Special District Risk Management Authority (SDRMA) ­ (President Scheafer) Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Information H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 6. Other Meetings Qualifying for Reimbursement under CMSD Ordinance No. 55, Operations Code Section 3.01.030 Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Information K. ORAL COMMUNICATIONS AND DIRECTOR COMMENTS           Subject 1. Oral Communications and Director Comments Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Discussion L. ADJOURN TO CLOSED SESSION           Conference with Real Property Negotiators (Gov Code §54956.8) Property: 2252 Fairview Road, Costa Mesa Agency Negotiator: Scott Carroll Negotiating Party: Mike Johnson Under Negotiation: Price and terms of payment Subject 1. Conference with Real Property Negotiators (Gov Code §54956.8) Property: 2252 Fairview Road, Costa Mesa Agency Negotiator: Scott Carroll Negotiating Party: Mike Johnson Under Negotiation: Price and terms of payment Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type M. CLOSING ITEMS           Subject 1. Reconvene to Open Session Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural M. CLOSING ITEMS           THE NEXT REGULAR MEETING OF COSTA MESA SANITARY DISTRICT BOARD OF DIRECTORS WILL BE HELD ON MAY 25, 2017 IN THE DISTRICT'S BOARD ROOM AT 290 PAULARINO AVENUE. Subject 2. Adjourn Meeting Apr 27, 2017 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural