Loading...
2016_12_22_boardThursday, December 22, 2016 Board of Directors Regular Meeting 290 Paularino Avenue, Costa Mesa 5:30PM Due to technical difficulties, only the audio is available for this meeting. A. OPENING ITEMS           Subject 1. Call to Order Meeting Dec 22, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           Subject 2. Pledge of Allegiance Meeting Dec 22, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           Subject 3. Invocation Meeting Dec 22, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           (If absences occur, consider whether to deem those absences excused based on facts presented for the absence – such determination shall be the permission required by law.) Subject 4. Roll Call Meeting Dec 22, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           Subject 5. Ceremonial Matters and Presentations Meeting Dec 22, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           Unless directed otherwise by the Board of Directors, all actions shall be based on/memorialized by the latest document submitted as a late communication. Subject 6. Announcement of Late Communications Meeting Dec 22, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural A. OPENING ITEMS           This time has been set aside for persons in the audience to make the Board of comments on items within the subject matter jurisdiction of the Costa Mesa Sanitary District that are not listed on this agenda. Members of the public will have the opportunity to address Directors about all other items on this agenda at the time those items are considered.   Under the provisions of the Brown Act, the Board of Directors is prohibited from taking action on oral requests but may refer the matter to staff or to a subsequent meeting. The Board of Directors will respond after public comment has been received. Please state your name. Each speaker will be limited to four (4) continuous minutes. Subject 7. Public Comments Meeting Dec 22, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural B. CONSENT CALENDAR              Motion & Voting Subject 1. Approve Consent Calendar Meeting Dec 22, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. Motion by Arlene Schafer, second by Art Perry. Final Resolution: Motion Carries Aye: Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer B. CONSENT CALENDAR              Board of Directors Study Session (Tuesday, November 1, 2016)   Members present Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer   Members absent None   Staff present Scott Carroll (General Manager), Noelani Middenway (District Clerk), Robin Hamers (District Engineer), Elizabeth Pham (Management Analyst II), Ed Roberts (Code Enforcement Officer)   Others present Dean Ruffridge (CR&R), Lawrence Jones (CR&R), Mike Steward (resident), David Cordero (Communications LAB), Justin Wallin (Probolsky Research)     Meeting called to order at 9:30 AM     A. OPENING ITEMS     Procedural: 1. Roll Call   The meeting was called to order at 9:30 A.M. All members of the Board of Directors were present.   Procedural: 2. Public Comments   President Scheafer opened public comments. Seeing no one from the public wishing to speak, President Scheafer closed public comments.     B. ITEMS OF STUDY     Action, Presentation, Receive and File: 5. Citizens Survey Recommendation: That the Board of Directors receive and file the report.   President Scheafer moved Item 5 to the beginning of the agenda.   Elizabeth Pham, Management Analyst II, introduced Justin Wallin of Probolsky Research to present the Citizens Survey results.    Mr. Wallin provided an overview of the survey results and methodology.   The Board of Directors received the report and there were no further questions or discussion.      Action, Receive and File: 1. Organics Tonnage Recommendation: That the Board of Directors receive and file the report.   Subject 2. Approve the Board of Directors Study Session Meeting Minutes of November 1, 2016 Meeting Dec 22, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the meeting minutes as presented. Ms. Pham provided report details and noted an increase in organics tonnage by 3.4%. Dean Ruffridge and Lawrence Jones of CR&R noted an anticipated increase in tonnage during the upcoming holidays.   The Board of Directors received the report and there were no further questions or discussion.     Action, Receive and File: 2. Code Enforcement Officer Report for September / October 2016 Recommendation: That the Board of Directors receive and file the report.   Ed Roberts, Code Enforcement Officer, provided report details for the months of September and October of 2016. He noted an increase in trash carts in public view and shared the District's current policy regarding trash carts in public view.   Discussion followed regarding District policy in relation to alleys.  The Board of Directors directed staff to revise the Operations Code addressing trash carts left in alleys and bring the revised policy to a future study session. Secretary Ooten requested that Mr. Roberts compile a report of scavenging data in alleys.   There were no further questions or discussion and the report was received.     Action, Receive and File: 3. Door to Door HHW Program Update Recommendation: That the Board of Directors receive and file the report.   Ms. Pham presented an analysis of the Door to Door HHW Program. CR&R staff noted that HHW is picked up from the resident's door rather than the curb.   Discussion followed regarding the program specifications.   There were no further questions or discussion and the report was received.     Action, Discussion: 4. CMSD Holiday Party ­ Oral Report Recommendation: That the Board of Directors give staff direction on the date, time, and location of the CMSD annual holiday party.   Scott Carroll, General Manager, proposed a staff and Board holiday luncheon at District headquarters in December.  The purpose for having a luncheon is to ensure every staff member can attend. The Board of Directors directed staff to hold a catered holiday luncheon at CMSD headquarters and appointed Assistant Secretary Schafer as Chair of the Board's holiday dinner.  The holiday dinner will not be funded be CMSD.   There were no further questions or discussion.     Action, Discussion: 6. Costa Mesa Chamber of Commerce ­ Oral Report Recommendation: That the Board of Directors provide staff with direction.    Mr. Carroll introduced the item and opened it for discussion among the Board of Directors.   The Board of Directors directed staff to send a letter to the Chamber of Commerce.     C. ORAL COMMUNICATIONS & DIRECTOR COMMENTS   President Scheafer noted that there was a report by John Withers (Irvine Ranch Water District) at the Independent Special Districts of Orange County (ISDOC) meeting regarding new Local Agency Formation Commission (LAFCO) procedures in relation to consolidations.   Director Ferryman noted that he would not be available for the November 17, 2016 Board of Directors meeting.   Secretary Ooten commented regarding the distribution of the Citizens Survey results.      D. CLOSING ITEMS   Procedural: 1. Adjournment   President Scheafer adjourned the meeting at 10:57 A.M. File Attachments Minutes ­ Study Session 2016­11­01.pdf (38 KB) Motion & Voting That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. Motion by Arlene Schafer, second by Art Perry. Final Resolution: Motion Carries Aye: Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer B. CONSENT CALENDAR              Board of Directors Regular Meeting (Thursday, November 17, 2016)   Members present Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Mike Scheafer     Members absent Jim Ferryman   Staff present Scott Carroll (General Manager), Noelani Middenway (District Clerk), Alan Burns (District Counsel), Robin Hamers (District Engineer), Wendy Davis (Finance Manager), Marc Davis (District Treasurer), Kaitlin Tran (Senior Accountant), Elizabeth Pham (Management Analyst II)   Others present Lawrence Jones (CR&R), Jim Mosher (resident)     Meeting called to order at 5:30 PM     A. OPENING ITEMS     Procedural: 1. Call to Order President Scheafer called the meeting to order.   Procedural: 2. Pledge of Allegiance Vice President Perry led the Pledge of Allegiance.     Procedural: 3. Invocation Vice President Perry offered the invocation.   Procedural: 4. Roll Call All members of the Board of Directors were present, except for Director Ferryman.     Procedural: 5. Ceremonial Matters and Presentations None at this time.     Procedural: 6. Announcement of Late Communications None at this time.     Procedural: 7. Public Comments President Scheafer opened public comments. Seeing no one wishing to speak, President Scheafer closed public comments.     B. CONSENT CALENDAR     Subject 3. Approve the Board of Directors Regular Meeting Minutes of November 17, 2016 Meeting Dec 22, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the meeting minutes as presented. Action (Consent): 1. Approve Consent Calendar Recommendation: That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented.   Motion: To approve the Consent Calendar as presented. Motion by Art Perry, second by Arlene Schafer. Final Resolution: Motion Carries 4­0­1 with Jim Ferryman absent. Aye: Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Mike Scheafer   There were no further questions or discussion.     C. PUBLIC HEARINGS     D. GENERAL MANAGER'S REPORTS     Receive and File: 1. Receive and File November 8, 2016 Election Results Recommendation: That the Board of Directors receive and file the report.   District Clerk, Noelani Middenway, reported that incumbents Arthur Perry and James Ferryman were re­elected to the Board of Directors and noted that the oath of office will be administered on Friday, December 2, 2016 at 9:00 A.M.   There were no questions or discussion and the report was received.     Action: 2. FY 2016­17 Budget Review ­ First Quarter Recommendation: That the Board of Directors receive and file the report.   This item was pulled and continued to a future meeting.     Receive and File: 3. Project No. 317 ­ President Pump Station Force Main Replacement Designs [Receive and File] Recommendation: That the Board of Directors receive and file the report.   General Manager, Scott Carroll, provided report details regarding Project #317.   There were no questions or discussion and the report was received.     Receive and File: 4. CCTV Pilot Program Update Recommendation: That the Board of Directors receive and file the report.   Management Analyst II, Elizabeth Pham, provided report details regarding the implementation of a CCTV Pilot Program.   There were no questions or discussion and the report was received.     Receive and File: 5. Holiday Hours and Closures Recommendation: That the Board of Directors receive and file the report.   General Manager, Scott Carroll, provided report details regarding the proposed holiday hours and closures.   There were no questions or discussion and the report was received.     E. ENGINEER'S REPORTS     Action: 1. Project Status Report Recommendation: That the Board of Directors receive and file the report.   District Engineer, Rob Hamers, presented the Project Status Report.   There were no questions or discussion and the report was received.     F. TREASURER'S REPORTS   Action: 1. Investment Report for the Month of October 2016 Recommendation: That the Board of Directors receive and file the report.   District Treasurer, Marc Davis, presented the Investment Report and provided report details.   There were no questions or discussion and the report was received.     G. ATTORNEY'S REPORTS   Action: 1. Approve Settlement Agreement with Caltrans for Damage to Sewer Line for $41,293.50 Recommendation: That the Board of Directors approve the Settlement Agreement with Caltrans for Damage to Sewer Line for $41,293.50.   District Counsel, Alan Burns, presented report details and shared the results of the settlement agreement.   Motion: To approve the Settlement Agreement with Caltrans for Damage to Sewer Line for $41,293.50. Motion by Bob Ooten, second by Arlene Schafer. Final Resolution: Motion Carries 4­0­1 with Jim Ferryman absent. Aye: Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Mike Scheafer   There were no questions or discussion.       H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.     Information: 1. Orange County Sanitation District (OCSD) ­ (Director Ferryman)   Secretary Ooten provided an overview of the OCSD meeting.   Information: 2. Santa Ana River Flood Protection Agency (SARFPA) ­ (Vice President Perry)   Vice President Perry provided an overview of the SARFPA meeting.   Information: 3. Independent Special Districts of Orange County (ISDOC) ­ (President Scheafer)   President Scheafer provided an overview of the ISDOC meeting. He noted that there was a LAFCO report by John Withers.   Information: 4. California Special Districts Association (CSDA) ­ (Assistant Secretary Schafer)   Assistant Secretary Schafer provided an overview of this month's CSDA meetings.   Information: 5. Special District Risk Management Authority (SDRMA) ­ (President Scheafer)   President Scheafer noted that there was no SDRMA meeting this month.   Information: 6. Other Meetings Qualifying for Reimbursement under CMSD Ordinance No. 55, Operations Code Section 3.01.030   Secretary Ooten noted that he attended the Water Advisory Committee of Orange County (WACO) meeting. He also shared that he and Assistant Secretary Schafer attended the Costa Mesa Chamber of Commerce meeting.   Vice President Perry noted that he attended the Costa Mesa City Council Meeting.    President Scheafer provided a report regarding the Ad Hoc meetings about the prospective consolidation with Mesa Water District.     I. OLD BUSINESS   None at this time.     J. NEW BUSINESS   None at this time.     K. ORAL COMMUNICATIONS AND DIRECTOR COMMENTS   President Scheafer provided comments regarding the Board of Directors election results.   Assistant Secretary Schafer shared that there will be Holiday Dinner with the Board of Directors and District department managers.     L. ADJOURN TO CLOSED SESSION   The Board of Directors did not go into closed session.     M. RECONVENE TO OPEN SESSION   The Board of Directors did not go into closed session.     N. CLOSING ITEMS   Procedural: 1. Adjourn President Scheafer adjourned the meeting at 6:25 P.M. File Attachments Minutes ­ Regular Meeting 2016­11­17.pdf (50 KB) Motion & Voting That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. Motion by Arlene Schafer, second by Art Perry. Final Resolution: Motion Carries Aye: Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer B. CONSENT CALENDAR              a. Directors' compensation for the month of November 2016 b. Directors' reimbursement of expenses for the month of November 2016 File Attachments A ­ Directors Compensation Report ­ November 2016.pdf (1,497 KB) B ­ Directors Expense Reimbursement Report ­ November 2016.pdf (1,313 KB) Motion & Voting Subject 4. Approve the Directors' Compensation and Reimbursement of Expenses Meeting Dec 22, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve the compensation and reimbursement of expenses as presented. That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. Motion by Arlene Schafer, second by Art Perry. Final Resolution: Motion Carries Aye: Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer B. CONSENT CALENDAR                 File Attachments Payroll Transparency Disclosure Nov 2016.pdf (890 KB) Motion & Voting Subject 5. Approve Payroll Transparency Disclosure for November 2016 Meeting Dec 22, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve and file the report. Goals 7.0 Finance That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. Motion by Arlene Schafer, second by Art Perry. Final Resolution: Motion Carries Aye: Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer B. CONSENT CALENDAR                 Summary   The following is a summary of the Sewer Lateral Assistance Program (SLAP) activity for the 2016­2017 fiscal year as of October 31, 2016:   Adopted SLAP Budget (181 Applications)               $200,000          FY 15­16 Carryover Budget (48 Applications)             54,616          Total Budget**                                                               $254,616                        FY 16­17 New Applications Received = 104         Applications Processed for Payment* = 70                $70,694         Applications In Process*  = 82                                        90,200      Available SLAP Spots Based on Funding = 84           92,400      Total Projected Cost                                                   $253,294                                 *  Includes applications started in prior fiscal year but completed in current fiscal year.              ** Funds remaining at the end of the fiscal year will be carried forward.               Motion & Voting Subject 6. Approve Sewer Lateral Assistance Program (SLAP) Update Meeting Dec 22, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors approve and file the report. Goals 1.9 Sewer Lateral Assistance Program (SLAP) That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. Motion by Arlene Schafer, second by Art Perry. Final Resolution: Motion Carries Aye: Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer B. CONSENT CALENDAR                 File Attachments WARRANT RESO 2017.pdf (340 KB) Motion & Voting Subject 7. Adopt Warrant Resolution No. CMSD 2017­06 Approving District Warrant Registers Meeting Dec 22, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action That the Board of Directors adopt Warrant Resolution No. CMSD 2017­06 approving District warrants for the month of November 2016 in the amount of $1,166,911.98. Goals 7.0 Finance That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. Motion by Arlene Schafer, second by Art Perry. Final Resolution: Motion Carries Aye: Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer B. CONSENT CALENDAR                    Staff Recommendation That the Board of Directors directs staff to prepare a warrant to CR Transfer in the amount of $198,105.48 for November 2016 recycling and disposal services to be ratified in the December 2016 warrant register.      Costa Mesa  Newport Beach        Total  Residential Waste    $142,033.09       $4,734.48   $146,767.57  Organics    $48,925.03       $2,412.88     $51,337.91      Total Payment     $198,105.48      Tonnage     Residential Waste       2,732.98       91.10     2,824.08 Organics         684.26        33.75 718.01 Total Tonnage       3,542.09     Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the December 22, 2016 Board of Directors Regular meeting at District Headquarters and posted on the District’s website. Motion & Voting Subject 8. Approve Contract Payment to CR Transfer for Recycling & Disposal Services Meeting Dec 22, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Preferred Date Dec 22, 2016 Absolute Date Dec 22, 2016 Recommended Action That the Board of Directors directs staff to prepare a warrant to CR Transfer in the amount of $198,105.48 for November 2016 recycling and disposal services to be ratified in the December 2016 warrant register. That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. Motion by Arlene Schafer, second by Art Perry. Final Resolution: Motion Carries Aye: Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer B. CONSENT CALENDAR                    Summary   The total occupancy count for November 2016 billing is 22,447, with twenty­one (21) accounts added since the last billing period.      The payment calculation is based on the following: District Current Rate for November of 2016: 22,447 x $9.7954 = $219,877.34   Staff Recommendation That the Board of Directors:  1. Accepts the occupancy count as presented using 22,447 as the correct number of active units.  2. Directs staff to prepare a warrant to CR&R Environmental Services for November 2016 collection based on this occupancy report so long as the contractor fulfills the obligations of the agreement. Said payment in the amount of $219,877.34 to be ratified in the December 2016 warrant list.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the December 22, 2016 Board of Directors Regular meeting at District Headquarters and posted on the District’s website. File Attachments CMSD Occupancy (REVISED) November 2016 Report.pdf (15 KB) Motion & Voting Subject 9. Approve Occupancy Report and Payment to CR&R Environmental Services Meeting Dec 22, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Preferred Date Dec 22, 2016 Absolute Date Dec 22, 2016 Recommended Action That the Board of Directors:   1. Accept the occupancy count as presented using 22,447 as the correct number of active units.   2. Direct staff to prepare a warrant to CR&R Environmental Services for November 2016 collection based on this occupancy report so long as the contractor fulfills the obligations of the agreement. Said payment in the amount of $219,877.34 to be ratified in the December 2016 warrant list. That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. Motion by Arlene Schafer, second by Art Perry. Final Resolution: Motion Carries Aye: Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer B. CONSENT CALENDAR                   Description   Solid Waste Fund:   Operating reserve Equal to 30% of the operations budget of the Solid Waste Fund per Operations Code Section 4.030.020.  The Operating Reserve can only be accessed with prior Board approval.    Designated for revenue dry period Equal to 5 months of budgeted expenditures for the fiscal year to cover the cash deficit during the period in which the District does not receive any revenue.   Undesignated Currently used for rate stabilization and payment of organics recycling costs.     Wastewater Fund:   Operating reserve Equal to 25% of the operations budget of the Wastewater Fund per Operations Code Section 4.030.020.  The Operating Reserve can only be accessed with prior Board approval.    Reserved for emergency preparedness Set aside for infrastructure improvements in the event of a catastrophic disaster.   Reserved for capital outlay Set aside for capital improvement projects approved and budgeted by the Board, but which have not yet been completed.    Designated for revenue dry period Equal to 5 months of budgeted expenditures for the fiscal year to cover the cash deficit during the period in which the District does not receive any revenue.   Undesignated Wastewater funds available to be appropriated by the Board.   Facilities Revolving Fund Collection of fixture fees which is a restricted revenue source and can only be used for new sewer facilities.   Asset Replacement Fund Accumulation of funds for replacement of vehicles, equipment and computers.   Asset Management Fund Accumulation of funds in accordance with asset management model for long­term replacement of sewer pipes and related infrastructure.   Legal Review   Legal review is not required.   Environmental Review Subject 10. Approve Investment Report for the Month of November 2016 Meeting Dec 22, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action (Consent) Recommended Action Approve Investment Report for the month of November 2016. Goals 7.0 Finance   Subject activity is exempt from the requirements of the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.).  Section 15300.4 of CEQA allows an agency while establishing its own procedures “to list those specific activities which fall within each of the exempt classes”, and the District has adopted “CEQA Guidelines and Implementing Procedures” that state on page 6, “”Projects” does not include….C. Continuing administrative or maintenance activities.”   Financial Review   The portfolio was budgeted to earn an average rate of 0.900% for the year ending June 30, 2017.  Through November 30, 2016, the portfolio has earned a weighted average interest rate of 1.245%.    Public Notice Process   Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the December 22, 2016 Board of Directors regular meeting at District Headquarters (628 W. 19th Street) and on the District’s website at www.cmsdca.gov.   Alternative Actions   Refer the matter back to staff.   File Attachments November 2016 Investment Report.pdf (558 KB) Motion & Voting That the Board of Directors approve the Consent Calendar as presented. Motion by Arlene Schafer, second by Art Perry. Final Resolution: Motion Carries Aye: Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer D. GENERAL MANAGER'S REPORTS                 Summary At this time, it is appropriate for the Board of Directors to consider appointing new officers of the Board, as well as nominating and appointing Board Members to represent the District on local, regional, and statewide committees and organizations.   Analysis Costa Mesa Sanitary District Board Members are nominated and appointed to serve as the District's representatives on several local, regional, and statewide committees and organizations. The following committees require the appointment of a Board Member for a two­year term:   Costa Mesa Sanitary District Board:   President Vice President Secretary Assistant Secretary Director   Orange County Sanitation District (OCSD) Board of Directors: Board Member + Alternate   Santa Ana River Flood Protection Agency (SARFPA): Board Member + Alternate   In addition to the above committees, Board Members may also serve on Independent Special Districts of Orange County (ISDOC) and California Special Districts Association (CSDA). Appointments to these agencies are not required because the representatives are elected by their peers.   The Board Members may participate in the appointment of themselves to other agencies and committees, pursuant to Fair Political Practices Commission (FPPC) Regulation 18705.5, which provides that you are allowed to vote on appointments to boards, joint powers authorities of other agencies, or to a standing or ad hoc committee of your own agency, provided the District has adopted and posted on its website, on an FPCC­approved form, the name of the public officer who has been appointed and the position and the name of any alternate, along with the term of the appointment.   Attached is the District's existing form, which shows officers appointed and their terms. If changes are made as a result of action at the December Board Meeting, a new form will be posted showing those results.   At this time, it is appropriate to identify any additional committees and/or organizations that require CMSD representation, nomination, and appointment of Board Members to said agencies.   Legal Review Not applicable.   Environmental Review There is no environmental impact associated with this item.   Financial Review Not applicable.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the December 22, 2016 Board of Directors Regular Meeting at District Headquarters and posted on the District’s website. Subject 1. Approve Board of Directors Nominations and Appointments Meeting Dec 22, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Recommended Action That the Board of Directors considers appointing new officers of the Board, as well as appointing Board members to represent the District on local, regional, and statewide committees and organizations. Goals 5.0 Administrative Management   Alternative Actions Other action as directed by the Board of Directors. File Attachments FORM_806.pdf (185 KB) Motion & Voting That the Board of Directors appoint Mike Scheafer to the office of President of the Costa Mesa  Sanitary District Board of Directors. Motion by Art Perry, second by Bob Ooten. Final Resolution: Motion Carries Aye: Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer Substitute motion offered that the Board of Directors appoint Jim Ferryman to the office of Vice President of the Costa MesaSanitary District Board of Directors. Motion by Art Perry, second by Arlene Schafer. Final Resolution: Motion CarriesAye: Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike ScheaferD. GENERAL MANAGER'S REPORTS              File Attachments 2017 CMSD Meeting Calendar.pdf (234 KB) Subject 2. Approve the 2017 Costa Mesa Sanitary District Meeting Calendar Meeting Dec 22, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Recommended Action That the Board of Directors approve the 2017 meeting calendar as presented. D. GENERAL MANAGER'S REPORTS                 Summary   At the December 13, 2016 Board of Directors Study Session, staff presented the Board with the Engineering Technician classification for consideration in adopting to replace the Permit Technician classification. The Permit Technician position has remained vacant since August 2016. Recruitment and retention have both proven to be a challenge for this classification. Staff is recommending adoption of the Engineering Technician classification which would benefit the District by allowing greater flexibility in the nature of technical work achievable through the Permit Office.   Analysis   At the December 13, 2016 Board of Directors Study Session, staff recommended that the Board adopt an Engineering Technician classification to replace the current Permit Technician classification. Staff is bringing this to the Board for adoption. The Permit Technician postilion has remained vacant since August 2016. Recruitment and retention have both proven to be a challenge for this classification. The District has conducted five recruitments for this position since 2013. The turnover costs for this position each time it is vacated, including separation, replacement and training costs, averages $5,875 per recruitment. The education and experience requirements for the Permit Technician classification are as follows:   Any combination of training and experience that would provide the required knowledge, skills, and abilities is qualifying.  A typical way to obtain the required qualifications would be:   Equivalent to the completion of the twelfth (12th) grade, supplemented with three related classes in either engineering related coursework or in building code, electrical code, plumbing code and mechanical code and completion of a plan review course at the college level; and one year administrative experience in a municipal or county building, engineering, or planning function or equivalent private sector experience, including a high level of public contact and customer service.   The education and experience requirements stated above are not producing the candidates the District requires to fill this unique position. Therefore, staff is recommending adoption of a new classification of Engineering Technician to replace the Permit Technician. The Engineering Technician requires more of a technical skillset than the Permit Technician classification. The Engineering Technician will require a mix of technical and soft skills with more of an emphasis on technical skills than the Permit Technician classification. The requirements include knowledge of basic civil engineering principles and practices; engineering plans, legal descriptions, right­of­way procedures, drawings and blueprints; and engineering and inspection principles and concepts. This new classification would allow greater flexibility in the nature of technical work achievable through the permit office. The proposed education and experience required for the Engineering Technician classification is:   Any combination of training and experience that would provide the required knowledge, skills, and abilities is qualifying.  A typical way to obtain the required qualifications would be:   Associate degree in Engineering or related field. One year customer service experience, including a high level of public contact.   The Engineering Technician would also act as the District’s alternate inspector. The District currently contracts with AndersonPenna Partners, Inc. for alternate inspector services at the rate of $50 per hour. Additionally, the Engineering Technician would be available to provide back­up final inspection services in the absence of the District’s regular contracted inspector.   The Engineering Technician classification would also allow a staff person to train under the District Engineer and gain experience toward earning their Professional Engineer License. In addition, the Engineering Technician would be responsible for networking with partner agencies, such as the City of Costa Mesa, Newport Beach, and the County of Subject 3. Approve Engineering Technician Position Meeting Dec 22, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Recommended Action The Board of Directors approves and adopts the Engineering Technician position classification, salary range and job description. Goals 6.0 Personnel/Organizational Management Orange to maintain a friendly and professional relationship while educating their staff about the District’s review requirements as it pertains to development within our service area.     A salary survey of comparison agencies in Orange County showed the average minimum annual salary for the Engineering Technician classification is $56,650.40. The average maximum annual salary for this classification is $75,960.00. The Permit Technician classification has a minimum annual salary of $49,578.53 and a maximum of $66,931.01. Staff is suggesting the Board approve the placement of the Engineering Technician on the District's 2016­ 2017 Salary Range schedule on Range Number 36 ($56,093.55­$75,726.30).    Upon approval of the Engineering Technician classification, staff will proceed with recruitment to acquire the best suited talent for this position. This will include a strategy that focuses on recent college graduates and those at the entry level for this field.   Legal Review   No legal review is required for adopting the Engineering Technician classification.     Environmental Review   The reclassification of the Permit Technician position is an administrative matter and is not a disturbance of the environment similar to grading or construction and does not constitute a project under CEQA or the District’s CEQA guidelines.     Financial Review   The average annual salary range in Orange County for the Engineering Technician classification is $56,650.40 ­ $76,567.20. The District's Permit Technician classification annual salary range is $49,578.53 ­ $66,931.01.  There are sufficient funds budgeted from the existing vacant Permit Technician to fund this position for the rest of the current fiscal year.       Public Notice Process   Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the December 22, 2016 Board of Directors meeting at District Headquarters and posted on the District’s website.     Alternative Actions   1. Do not approve Engineering Technician classification. 2. Direct staff to come back with additional information.   File Attachments CMSD Engineering Technician.pdf (42 KB) Salary Study 2016 ­ Engineering Technician.pdf (63 KB) salary_schedule_effective_7.1.16_cola.pdf (108 KB) D. GENERAL MANAGER'S REPORTS                   Summary The annual financial audit of the District has been completed.  Attached to this report are the audited financial statements, the auditors’ report in accordance with Government Auditing Standards, and the auditors’ required communication for the fiscal year ended June 30, 2016.  Scott Manno, Partner, Rogers, Anderson, Malody & Scott, LLP, which is the District’s independent audit firm that conducted the annual audit   Analysis Financial highlights for the fiscal year ended June 30, 2016 included: Total assets of the District exceeded liabilities by $60,493,035.  Of this amount, $18,144,094 is unrestricted and available to meet the District’s ongoing obligations to its customers and creditors. The net position may serve over time as a useful indicator of a government’s financial position.  Net position of the District was $60,493,035 and $59,829,080 for the fiscal years ended June 30, 2016 and June 30, 2015, respectively, a $663,955 increase. As of June 30, 2016, unrestricted net position decreased to $18,144,094 from $20,726,351 in the prior fiscal year, or a $2,582,257 decrease. Net position of the Solid Waste Fund decreased $214,333 during the year ended June 30, 2016, which was attributable to the adoption of a deficit budget to decrease the fund’s reserves.  Expenses were projected to exceed revenues by $725,000; however, revenues came in higher than budgeted and expenses came in lower than expected. Net position of the Wastewater fund increased $604,650 during the year ended June 30, 2016.  This was primarily attributable to an increase in operating revenue which resulted from a 2% wastewater assessment rate increase, and increased permit and inspection revenue due to increased development activity. Legal Review Not applicable.   Environmental Review The preparation of financial statements is an administrative action that is categorically exempt under the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.)  Section 15300.4 of CEQA allows an agency while establishing its own procedures “to list those specific activities which fall within each of the exempt classes”, and the District has adopted “CEQA Guidelines and Implementing Procedures” that state on page 6 “”Projects” does not include …. C. Continuing administrative or maintenance activities.”   Financial Review The cost of the annual audit was $9,695, which was included in the District’s budget.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the January 28, 2016 Board of Directors regular meeting at District Headquarters and on District’s website at www.cmsdca.gov.   Alternative Actions Refer the matter back to staff   Attachments 1. Comprehensive Annual Financial Report for the Year Ended June 30, 2016. Subject 4. Financial Statements for Year Ended June 30, 2016 Meeting Dec 22, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action, Procedural Recommended Action That the Board of Directors receive and file the Comprehensive Annual Financial Report, auditors’ report in accordance with Government Auditing Standards, and the auditors’ required communication for the year ended June 30, 2016. Goals 7.4 Produce a Comprehensive Annual Financial Report (CAFR) 7.0 Finance 2. Report on Internal Control Over Financial Reporting and on Compliance and Other Matters based on an Audit Performed in Accordance with Government Auditing Standards (GAS). 3. SAS 114 Post Audit Communication Letter (ACL).     File Attachments CMSD CAFR 2016.pdf (1,308 KB) SAS 114 Post Audit Letter (002).pdf (561 KB) Internal Control 2016 GAS.pdf (593 KB) D. GENERAL MANAGER'S REPORTS                          Summary On July 28, 2016, the Board of Directors approved implementing a contract with Faubel Public Affairs and directed the General Manager to sign said contract.  Faubel, along with Curt Pringle & Associates, provided services described in Attachment A and now the contract has expired.      Analysis For the past four months, Faubel Public Affairs and Curt Pringle & Associates have been working with CMSD's ad hoc committee to support the organization's current outreach program and government relations.  Their services will be needed in 2017 and therefore they have provided a proposal to extend the contract.  Faubel is suggesting a one year extension, but staff is recommending the contract be extended on a month to month basis to June 30, 2017 at which time staff will recommend extending the contract for another six months or not   Legal Review Not applicable at this time; however, if the Board approves the contract extension, District Counsel will review and approve the extension before the contract is executed.   Environmental Review The consideration of additional services by a consulting firm is an administrative matter and is not a disturbance of the environment similar to grading or construction and does not constitute a project under CEQA or the District’s CEQA Guidelines.   Financial Review The current contract with Faubel Public Affairs cost CMSD $30,000, which is $7,500 a month.  The proposed contract extension will increase the cost to $70,000 or $10,000 a month, but it should also be noted that CMSD will be receiving services from two consulting firms for this price.  This expense is not budgeted, so the Board would have to approve appropriation of $35,000 from fund balance in the solid waste and $35,000 from contingency in the wastewater fund.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the December 22, 2016 Board of Directors meeting at District headquarters (290 Paularino Avenue) and on District’s website.   Alternative Actions 1.  Do not approve the contract extension with Faubel Public Affairs.     File Attachments Attachment B ­ Faubel Contract Extension Proposal.pdf (299 KB) Attachment A ­ Contract ­ Roger Faubel Public Affairs Inc..pdf (2,283 KB) Motion & Voting Subject 5. Approve Extending Faubel Public Affairs Agreement Meeting Dec 22, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Fiscal Impact Yes Dollar Amount $70,000.00 Budgeted No Recommended Action That the Board of Directors considers extending the Agreement with Faubel Public Affairs.  That the Board approve the appropriation of $35,000 from fund balance in the solid waste and $35,000 from contingency in the wastewater fund. Goals 5.0 Administrative Management That the Board of Directors considers extending the Agreement with Faubel Public Affairs. Motion by Bob Ooten, second by Art Perry. Final Resolution: Motion Carries Aye: Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer That the Board approve the appropriation of $35,000 from fund balance in the solid waste and $35,000 from contingency in the wastewater fund. Motion by Bob Ooten, second by Art Perry. Final Resolution: Motion Carries Aye: Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer D. GENERAL MANAGER'S REPORTS                       Summary On May 10, 2016 staff presented to the Board some options for implementing a Grease Control Device Installation Assistance Program.  The Board directed staff to report back with a hot spot area CMSD can focus on and evaluate the effectiveness of such a program.  Staff suggested 17th and 19th Streets would be good places to start.   Analysis Per the District’s FOG Control Program, grease interceptors are required if the establishment is: 1) new construction of an FSE, 2) an FSE undergoing change in ownership, 3) an existing FSE undergoing change in operations, or 4) an existing FSE undergoing a remodel that includes under­slab plumbing, increased seating, increased kitchen area, or changes to the size or type of food preparation equipment.   Every quarter the District’s Hot Spot Committee, that includes the general manager, district engineer, wastewater maintenance superintendent, EEC Environmental, and the cleaning crew, meet to discuss current cleaning procedures, methods and/or programs that can eliminate hot spots.  The Committee learned from the cleaning crew that they are experiencing heavy grease when cleaning the mainline on 19th Street and Newport Blvd.  Most FSEs on 19th Street and Newport Blvd are exempt for installing grease interceptors because they were grandfathered in with the District adopted its FOG Control Program.  Furthermore, these FSEs are small family owned businesses that may not be able to afford grease interceptors.   On May 10, 2016, staff recommended the Board consider a program similar to the Sewer Lateral Assistance Program (SLAP), where CMSD can assist small family­owned FSEs procure and install grease interceptors by reimbursing them for the expenses.  The Board directed staff to report back with a hot spot area CMSD can focus on and evaluate the effectiveness of such a program.  Staff suggested 17th and 19th Streets would be good places to start.  On 19th Street there are four FSEs that are significant offenders of CMSD's FOG Control Program.  However, three out of the four FSEs would require a gravity grease interceptor (GGI) or a large Hydromechanical Grease Interceptor (HGI). Both interceptors would be stored underground, require plumbing and will cost between $30,000 to $50,000, assuming there are no issues with the plumbing and installation.  The Board envision reimbursing FSEs up to $2,500 for small grease interceptors that can be installed underneath sinks.  There is only one hotspot on 19th Street that requires quarterly cleaning (once every three months).  The annual cost to cleaning this hotspot is less than $1,000, so staff believes 19th Street is not a good target area for this program and it is more cost effective to continue cleaning the hotspot on a quarterly basis.   17th Street is very similar to 19th Street.  There are six FSEs that are significant offenders of CMSD's FOG Control Program and half of them would require a GGI or a HGI at $30,000 to $50,000.  The remaining three FSEs could install a small HGI for $5,000, which means CMSD would be contributing $7,500 under the proposed Grease Control Device Installation Assistance Program (CMSD contributing 50% of the cost), but 17th Street has only one hotspot.  This hotspot requires quarterly cleaning at an annual expense of less than $1,000.  Furthermore, CMSD's inspection costs from EEC Environmental would increase because of the additional interceptors installed.   Therefore, based on further analysis of this program, staff is not recommending the implementation of a Grease Control Device Installation Assistance Program.  Staff is recommending that CMSD continue status quo cleaning of FOG related hot spots as well as being proactive by encouraging FSEs use best management practices for FOG.    Legal Review Subject 6. Grease Control Device Installation Assistance Program Meeting Dec 22, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Fiscal Impact No Budgeted No Recommended Action That the Board of Directors:   1. Does not approve a Grease Control Device Installation Assistance Program;  2. Direct staff to continue status quo cleaning of FOG related hot spots; and  3. Continue encouraging Food Service Establishments (FSEs) use best management practices for Fats, Oil and Grease (FOG) Goals 1.8 Fats, Oil & Grease (FOG) Program 1.3 Reduce Hot Spot Locations to less than 30 1.0 Sewer Infrastructure Not applicable   Environmental Review The consideration of a funding program for grease interceptors is an administrative matter and is not a disturbance of the environment similar to grading or construction and does not constitute a project under CEQA or the District’s CEQA Guidelines.  Should the District choose to partially fund the installation of gravity grease interceptors and the result is a restaurant excavating for installation, this action is also exempt as a minor modification to an existing sewer system.   Financial Review There are no funds budgeted for implementing the Grease Control Device Installation Assistance Program.  If the Board wanted to adopt this program than an appropriation from the contingency account in the Wastewater fund would be required.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the December 22, 2016 Board of Directors meeting at District headquarters (290 Paularino Avenue) and on District’s website.   Alternative Actions 1.  Direct staff to implement a Grease Control Device Installation Assistance Program. 2.  Direct staff to report back with more information.     Motion & Voting That the Board of Directors:  1. Does not approve a Grease Control Device Installation Assistance Program; 2. Direct staff to continue status quo cleaning of FOG related hot spots; and 3. Continue encouraging Food Service Establishments (FSEs) use best management practices for Fats, Oil and Grease (FOG) Motion by Art Perry, second by Bob Ooten. Final Resolution: Motion Carries Aye: Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer D. GENERAL MANAGER'S REPORTS                       Summary Current CMSD code requires private property owners to closed circuit televise (CCTV) their lateral whenever a building conversion, remodel or an enlargement occurs.  However, on occasion property owners will propose multiple additions or enlargements within one year and staff believes it is impractical for property owners to CCTV their lateral several times in one year.  The attached ordinance will clean up this policy.   Analysis When property owners and/or developers submit proposals for building remodels of a certain value or enlarge their facility at least 300 square feet, CMSD will require a copy of a CCTV showing their lateral is in good shape and does not pose any risks of having sanitary sewer overflows (SSO).   The CCTV is valid for one year, but sometimes property owners and/or developers will perform multiple additions or enlargements during the course of one year.  Under the current code property owners/developers would be required to submit additional CCTVs within one year and staff believes that is not practical because we would already know the condition of their lateral.  The attached ordinance cleans up the current policy where it will be unnecessary to submit more than one CCTV if property owners/developers have multiple additions or enlargements within a one year period and the first CCTV shows the lateral is in good condition.   Legal Review District Counsel has prepared and approved the attached ordinance.   Environmental Review The consideration of waiving the requirement for CCTV of a lateral under certain circumstances is an administrative matter and is not a disturbance of the environment similar to grading or construction and does not constitute a project under CEQA or the District’s CEQA Guidelines.   Financial Review There are no financial impacts to CMSD for adopting the attached ordinance.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the December 22, 2016 Board of Directors meeting at District Headquarters (290 Paularino Avenue) and posted on the District’s website.   Alternative Actions 1.  Do not adopt the ordinance and direct staff to report back with more information.     File Attachments Ordinance No. 2016­116­ CCTV Inspection.docx (16 KB) Motion & Voting Subject 7. Adopt Ordinance No. 2016­116 ­ Authorizing Recent CCTV Inspections To Be Used For Other Construction Within The Year Meeting Dec 22, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Fiscal Impact No Budgeted No Recommended Action That the Board of Directors adopt Ordinance No. 2016­116 Goals 1.0 Sewer Infrastructure That the Board of Directors adopt Ordinance No. 2016­116 Authorizing Recent CCTV Inspections To Be Used For Other Construction Within The Year. Motion by Art Perry, second by Bob Ooten. Final Resolution: Motion Carries Aye: Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer D. GENERAL MANAGER'S REPORTS                          Summary Construction of the improvements was completed on November 11, 2016, therefore, it is appropriate for CMSD to accept the improvements and file a notice of completion.   Analysis On August 16, 2016, the Board of Directors approved a contract with Kinney Construction for $750,308 to perform facility improvements at CMSD's new headquarters, which is located at 290 Paularino Avenue.  The improvements included a new Board/community room, ADA compliant restrooms, a new room designated as CMSD's Emergency Operations Center (EOC), creating a permits office, flooring, painting, installing a flag pole, etc.   The Board approved a contingency budget that was ten percent of the construction cost, which totaled $75,030.  The General Manager had authority to approve change orders as long as the total amount did not exceed ten percent of the construction budget. Any change orders that exceeded the ten percent contingency budget must be approved by the Board.  The General Manager approved 33 changes orders totaling $74,939; however, during final inspection the City of Costa Mesa required additional work that was not expected, which exceeded the ten percent contingency budget.  The additional work required by the City was electrical work and an HVAC air balance for the entire building.  The total cost that needs approval by the Board is $8,237.  Attached is a breakdown description of the 33 change orders approved by the General Manager.   Legal Review Not applicable   Environmental Review The Board has previously determined that the purchase and use of the building as District headquarters will be similar to its existing use as professional office use and is therefore exempt from CEQA as a minor alteration of an existing structure or facility (15 Cal Code Regs Sec 1530), as a conversion of an existing structure from one use to another with only minor exterior modifications (15 Cal Code Regs 15303) and as an infill development project (15 Cal Code Regs 153040).   Financial Review The total cost for this project, including the contingency budget is $833,484.  On April 18, 2016 the Board of Directors approved a budget of $845,000 for facility improvements at 290 Paularino Avenue, so the total actual cost is within budget.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the December 22, 2016 Board of Directors meeting at District Headquarters (290 Paularino Avenue) and posted on the District’s website.   Alternative Actions 1.  Refer the matter back to staff for additional information.   Subject 8. Acceptance of Improvements ­ 290 Paularino Avenue Facility Improvements Meeting Dec 22, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Fiscal Impact Yes Dollar Amount $833,484.00 Budgeted Yes Recommended Action That the Board of Directors approves the following action:  1. Approve Change Orders 34 and 35 totaling $8,237;  2. Accept improvements as completed and file a Notice of Completion;  3. Authorize payment of 5% retention 35 days after Notice of Completion is recorded; and  4. Exonerate Labor and Material Bond 35 days after Notice of Completion is recorded and exonerate Faithful Performance Bond one year after Notice of Completion is recorded. Goals 4.0 Community Outreach & Communications 4.2 Community open house 5.0 Administrative Management 5.1 Develop a future plan for operational facilities adequacy   File Attachments Notice of Completion.docx (15 KB) Attachment A ­ Change Orders.xlsx (63 KB) Motion & Voting That the Board of Directors approves the following action: 1. Approve Change Orders 34 and 35 totaling $8,237; 2. Accept improvements as completed and file a Notice of Completion; 3. Authorize payment of 5% retention 35 days after Notice of Completion is recorded; and 4. Exonerate Labor and Material Bond 35 days after Notice of Completion is recorded and exonerate Faithful Performance Bond one year after Notice of Completion is recorded. Motion by Arlene Schafer, second by Art Perry. Final Resolution: Motion Carries Aye: Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer D. GENERAL MANAGER'S REPORTS                          Summary On July 31, 2013, the Board of Directors approved implementing new procedures for sponsoring organizations and/or events. Staff is providing the Board of Directors with a CMSD Contribution Program Eligibility Application to sponsor the Estancia High School Baseball Team.      Analysis On July 31, 2013, the Board approved new procedures to determine if the District can officially sponsor events and/or non­profit organizations. Before the District can be a sponsor, the Board must follow the following procedures. Establish the purpose CMSD is trying to serve by being a sponsor.  This purpose must be established as one of CMSD’s statutory powers or a power that would be incidental to those purposes.  For example, CMSD purposes are to properly treat wastewater, to prevent SSOs, to reduce landfill dumping, and to recycle.  Describe how the expenditures will advance CMSD’s purpose.   Placing a 3' x 5' banner on the baseball stadium outfield fence that promotes recycling such as organics, alkaline batteries, and/or cooking grease will advance CMSD's purpose because the banner will educate those attending baseball games and other school activities that programs exist in the community and the banner will encourage people living in our service area to participate in CMSD recycling programs.    Legal Review Not applicable   Environmental Review The consideration of monetary sponsorship in exchange for the ability to further publicize District programs is not a disturbance of the environment similar to grading or construction and does not constitute a project under CEQA or the District’s CEQA Guidelines.     Financial Review There are sufficient funds budgeted in the Board’s Public Info/Education/Community Promotion account to cover the cost to sponsor Estancia High School Baseball Team.  On June 23, 2016, the Board approved a stadium banner for the Estancia High School Football Team for $500 and on July 28, 2016, the Board approved two stadium banners for Costa Mesa High School Football team at $500 per banner. Staff believes a $500 contribution to the Estancia High School Baseball Team is appropriate. This cost is split 50%/50% from the Solid and Wastewater Funds.    Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the December 22, 2016 Board of Directors regular meeting at District Headquarters (290 Paularino Avenue) and posted on the District’s website.   Alternative Actions Subject 9. Approve Estancia High School Baseball Team Contribution Program Eligibility Application Meeting Dec 22, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Fiscal Impact Yes Dollar Amount $500.00 Budgeted Yes Recommended Action That the Board of Directors approves the Contribution Program Eligibility Application from the Estancia High School Baseball Team. Goals 4.4 District branding 4.0 Community Outreach & Communications 3.2 Strengthen our ties with local governments, Special districts and educational institutions 3.00 Partnerships 1. Determine that no purpose exists for sponsoring Estancia High School Baseball Team. 2. Refer the matter back to staff.     File Attachments Estancia HS Baseball Team Contribution App.pdf (1,150 KB) Motion & Voting That the Board of Directors approves the Contribution Program Eligibility Application from the Estancia High School Baseball Team in the amount of $500.00. Motion by Art Perry, second by Jim Ferryman. Final Resolution: Motion Carries Aye: Arlene Schafer, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer Not Present at Vote: Art Perry D. GENERAL MANAGER'S REPORTS                                   Summary On July 31, 2013, the Board of Directors approved implementing new procedures for sponsoring organizations and/or events. Staff is providing the Board of Directors with a CMSD Contribution Program Eligibility Application to sponsor the Costa Mesa Community Run (CMCR) 10th Anniversary.   Staff Recommendation That the Board of Directors considers sponsoring the Costa Mesa Community Run's 10th Anniversary at the $500 level.   Analysis On July 31, 2013, the Board approved new procedures to determine if the District can officially sponsor events and/or non­profit organizations. Before the District can be a sponsor, the Board must follow the following procedures: Establish the purpose the District is trying to serve by being a sponsor. This purpose must be established as one of the District’s statutory powers or a power that would be incidental to those purposes. For example, District purposes are to properly treat sewage, to prevent SSOs, to reduce landfill dumping, and to recycle. Describe how the expenditures will advance CMSD’s purpose. The District made the following contributions to the CMCR in previous years:   2013 ­ $250 2014 ­ $1000 2015 ­ $500 2016 ­ $500   The proceeds from the event benefit schools in Costa Mesa that support enrichment programs and provide funding for supplemental books and science equipment. The event organizers expect over 1,000 people to attend the event on Saturday, April 22, 2017 and have indicated that approximately 80% of the attendants are from Costa Mesa. The purpose of sponsoring the event is to increase the community outreach and to promote District programs. As a sponsor at the $500 level, the District will have a booth at the event, 2 complimentary race registrations, and logo placement on CMCR advertising.   Legal Review Not applicable at this time.   Environmental Review The consideration of a monetary contribution to a non­profit organization to be used as a vehicle for promoting a District recycling program is an administrative matter and is not a disturbance of the environment similar to grading or construction and is not a project under CEQA or the District’s CEQA Guidelines.   Financial Review Subject 10. Approve the Costa Mesa Community Run 10th Anniversary Contribution Program Application Meeting Dec 22, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Preferred Date Dec 22, 2016 Absolute Date Dec 22, 2016 Fiscal Impact Yes Dollar Amount $500.00 Budgeted Yes Budget Source Public Info/Ed/Community Prom (10­100100­4420) Recommended Action That the Board of Directors considers sponsoring the Costa Mesa Community Run's 10th Anniversary at the $500 level. Goals 3.5 Participate in community groups and civic organization activities There are sufficient funds budgeted in the Board’s Public Info/Education/Community Promotion account to cover the cost to sponsor the Costa Mesa Community Run. Staff recommends a $500 sponsorship participation to be consistent with prior years. This cost is split 50%/50% from the Solid and Wastewater Funds.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the December 22, 2016 Board of Directors Regular Meeting at District Headquarters and posted on the District’s website.   Alternative Actions 1. Determine that no purpose exists for sponsoring the Costa Mesa Community Run. 2. Approve an alternative sponsorship amount. 3. Refer the matter back to staff. File Attachments CMRun_contribution_application.pdf (1,798 KB) Motion & Voting That the Board of Directors considers sponsoring the Costa Mesa Community Run's 10th Anniversary at the $500 level. Motion by Bob Ooten, second by Arlene Schafer. Final Resolution: Motion Carries Aye: Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer D. GENERAL MANAGER'S REPORTS                 Summary Tonight, the Board of Directors will be considering awarding a contract to replace the Victoria Pump Station Force Main. There are not sufficient funds available for the award to the lowest bidder plus a 10% contingency.  Staff is requesting a transfer of $133,000 from President Pump Station Rehab Project #317 to Victoria Force Main Upgrade Project #313.  If the Board approves the transfer of funds and the contract, the General Manager will approve the contract administration and inspection proposal from Robin B. Hamers & Associates, Inc. for $24,640.    Analysis The Victoria Pump Station Force Main is 42 years old and made of cast iron pipe, making it very susceptible to corrosion.  Later tonight staff is recommending awarding a contract to replace the force main to the lowest bidder GCI Construction, Inc for $377,620.  The total budget for this project is $320,000 therefore staff is requesting the transfer of $133,000 from President Pump Station Rehab #317 to Victoria Force Main Upgrade #313.  The budget for President Pump Station Project #317 is $1,467,000 the Engineer's estimate for Project #317 is $1,200,000 which leaves $267,000 available.  Staff is only requesting the transfer of $133,000 for Project #313 as follows: Estimated Costs:  Construction lowest bidder                                 $ 377,620 Contingency 10%                                              $  37,762 Design Services/R. Hamers                                $ 12,460 Contract Mgt/Inspection Services/R. Hamers        $ 24,640                Total Cost                                                 $452,482 Budgeted Amount                                                       $320,000  Funds needed:                                                        $132,482   If the Board approves the budget transfer and awards a construction contract to replace the force main, CMSD will need someone to administer the contract and inspect the workmanship of the contractor.  Robin B. Hamers & Associates, Inc. (RBH) submitted a proposal to perform contract administration and inspection services.  The proposal, which is attached, is 6.5% of the construction cost.  Industry standard for contract administration and inspection services is 10% of construction costs.  The general manager is approving RBH proposal because it is well below the industry standard and it is highly unlikely CMSD can obtain a lower costs through a regular request for proposal process.   Legal Review Not applicable.   Environmental Review The replacement of a force main with a new force main of the same size for the same rate of flow as shown on the plans for Project #313 is categorically exempt under the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.) under Section 15302 as a “Class 2” project as stated under 15302(c) “Replacement or reconstruction of existing utility systems and/or facilities involving negligible or no expansion of capacity“.   Financial Review Currently, there is not enough money in Project #313 budget.  Staff is requesting the transfer of $133,000 from the President Pump Station Project #317 budget which is $1,467,000.  The Engineer's estimate for Project #317 is $1,200,000 which leaves $267,000 available.  Staff is only requesting the transfer of $133,000 for Project #313.  In accordance with CMSD Operations Code Section 4.03.010(h), the General Manager has the authority to transfer up to fifty thousand dollars ($50,000) from savings, from account to account or between personnel, maintenance & operations and capital outlay unless otherwise prohibited by law.     Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the complete agenda packet for the December 22, 2016 Board of Directors meeting at District Headquarters (290 Paularino Avenue) and posted on the District's website. Subject 11. Project #313 Victoria Pump Station Force Main Replacement Budget Transfer Meeting Dec 22, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action, Receive and File Recommended Action 1. Approve the transfer of $133,000 from President Pump Station Rehab Project #317 to Victoria Force Main Upgrade Project #313 Goals 1.0 Sewer Infrastructure 1.4 System Wide Sewer Replacement and Repair Program   Alternative Actions 1. Do not approve transfer, rescind the General Manager's approval to award contract administration and inspection services to Robin B. Hamers & Associates, Inc., and refer the matter back to staff.                     Motion & Voting 1. Approve the transfer of $133,000 from President Pump Station Rehab Project #317 to Victoria Force Main Upgrade Project #313 Motion by Jim Ferryman, second by Art Perry. Final Resolution: Motion Carries Aye: Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer E. ENGINEER'S REPORTS                 File Attachments CIP Updates December 2016 mtg.pdf (29 KB) Subject 1. Project Status Report Meeting Dec 22, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action, Receive and File Recommended Action The Board of Directors receive and file the report. Goals 1.4 System Wide Sewer Replacement and Repair Program 1.1 Manhole Cover Maintenance Program 1.0 Sewer Infrastructure E. ENGINEER'S REPORTS              Summary Construction of the improvements was completed on November 28, 2016, therefore, it is appropriate for the District to accept the improvements and file a notice of completion.   The purpose of the project was to replace the 60­year old Harbor Pump Station sewer force main at Harbor Blvd. and Wilson Street prior to the existing force main reaching the end of its life expectancy.    Staff Recommendation That the Board of Directors approves the following action:             1.        Accept improvements as completed and file a Notice of Completion.             2.        Authorize payment of 5% retention 35 days after Notice of Completion is recorded.             3.        Exonerate Labor and Material Bond 35 days after Notice of Completion is recorded and exonerate Faithful Performance Bond one year after Notice of Completion is recorded.   Analysis The Harbor Pump Station is located on the south side of Wilson Street just west of the intersection with Harbor Blvd.  The force main begins at the pump station and then crosses the intersection in an easterly direction and discharges into a manhole on the east side of the intersection.  Because a temporary hose cannot be used across the intersection, bypassing the pump station in order to rehabilitate the existing force main was not feasible so the decision was made to install a new force main.   Because of the heavy traffic flows and pedestrian traffic in the intersection, instead of traditional excavation and trenching for a new force main, no­dig technologies were investigated and horizontal directional drilling was selected as the preferred method.  The method was successful and the actual installation of the pipe was completed in two nights.   Notification of the project was handled with electronic message boards, distribution of resident and business flyers, advance notification on the District's website, and notification on the city's website.  Traffic control plans and detour plans were prepared and served to minimize traffic impacts.  The City of Costa Mesa was very cooperative and extended work hours at critical times during the project.   Legal Review The Attorney for the District prepared the construction contract for the work.   Environmental Review The replacement of a force main with a new force main of the same size for the same rate of flow as shown on the plans for Project #200­B is categorically exempt under the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.) under Section 15302 as a “Class 2” project as stated under 15302(c) “Replacement or reconstruction of existing utility systems and/or facilities involving negligible or no expansion of capacity“.   Financial Review The budget for #200­B Harbor was $321,868, the total spent to date is $291,553 leaving an available budget of $30,315 therefore there are sufficient funds available.   Public Notice Process   Copies of this report are on file and will be included with the agenda packet for the December 22, 2016 Board of Directors regular meeting at District Headquarters and on the District’s website.   Alternative Actions   1.  Refer the matter back to staff for additional information.       Subject 2. Acceptance of Improvements ­ Project #200­B Harbor Pump Station Sewer Force Main Replacement Meeting Dec 22, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Goals 1.4 System Wide Sewer Replacement and Repair Program   File Attachments Notice of Completion #200B.112816.docx (15 KB) Motion & Voting (not specified) Motion by Bob Ooten, second by Arlene Schafer. Final Resolution: Motion Carries Aye: Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer E. ENGINEER'S REPORTS                 Summary The District's force main replacement program is an integral part of the District's asset management program due to the potential large spill volumes associated with force main (pressurized sewer main) failures. Victoria force main was part of four force mains originally planned for replacement in 2013.  The other three force mains are either complete (Harbor, Mendoza), or already awarded to a contractor (South Coast Plaza).  Of the four, Victoria was the youngest at 43 years old so it is being replaced last.  The goal of the program is to replace the force mains prior to reaching the end of their life expectancies.  The existing force main pipe will be left in place in the event the District decides to rehabilitate the line as a secondary, parallel force main.   Analysis Bids were opened on December 9, 2016 and the results are as follows:                                                     Engineer's Estimate                         $390,000.                                                     GCI Construction, Inc.                     $377,620.                                                   Roberts, Inc.                                   $379,100.                                                   GRFCO, Inc.                                    $424,000                                                   United Engineering & Const              $450,858.                                                   Ramona, Inc.                                  $675,000.   Staff checked the licensing requirements and references for the low bidder, GCI Construction, Inc. and found everything in order, therefore, a recommendation to award the contract is being made.   Although Victoria Street has heavy traffic, the location of the east end of the new force main renders the use of drilling impracticable.  The project terminates just west of the intersection of Habor and Victoria but if drilling was selected as the installation method, drilling equipment and pipe would extend into the intersection.  Therefore, traditional open cut was selected as the installation method.   Legal Review   District Counsel will be preparing the construction contract for the project.     Environmental Review The replacement of a force main with a new force main of the same size for the same rate of flow as shown on the plans for Project #313 is categorically exempt under the California Environmental Quality Act (CEQA) (Public Resources Code Section 21000 et. seq.) under Section 15302 as a “Class 2” project as stated under 15302(c) “Replacement or reconstruction of existing utility systems and/or facilities involving negligible or no expansion of capacity“.   Financial Review Project #313 is budgeted at $320,000 which is not sufficient to fund the award of this contract plus contingency of 10%.  Staff's total new estimated cost for this project is $453,000.  An earlier staff report is asking for a transfer of $133,000 from Project #317 President Pump Station Rehab.  The District Engineer feels there are surplus funds in Project #317 budgeted amount of $1,467,000 which he estimates should only cost $1,200,000.   Public Notice Process Copies of this report are on file and will be included with the entire agenda packet for the December 22, 2016 Board of Directors regular meeting at District Headquarters and on District's website.   Subject 3. Project #313 Victoria Pump Station Force Main Replacement; Bid Opening and Award of Contract Meeting Dec 22, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Action Recommended Action 1.  Award a contract to the lowest responsive and responsible bidder, GCI Construction, Inc. in the amount of $377,620.  2.  Approve a contingency of 10% in the amount of $37,762. Goals 1.0 Sewer Infrastructure   Alternative Actions 1.  Do not award the project to GCI Construction, Inc. 2.  Refer the matter back to staff for additional information.             Motion & Voting 1.  Award a contract to the lowest responsive and responsible bidder, GCI Construction, Inc. in the amount of $377,620. 2.  Approve a contingency of 10% in the amount of $37,762. Motion by Arlene Schafer, second by Bob Ooten. Final Resolution: Motion Carries Aye: Arlene Schafer, Art Perry, Bob Ooten, Jim Ferryman, Mike Scheafer H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 1. Orange County Sanitation District (OCSD) ­ (Director Ferryman) Meeting Dec 22, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Information H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 2. Santa Ana River Flood Protection Agency (SARFPA) ­ (Vice President Perry) Meeting Dec 22, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Information H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 3. Independent Special Districts of Orange County (ISDOC) ­ (President Scheafer) Meeting Dec 22, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Information H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 4. California Special Districts Association (CSDA) ­ (Assistant Secretary Schafer) Meeting Dec 22, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Information H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 5. Special District Risk Management Authority (SDRMA) ­ (President Scheafer) Meeting Dec 22, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type H. LOCAL MEETINGS: In accordance with AB 1234 (Gov. Code 53232.3), a report is required to be given by a Director for any meeting for which expense reimbursement of any kind is provided. Note: For meetings for which the per diem compensation is sought, the Operations Code provides that such compensation is authorized for each day’s service rendered as a Director at the request  of the Board (not to exceed six days in one month), and certain meetings are specified as being eligible as set forth in District Operations Code § 3.01.030.  For meetings not so listed, the Board must approve the service for it to be eligible for the per day compensation.           Subject 6. Other Meetings Qualifying for Reimbursement under CMSD Ordinance No. 55, Operations Code Section 3.01.030 Meeting Dec 22, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type N. CLOSING ITEMS           THE NEXT REGULAR MEETING OF COSTA MESA SANITARY DISTRICT BOARD OF DIRECTORS WILL BE HELD ON JANUARY 26, 2017 IN THE DISTRICT'S BOARD ROOM, 290 PAULARINO AVE, COSTA MESA, CA 92626. Subject 1. Adjourn Meeting Dec 22, 2016 ­ Board of Directors Regular Meeting Access Public Type Procedural